“การมอบหมายงาน (Delegation)” (",)

“การมอบหมายงาน (Delegation)”

                        การบริหารงานในความรับผิดชอบให้บรรลุเป้าหมายคงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารคำนึงนึงและใส่ใจอยู่เสมอโดยผู้บริหารบางคนก็มีความมานะทุ่มเททำงานทุกอย่างที่ขวางหน้าแม้กรทั่งงานของลูกน้องก็ตาม  ผู้บริหารบางคนก็ไม่ค่อยจะทำงานที่รับผิดชอบโดยมักจะอ้างว่าใช้ระบบที่เรียกว่า คุณ-นะ-ทำ(พ้องเสียงคำว่า คุณธรรม) กล่าวคือมอบหมายหรือสั่งการให้แต่ลูกน้องทำ เมื่อเปรียบเทียบผู้บริหารทั้งสองประเภทจะเห็นได้ว่ามีความแตกต่างกันอย่างมากในวิธีการบริหารงาน  อาจมีผู้บริหารตั้งคำถามว่าแล้วจะทำอย่างไรละเมื่องานในความรับผิดชอบมันเยอะไปหมดไม่รู้จะทำอะไรก่อนหลัง และที่สำคัญก็ไม่รู้จะมอบให้ใครทำดีเพราะดูเหมือนจะไม่ค่อยจะไว้วางใจไปเสียหมด  วันนี้ผู้เขียนของนำเสนอแนวคิดวิธีการหนึ่งซึ่งสามารถช่วยให้ปัญหาดังกล่าวบรรเทาเบาบางลงบ้างซึ่งไม่ใช่เรื่องใหม่แต่ควรใส่ใจมากขึ้นนั้นคือ การมอบหมายงาน (Delegation)

              การมอบหมายงาน(Delegation) คืออะไร
              คือการกระจายงานในหน้าที่ ความรับผิดชอบ และอำนาจการตัดสินใจภายในขอบเขตที่กำหนด ให้ผู้อื่นไปปฎิบัติ

              ประโยชน์ของการมอบหมายงาน

1.       ทำให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้น  โดยสามารถนำเวลาไปทำกิจกรรมงานอื่นๆได้เช่น การแก้ปัญหางาน  หรือคิดสร้างสรรค์สิงใหม่

2.       เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้ใช้ความรู้ความสามารถในการทำงานซึ่งถือว่า เป็นการพัฒนาทรัพยากรบุคคลทางหนึ่ง

3.       เป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อการเป็นหัวหน้างานใน อนาคตซึ่งอาจถือว่าเป็นการประเมินศักยภาพของเขาไปด้วย

              ข้อพึงพิจารณาในการมอบหมายงาน
              ถึงแม้การมอบหมายงานจะมีประโยชน์แต่ควรคึงนึงถึงปัจจัยบางประการที่สำคัญกับความสำเร็จในงานที่มอบหมาย ได้แก่

• ใครเหมาะสมกับงานที่จะมอบหมายนี้  กล่าวคือต้องใส่ใจและคำนึงว่าควรเลือกคนที่เหมาะสมมารับผิดชอบงานเพื่อประกันความสำเร็จ และลดความเสี่ยง ซึ่งคำที่คุ้นเคยกันคือ Put the right man to the right job นั่นเอง
• งานที่มอบหมายบางงานต้องมีผู้ปฎิบัติร่วมกันหลายคนควรคำนึงถึงหลักการทำงานเป็นทีมกล่าวคือควรพิจารณาคนที่สามารถทำงานร่วมกันได้
• การติดตามและประเมินผลเป็นสิ่งที่สำคัญเพราะเป็นการลดความเสี่ยงหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นหากผู้ที่ได้รับมอบหมายมีความสามารถไม่พอ  ไม่ตั้งใจ  หรือไม่มีความรับผิดชอบ

              ขั้นตอนของการมอบหมายงาน

1.       กำหนดงานและวัตถุประสงค์ในการมอบหมายงาน
งานใดที่จะมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำแทนได้นั้นต้องพิจารณาให้ดีว่างานนั้น
เหมาะสมหรือไม่ ตัวอย่างเช่นงานบางอย่างเกี่ยวข้องกับความลับขององค์การ หรือสิ่งที่เป็นงานเชิงนโยบายที่ต้องอาศัยการตัดสินใจและความรับผิดชอบสูงอย่างยิ่งก็คงไม่อาจมอบหมายได้ แต่งานที่เป็นงานประจำ(Routine) ก็คงมอบหมายได้ อีกทั้งเมื่อเลือกงานแล้ว ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ในการมอบหมายนั้นให้ชัดว่าต้องการให้ลูกน้องได้พัฒาตนเอง หรือเพื่อประเมินศักยภาพเพื่อเครียมความพร้อม

2.       กำหนดขอบเขตหน้าที่และอำนาจตัดสินใจ
ในการทำงานบางงานต้องมีการตัดสินใจเช่นในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเงิน หรือ
กระทบภาพลักษณ์(Image) ขององค์กรหรือหน่วยงาน คงต้องพิจารณาว่าผู้รับมอบหมายงานจะมีอำนาจตัดสินใจได้หรือไม่ หรืออาจต้องมาปรึกาษาหารือกันก่อนที่จะดำเนินการ

3.       พิจารณาบุคคลที่เหมาะสม
สืบเนื่องจากการกำหนดวัตถุประสงค์ซึ่งการเลือกคนที่มารอบผิดชอบงานนั่นคงต้อง
คำนึงว่าถ้าต้องการให้งานนั่นสำเร็จอย่างมีคุณภาพควรเลือกคนที่มีความรู้ความสามารถมีประสบการณ์  ถ้าจะเพื่อพัฒนาลูกน้องก็ต้องดูว่าใครที่ยังไม่มีความสามารถในเรื่องนั่น แต่ถ้าต้องการจะประเมินศักยภาพความพร้อมคงต้องเลือกคนที่มีโอกาสเลื่อนตำแหน่งในอนาคต

4.       ทำความเข้าใจกับผู้รับมอบงาน
สิ่งที่สำคัญยิ่งในการมอบหมายงานคือต้องมีการทำความเข้าใจกับตัวผู้ใต้บังคับบัญชา
ที่เลือกมาแล้วกล่าวคือต้องสอบถามความพร้อม  บอกวัตถุประสงค์ของการมอบหมายงาน และแนะนำวิธีการขั้นตอน พร้อมทั้งให้ผู้ที่จะรับมอบหมายได้เสนอแนวทางการดำเนินการ หรือแผนงานที่จะทำเพื่อเป็นการประกับโอกาสความสำเร็จ

5.       กระตุ้นจูงใจ ให้กำลังใจและสนับสนุน
เมื่อผู้รับมอบงานได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่ทำความเข้าใจกันแล้ว สิ่งที่สำคัญคือต้อง
มีการกระตุ้นให้กำลังใจ และสนับสนุนอุปกรณ์เครื่องมือ ความสะดวก และการชี้แนะหรือให้คำปรึกษา เป็นระยะเพื่อสร้างขวัญกำลังใจ และความสัมพันธ์อันดีอันดี

6.       ติดตามและประเมินผลงาน
ขั้นตอนสุดท้ายของการมอบหมายงานคือต้องติดตามความคืบหน้าระหว่างดำเนินการ
ว่าเป็นไปตามแผนหรือแนวทางที่กำหนดหรือไม่มีปัญหาอุปสรรคอย่างไรซึ่งจะได้มีการแก้ไข ปรับปรุงได้ทันท่วงที่ก่อนความเสียหายเกิดขึ้น และเมื่องานนั้นแล้วเสร็จก็ต้องประเมินคุณค่าว่าดีเพียงใด และควรมีการให้รางวัลเช่นคำชม หรือของรางวัลก็ดี

              การมอบหมายงานเป็นสิ่งที่จะช่วยให้ท่านบริหารได้ทั้งสองสิ่งควบคู่กันกล่าวคือได้ทั้งงาน ที่ท่านไม่ต้องทำเอง และยังได้คนคือลูกน้องที่เก่งขึ้นอีกด้วย ดังนั้นควรถามตนเองว่า “วันนี้เรามอบหมายงานแล้วหรือยัง”

โดย    อำนาจ วัดจินดา       
วิทยากรและที่ปรึกษาด้านการพัฒาทรัพยากรนุษย์และองค์การ mailto:[email protected]

[narawat]

วางคนให้เหมาะสมกับงาน

[อำนวยพร]

แลกเปลี่ยนเรียนรู้คะ

[วีรภัทร ไม้ไหว]

ขอที่มาหน่อยคำกำลังทำวิจัยพอดี