ขุมความรู้ที่ได้รับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในประเด็น“ ร่วมสร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีในระบบWU eOffice"

เมื่อวันพฤหัสบดีที่  27  เมษายน  2549   เวลา 13.30-16.15 น. ชุมชนคนทำ eOffice ที่มวล.ได้ร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อ“ ร่วมสร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีในระบบWU eOffice" ณ  ห้องประชุม 1  ชั้น  2  อาคารคอมพิวเตอร์  มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ในวันดังกล่าวมีเพื่อนๆ ชาวชุมชนคนทำ eOffice เข้าร่วมลปรร.กันเกินคาดมากันประมาณ 60 คน มาด้วยความตั้งใจและมุ่งมั่นเต็มที่ค่ะที่จะร่วมสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่กันขึ้นมาเพื่อองค์กรของเรา  ในแต่ละครั้งที่เราจัดf2f กันเราจะมี"คุณลิขิต"คอยช่วยเก็บความรู้และนำมาแจ้งแก่ชาวชุมชนของเรานำไปใช้ทำงานและเเผยแพร่ต่อไปยัพนักงานอื่น ๆ ในหน่วยงานและถ้าเรื่องใดทำแล้วยังติดขัดเราจะนำกลับมาทบทวนกันใหมาเพื่อหาแนวทางที่ดีที่สุดค่ะวันนี้เลยเอาขุมความรู้จากคุณลิขิต "อู๊ด/OD"มาฝากไห้ศึกษาค่ะ

             

1.ประเด็นในการลปรร.

 1.1.กำหนดแนวปฏิบัติในเรื่องการรับ - ส่งเอกสาร (workflow)  ในระบบ WU eOffice  (โดยพิจารณาจากร่าง

         เอกสารที่จัดทำไว้แล้ว  และร่วมกันพิจารณาต่อเติมเสริมแต่งเพื่อให้ได้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด)

 1.2.เรื่องแนวทางการปฏิบัติงานในระบบ WU eOffice ของหัวหน้าหน่วยงานกับเลขานุการหรือธุรการ

        1.3.กำหนดหลักเกณฑ์การจัดสรรเครื่องสแกนเนอร์แก่หน่วยงานต่างๆ

    1.4.ร่วมกันพิจารณา / ระดมความคิดเห็นเรื่องการคงไว้ซึ่งแนวปฏิบัติเดิมในการใช้เอกสารต้นฉบับจริงกับเรื่องบาง

             ประเภท

 1.5.เรื่องอื่นๆ ที่สมาชิกหยิบยกขึ้นมาเป็นประเด็นในการลปรร.และเกี่ยวข้องกับการ ”สร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีใน

        ระบบ WU eOffice ”

 2.ขุมความรู้ที่ได้รับจากการลปรร. ( สรุปภาพรวมในทุกประเด็น)

            2.1.ประเด็น :  อธิการบดี/รองอธิการบดี/หัวหน้าหน่วยงานกับเลขานุการหรือธุรการควรมีตะกร้างานเพียง

                 1 ตะกร้างาน หรือควรแยกตะกร้างาน ออกจากกัน?

                ข้อเสนอแนะ / ความคิดเห็น

เหตุผลสนับสนุนของการให้อยู่ตะกร้าเดียวกัน

เหตุผลสนับสนุนของการแยกตะกร้างาน

1.เกรงว่าผู้บริหาร /หัวหน้าหน่วยงานจะไม่มี เวลาเข้ามาใช้งานในระบบ 2.ในทางปฏิบัติ เลขานุการ / ธุรการจะเป็น ผู้อำนวยความสะดวกในการพิจารณา สั่งการของผู้บริหาร / หัวหน้าหน่วยงาน และเมื่อบันทึกงานหรือคำสั่งการในระบบๆจะแสดงชื่อของเลขานุการหรือธุรการ ทำให้ไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง และเมื่อมีการติดตามงานจะทำให้สับสน

1.เป็นหน้าที่/ความรับผิดชอบของแต่ละคน ผู้บริหาร /หัวหน้าหน่วยงาน จะต้องดำเนินตามนโยบายของมวล. ต้องปรับตัว และต้องเข้ามาใช้ งานในระบบฯเพราะเมื่อผู้ที่ทำงานตัวจริง login เข้ามาใช้งานจริงระบบจะแสดงชื่อว่าใครเป็นผู้เข้ามาบันทึกงาน/สั่งการ ทำให้สามารถติดตามงานได้สะดวกและชัดเจน 2.สามารถติดตามงานได้ว่าอยู่ระหว่างการดำเนินงานของเลขานุการ / ธุรการ หรืออยู่ระหว่างการพิจารณาของผู้บริหาร / หัวหน้าหน่วยงาน 3.ในระบบฯ นี้จะมีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับผู้บริหาร / หัวหน้าหน่วย งานในการใช้งาน ไม่ยุ่งยาก เพียงเลือกคลิ๊กข้อความ ( ทราบ อนุมัติ เห็นชอบ ดำเนินการตามเสนอ ฯลฯ) แต่จะมีการพิมพ์ข้อความเพิ่มเติม บ้างตามประเด็นที่มีการพิจารณา 4.สามารถเข้าใช้งาน / พิจารณาสั่งการในระบบ ฯ ได้ทุกสถานที่ที่มีการ เชื่อมต่อระบบอินเทอร์เน็ต หรืออาจจะมีระบบให้เลขานุการฯ คอยสื่อ / ส่งข่าวสารให้หัวหน้าหน่วยงานกรณีที่หน่วยงานไม่อยู่ใน มวล. และ มี เรื่องสำคัญ / เร่งด่วนที่จะต้องพิจารณาเพื่อจะได้เข้ามาใช้งานในระบบฯ และสั่งการได้ 5.จัดหลักสูตรฝึกอบรมให้กับผู้บริหารเพื่อให้สามารถใช้งานในระบบฯ ได้

          

ข้อสรุป     ขอให้แยกตะกร้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของเจ้านายกับเลขานุการ หรือธุรการกับหัวหน้าหน่วยงานออกจากกัน

          2.2. ประเด็น :  กรณีที่มีผู้บริหาร / หัวหน้าหน่วยงานเป็นชาวต่างประเทศ  จะต้องเสนอเรื่อง  เป็นภาษา

                 อังกฤษ หรือไม่  อย่างไร ? (เช่น  ศูนย์บรรณสารฯ  ส่วนวิเทศสัมพันธ์  เป็นต้น)

            ข้อเสนอแนะ / ความคิดเห็น

            -ระบบมี / ภาษาให้เลือก แต่ในการบันทึกข้อมูล ฝ่าย / งานธุรการ   หรือเลขานุการ  จะต้องแปลหนังสือ / บันทึกข้อความที่จะนำเรียนหัวหน้าหน่วยงาน   พร้อมการเสนอความคิดเห็น (ถ้ามี)   เป็นภาษาอังกฤษ      และเมื่อหัวหน้าหน่วยงานได้พิจารณาสั่งการออกมาแล้ว   ฝ่าย / งานธุรการหรือเลขานุการ  จะต้องแปลการสั่งการดังกล่าวเป็นภาษาไทย   ก่อนที่จะเสนอเรื่องไปยังบุคคล / หน่วยงานต่างๆ ต่อไป

                ข้อสรุป    ขอให้ปฏิบัติตามแนวทางที่เสนอแนะไว้ข้างต้นทุกหน่วยงานที่มีชาวต่างชาติ

2.3  ประเด็น :  จะมีระบบการรับ – ส่งเอกสารลับอย่างไร ?  เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงาน 

                    เป็นต้น 

ข้อสรุป   ให้มีการรับส่งเอกสารในระบบได้โดยการบันทึกรายละเอียดของเอกสารตามปกติ และสรุปเรื่องสั้น ๆ แล้วให้กำหนดชั้นความลับของเอกสารในระบบไปด้วย  แต่ไม่ควร scan หรือแนบไฟล์ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ลับมาก ๆ  สรุปว่าในการนำส่งเอกสารให้ส่งเรื่องทางระบบพร้อมส่งต้นฉบับควบคู่ ไปด้วย 

- ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมจากส่วนสารบรรณฯ ทุกหน่วยงานควรมีการตั้งนายทะเบียนเอกสารลับของหน่วยงานเพื่อรับผิดชอบเอกสารลับโดยเฉพาะ และให้กำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลลับในระบบด้วย

2.4. ประเด็น  :  ระเบียบวาระการประชุม  รายงานการประชุม   และแบบตอบรับการเข้าประชุม / รับรอง

                    รายงานการประชุม  จะทำอย่างไร และเอกสารสำคัญประเภทใดที่ยังคงต้องส่งหรือเสนอโดยใช้ต้นฉบับควบคู่กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2.4. : /                    

ข้อเสนอแนะ / ความคิดเห็น

1. เรื่องที่จะต้องใช้เอกสารจริงควบคู่กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  ได้แก่

        1.1.  เรื่องที่สร้างขึ้นภายใน 

                - เอกสารเกี่ยวกับการเงิน / ทรัพย์สิน  และพัสดุ

                - เอกสารคำสั่ง  ประกาศ  ระเบียบ  ข้อบังคับ  ข้อกำหนด  ข้อตกลงร่วม  รายงานการประชุมฉบับรับรอง

                - หนังสือส่งออกภายนอก (ฉบับที่ส่งออก)

                - สัญญาทุกประเภททำเอกสารและสำเนาตามที่กฎหมายว่าด้วยเรื่องนั้น ๆ  กำหนด

                - เอกสารสำคัญอื่นๆ ที่ทรงคุณค่าทางหอจดหมายเหตุ

        1.2.  เรื่องที่รับจากภายนอก (แต่เมื่อหนังสือมาถึง มวล.แล้ว จะนำเข้าสู่ระบบฯ  โดยการสแกนหนังสือดังกล่าว

                เว้นแต่เอกสารแนบที่เป็นเอกสารเย็บเล่ม   จะต้องใช้เอกสารจริงควบคู่กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ )

                 1.2.1 เอกสารด้านการเงิน/ ทรัพย์สิน/ งบประมาณ / พัสดุ

                1.2.2 เอกสารสำคัญเชิงนโยบาย และเอกสารพิธีการสำคัญ   เช่น พิธีพระราชทานปริญญา  เอกสารอนุมัติโครงการอย่างเช่น โครงการสร้างหอเฉลิมพระเกียรติ  โบราณสถานตุมปัง  เป็นต้น (ให้พิจารณาเนื้อหาเป็นหลัก) 

      1.3  เรื่องที่รับมาจากภายนอกกรณีที่เข้าที่ส่วนสารบรรณฯ ๆ จะบันทึกรายละเอียด พร้อม scan เอกสารโดยเลือกปฏิบัติตามแนวทางข้างต้นในเรื่องของการส่งต้นฉบับตามไป  แต่กรณีที่พิจารณาแล้วว่าจะส่งแบบไม่ส่งต้นฉบับตามจะเก็บต้นฉบับไว้เป็นหลักฐานที่ส่วนสารบรรณฯ   

2.ขณะนี้ฝ่ายเทคนิคอยู่ระหว่างการพัฒนาระบบ eMeeting  หากพัฒนาระบบฯ เสร็จเรียบร้อยแล้ว ต่อไปการจัดส่งระเบียบวาระการประชุม   รายงานการประชุม และแบบตอบรับการเข้าประชุม / รับรองรายงานการประชุม จะต้องผ่านระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด    ไม่ต้องจัดส่งเป็นเอกสาร  เพียงแต่ฝ่ายเลขานุการที่ประชุมจัดทำเอกสารต้นฉบับไว้ 1 ชุดสำหรับใช้เป็นหลักฐาน  แล้วสแกนเข้าสู่ระบบฯ เพื่อให้กรรมการเข้าไปเปิดอ่านรายละเอียด / แจ้งผลตอบรับ   โดยในวันจัดประชุมฝ่ายเลขานุการฯ จะจัดสิ่งอำนวยความสะดวกแก่กรรมการไว้ในห้องประชุม  เช่น การติดตั้ง Notebook  การนำเสนอวาระ / เรื่องต่างๆ ผ่านจอฉายภาพ   เป็นต้น   ทั้งนี้มหาวิทยาลัยมีนโยบายที่จะเริ่มใช้กับที่ประชุมบริหารในระยะแรกก่อน   แล้วค่อยขยายผลสู่การประชุมสภาวิชาการ  สภามหาวิทยาลัย และที่ประชุมคณะกรรมการชุดอื่นๆ ต่อไป

   อนึ่ง  สำหรับการปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดประชุมในขณะนี้   ขอให้ดำเนินการตามแนวปฏิบัติ หรือตามนโยบายเดิมของประธานที่ประชุม / ฝ่ายเลขานุการที่ประชุมกรรมการชุดนั้นๆ ไปก่อน

3.หนังสือเชิญประชุม และการเวียนเพื่อรับรองรายงานให้รับ-ส่งทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่กับe mail ได้ทันทีที่เปดใช้ระบบโดยไม่ต้องรอระบบ eMeeting

4.เอกสารประกอบวาระการประชุม ที่เป็นรูปเล่ม / จำนวนเอกสารมาก เช่น หลักสูตร (ประมาณ 100 หน้า) เป็นต้น  สามารถแนบเป็นไฟล์ได้โดยการแปลงเป็น.pdf

ข้อสรุป   ขอให้ปฏิบัติตามแนวทางที่เสนอแนะไว้ข้างต้น

2.5. ประเด็น : เอกสารทางการเงิน / การจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งมีอยู่ในระบบ MIS แล้ว     จะต้องดำเนินการ

                    อย่างไร  ?  ยังไม่ชัดเจนเท่าที่ควรเนื่องจากไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนในการแลกเปลี่ยนจากผู้เชี่ยวชาญระบบ MIS

ข้อสรุป    กรณีขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างในโครงการต่างๆ จะต้องเสนอเรื่องผ่านระบบ eOffice ทั้งนี้ เพื่อจะ

              ได้ติดตามงานได้ว่า อยู่ระหว่างขั้นตอนไหน  ใครรับผิดชอบ และต้องแนบไฟล์ข้อมูลที่อยู่ใน

              ระบบ MIS มาประกอบเรื่องการขออนุมัติด้วย (ไม่ต้อง print ออกมาเป็นเอกสาร) 

2.6. ประเด็น : แบบฟอร์มเอกสารต่างๆ  เช่น  ใบลา  ขอใช้บริการห้องอบรม  ขอยืมอุปกรณ์  เป็นต้น

      จะต้องนำเข้าระบบ eOffice หรือไม่  อย่างไร ?

ข้อเสนอแนะ / ความคิดเห็น

1.ควรมีระบบ / แนวทางการดำเนินการรองรับไว้ด้วย  หากเป็นไปได้ควรนำเข้าระบบฯ ให้ได้มากที่สุด   แต่อย่างไร

ก็ตามจะขึ้นอยู่กับประเภทของแบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นมาด้วย   เช่น  เป็นแบบฟอร์มทางเดียว / ไม่ซับซ้อน     เป็นแบบฟอร์มที่

ซับซ้อน / ต้องผ่านความเห็น หรือการพิจารณาหลายขั้นตอน  เป็นต้น

                2.ผู้ประสานงานชุมชน eOffice และทีมงานจะไปพบปะพูดคุยกับหน่วยงานต่างๆ  ว่ามีแบบฟอร์มอะไรบ้าง  มีขั้นตอน /กระบวนการเสนอแบบฟอร์มอย่างไร  แล้วจะพิจารณาว่ามีแบบฟอร์มอะไรบ้างที่สามารถนำเข้าระบบฯ ได้เพื่อจะได้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งมหาวิทยาลัย    หากมีแบบฟอร์มไหนไม่สามารถนำเข้าสู่ระบบฯ ได้  ก็จะดำเนินการโดยใช้เอกสารแทน(ต้องพิจารณารายละเอียดร่วมกับเจ้าของงานด้วย)  และเพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้แบบฟอร์มจะทำเมนูรวบรวมแบบฟอร์มของหน่วยงานต่าง ๆ ไว้ที่หน้าจอ Main Menu ของระบบ  WU eOffice

ข้อสรุป   ผู้ประสานงานชุมชนคนทำ eOffice จะพยายามดำเนินการตามแนวทางที่เสนอแนะไว้ข้างต้น โดยจะนัดหารือกับสมาชิกชุมชนคนทำ eOffice เพื่อลงลึกในรายละเอียดประเด็นที่นำมาแลกเปลี่ยนทุกประเด็นอีกครั้ง  รวมทั้งประเด็นอื่น ๆ  ตามกลุ่มหน่วยงาน  ดังนี้  กลุ่มสำนักวิชา  กลุ่มศูนย์/สถาบัน  กลุ่มส่วน/หน่วย/โครงการ (กำหนดการจะนัดกับสมาชิกภายหลัง)

2.7. ประเด็น : ในการแสดงความคิดเห็นของนักศึกษาต่อการสอนของอาจารย์ในแต่ละภาคการศึกษาจะ

                    ต้องนำเข้าระบบฯ ด้วยหรือไม่ ?

ข้อสรุป      ยังไม่สามารถนำเข้าสู่ระบบฯ ได้   ขอให้ดำเนินการตามระบบเดิม (ใช้เอกสาร)ไปก่อน

2.8. ประเด็น : อาจารย์จะจัดทำบันทึกข้อความถึงหน่วยงานต่างๆ ภายใน มวล. จะต้องทำอย่างไร

                    สามารถลงนามและจัดส่งเองได้หรือไม่ ?

ข้อเสนอแนะ / ความคิดเห็น

อาจารย์สามารถส่งเอกสารกันได้ภายในสำนักฯ(ระหว่างบุคคล-บุคคลในระดับเดียวกันและบุคคลกับผู้บังคับบัญชาหน่วยงาน) แต่หากจะส่งข้ามหน่วยงานจะต้องเสนอบันทึกข้อความดังกล่าวเข้าสู่ระบบฯ และจัดส่งมาที่ฝ่ายธุรการของสำนักวิชา เพื่อจะได้เสนอให้คณบดีเป็นผู้ลงนามกำกับบันทึกข้อความดังกล่าวก่อน เมื่อคณบดีลงนามแล้ว  คณบดีสามารถส่งเรื่องไปยังหน่วยงานดังกล่าวได้โดยตรง   หรือส่งเรื่องออกมายังฝ่ายธุรการหรือเลขานุการ เพื่อจัดส่งไปยังหน่วยงานก็ได้  เนื่องจากการจัดส่งบันทึกข้อความไปยังหน่วยงานอื่นๆ ภายในมวล. ในระบบฯ ใหม่   บุคคลที่มีอำนาจส่งเอกสารข้ามหน่วยงานคือฝ่ายธุรการที่เป็น Supervisor User หรือเลขานุการ กับหัวหน้าหน่วยงาน(หัวหน้าส่วน/ หน่วยผู้จัดการโครงการ/ คณบดี/รองอธิการบดี/อธิการบดี) เท่านั้น  และจะต้องออกเลขบันทึกข้อความนั้น ๆ ในระบบด้วย  

                ข้อสรุป    ขอให้ดำเนินการตามข้อเสนอแนะข้างต้นตามแนวทางข้างต้นทุกหน่วยงาน  ทั้งนี้  เพื่อให้การดำเนินงานเรื่องต่าง ๆ  เข้ามาอยู่ในระบบฯ และดำเนินการถูกขั้นตอนการเสนอเรื่อง

2.9. ประเด็น : บางสำนักวิชามีการแต่งตั้งรองคณบดี ( เช่น ดร.ผดุงศักดิ์ สุขสอาด  รองคณบดีสำนักวิชา 

                    เทคโนโลยีการเกษตร เป็นต้น ) และมีอำนาจดำเนินการอนุมัติเรื่องต่าง ๆ  ได้ตามที่ 

                    คณบดีมอบอำนาจไว้   จะต้องดำเนินการอย่างไร ?

ข้อสรุป     ขอให้ฝ่ายธุรการของสำนักวิชาเสนอเรื่องไปที่ตะกร้างานส่วนตัว (ตะกร้าบุคคล) ของ  ดร.ผดุงศักดิ์ สุขสอาด  เพียงแต่ให้ระบุเพิ่มเติมว่าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องในฐานะรองคณบดีสำนักวิชา   ส่วนเรื่องไหนที่ไม่ระบุไว้  จะถือว่าเป็นเรื่องส่วนตัวของ ดร.ผดุงศักดิ์ สุขสอาด ในฐานะอาจารย์คนหนึ่งในสำนักวิชาฯ

เพิ่มเติม   :  วิธีการระบุว่าเกี่ยวข้องในฐานะอะไรต้องเรียน ตำแหน่ง ที่กำลังทำเรื่องนั้นอยู่ว่าทำงานในตำแหน่งอะไรกล่าวคือในขั้นตอนการส่งเรื่องต้องมีการบันทึก(เกษียน)เรื่องเพื่อนำเสนอในระบบไปด้วย     ให้ระบุ  ” เรียน      รองคณบดีสำนักวิชาเทคโนโลยีการเกษตร  ”    ไม่ระบุว่า “ เรียน  ดร.ผดุงศักดิ์”     แต่ในขั้นตอนส่งให้ส่งเรื่องไปที่ตะกร้า ดร.ผดุงศักดิ์  ส่วนดร. ผดุงศักดิ์เมื่อบันทึกคำสั่งการในระบบให้ระบุด้วยว่าดำเนินการในฐานะรองคณบดี  ตัวอย่างเช่น ”มอบคุณจันทร์เพ็ญประสานงานกับฟาร์ม/รองคณบดีฯ ”      และเมื่อมีการดำเนินการเรื่องใดแทนไปแล้วให้ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย (ยกตัวอย่าง ดร.ผดุงศักดิ์) และ/หรือเลขานุการ/ธุรการ(แล้วแต่จะตกลงกัน)  สรุปรายงานผลการปฏิบัติงานโดยการผูกเรื่อง(แนบ)ทั้งหมดที่ได้ดำเนินการไปส่งไปตะกร้าของคณบดีเพื่อทราบ  ทั้งนี้ เพื่อจะได้รับทราบ  ติดตาม และดำเนินการต่อเนื่องได้ต่อไป

ขอให้ทุกหน่วยงานใช้แนวปฏิบัตินี้ในกรณีการมอบหมายและการปฏิบัติหน้าที่แทนกัน ของผู้บริหารทุกระดับ

2.10. ประเด็น : ในการขออนุมัติไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่  จะต้องดำเนินการอย่างไร  ?

ข้อสรุป    เนื่องจากในวันจัด f2fc มีข้อมูลประกอบการแลกเปลี่ยนน้อยจึงยังหาข้อสรุปของแนวทางปฏิบัติได้ไม่ชัดเจน   แต่พอสรุปได้ว่าถ้าเป็น 1) รายงานการเดินทางที่ต้องรายงานเรื่องค่าใช้จ่าย(เงิน)ต้องมีเอกสารต้นฉบับแนบไปด้วย  เนื่องจากเกี่ยวข้องกับเรื่องการขอใช้งบประมาณ  2) แต่ถ้าเป็นรายงานผลการเดินทางไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่อย่างเช่น การไปอบรมสัมมนาแต่ละครั้งว่ามีเนื้อหาสาระอะไรบ้างนั้น  อาจจะไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารต้นฉบับในขั้นตอนการเสนอต่อผู้บังคับบัญชาแต่ให้แนบไฟล์แบบฟอร์มที่บันทึกรายละเอียดไว้แล้วส่งไปรายงานทางระบบ (มีข้อมูลเพิ่มเติมจากหน่วยพัฒนาองค์ที่เพิ่งทราบหลังวัน f2f ว่าจะมีการพัฒนาระบบการเก็บความรู้จากการไปอบรม สัมมนา  ซึ่งรายละเอียดจะหน่วยพัฒนาองค์กรจะชี้แจงในโอกาสต่อไป)

            ความคิดเห็น/ข้อเสนอแนะในประเด็นอื่นๆ

1.ควรมีระบบการติดตามงานที่สามารถตรวจสอบได้ว่า ขณะนี้หนังสือ / บันทึกข้อความเรื่องที่เสนออยู่ระหว่างการดำเนินการ

  ในขั้นตอนใด  และอยู่ที่ใคร  หน่วยงานใด

2.ควรมีการกำหนดระยะเวลาไว้ว่า    หากมีเอกสารไปถึงบุคคลใดแล้ว    จะต้องดำเนินการในเรื่องดังกล่าวให้เสร็จเรียบร้อยภายในกี่วัน      หากบุคคลนั้นไม่ดำเนินการ     หรือดำเนินการไม่เสร็จภายในเวลาที่กำหนด   ขอให้มีระบบสัญญานเตือนเป็นระยะๆ

3.ในกรณีที่มีเอกสารแนบเป็นจำนวนมากและใช้วิธีการสแกนไม่ได้  เช่น  เป็นเอกสารเย็บเล่ม ระเบียบวาระการประชุม

  เป็นต้น  ควรมีมาตรการรองรับไว้ด้วย

                                                                        นายบรรจงวิทย์  ยิ่งยงค์

                                                                            เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป   หน่วยพัฒนาองค์กร

                                                                                                         “ คุณลิขิต ”

เก็บตก

1.กรณีที่บางหน่วยงานฝ่ายธุรการทำหน้าที่ทั้งเป็น Super User และเลขานุการด้วยให้ส่งข้ามไปยังหัวหน้าหน่วยงานได้เลย

2. กรณีบางหน่วยงานฝ่ายธุรการที่ทำหน้าที่เป็น Super User และเลขานุการแยกคนละคนกัน  เมื่อเรื่องกลับจากหัวหน้าหน่วยงานให้ ฝ่ายธุรการที่ทำหน้าที่เป็น Super User เป็นผู้ส่งข้ามหน่วยงาน (หรือแล้วแต่จะตกลงกันในหน่วยงานโดยใช้วิธีswitchเข้าตะกร้าหน่วยงานเพื่อทำการส่งต่อก็ได้)

3. กรณีเร่งด่วนที่ หน.หน่วยงานต้องการส่งตรงเองต้องเปลี่ยนเข้าตะกร้างานของหน่วยงานก่อนแล้วค้นเลขที่เอกสารที่ต้องการส่งมาเพื่อทำการส่ง  แต่ทั้งนี้  เพื่อความสะดวกในการจัดการเอกสารของหน่วยงานควรส่งผ่านธุรการหรือเลขานุการเป็นผู้จัดการเอกสารของหน่วยงาน