BS 25999 มาตรฐานการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ตอนที่ 2

วงจรชีวิตของการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ

 

นอกจากจะดำเนินการผ่านวงจร PDCA แล้ว ในการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจตามมาตรฐาน BS25999 ยังได้ระบุถึงกระบวนการต่างๆ ของการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ ผ่านวงจรชีวิตของการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ (BCM Lifecycle) ประกอบด้วย

 

 

รูปแสดงวงจรชีวิต (Lifecycle) ของการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ

 

·        การจัดการโปรแกรมการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ (BCM)

·        การทำความเข้าใจในองค์กร

·        การกำหนดกลยุทธ์การบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ

·        การพัฒนา และการดำเนินการแนวทางการตอบสนอง BCM

·        การฝึกปฏิบัติ การดูแลรักษา และการทบทวน

·        การสร้าง BCM ให้เป็นวัฒนธรรมองค์กร

 

การจัดการโปรแกรมการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ (BCM Program management) จะเป็นกระบวนการในการสร้าง และดูแลรักษาขีดความสามารถด้านความต่อเนื่องธุรกิจ (Business continuity capability) ให้เหมาะสมกับขนาดและความซับซ้อนขององค์กร โดยจะประกอบด้วย การกำหนดและมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ การดำเนินการในการรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจ ได้แก่ การสื่อสารไปยังผู้มีส่วนได้เสียขององค์กร การจัดให้มีการฝึกอบรม และการดำเนินการฝึกซ้อมความต่อเนื่องทางธุรกิจ นอกจากนั้น ยังครอบคลุมถึงการจัดให้มีการบริหารงานอย่างต่อเนื่อง โดยการดูแลรักษาแผนการดำเนินงานให้ทันสมัยอยู่เสมอ และการควบคุมระบบเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวกับการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ

 

การทำความเข้าใจในองค์กร (Understanding the organization) จะเป็นกระบวนการในการจัดเตรียมข้อมูลที่แสดงถึงลำดับความสำคัญของผลิตภัณฑ์หรือบริการขององค์กร รวมถึงความเร่งด่วนของกิจกรรมหลักๆ ทั้งนี้ ขั้นตอนหลักๆ ของกระบวนการนี้ จะประกอบด้วย การกำหนดวัตถุประสงค์ ภาระหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้เสีย กิจกรรม และทรัพย์สิน ทรัพยากร นอกจากนั้น ยังรวมถึงขั้นตอนในการประเมินผลกระทบของการหยุดของกิจกรรมต่างๆ การประเมินภัยอันตรายที่มีต่อกิจกรรมหลักๆ และการเชื่อมโยงและการพึงพากันระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอกองค์กร

 

การกำหนดกลยุทธ์การบริหารความต่อเนื่อง (Determine BCM strategy) จะเป็นการคัดเลือกกลยุทธ์ที่องค์กรจะใช้ เพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยแนวทางที่จะใช้ในแต่ละผลิตภัณฑ์หรือบริการ จะต้องมั่นใจได้ถึงความสามารถในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการได้อย่างต่อเนื่อง ในระดับและกรอบเวลาที่เป็นที่ยอมรับ ทั้งนี้ ปัจจัยที่สำคัญในการกำหนดกลยุทธ์ จะขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่ยอมรับได้เมื่อเกิดการหยุดชะงักของกิจกรรมหลักๆ ต้นทุนของการดำเนินการในแต่ละกลยุทธ์ และผลกระทบที่จะเกิดขึ้น   

 

การพัฒนา และการดำเนินการแนวทางการตอบสนอง BCM (Developing and implementing BCM response) จะเป็นการกำหนดกรอบการบริหารงาน และแนวทางในการบริหารความไม่ต่อเนื่อง (Incident management) ความต่อเนื่องธุรกิจ (Business continuity) และแผนการฟื้นฟูธุรกิจ (Business recovery plan) ซึ่งจะอธิบายถึงขั้นตอนที่จะต้องดำเนินการทั้งในระหว่างและภายหลังจากเกิดเหตุการณ์ความไม่ต่อเนื่องขึ้น ทั้งนี้ ขั้นตอนในการพัฒนาและการดำเนินการ จะประกอบด้วยการกำหนดกิจกรรมหลัก การประเมินภัยอันตรายของกิจกรรมหลัก การคัดเลือกกลยุทธ์ที่เหมาะสมเพื่อลดโอกาสและผลกระทบของเหตุการณ์ความไม่ต่อเนื่อง และการคัดเลือกกลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับการสร้างความต่อเนื่อง และการฟื้นฟูสำหรับกิจกรรมหลักๆ

 

การฝึกปฏิบัติ การดูแลรักษา และการทบทวน (Exercising, maintaining and reviewing) จะเป็นกระบวนการในการฝึกปฏิบัติ การดูแลรักษา การทบทวนและการตรวจประเมิน เพื่อให้องค์กรสามารถแสดงให้เห็นถึงความพร้อม และความสมบูรณ์ของการดำเนินการตามกลยุทธ์ รวมถึงการระบุถึงโอกาสในการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่องด้วย

 

การสร้าง BCM ให้เป็นวัฒนธรรมองค์กร (Embedding BCM in the organization’s culture) จะเป็นส่วนที่สำคัญของคุณค่าหลักขององค์กร รวมถึงเป็นการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้เสียถึงความสามารถขององค์กรในการรับมือกับการหยุดชะงักทางธุรกิจในรูปแบบต่างๆ ได้เป็นอย่างดี