การจัดหาพัสดุ

มีประสิทธิภาพ ถูกต้อง โปร่งใส และตรวจสอบได้

                                         การซื้อและการจ้าง
                        ปัจจุบันสถานศึกษาส่วนมาก จะนิยมใช้วิธีการซื้อและการจ้างในการจัดหาพัสดุ
มากกว่าวิธีอื่น ๆ ( วิธีการจัดหา   การแลกเปลี่ยน  การแปรสภาพ ฯลฯ )  เพราะการซื้อ และ
การจ้างเป็นวิธีการที่ง่ายต่อการปฏิบัติงาน มีขั้นตอนในการทำงานโปร่งใส และยังสามารถจัดหาพัสดุที่มีคุณภาพได้สะดวกและรวดเร็วอีกด้วย

                                    วิธีการซื้อและการจ้าง มีอยู่ 5 วิธีคือ

                        วิธีที่ 1  วิธีตกลงราคา (  กรณีปกติ )  เป็นวิธีการซื้อการจ้างที่มีวงเงินการดำเนินการไม่เกินครั้งละ 100,000.- บาท สถานศึกษามักนิยมปฏิบัติกันมากเนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายต่อการจัดหาพัสดุ  ได้พัสดุมีคุณภาพ  ประกอบกับวิธีตกลงราคาสามารถจัดซื้อหรือจ้างได้จากนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาแม้ว่ามิได้จดทะเบียนพาณิชย์ก็ตามและมีขั้นตอนในการปฏิบัติ       ไม่ยุ่งยาก  และไม่เกินอำนาจอนุมัติของสถานศึกษา  แยกได้เป็น 2 กรณีคือ
                             กรณีที่ 1  การตกลงราคาตามปกติ
                             กรณีที่ 2  การตกลงราคากรณีเร่งด่วน

         วิธีตกลงราคาตามปกติ   มีขั้นตอนการดำเนินงาน   คือ
1)      ขั้นตอนการเตรียมการซื้อ การจ้าง   ดำเนินการตรวจสอบงบประมาณ  รูปแบบรายการ     จัดทำราคากลาง
2)      ขั้นตอนการจัดทำรายงานขอซื้อ ขอจ้าง    การจัดทำรายงานขอซื้อขอจ้างจึงต้อง          มีความละเอียดรอบคอบและมีข้อมูลครบถ้วน  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุฯ
ได้กำหนดรายการข้อมูลที่มีความจำเป็นไว้ในรายงานขอซื้อขอจ้างไว้ 7  ประการ  คือ
                  2.1    เหตุผลและความจำเป็นในการซื้อการจ้าง  เช่นถ้าต้องการซื้อแผ่นซีดีอาร์
เหตุผลความจำเป็น  คือเพื่อเก็บข้อมูลนักเรียนรายคน  เป็นต้น
                  2.2   รายละเอียดของพัสดุที่จะซื้อหรือจ้าง     คือ รายการวัสดุที่ต้องการจัดซื้อ  หรือจ้างจำนวนที่หน่วยซื้อหรือจ้าง   ราคาต่อหน่วย 
                   2.3   ราคามาตรฐานหรือราคากลางของทางราชการหรือราคาที่เคยซื้อหรือจ้างครั้งหลังสุดภายในระยะเวลา  2  ปีงบประมาณ
                   2.4    วงเงินที่จะซื้อหรือจ้างที่ต้องการใช้ในครั้งนั้น  และเป็นการตรวจสอบ           งบประมาณว่ามีงบประมาณเพียงพอที่ใช้ซื้อ  จ้างหรือไม่                                                
                   2.5    การกำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ ซึ่งมีความ   จำเป็นอย่างยิ่ง เพราะถ้าหากว่าเมื่อดำเนินการซื้อ การจ้างเสร็จแล้วแต่ล่วงเลยเวลาที่ต้องการใช้ เป็นการสูญเสียโอกาสที่ใช้ประโยชน์พัสดุนั้นอย่างทันท่วงที  ดังนั้นในการกำหนดเวลาที่แล้วเสร็จต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ที่จะต้องการใช้
                 2.6   วิธีการจัดซื้อหรือจัดจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น  เช่น           ถ้าวงเงินที่จะซื้อหรือจ้างครั้งหนึ่งไม่เกิน  100,000  บาท  ก็จะเป็นวิธีการซื้อ การจ้างโดย          วิธีตกลราคา ถ้าวงเงินครั้งหนึ่งเกิน  100,000  บาท  แต่ไม่เกิน  2,000,000 บาทจะเป็น              วิธีสอบราคา  ถ้าวงเงินเกิน  2,000,000  บาท จะเป็นการซื้อการจ้างโดยวิธีประกวดราคา           เป็นต้น   เมื่อสถานศึกษาได้รับงบประมาณเป็นก้อน  การกำหนดวิธีซื้อ/จ้าง จะมีผลต่อ          คุณภาพของพัสดุที่ซื้อ/จ้าง  และ  ข้อกำหนดของระเบียบการพัสดุ  จึงจะต้องพิจารณกำหนด       วิธีซื้อ หรือจ้าง อย่างรอบคอบมิให้เป็นการแบ่งซื้อแบ่งจ้าง
                 2.7   ข้อเสนอแนะอื่น ๆเช่นการขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการชุดต่าง ๆ ใน         การซื้อ  การจ้างให้สอดคล้องกับวงเงินที่จะซื้อ/จ้าง และความรู้ความสามารถของกรรมการ
3)      ขั้นตอนการแต่งตั้งคณะกรรมการ  ผู้ตรวจรับพัสดุ หรือผู้ตรวจรับการจ้าง
4)      ขั้นตอนการหาผู้ขายหรือผู้รับจ้าง  โดยการคัดเลือกผู้ขายหรือผู้รับจ้าง และดำเนินการ
สั่งซื้อ  และสั่งจ้าง
5)      เจ้าหน้าที่พัสดุ หรือคณะกรรมการ ดำเนินการคัดเลือกพัสดุที่มีคุณลักษณะและคุณภาพ
ที่ต้องการและตรวจรับพัสดุ
                       
                        วิธีตกลงราคากรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วน  ที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้         คาดหมายไว้ก่อนและไม่อาจดำเนินการตามปกติได้ทัน
            กรณีมีความจำเป็นและเร่งด่วน  ที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดหมายไว้ก่อน  และไม่อาจดำเนินการตามปกติได้ทัน  เช่น  ขับรถราชการไปปรากฏว่ากระจกรถยนต์แตกจำเป็นต้องเปลี่ยนกระจกทันทีไม่เช่นนั้นก็ไม่สามารถเดินทางไปปฏิบัติราชการต่อได้  หากจะกลับสถานศึกษาก่อน
เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุทำรายงานจ้างเปลี่ยนกระจกก็จะไปราชการไม่ทัน  เป็นต้น  กรณีนี้ต้องพิจารณาตามเหตุผลความจำเป็น  เป็นกรณี ๆ ไป  อย่างกรณีครูที่ทำหน้าที่ประชาสัมพันธ์ไม่มีฟิล์มถ่ายรูปไว้บันทึกภาพกิจกรรมนักเรียน เพราะไม่ได้ซื้อหรือขอเบิกไว้ก่อนและได้ใช้เงินส่วนตัวซื้อจากร้านค้าใกล้เคียงในราคาแพงกว่าปกติ  เพื่อให้สามารถบันทึกภาพได้ย่อมไม่เข้าองค์ประกอบของกรณีนี้   เพราะควรอยู่ในความคาดหมายไว้ก่อนว่าจะต้องใช้ฟิล์มถ่ายรูปเพื่อกิจกรรมนี้เท่าใดต้องดูความเหมาะสมจำเป็นประกอบด้วย
                        ขั้นตอนหรือกระบวนการจัดซื้อ จ้าง โดยจำเป็น เร่งด่วนและมิอาจคาดหมายล่วงหน้า
1.      เจ้าหน้าที่พัสดุ หรือผู้รับผิดชอบโครงการ / กิจกรรมดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
2.      เรียกใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์จากผู้ขายหรือผู้รับจ้าง
3.      นำหลักฐานใบเสร็จรับเงินจัดทำรายงานขอความเห็นชอบการจัดซื้อจัดจ้าง
กรณีเร่งด่วน  ผ่านเจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อตรวจสอบระเบียบปฏิบัติ  จำนวนงบประมาณและ          ความเห็นอื่น  เสนอขอความเห็นชอบต่อผู้บริหารสถานศึกษาต่อไป
                        4.  นำพัสดุมาลงบัญชี  ทะเบียน

            วิธีที่ 2  วิธสอบราคา คือการซื้อ  การจ้าง ที่วงเงินตั้งแต่ 100,001 – 2,000,000 บาท
มีวิธีการดำเนินการ คือ
1)   ขั้นเตรียมการ  โดยการสำรวจพัสดุและปริมาณพัสดุที่ต้องการใช้ อาจจัดทำในรูปของ
การแต่งตั้งคณะกรรมการก็ได้  รวมทั้งการจัดทำแผนการดำเนินการในการสอบราคา  โดยการจัดทำรายงานการขอซื้อ ขอจ้าง โดยมีสาระ  7  ประการ
1.1    เหตุผลและความจำเป็นในการซื้อการจ้าง 
                  1.2   รายละเอียดของพัสดุที่จะซื้อหรือจ้าง คือ รายการวัสดุที่ต้องการจัดซื้อ  หรือจ้าง  จำนวนที่หน่วยซื้อหรือจ้าง   ราคาต่อหน่วย  
                   1.3   ราคามาตรฐานหรือราคากลางของทางราชการหรือราคาที่เคยซื้อหรือจ้างครั้งหลังสุดภายในระยะเวลา  2  ปีงบประมาณ
                   1.4    วงเงินที่จะซื้อหรือจ้างที่ต้องการใช้ในครั้งนั้น  และเป็นการตรวจสอบงบประมาณว่ามีงบประมาณเพียงพอที่ใช้ซื้อ จ้างหรือไม่
                   1.5    การกำหนดเวลาที่ต้องการใช้พัสดุนั้นหรือให้งานนั้นแล้วเสร็จ ซึ่งมีความจำเป็นอย่างยิ่ง เพราะถ้าหากว่าเมื่อดำเนินการซื้อ การจ้างเสร็จแล้วแต่ล่วงเลยเวลาที่ต้องการใช้ เป็นการสูญเสียโอกาสที่ใช้ประโยชน์พัสดุนั้นอย่างทันท่วงที  ดังนั้นในการกำหนดเวลาที่แล้วเสร็จต้องสอดคล้องกับความต้องการของผู้ที่จะต้องการใช้
                   1.6   วิธีการจัดซื้อหรือจัดจ้างและเหตุผลที่ต้องซื้อหรือจ้างโดยวิธีนั้น  เช่น  วงเงินครั้งหนึ่งเกิน  100,000  บาท  แต่ไม่เกิน  2,000,000 บาทจะเป็นวิธีสอบราคา  ถ้าวงเงินเกิน
2,000,000  บาท  จะเป็นการซื้อการจ้างโดยวิธีประกวดราคา  เป็นต้น  เมื่อสถานศึกษาได้รับงบประมาณเป็นก้อน  การกำหนดวิธีซื้อ/จ้าง  จะมีผลต่อคุณภาพของพัสดุที่ซื้อ/จ้าง  และข้อกำหนดของระเบียบการพัสดุ  จึงจะต้องพิจารณากำหนดวิธีซื้อหรือจ้างอย่างรอบคอบมิให้เป็นการแบ่งซื้อแบ่งจ้าง
                 1.7   ข้อเสนอแนะอื่น ๆเช่นการขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการชุดต่าง ๆ  ในการซื้อ
การจ้างให้สอดคล้องกับวงเงินที่จะซื้อ/จ้างและความรู้ความสามารถของกรรมการ
ออกคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการเปิดซองสอบราคา   คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือคณะกรรมการ ตรวจรับการจ้าง
2)   เจ้าหน้าที่พัสดุจัดทำประกาศและเอกสารสอบราคาซื้อ  จ้าง ตามตัวอย่างที่ กวพ.
กำหนด  โดยให้ผู้บริหารสถานศึกษาลงนามในประกาศ  ทั้งนี้ ในการดำเนินการจะต้องมีการจัดส่งเอกสารเพื่อเผยแพร่ให้ทราบโดยทั่วกัน  อาจใช้วิธีเผยแพร่ทางวิทยุกระจายเสียงแห่งประเทศไทย  จัดปิดประกาศ มีระยะเวลาไม่น้อยกว่า   10  วัน  และการจัดส่งประกาศพร้อมเอกสารสอบราคาไปให้ผู้มีอาชีพขาย  หรือรับจ้าง 
3)   รับซองและเก็บรักษา      เจ้าหน้าที่พัสดุรับซองสอบราคา  ตามวัน  เวลา  ที่กำหนดใน
ประกาศ  พร้อมออกใบรับให้ผู้เสนอราคาและจัดทำทะเบียนรับซองไว้ด้วย  เพื่อหมดเวลารับซองสอบราคาในแต่ละวันให้เจ้าหน้าที่พัสดุรวบรวมซองเสนอราคาและเอกสารส่งมอบให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุเก็บรักษาเพื่อพ้นกำหนดวันปิดประกาศรับซองสอบราคา  ให้หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุส่งมอบซองเสนอราคาทั้งหมดละเอกสารหลักฐานต่าง ๆ พร้อมรายงานผลการรับซองสอบราคาต่อคณะกรรมการเปิดซองสอบราคาโดยพลัน
 4)   การพิจารณาคุณสมบัติผู้เสนอราคาที่มีผลประโยชน์ร่วมกันและประกาศชื่อ และ
 เปิดซองใบเสนอราคา
5)   ขั้นตรวจสอบ  ตรวจสอบคุณสมบัติตามเงื่อนไขเอกสารสอบราคาซื้อ  จ้าง  และ
 การพิจารณาคัดเลือกคุณภาพ  และคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์  หากเป็นพัสดุที่มีคุณสมบัติเฉพาะ เช่น  เครื่องคอมพิวเตอร์  อาจมีหนังสือเชิญผู้เชี่ยวชาญมาเข้าร่วม ตรวจสอบได้  เพื่อให้ได้พัสดุ
ที่มีคุณภาพ
6)   เสนอผลการพิจารณาคัดเลือกผู้ขาย  หรือผู้รับจ้าง เพื่อขออนุมัติผู้บริหารสถานศึกษา
ประกาศรายชื่อผู้ได้รับการคัดเลือกและแจ้งให้มาทำสัญญา

7)   การตรวจรับพัสดุ  คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ที่ได้รับแต่งตั้ง ตรวจรับพัสดุ  เมื่อผู้ขาย หรือ   ผู้รับจ้าง ส่งมอบพัสดุถูกต้องตามสัญญา และ ต้องตรวจรับ ณ ที่ทำการของผู้จัดหาพัสดุ หรือสถานที่ซึ่งกำหนดไว้ตามสัญญา  คณะกรรมการตรวจรับ จะต้องทำการตรวจรับ โดยมีมติเป็นเอกฉันท์ และรายงานให้หัวหน้าส่วนราชการทราบ เพื่อส่งมอบเอกสารจัดซื้อจัดจ้างให้ เจ้าหน้าที่การเงิน  ขออนุมัติเบิกจ่ายเงินต่อไป

แผนภูมิ / ขั้นตอนการซื้อ / จ้าง  โดยวิธีสอบราคา