1 ข้อมูล (data) คือ ข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดของสิ่งที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็น คน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ซึ่งข้อเท็จจริงเหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตัวเลข ข้อความ ภาพ เสียง และ วิดีทัศน์ ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูล จึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งที่เราสนใจ นั่นเอง
2 สารสนเทศ
(information) หมายถึง
ข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
เพราะได้ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้
และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น
เมื่อต้องการสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนการขาย
สารสนเทศที่ต้องการก็ควรจะเป็นรายงานสรุปยอดการขายแต่ละเดือนในปีที่ผ่านมาที่เพียงพอแก่การตัดสินใจ
ตอบ ฉะนั้นข้อมูลกับสารสนเทศแตกต่างกันก็คือ ข้อมูล คือข้อเท็จจริงที่ยังไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ถ้าจะใช้ประโยชน์จะต้องผ่านการประมวลผล เช่น การคำนวณ การเรียบเรียงข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การทำรายงาน การจัดเก็บ การทำสำเนา ฯลฯ ซึ้งข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลเหล่านี้จะเรียกว่า สารสนเทศ
