ระบบสารสนเทศ (Information system)

สารสนเทศ มีความสำคัญเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แสวงหาสารสนเทศ เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น เพื่อการดำเนินชีวิตประจำวัน เพื่อการปฏิบัติงานตาม ภารกิจของตน เพื่อติดตามข่าวสารและพัฒนาความรู้ และเพื่อความบันเทิง เป็นต้น ในการแสวง หาสารสนเทศที่ต้องการผู้แสวงหาหาสารสนเทศจากแหล่งต่างๆ เช่น แหล่งบุคคล แหล่งสถาบัน แหล่งสื่อต่างๆ ได้แก่ สื่อตีพิมพ์ สื่อไม่ตีพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิก อย่างไรก็ตามปัญหาที่ประสบ คือ สารสนเทศมีปริมาณมากมายมหาศาล และทวีจำนวนเพิ่มขึ้นทุกวันอย่างรวดเร็ว ประกอบกับข้อจำกัดด้านเวลา ภาษาและสถานที่ ทำให้ไม่สามารถติดตามสารสนเทศที่สนใจได้หมด แหล่งที่จะอำนวยความสะดวกมากที่สุดที่ทำให้เข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการ คือ แหล่งสารสนเทศที่เป็นทางการและเป็นระบบซึ่งทำหน้าที่จัดรวบรวมสารสนเทศและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และสามารถค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ระบบสารสนเทศ (Information system)

ปัจจุบัน หน่วยงานต่างๆ จัดให้มีระบบสารสนเทศเพื่อให้บริการสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของหน่วยงาน อันจะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้น ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นหัวใจสำคัญของหน่วยงาน ระบบสารสนเทศทำหน้าที่เกี่ยวข้องโดย ตรงกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้ ประสิทธิภาพของระบบขึ้นอยู่กับการดำเนินงานจัดเก็บและค้นคืน

ระบบสารสนเทศบางครั้งเรียกว่า ระบบจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ (Information and Retrieval Sytem หรือใช้คำย่อว่า ISARS) หรือ ระบบค้นคืนสารสนเทศ (Information Retrieval System หรือ IRS )

การค้นคืน (Retrieval) หมายถึง การได้รับสิ่งที่ต้องการกลับคืนมา การค้นคืนสารสนเทศ (Information retrieval) จึงเป็นการกระทำใด ๆ ที่คัดเลือกสารสนเทศจากแหล่งเก็บเพื่อทำให้ได้รับสารสนเทศตามที่ต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล หรือ รายการเอกสารซึ่งบรรจุเนื้อหาที่ต้องการ การค้นคืนสารสนเทศมีความหมายเช่นเดียวกับการค้นวรรณกรรม (Literature searching) ซึ่งหมายถึง กระบวนการค้นเอกสาร เพื่อให้ได้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หลักการสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้แก่ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันการ ระบบใดก็ตามที่ได้รับการออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นสิ่งพิมพ์ จึงเรียกว่า ระบบค้นคืนสารสนเทศ ตัวอย่างเช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

ความรู้ไม่สามารถถ่ายทอดจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่งโดยตรงเสมอไป จึงต้องมีแหล่งเก็บรวบรวมความรู้ คือ ระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ และนำสารสนเทศไปใช้ในองค์กร ระบบทำหน้าที่เป็นช่องทาง (Channel) ของสารสนเทศ ระบบประกอบด้วยคน ครุภัณฑ์ และกระบวนการ บ่อยครั้งที่คนมักคิดคงระบบสารสนเทศว่าประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และมีฐานข้อมูล (Databases) จัดเก็บสารสนเทศเท่านั้น โดยลืมนึกถึง คน ซึ่งทำหน้าที่รวบรวมสารสนเทศจากแหล่งต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล

ระบบสารสนเทศเป็นการสื่อสารในรูปแบบหนึ่ง ประกอบด้วยการส่งสาร จากแหล่งหนึ่งไปสู่แหล่งหนึ่ง ระหว่างการส่งสาร สารจะมีคุณภาพต่อผู้รับหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ามีสิ่งรบกวน (Noise) มากน้อยเพียงไร ซึ่งเป็นอุปสรรคทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร

วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศ

  • เพื่อเป็นสื่อประสานระหว่างผู้ใช้และทรัพยากร
  • นำผู้ใช้ให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และอย่างประหยัด