Seek & Advice :: 10 วิธีง่ายๆกับการใช้ Microsoft Office Excel
ให้ได้งาน
<<usxcel001
1.โปรแกรม Ms excel คือ
โปรแกรมตารางประมวลข้อมูลที่มีความสามารถหลัก
ในการประมวลข้อมูลต่างๆ เช่น
ทั้งข้อมูลประเภทอักษร ประเภทตัวเลข
การพยากรณ์ค่าข้อมูลขั้นสูงโดยหลักการทางสถิติ
ms excel
ดูเหมือนจะเป็นโปรแกรมที่ดูน่าสงสัยพร้อมกับน่าหลงไหลไปในคราวเดียวกัน
เพราะความยืดหยุ่นในการทำงานกับข้อมูล
ความง่ายยิ่งขึ้นในการเติมข้อมูลแบบกึ่งอัตโนมัติ
และอื่นๆอีกมากมาย หาอ่านได้จากเว็บทั่วไปได้ครับ
แน่นอนว่าเราไม่อาจใช้วิธีการที่ใช้ทำงานกับ ms word ได้กับ ms excel
ทั้งหมด
เพราะสิ่งที่เป็นเอกลักษณ์ของ ms excel คือการวิเคราะห์ ประมวล
รายงานผล
เรื่องการแสดงผลนั้น ผู้ใช้ทั่วไปอย่าได้กังวลกับมัน
จนกว่าคุณจะนำเข้าข้อมูลลงใน sheet เรียบร้อยแล้ว
<<usxcel002.jpg
พึงระลึกไว้เสมอว่าสิ่งที่สำคัญยิ่งในการใช้งาน ms Excel คือ
การจัดระเบียบความคิดของคุณก่อน
แล้วค่อยจัดระเบียบข้อมูลที่คุณทำงานด้วย
จะทำอย่างไรนั้นจะกล่าวต่อจากนี้ไป
2.ส่วนประกอบหลักของ MS Excel
Toolbar
<<usxcel003.jpg
แถบเครื่องมือในรุ่นก่อนหน้าดูเหมือนๆกัน
ยกเว้นรุ่น 2007 ที่อาจจะสงสัยงงเล็กน้อย
เพราะมีการรวบรวมกลุ่มเครื่องมือ
ที่ใช้บ่อยเข้าเป็นหมวดหมู่เข้าด้วยกัน
จึงง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่สามารถเรียนรู้สิ่งใหม่ๆได้
Sheet
<<usxcel004.jpg
คือตารางงานที่สำคัญประกอบด้วย
Column และ Row
เราจะทำงานกับตารางข้อมูลนี้เป็นหลัก
Column
<<usxcel005.jpg
คือแถวแนวตั้งทั้งหมดในตารางงานหรือ
Column เริ่มต้นตั้งแต่ A ถึง XFD
Row
<<usxcel006.jpg
คือแถวแนวนอนทั้งหมดในตารางงานหรือ
Row เริ่มต้นตั้งแต่ 1 ถึง 1048576
Report
<<usxcel007.jpg
คือเครื่องมือช่วยนำเสนอข้อมูลออกมาในรูปแบบต่าง
เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ
เพราะภาพ 1 ภาพสามารถใช้แทนคำพูดได้เป็นร้อยพันคำ เช่นแผนภูมิแท่ง
แผนภูมิวงกลม และอื่นๆ
3.ข้อเสนอแนะ...
1.เข้าใจเครื่องมือของคุณ MS Excel
ms excel
ถูกออกแบบมาเพื่อใช้เพื่อการเก็บข้อมูล การรวบรวมข้อมูล
การประมวลข้อมูล
และการนำเสนอข้อมูล ไม่ใช่สร้างเอกสารแบบเดียวกับที่ ms word
ทำ
ทั้งนี้ข้อมูลที่จะนำมาใช้ควรจะไม่มากจนเกินไปนัก เพื่อความสะดวก
รวดเร็วในการประมวลผล
ซึ่งหากคุณต้องการใช้การประมวลผลที่มีปริมาณมากกว่านี้
ผมขอเสนอให้คุณเปลี่ยนไปใช้ระบบฐานข้อมูลที่รองรับได้มากกว่านี้ เช่น
MS SQL Server
แถมมี Data Mining Tool ที่ Microsoft ได้เตรียมมาให้แล้ว
หากงานของคุณเป็นไปเพื่อการตีตารางและไม่เน้นการคำณวนอะไรมาก
ก็ขอให้คุณใช้ Word แทนจะดีกว่าครับ
2.จุดประสงค์ของคุณคืออะไร ?
ก่อนจะเอาข้อมูลอะไรลงไปก็แล้วแต่
ขอให้คุณตอบตัวเองให้ได้แน่นอนว่า
ต้องการอะไรจากข้อมูลเหล่านั้น ต้องการรายงานแบบไหน
อยากหาค่าความเป็นไปได้
หรือต้องการรายงานสรุปจำแนกตามเงื่อนไขแบบใด
หากคุณมีภาพคร่าวๆในใจเช่นนี้แล้ว ก็น่าเบาใจว่า
คุณอาจจะไม่ต้องกลับมารื้อโครงสร้างตารางในภายหลัง
หลังจากที่คุณเพิ่งนึกออกทีหลังว่าขาด Column ที่จะเป็นต้องระบุ
หากตอบโจทย์ข้อนี้ได้งานคุณก็ไม่น่าเหนือบ่ากว่าแรงแล้วครับ
3 เข้าใจว่าคุณมีข้อมูลอะไร
ข้อมูลที่เราจะนำมาใช้มีอะไรบ้าง
ในเชิงโครงสร้างของตารางใน ms excel นั้นคุณต้องรู้ว่าใน Sheet
ที่คุณใช้งานอยู่นั้น
จำเป็นต้องมี Column อะไรบ้าง อาทิเช่น
ข้อมูลผลการเรียนวิชาภาษาอังกฤษของนักเรียนชั้น ป 5.3
ข้อมูลดังกล่าวประกอบด้วยอะไรบ้าง ??
ผมสมมุติว่ามี 3 รายวิชา เด็กจำนวน 40 คน
สิ่งที่เป็นข้อมูลจะมี 2 กลุ่มใหญ่คือ
1.)ข้อมูลนักเรียน
2.)ข้อมูลผลการเรียน
ข้อมูลนักเรียนประกอบด้วย
รหัสประจำตัวนักเรียน
คำนำหน้า
ชื่อ
สกุล
เพศ
... น่าจะพอแล้วมั้ง
เอาข้อมูลเหล่านี้ไปสร้าง Column
<<usxcel008.jpg
ข้อมูลผลการเรียนประกอบด้วย
รหัสวิชา
ชื่อวิชา
หน่วยกิต
คะแนนที่ได้
พอแล้วล่ะครับ
เอาข้อมูลเหล่านี้ไปสร้าง Column
<<usxcel009.jpg
ผลสำเร็จดังภาพนี้ครับ
<<usxcel010.jpg
เช่นข้อมูลการเรียน ข้อมูลการสอน
ข้อมูลการเรียน ประกอบไปด้วย กลุ่มผู้เรียน วิชาเอกของนิสิต ชั้นปี
....
4 ข้อมูลในแต่ละ Column ของแต่ละ Record จะต้องนั้นสัมพันธ์กัน
หากคุณได้แบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อยๆ ในแนวตั้ง Column
ดังที่ผมได้ยกตัวอย่างมา
สิ่งสำคัญคือข้อมูลย่อยเหล่านี้มีความสัมพันธ์กันหรือไม่
แน่นอนครับว่ามันต้องเกี่ยวกัน ไม่งั้นก็ใช้งานไม่ได้
ดังในตัวอย่างนี้ผมแสดงให้เห็นว่าข้อมูลการเรียนของนักเรียนแต่ละคนนั้นเกี่ยวข้องกัน
<<usxcel011.jpg
5.กรอกข้อมูลที่ต้องการ
หลังจากที่ได้โครงสร้างของข้อมูลของคุณแน่นอนแล้ว
เราค่อยมาพิมพ์ข้อมูลลงไป ไม่ต้องกังวลเรื่องการปรับขนาดอักษร
เรื่องความสวยงามในตอนนี้ครับ
ทำข้อมูลพื้นฐานให้เรียบร้อยก่อน ความสวยงามจะทำหลังจากนี้
<<usxcel012.jpg
6.ประมวลข้อมูลและการรายงาน
เราจะสามารถสร้างรายงานสถิติ
เพื่อรวบรวมยอดจำนวนเด็กนักเรียนที่ได้เกรดต่างๆ
ทั้งนี้ คุณจะเขียน Function เองใน cell แต่ละตัวก็ได้
หรือใช้ Pivot Table
ที่เป็นตารางขวางซึ่งเป็นเครื่องมือที่ง่ายและได้ประโยชน์มากๆ
หากมีเวลามากพอจะมาเล่าให้ฟังครั้งหน้า
<<usxcel013.jpg
เสร็จแล้วครับกับการทำงานด้วย MS Excel เรื่องการจัดขนาด Column
การใช้แบบอักษร การเติมสี ก็สุดแต่คุณนะครับ
ขอเพียงอย่าได้ทำการกับข้อมูลที่ถูกนำไปสร้าง Report
ไม่งั้นข้อมูล Report อาจสูญหายไปด้วยครับ
เอาล่ะครับ ขอให้มีความสุขกับการใช้ Microsoft Excel นะครับ
สวัสดีครับ
1.โปรแกรม Ms excel
คือโปรแกรมตารางประมวลข้อมูลที่มีความสามารถหลักในการประมวลข้อมูลต่างๆ
เช่นทั้งข้อมูลประเภทอักษร
ประเภทตัวเลขการพยากรณ์ค่าข้อมูลขั้นสูงโดยหลักการทางสถิติ
ms excel
ดูเหมือนจะเป็นโปรแกรมที่ดูน่าสงสัยพร้อมกับน่าหลงไหลไปในคราวเดียวกันเพราะความยืดหยุ่นในการทำงานกับข้อมูล
ความง่ายยิ่งขึ้นในการเติมข้อมูลแบบกึ่งอัตโนมัติ และอื่นๆอีกมากมาย
คุณหาอ่านได้จากเว็บทั่วไปได้ครับ
แน่นอนว่าเราไม่อาจใช้วิธีการที่ใช้ทำงานกับ ms word ได้กับ ms excel
ทั้งหมดเพราะสิ่งที่เป็นเอกลักษณ์ของ ms excel คือการวิเคราะห์ ประมวล
รายงานผล
เรื่องการแสดงผลนั้น
ผู้ใช้ทั่วไปอย่าได้กังวลกับมันจนกว่าคุณจะนำเข้าข้อมูลลงใน sheet
เรียบร้อยแล้ว
พึงระลึกไว้เสมอว่าสิ่งที่สำคัญยิ่งในการใช้งาน ms Excel
คือการจัดระเบียบความคิดของคุณก่อน
แล้วค่อยจัดระเบียบข้อมูลที่คุณทำงานด้วยจะทำอย่างไรนั้นจะกล่าวต่อจากนี้ไป
2.ส่วนประกอบหลักของ MS Excel Toolbar
แถบเครื่องมือในรุ่นก่อนหน้าดูเหมือนๆกัน
ยกเว้นรุ่น 2007
ที่อาจจะสงสัยงงเล็กน้อยเพราะมีการรวบรวมกลุ่มเครื่องมือ
ที่ใช้บ่อยเข้าเป็นหมวดหมู่เข้าด้วยกัน
จึงง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ที่สามารถเรียนรู้สิ่งใหม่ๆได้
Sheet
คือตารางงานที่สำคัญประกอบด้วย Column และ
Row เราจะทำงานกับตารางข้อมูลนี้เป็นหลักคือ
Column
คือแถวแนวตั้งทั้งหมดในตารางงานหรือ Column เริ่มต้นตั้งแต่
A ถึง XFD
Row
คือแถวแนวนอนทั้งหมดในตารางงานหรือ Row เริ่มต้นตั้งแต่ 1 ถึง
1048576
Report
คือเครื่องมือช่วยนำเสนอข้อมูลออกมาในรูปแบบต่าง
เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจเพราะภาพ 1
ภาพสามารถใช้แทนคำพูดได้เป็นร้อยพันคำ เช่นแผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม
และอื่นๆ
ข้อเสนอแนะ...
1.เข้าใจเครื่องมือของคุณ MS Excel
ms excel
ถูกออกแบบมาเพื่อใช้เพื่อการเก็บข้อมูล การรวบรวมข้อมูล
การประมวลข้อมูล
และการนำเสนอข้อมูล ไม่ใช่สร้างเอกสารแบบเดียวกับที่ ms word
ทำ
ทั้งนี้ข้อมูลที่จะนำมาใช้ควรจะไม่มากจนเกินไปนัก เพื่อความสะดวก
รวดเร็วในการประมวลผลซึ่งหากคุณต้องการใช้การประมวลผลที่มีปริมาณมาก
ผมขอเสนอให้คุณเปลี่ยนไปใช้ระบบฐานข้อมูลที่รองรับได้มากกว่านี้
เช่น MS SQL Serverแถมมี Data Mining Tool ที่ Microsoft
ได้เตรียมมาให้แล้ว
หากงานของคุณเป็นไปเพื่อการตีตารางและไม่เน้นการคำณวนอะไรมาก
ก็ขอให้คุณใช้ Word แทนจะดีกว่าครับ
2.จุดประสงค์ของคุณคืออะไร ?
หลังจากที่คุณเพิ่งนึกออกทีหลังว่าขาด Column
ที่จำเป็นต้องระบุ
หากตอบโจทย์ข้อนี้ได้งานคุณก็ไม่น่าเหนือบ่ากว่าแรงแล้วครับ
3.
เข้าใจว่าคุณมีข้อมูลอะไร
ข้อมูลที่เราจะนำมาใช้มีอะไรบ้าง ในเชิงโครงสร้างของตารางใน
ms excel นั้น
คุณต้องรู้ว่าใน Sheet ที่คุณใช้งานอยู่นั้น จำเป็นต้องมี Column
อะไรบ้าง
อาทิเช่นข้อมูลผลการเรียนวิชาภาษาอังกฤษของนักเรียน
ข้อมูลดังกล่าวประกอบด้วยอะไรบ้าง ??
ผมสมมุติว่ามีวิชาภาษาอังกฤษ เด็กจำนวน 40 คน
สิ่งที่เป็นข้อมูลจะมี 2 กลุ่มใหญ่คือ
1.)ข้อมูลนักเรียน
2.)ข้อมูลผลการเรียน
ข้อมูลนักเรียนประกอบด้วย...
รหัสประจำตัวนักเรียน
คำนำหน้าชื่อ
สกุล
เพศ... น่าจะพอแล้วมั้งเอาข้อมูลเหล่านี้ไปสร้าง Column
ก่อนจะเอาข้อมูลอะไรลงไปก็แล้วแต่
ขอให้คุณตอบตัวเองให้ได้แน่นอนว่าต้องการอะไรจากข้อมูลเหล่านั้น
ต้องการรายงานแบบไหน อยากหาค่าความเป็นไปได้
หรือต้องการรายงานสรุปจำแนกตามเงื่อนไขแบบใด
หากคุณมีภาพคร่าวๆในใจเช่นนี้แล้ว ก็น่าเบาใจว่า
คุณอาจจะไม่ต้องกลับมารื้อโครงสร้างตารางในภายหลัง
ข้อมูลผลการเรียนประกอบด้วย
รหัสวิชา
ชื่อวิชา
หน่วยกิต
คะแนนที่ได้
พอแล้วล่ะครับ เอาข้อมูลเหล่านี้ไปสร้าง Column
ผลสำเร็จดังภาพนี้ครับ
4 ข้อมูลในแต่ละ Column ของแต่ละ Record จะต้องนั้นสัมพันธ์กัน
หากคุณได้แบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อยๆ ในแนวตั้ง Column
ดังที่ผมได้ยกตัวอย่างมาสิ่งสำคัญคือข้อมูลย่อยเหล่านี้มีความสัมพันธ์กันหรือไม่ แน่นอนครับว่ามันต้องเกี่ยวกัน
ไม่งั้นก็ใช้งานไม่ได้ดังในตัวอย่างนี้ผมแสดงให้เห็นว่าข้อมูลการเรียนของนักเรียนแต่ละคนนั้นเกี่ยวข้องกัน
5.กรอกข้อมูลที่ต้องการ
หลังจากที่ได้โครงสร้างของข้อมูลของคุณแน่นอนแล้วเราค่อยมาพิมพ์ข้อมูลลงไป
ไม่ต้องกังวลเรื่องการปรับขนาดอักษร
เรื่องความสวยงามในตอนนี้ครับทำข้อมูลพื้นฐานให้เรียบร้อยก่อน
ความสวยงามจะทำหลังจากนี้
6.ประมวลข้อมูลและการรายงาน
เราจะสามารถสร้างรายงานสถิติ
เพื่อรวบรวมยอดจำนวนเด็กนักเรียนที่ได้เกรดต่างๆทั้งนี้ คุณจะเขียน
Function เองใน cell แต่ละตัวก็ได้หรือใช้ Pivot Table
ที่เป็นตารางขวางซึ่งเป็นเครื่องมือที่ง่ายและได้ประโยชน์มากๆหากมีเวลามากพอจะมาเล่าให้ฟังครั้งหน้า
เสร็จแล้วครับกับการทำงานด้วย MS Excel เรื่องการจัดขนาด
Columnการใช้แบบอักษร การเติมสี
ก็สุดแต่คุณนะครับขอเพียงอย่าได้ทำการกับข้อมูลที่ถูกนำไปสร้าง
Report ไม่งั้นข้อมูล Report อาจสูญหายไปด้วยครับ
เอาล่ะครับ ขอให้มีความสุขกับการใช้ Microsoft Excel นะครับ
และที่สำคัญสุขสันต์วันพ่อครับ สวัสดีครับ
ขอบคุณครับผม