การวิเคราะห์เรื่องสั่นเพื่อนำไปใช้ในการบริหาร
กุญแจของนายท่านอยู่ไหน
มีเรื่องเล่าต่อ ๆ กันมาว่า มีครูชายหนุ่มคนหนึ่งกำลังเดินทางกลับบ้านหลังจากเลิกงานตอนค่ำ ขณะที่เดินอยู่เขาพบว่าที่ข้างถนนมีผู้บริหารสถานศึกษาชายสองคนแต่งตัวใส่สูทดูท่าทางภูมิฐาน กำลังก้มหน้าก้มตาขะมักเขม้นมองหาอะไรบางอย่างอยู่ที่พื้นใต้แสงไฟริมทางเดินอย่างเอาจริงเอาจัง ทั้งๆ ที่ใต้แสงไฟนั่นเขาก็มองไม่เห็นว่าจะมีอะไร ด้วยความแปลกใจ ครูชายหนุ่มจึงเดินเข้าไปหาผู้บริหารสถานศึกษาชายทั้งสอง แล้วถามขึ้นด้วยความสงสัยว่า “พวกท่านกำลังหาอะไรกันหรือ” .......................ครูชายหนุ่มถาม
ผู้บริหารสถานศึกษาชายทั้งสองตอบ “เราได้ทำกุญแจรถตกหาย ” ครูชายหนุ่มช่วยมองหาโดยรอบก็ไม่เห็นมี แต่ก็ยังเห็นผู้บริหารสถานศึกษาชายทั้งสองคนยังคงก้มหน้าก้มตามองหาแถมยังเอามือควานสะเปะสะปะไปทั่ว จึงเอ๋ยถามต่อว่า “แล้วรถของท่านอยู่ที่ไหนละ”... ครูชายหนุ่มถามต่อ “อ๋อ รถเราจอดอยู่ห่างจากถนนนี้ลงไปประมาณ 50 หลา... ผู้บริหารสถานศึกษาชายทั้งสองตอบ “แล้วทำไมพวกคุณจึงได้มาหากุญแจแถวนี้ละ... ครูชายหนุ่มถามต่อ “ก็บริเวณที่จอดรถมันมืดมองอะไรไม่ค่อยเห็น แต่ที่ตรงนี้มีแสงจากหลอดไฟข้างถนน น่าจะหากุญแจได้ง่ายกว่า” ครูชายหนุ่มได้ งง งง ง .. แล้วก็เดินจากไป พร้อมกับความคับข้องใจ
ข้อคำถามที่ 3.1 ถ้าหาก กุญแจ คือ ยุทธศาสตร์ในการนำพาสถานศึกษาไปสู่เป้าหมาย เรื่องดังกล่าวได้สะท้อนพฤติกรรมการบริหารจัดการอย่างไรบ้างเกี่ยวกับความเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงของผู้บริหารทั้งสองท่านคิดอย่างไร
หลักการและแนวคิด
ยุทธศาสตร์ หรือ กลยุทธ์ (Strategy) คือ แผนการเพื่อเอาชนะข้าศึกษาในเชิงกลยุทธ์หรือการแข่งขันต่อมามีการปรับเปลี่ยนมาใช้ในวงการธุรกิจ และวงการบริหารทั่วไป
แผนยุทธศาสตร์ หรือแผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) เปนแผน หลักขององคกรที่มีชื่อเรียกแตกตางกันไปตามภาระ งาน หมายถึง เอกสารขององคกรที่เปนหนวยปฏิบัติ จดทําขึ้น อยางเปนระบบ โดยมีการ
วิเคราะหสภาพแวดลอม ทั้งภายในและ ภายนอกองค กรเพื่อคาดคะเนแนวโนมสถานการณ มีการ กําหนดวิสัยทัศน พันธกิจ เปาหมาย และกลยุทธตาง ๆ ที่แสดง ใหเห็นทิศทางในการดําเนินงานและทิศทางการพัฒนาของ หนวยงานทั้งในระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว ที่บุคลากรของหนวยงานรวมกันเขียนขึ้น
ถ้าเราเปรียบเทียบ กุญแจ คือ ยุทธศาสตร์ ในการนำพาสถานศึกษาไปสู่เป้าหมาย แล้ว สถานศึกษา ก็เปรียบเหมือน รถ ที่จะขับเคลื่อนให้เราไปสู่เป้าหมายเช่นกัน
จากคำถาม สะท้อนให้เห็นว่า ถ้าเรากำหนดยุทธศาสตร์ในการนำพาสถานศึกษาไปสู่เป้าหมายที่ผิดพลาด ก็ย่อมจะทำให้การขับเคลื่อนสถานศึกษาไปสู่เป้าหมายได้ยาก (ไม่ประสบผลสำเร็จ) ถึงจะมีสิ่งแวดล้อมที่ดีก็ตาม แต่ไม่ได้กำหนดยุทธศาสตร์ที่ตรงกับปัญหา หรือ ตรงกับแหล่งข้อมูลที่ได้
จาก อดีต ปัจจุบัน และ อนาคต
การจัดทํา แผนยุทธศาสตรหรือแผนกลยุทธ์ที่ดี เปน ปจจัยสําคัญของความสําเร็จของการบริหารงานสมัยใหม แตอยางไรก็ตามการนํายุทธศาสตรไปสูการปฏิบัติ ใหบรรลุผล สําเร็จนั้นยังเปนเรื่องสําคัญและยุงยากซับซอนเชนกัน
การนํายุทธศาสตรไปสูการปฏิบัติใหบรรลุผลสําเร็จจําเปนต้องอาศัย ปจจัยหลายประการ เชน การกําหนดยุทธศาสตรที่ดี การบริหารการเปลี่ยนแปลง การออกแบบโครงสรางองคกรที่เหมาะสม เอื้อต อการประสานงาน และการแลกเปลี่ยนเรียนรู การมอบหมายงานที่ชัดเจน การใสใจตอภาระรับผิดชอบ การวางระบบกํากับดูแล ควบคุม และการประเมิน การสรางแรงจูงใจ ที่เหมาะสม การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองคกร การมอบอํานาจ การตัดสินใจ การมีภาวะผูนําและมุงมั่นอยางจริงจัง จริงใจ ตลอดจนการกระตุนใหทุกฝายในองคกรเขามามีสวนรวมใน การขับเคลื่อนยุทธศาสตร ไปสู่เป้าหมายและประสพผลสำเร็จ
ข้อคำถามที่ 3.2 เรื่องสั้นเชิงการบริหารจัดการดังกล่าวช่วยให้นักศึกษาเกิดแนวคิดเกี่ยวกับการจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศ เพื่อการศึกษา อย่างไรบ้าง จงอธิบายให้รายละเอียดมาพอสังเขป
การจัดการ หมายถึง กระบวนการกิจกรรมหรือการศึกษาเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ในอันที่จะเชื่อมั่นได้ว่า กิจกรรมต่างๆ ดำเนินไปในแนวทางที่จะบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหน้าที่ในอันที่จะสร้างและรักษาไว้ซึ่งสภาวะที่จะเอื้ออำนวยต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ด้วยความพยายามของกุล่มบุคคล (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2540 : 110)
การจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศ ( Innovation and Information Management )
ศึกษาองค์การในแง่ของระบบสารสนเทศ ความสำคัญและบทบาทของระบบสารสนเทศในการบริหาร การสื่อสารและเครือข่ายการสร้างระบบสารสนเทศ นวัตกรรมทางการศึกษาและการบริหารการศึกษา การนำนวัตกรรมมาใช้ในการบริหาร และการจัดการศึกษา นวัตกรรมกับการพัฒนาระบบสารสนเทศ การบริหารระบบสารสนเทศ และการบริหารระบบสารสนเทศในองค์การทางการศึกษาให้มีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เน้นถึงระบบสารสนเทศในยุคปัจจุบัน
นวัตกรรม หมายถึง สิ่งที่ทำขึ้นใหม่ หรือพัฒนาขึ้น ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของความคิด วิธีการ การกระทำ หรือ สิ่งประดิษฐ์ต่าง ๆ โดยสิ่งนั้นอาจเป็นสิ่งใหม่ทั้งหมด หรืออาจเป็นสิ่งใหม่บางส่วน และอาจใหม่ในบริบทใดบริบทหนึ่ง หรือในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยทั่วไปนวัตกรรมเป็นสิ่งใหม่ที่กำลังอยู่ในกระบวนการพิสูจน์ ทดสอบ หรือได้รับการยอมรับนำไปใช้บ้างแล้วแต่ยังไม่แพร่หลาย หรือเป็นส่วนหนึ่ง
นวัตกรรมการศึกษา ตรงกับคำในภาษาอังกฤษว่า Education Innovation ซึ่งหมายถึง การนำเอาสิ่งใหม่ที่อาจจะอยู่ในรูปของความคิดหรือการกระทำ รวมถึงสิ่งประดิษฐ์เข้ามาใช้ในกระบวนการเรียนการสอน ตลอดจนการบริหารจัดการทางการศึกษา เพื่อให้เกิดการเรียนรู้รวดเร็ว กระตุ้นให้ผู้เรียนมีความสนใจและแสวงหาความรู้เพิ่มมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ นวัตกรรมส่วนใหญ่จะเกิดจากส่วนประกอบของเทคโนโลยี ซึ่งเมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงก็มักจะทำให้นวัตกรรมเปลี่ยนแปลงไปด้วย
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลหรือการวิเคราะห์ด้วยวิธีการต่าง ๆ จนอยู่ในรูปแบบที่มีความหมาย สามารถนำไปใช้ประกอบ การตัดสินใจหรือนำไปใช้ในเรื่องต่าง ๆ ได้ตามวัตถุประสงค์
สารสนเทศ เป็นข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลหรือการวิเคราะห์แล้ว เป็นผลผลิตของระบบที่จะนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
ข้อคิดที่ได้จาก เรื่องสั่น สามารถนำเป็นไปแนวทางในการจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศ
เพื่อการบริหาร ดังนี้
ผู้บริหารโรงเรียน มีหน้าที่อำนวยการและควบคุม ดูแลการใช้ทรัพยากรที่อยู่ในโรงเรียนให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเป็นการประหยัดทรัพยากรด้วยจึงได้จัดแนวทางปฏิบัติในการจัดการระบบสารสนเทศในสถานศึกษา ดังนี้
ด้านระบบข้อมูล
1. ผู้รับผิดชอบและประสานงานวิเคราะห์ความต้องการข้อมูลโดยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
1.1 จำแนกรายการประเภทข้อมูลให้ครอบคลุมการดำเนินงานของโรงเรียนทุกท่าน ทั้ง ด้านวิชาการ ธุรการ บุคลากร การบริหารงานทั่วไป
1.2 ปรับปรุงแบบเก็บข้อมูลให้กะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย สะดวกต่อการใช้ง่ายต่อการเก็บรักษา และลดความซ้ำซ้อนของงานโดยไม่จำเป็น สร้างเครื่องมือเก็บให้สอดคล้องกับลักษณะของข้อมูลและแหล่งข้อมูล เช่น แบบสำรวจ แบบรายงาน หรือแบบสอบถาม เป็นต้น
1.3 กำหนดระบบการรวบรวม การเก็บรักษา การทำข้อมูลให้เป็นปัจจุบันรวมทั้งการนำเสนอและการใช้ข้อมูล
1.4 นำผลที่ได้จาก ข้อ 1.1 - 1.3 ไปชี้แจงตกลงร่วมกันกับ ครูทั้งโรงเรียน เพื่อให้เกิดความ
เข้าใจและยอมรับร่วมกัน
2. จัดระบบสารสนเทศตามที่ได้ตกลงกันไว้
3. ทดลองใช้ระบบสารสนเทศระยะหนึ่งแล้วปรับปรุงให้เหมาะสมได้ประโยชน์และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4. แต่ละงาน ฝ่าย และผู้บริหารระบุรายการข้อมูลที่ใช้ปฏิบัติงาน และให้บริการตามลำดับความจำเป็นก่อนและหลัง อาจรวบรวมในเวลาที่ต่างกัน แล้วแต่ความสะดวกรวดเร็ว และทันต่อการนำไปใช้ เช่น อาจเก็บข้อมูลเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ภาคการศึกษา ปีการศึกษา หรือปีงบประมาณเป็นต้น และให้สอดคล้องกับกำหนดวันจัดเก็บข้อมูลของสำนักการศึกษา
5. ประสานงานกับผู้พัฒนาโปรแกรมให้มีชุดคำสั่งในการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ (Back up Data) เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
6. จัดทำเอกสาร คู่มือ การใช้งานของโปรแกรมต่างๆ สำหรับให้ศึกษาเพิ่มเติม ได้ตลอดเวลา
7. มีการตรวจสอบข้อมูล คือ มีความเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่เกิดทันต่อการใช้งาน มีความเที่ยงตรง ตามเนื้อหาของสาระสนเทศที่ต้องการ
ด้านบุคลากร
1. ให้ความรู้และเหตุผลที่จำเป็นต้องปรับปรุงระบบสารสนเทศของโรงเรียนแก่บุคลากรในโรงเรียน
2. ให้การฝึกอบรมและพัฒนาครูให้มีความรู้ ความสามารถในการจัดทำข้อมูลสารสนเทศ ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ได้ เรียนรู้วิธีการใช้โปรแกรมต่างๆ เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของตนเอง เพื่อกระจายงาน และมีข้อมูลทันต่อการใช้งาน
3. ผู้รับผิดชอบและประสานงานปรับปรุงระบบสารสนเทศจัดให้อยู่ในรูปคณะกรรมการโดยคัดเลือกจากบุคคลที่เหมาะสม และมีจำนวนมากพอกับปริมาณงานที่ต้องรับผิดชอบ
ด้านทรัพยากรของระบบ
1. จัดให้มีศูนย์สารสนเทศระดับโรงเรียน มีการเชื่อมโยงเป็นเครือข่าย และการสื่อสารข้อมูลสารสนเทศแบบเชื่อมตรงกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก โดยใช้ระดับ Intranet
2. ประสานงานกับผู้ดูแล Website ให้ปรับปรุงการทำงานของโปรแกรม เพื่อให้ผู้กรอกข้อมูลสามารถกรอกข้อมูลแบบ Offline ได้
3. จัดหาอุปกรณ์เสริมให้ครบถ้วนเพื่อความสะดวกในการใช้งาน และจัดหาวัสดุให้เพียงพอต่อการใช้งาน เช่น แผ่นซีดี แผ่นดิสก์ และอื่นๆ
ด้านงบประมาณ
สถานศึกษาต้องจัดสรรงบประมาณสำหรับขยายระบบสารสนเทศและพัฒนานวัตกรรมให้มีสมรรถนะการทำงานที่สูงขึ้น โดยขอจัดสรรงบประมาณจากหน่วยงานต้นสังกัด หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
การจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศเพื่อให้การพัฒนาและดำเนินงานทางการศึกษาให้มีคุณภาพ
ลักษณะของนวัตกรรมหรือสารสนเทศ ควรมีลักษณะดังนี้
1. มีการตรวจสอบความถูกต้อง (Verifiability)
2. มีความถูกต้องแม่นยำ (Accuracy)
3. มีความสมบูรณ์และครอบคลุม (Comprehensiveness) เพียงพอที่จะใช้ตัดสินใจ
4. มีความชัดเจน (Clarity) ไม่ต้องตีความ แต่มีความกะทัดรัดได้ใจความ
5. มีความเกี่ยวข้องตรงต่อความต้องการของผู้ใช้ (Relevance)
6. มีความยืดหยุ่น (Flexibility) ปรับใช้ได้ในหลายสถานการณ์
7. ใช้ได้ง่าย รวดเร็ว (Accessibility)
8. สามารถจัดระบบตั้งแต่การเตรียมข้อมูลนำเข้า การประมวลผลและนำผลรายงานในเวลาที่ทันต่อเหตุการณ์ (Timeliness)(กรมวิชาการ. 2545 : 9)
การจัดการนวัตกรรมและสารสนเทศทางการศึกษามีบทบาทในการพัฒนาการศึกษา คือ
1.ด้านบริหารจัดการศึกษา ช่วยในการจัดเก็บข้อมูลของนักเรียน บุคลากร การบริหารงานทั้ง 4 งาน
ให้เป็นปัจจุบันและประมวลผลให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารโรงเรียนในการวางแผนพัฒนาการจัดการศึกษาให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่อไป
2.ด้านการวิจัย การนำนวัตกรรมการจัดการเรียนการสอนมาใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพการเรียนการสอนเป็นการทำวิจัยที่อยู่ใกล้ตัวครูมากที่สุด เป็นการทำวิจัยปฏิบัติการ (action reserch) ที่ครูลงมือปฏิบัติเพื่อเกิดผลบวกกับนักเรียนเพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางแก้ไขต่อไป นอกจากนั้นโปรแกรมต่างๆก็ยังช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลสำหรับการวิจัยของครูอีกด้วย
3.การเรียนการสอน โดยใช้ CAI,E-learning เป็นการจัดการเรียนการสอนแบบใหม่ที่ตอบสนองความต้องการของผู้เรียนทำให้เรียนสนใจและตื่นเต้นกับบทเรียนนั้น ๆ และเป็นการเรียนรู้ที่เป็นไปตามความพร้อมความสามารถของผู้เรียน
4.ด้านบริการสังคม สารสนเทศที่ใหม่ ทันสมัย เป็นสิ่งที่คอยอำนวยความสะดวกในการนำข้อมูล สถิติด้านต่าง ๆที่มีอยู่มาประยุกต์ใช้บริการสังคมได้อย่างมั่นใจ สามารถนำมาประกอบการให้คำปรึกษาทางวิชาการแก่สังคมได้ด้วย
ทั้งนี้ นวัตกรรมและสารสนเทศจะมีบทบาทมากน้อยเพียงใดนั้นก็ขึ้นอยู่กับผู้ใช้ว่าจะยอมรับนวัตกรรมนั้นๆแค่ไหน ถ้าหากลักษณะของบุคลากรในโรงเรียนยอมรับมาก ก็จะมีบทบาทมาก
แต่ถ้าบุคลากรในโรงเรียนเป็นกลุ่มที่ล้าหลัง ไม่ค่อยยอมรับนวัตกรรมใหม่ ๆ มันก็จะไม่มีบทบาทอะไรเลย
อ้างอิง
สุโขทัยธรรมาธิราช,มหาวิทยาลัย. ประมวลสาระชุดวิชา ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและเทคโนโลยี.
กรุงเทพมหานคร : การบริหารการศึกษา มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช, 2540.
“ความหมายและความสำคัญของนวัตกรรมและสารสนเทศ.”. [ออนไลน์]. เข้าถึงได้จาก:
http://www.itdestination.com/resources/tech/
