ISO 10006 กับการพัฒนาระบบคุณภาพการบริหารโครงการ ตอนที่ 5

กระบวนการที่เกี่ยวเนื่องกัน

 

โครงการจะประกอบด้วยกระบวนการต่างๆ ที่ได้รับวางแผนและมีการเกี่ยวเนื่องกัน โดยการดำเนินการของกระบวนการหนึ่งจะมีผลกระทบกับกระบวนการอื่นๆ ดังนั้นการบริหารโดยรวมของความเกี่ยวเนื่องกันระหว่างกระบวนการในโครงการ ถือเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ รวมถึงจะต้องจัดให้มีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลระหว่างกลุ่มต่างๆ ของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วย

 

กระบวนการที่เกี่ยวเนื่องกัน จะประกอบด้วย

• การเริ่มต้นโครงการ และการจัดทำแผนการบริหารโครงการ
• การบริหารความสัมพันธ์
• การบริหารการเปลี่ยนแปลง และ
• การปิดโครงการ และกระบวนการ

1. การเริ่มต้นโครงการ และการจัดทำแผนการบริหารโครงการ

แผนการบริหารโครงการ จะรวมหรืออ้างอิงถึงแผนคุณภาพโครงการด้วย ซึ่งจะต้องมีการจัดทำขึ้น และมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ ทั้งนี้ระดับของรายละเอียดในแผนการบริหารโครงการจะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ขนาดและความซับซ้อนของโครงการ

 

ในระหว่างการเริ่มต้นโครงการ จะต้องมีการพิจารณาถึงรายละเอียดที่เกี่ยวกับโครงการในอดีตที่เกี่ยวข้อง จากเจ้าของโครงการ และมีการสื่อสารไปยังองค์กรที่ทำหน้าที่ในการบริหารโครงการ ซึ่งจะช่วยให้เกิดการเพิ่มประสบการณ์ในการเรียนรู้จากโครงการที่ผ่านมา

 

แผนการบริหารโครงการ จะต้อง

1.       อ้างอิงถึงข้อกำหนดในเอกสารของลูกค้า และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยมีการจัดทำเป็นเอกสารแสดงถึงข้อมูลต่างๆ ที่เป็นแหล่งที่มาของแต่ละข้อกำหนด และสามารถสอบกลับได้

2.       ระบุกระบวนการของโครงการ และเป้าหมายของแต่ละกระบวนการ

3.       ระบุถึงการเชื่อมโยงขององค์กรในโครงการ และเส้นทางการรายงานกับส่วนงานต่างๆ ของเจ้าของโครงการ รวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่งานต่างๆ ของผู้บริหารโครงการ

4.       จัดทำเป็นแผนบูรณาการ ที่เกิดจากการวางแผนงานในกระบวนการต่างๆ ของโครงการ ซึ่งประกอบด้วย

·         แผนคุณภาพ

·         โครงสร้างในการแบ่งการทำงาน

·         ตารางการปฏิบัติงานโครงการ

·         งบประมาณโครงการ

·         แผนการสื่อสาร

·         แผนการบริหารความเสี่ยง

·         แผนการจัดซื้อ

      5.       ระบุถึงคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ รวมถึงแนวทางในการวัด และประเมินผล

6.       จัดให้มีแนวทางในการวัดและควบคุมความก้าวหน้าของการดำเนินงาน เพื่อทำการวางแผนสำหรับงานในส่วนที่เหลืออยู่ ในส่วนของแผนการทบทวน และประเมินความก้าวหน้าจะต้องมีการจัดเตรียม และกำหนดตารางเวลาในการดำเนินการไว้อย่างชัดเจนด้วย

7.       กำหนดดัชนีวัดผลการดำเนิงาน และแนวทางในการวัด รวมถึงจัดให้มีการประเมินอย่างต่อเนื่อง เพื่อที่จะสามารถติดตามความก้าวหน้าของโครงการ โดยการประเมินจะต้องสามารถนำไปสู่การปฏิบัติการแก้ไข และการป้องกัน รวมถึงการยืนยันถึงความเหมาะสมของวัตถุประสงค์โครงการยังถูกต้องภายใต้สภาพแวดล้อมโครงการที่เปลี่ยนแปลงไป

8.       จัดเตรียมสำหรับการทบทวนโครงการตามที่กำหนดไว้ในข้อสัญญา เพื่อให้มั่นใจถึงความสอดคล้องสมบูรณ์ตามข้อกำหนดของสัญญา

9.       ได้รับการทบทวนถึงความเหมาะสมเป็นระยะๆ รวมถึงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้น

 

ทั้งนี้จะต้องมีการจัดทำแผนคุณภาพโครงการไว้เป็นเอกสารอย่างชัดเจน โดยจะต้องมีการเชื่อมโยงระหว่างแผนคุณภาพ เข้ากับส่วนต่างๆ ของระบบบริหารคุณภาพของเจ้าของโครงการ ในบางกรณีผู้บริหารโครงการอาจจะต้องมีการขอปรับเปลี่ยนระบบบริหารคุณภาพและวิธีการปฏิบัติงานของเจ้าของโครงการ เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงกันได้

 

นอกจากนั้น จะต้องมีการจัดทำแนวปฏิบัติสำหรับการบริหารคุณภาพ เช่น แนวทางการจัดทำเป็นเอกสาร (Documentation) การยืนยันความถูกต้อง (Verification) การสอบกลับได้ (Traceability) การทบทวน (Review) และการตรวจประเมิน (Audit) มาใช้ทั่วทั้งโครงการ

 

2. การบริหารความสัมพันธ์

ในส่วนของความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการจะต้องได้รับการจัดการเป็นอย่างดี โดยจะประกอบด้วย

• การจัดทำวิธีการปฏิบัติงานในการบริหารความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ
• การจัดให้มีการประชุมระหว่างหน้าที่งาน (Inter-functional) ในโครงการ
• การแก้ไขในประเด็นต่างๆ เช่น ความขัดแย้งในหน้าที่รับผิดชอบ หรือมีการเปลี่ยนแปลงของความเสี่ยงเกิดขึ้น
• การวัดผลการดำเนินงานโครงการ โดยการใช้เทคนิค เช่น Earned value analysis ซึ่งเป็นเทคนิคสำหรับการติดตามผลการดำเนินงานโครงการ เทียบกับงบประมาณที่ได้กำหนดไว้
• การประเมินความก้าวหน้า เพื่อพิจารณาสถานะของโครงการ และวางแผนสำหรับงานในส่วนที่เหลือ

3. การบริหารการเปลี่ยนแปลง

การบริหารการเปลี่ยนแปลง จะครอบคลุมถึงการกำหนด การประเมิน การให้อำนาจ การจัดทำเอกสาร การนำไปปฏิบัติ และการควบคุมการเปลี่ยนแปลง ซึ่งก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะได้รับการอนุมัติให้ดำเนินการ จะต้องมีการวิเคราะห์ถึงความตั้งใจ ขอบเขต และผลกระทบของการเปลียนแปลงนั้นๆ เสียก่อน ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อวัตถุประสงค์ของโครงการ จะต้องได้รับการเห็นชอบจากลูกค้า และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย

 

การบริหารการเปลี่ยนแปลง จะต้องพิจารณาถึง

• การดำเนินการในการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการ วัตถุประสงค์โครงการ และแผนการบริหารโครงการ
• การประสานงานการเปลี่ยนแปลงระหว่างกระบวนการต่างๆของโครงการที่เชื่อมโยงกัน และทำการแก้ไขข้อขัดแย้งต่างๆ ที่เกิดขึ้น
• วิธีการปฏิบัติงานสำหรับการเปลี่ยนแปลงระบบเอกสาร
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อบุคลากร

การเปลี่ยนแปลงอาจจะส่งผลกระทบในทางลบกับโครงการ โดยสาเหตุหลักของผลกระทบในทางลบจะต้องได้รับการวิเคราะห์ และผลการวิเคราะห์ที่ได้จะถูกนำมาใช้ในการดำเนินการป้องกัน และปรับปรุงกระบวนการในโครงการต่อไป

 

ลักษณะของการบริหารการเปลี่ยนแปลง คือการบริหารการปรับแต่งระบบ (Configuration management) ในการบริหารโครงการ โดยจะต้องมีการอ้างอิงถึงองค์ประกอบต่างๆ ของผลิตภัณฑ์กระบวนการ ซึ่งอาจจะรวมไปถึงรายการที่ทำการส่งมอบ และ รายการที่ไม่ได้มีการส่งมอบ เช่น เครื่องมือทดสอบ หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการติดตั้ง

 

4. การปิดกระบวนการและโครงการ

ในการปิดโครงการและกระบวนการ จะต้องมีการกำหนดไว้ตั้งแต่ข่วงเริ่มต้นของโครงการ และรวมอยู่ในแผนการบริหารโครงการ เมื่อทำการวางแผนการปิดกระบวนการและโครงการ ควรจะมีการนำประสบการณ์ที่ได้จากการปิดโครงการและกระบวนการในโครงการที่ผ่านมา มาใช้ในการพิจารณาด้วย

 

ในช่วงระหว่างวงจรชีวิตของโครงการ กระบวนการที่เสร็จสิ้นสมบูรณ์จะได้รับการปิดตามแผนที่กำหนดไว้ และเมื่อกระบวนการได้ถูกปิดแล้ว บันทึกทั้งหมดจะต้องมีการจัดทำให้เสร็จสมบูรณ์ และถูกแจกจ่ายภายในโครงการ รวมถึงแจกจ่ายไปยังเจ้าของโครงการ และมีการจัดเก็บตามระยะเวลาที่กำหนดไว้

 

โครงการจะต้องทำการปิดตามแผนที่กำหนด อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีอาจจำเป็นที่จะต้องปิดโครงการก่อนหรือหลังจากแผนที่ได้วางไว้ ซึ่งเกิดจากเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ ทั้งนี้การปิดโครงการ จะต้องมีการทบทวนโครงการได้มีการดำเนินการจนเสร็จสิ้นสมบูรณ์ โดยพิจารณาจากบันทึกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงการประเมินความก้าวหน้าของโครงการ และข้อมูลที่ได้รับจากส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนั้น จะต้องมีการจัดทำรายงานผลการทบทวนอย่างเหมาะสม รายงานประสบการณ์ที่มีประโยชน์สามารถนำไปปรับใช้กับโครงการอื่นๆ และนำไปปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อไป

 

ในการปิดโครงการ จะต้องมีการส่งมอบ (Handover) โครงการอย่างเป็นทางการให้กับลูกค้า ทั้งนี้การปิดโครงการจะไม่สมบูรณ์จนกว่าลูกค้าจะให้การยอมรับผลิตภัณฑ์โครงการอย่างเป็นทางการ รวมถึงการปิดโครงการ จะต้องมีการสื่อสารไปยังส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย