ISO 10006 กับการพัฒนาระบบคุณภาพการบริหารโครงการ ตอนที่ 4

กระบวนการเกี่ยวกับทรัพยากร  

 

กระบวนการที่เกี่ยวกับทรัพยากร จะมีเป้าหมายในการวางแผนและการควบคุมทรัพยากร ซึ่งจะช่วยในการระบุปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นเกี่ยวกับทรัพยากร ตัวอย่างของทรัพยากรที่จะต้องได้รับจัดการ ได้แก่ เครื่องมือ เครื่องจักร สิ่งอำนวยความสะดวก การเงิน สารสนเทศ วัสดุ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ บุคลากร การบริการและพื้นที่ปฏิบัติงาน

 

กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากร จะประกอบด้วย

• การวางแผนทรัพยากร
• การควบคุมทรัพยากร

1. การวางแผนทรัพยากร

ในการวางแผนทรัพยากรจะต้องทำการถึงระบุทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ รวมถึงการดำเนินการให้สอดคล้องตามตารางการปฏิบัติงานของโครงการ ทั้งนี้การวางแผนจะต้องระบุถึงแนวทาง และแหล่งที่มาของการสรรหาและการจัดสรรทรัพยากร รวมถึงการดำเนินการจัดการกับทรัพยากรส่วนเกินที่เหลือด้วย

 

สิ่งที่นำมาใช้ในการวางแผนทรัพยากรจะต้องได้รับการทวนสอบถึงความถูกต้อง รวมทั้งมีการประเมินถึงความเหมาะสม ความสามารถและผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่ทำหน้าที่ในการสรรหาทรัพยากร โดยแผนการจัดการทรัพยากร จะประกอบด้วย การประมาณการ การจัดสรร ข้อจำกัด และสมมติฐานที่ใช้ โดยจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสาร และนำไปรวมไว้ในแผนการบริหารโครงการด้วย

 

นอกจากนั้น จะต้องมีการพิจารณาถึงข้อจำกัดต่างๆ ของทรัยพากรด้วย  ตัวอย่างของข้อจำกัด ได้แก่ ความพร้อมใช้งาน ความปลอดภัย ข้อควรระวังทางด้านวัฒนธรรม ข้อตกลงระหว่างประเทศ ข้อตกลงทางด้านแรงงาน กฏระเบียบข้อบังคับ เงินทุน และผลกระทบของโครงการที่มีต่อสิ่งแวดล้อม

 

2. การควบคุมทรัพยากร

องค์กรจะต้องมีการทบทวนถึงความเพียงพอของทรัพยากร ในการตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ของโครงการ โดยช่วงเวลาในการทบทวน และความถี่ของการรวบรวมข้อมูล รวมถึงการคาดการณ์ถึงความต้องการทรัพยากร จะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารไว้ในแผนการบริหารโครงการด้วย

 

ในกรณีที่พบสิ่งที่แตกต่างไปจากแผนการจัดการทรัพยากร จะต้องได้รับการระบุ วิเคราะห์ ดำเนินการ และบันทึกไว้ โดยการเปลี่ยนแปลงทางทรัพยากรที่มีผลกระทบต่อวัตถุประสงค์โครงการ จะต้องได้รับความเห็นชอบจากลูกค้า และส่วนงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องด้วยก่อนที่จะนำไปดำเนินการ รวมถึงเมื่อมีการปรับปรุงรูปแบบการพยากรณ์ทรัพยากรที่ต้องการใหม่ จะต้องมีการประสานงานกับกระบวนการอื่นๆ ในโครงการด้วย นอกจากนั้น สาเหตุหลักที่ทำให้เกิดการขาดแคลนทรัพยากรหรือมีทรัพยากรมากเกินไป จะต้องได้รับการระบุ บันทึก และใช้เป็นส่วนหนึ่งของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อไป

 

 

กระบวนการเกี่ยวกับบุคลากร

 

ปัจจัยหนึ่งที่สำคัญต่อคุณภาพและความสำเร็จของโครงการ จะขึ้นอยู่กับบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ดังนั้นจะต้องมีการให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับกระบวนการที่เกี่ยวกับบุคลากรในโครงการ โดยกระบวนการต่างๆ เหล่านี้จะมีเป้าหมายในการสร้างสภาพแวดล้อม ที่บุคลากรจะสามารถมีส่วนร่วมต่อโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

 

กระบวนการที่เกี่ยวกับบุคลากร จะประกอบด้วย

• การกำหนดโครงสร้างขององค์กรบริหารโครงการ
• การจัดสรรบุคลากร
• การพัฒนาทีมงาน

1. การกำหนดโครงสร้างขององค์กรบริหารโครงการ

โครงสร้างองค์กรของโครงการ จะถูกจัดทำขึ้นให้สอดคล้องกับข้อกำหนดและนโยบายขององค์กรเจ้าของโครงการ รวมถึงสภาพแวดล้อมของโครงการ โดยจะมีการนำประสบการณ์ที่ได้จากโครงการอื่นในอดีตมาใช้ในการเลือกโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมสำหรับโครงการ

 

โครงสร้างองค์กรของโครงการ จะต้องได้รับการออกแบบ เพื่อให้เกิดการสื่อสาร และการประสานงานกันอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ระหว่างส่วนงานต่างๆ ในโครงการ ทั้งนี้ผู้จัดการโครงการ จะต้องมั่นใจได้ว่าโครงสร้างองค์กรของโครงการมีความเหมาะสมกับขอบเขตของโครงการ ขนาดของทีมงาน สภาพแวดล้อม และกระบวนการจ้างงาน โดยรูปแบบของโครงสร้างที่ได้อาจจะเป็นแบบหน้าที่งาน (Functional) หรือเป็นแบบเมตริกซ์ ส่วนการแบ่งอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบภายในโครงสร้างองค์กร จะต้องสอดคล้องกันกับหน้าที่และความรับผิดชอบในองค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการด้วย

 

นอกจากนั้น จะต้องมีการกำหนดรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการ กับ ลูกค้า และหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงบทบาทหน้าที่ขององค์กรที่เป็นเจ้าของโครงการ ที่ทำหน้าที่ให้การสนับสนุนต่อโครงการ (โดยเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวกับกับการเฝ้าติดตามโครงการ เช่น ตารางการดำเนินโครงการ คุณภาพ และต้นทุน) และ โครงการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องภายในเจ้าของโครงการเดียวกัน

 

คำอธิบายเกี่ยวกับงานหรือบทบาทหน้าที่งาน (Job description) รวมถึงการมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ จะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างชัดเจนด้วย รวมถึงจะต้องมีการกำหนดผู้รับผิดชอบงาน ในการดูแลระบบบริหารคุณภาพของโครงการด้วย 

 

การทบทวนโครงสร้างองค์กรของโครงการ จะต้องได้รับการวางแผน และดำเนินการเป็นระยะๆ  เพื่อประเมินถึงความเหมาะสมและความเพียงพออย่างต่อเนื่องด้วย

 

2. การจัดสรรบุคลากร

คุณสมบัติที่สำคัญของบุคลากร ทั้งในด้านการศึกษา การฝึกอบรม ทักษะและประสบการณ์ จะถูกนำมาใช้ในการพิจารณาเพื่อคัดเลือกบุคลากรเข้าร่วมในโครงการ ผู้บริหารขององค์กรจะต้องจัดสรรเวลาอย่างเพียงพอสำหรับการสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถตรงตามความต้องการที่กำหนด ซึ่งการคัดเลือกจะพิจารณาจากงานหรือบทบาทที่จะต้องรับผิดชอบ โดยจะต้องคำนึงถึงความสามารถและการอ้างอิงถึงประสบการณ์ในอดีตด้วย  ทั้งนี้จะต้องมีการกำหนดเกณฑ์ที่นำมาใช้ในการคัดเลือก และนำมาใช้ในบุคลากรทุกระดับ ในส่วนของการคัดเลือกผู้จัดการโครงการ จะต้องพิจารณาทักษะด้านการเป็นผู้นำด้วย

 

ผู้จัดการโครงการจะต้องมีส่วนร่วมในการคัดเลือกบุคลากรในแต่ละตำแหน่งของโครงการ รวมถึงจะต้องมีการกำหนดผู้รับผิดชอบในการจัดทำ นำไปปฏิบัติ และดูแลรักษาระบบบริหารคุณภาพของโครงการ

 

เมื่อมีการกำหนดสมาชิกของทีมงานโครงการแล้ว จะต้องมีการพิจารณาถึงความสนใจของสมาชิกแต่ละคน ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล จุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละคนด้วย ทั้งนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวกับคุณลักษณะส่วนบุคคล รวมถึงประสบการณ์ จะช่วยอย่างมากในการแลกเปลี่ยนความรับผิดชอบระหว่างบุคลากรในโครงการ

 

การมอบหมายบุคลากรสำหรับงานพิเศษ หรือหน้าที่พิเศษ จะต้องได้รับการยืนยันและสื่อสารไปยังทุกๆ ส่วนที่เกี่ยวข้อง โดยจะต้องมีการเฝ้าติดตามผลการดำเนินงานโดยรวม รวมถึงความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของบุคลากรในงานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อยืนยันถึงความเหมาะสมของการมอบหมายงาน จากผลการติดตามที่ได้ จะนำไปสู่การกำหนดมาตรการดำเนินการอย่างเหมาะสม เช่น การอบรมซ้ำ หรือ การยกย่องต่อความสำเร็จที่เกิดขึ้น

 

การเปลี่ยนแปลงบุคลากรในองค์กรที่บริหารโครการ จะต้องมีการสื่อสารไปยังลูกค้า และส่วนงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ โดยเฉพาะในกรณีที่การเปลี่ยนแปลงนั้นส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์โครงการ

 

3. การพัฒนาทีมงาน

การที่ทีมงานจะสามารถสร้างผลการดำเนินงานที่มีประสิทธิผลได้นั้น จะขึ้นอยู่กับความสามารถ แรงจูงใจ และความตั้งใจที่จะร่วมมือกันของสมาชิกในทีม ซึ่งสมาชิกในทีมจะต้องเข้าร่วมในแผนการพัฒนาทีมงาน โดยจะต้องได้รับการฝึกอบรม และสร้างให้เกิดการรับรู้ รวมถึงความตระหนักถึงความสำคัญของบทบาทในการดำเนินงานของแต่ละคนที่มีต่อโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการ

 

การทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิผล จะต้องได้รับการยกย่อง ยอมรับ รวมถึงในบางกรณีอาจจะมีการให้รางวัล โดยผู้บริหารในองค์กรที่ทำหน้าที่บริหารโครงการจะต้องมั่นใจได้ว่าได้มีการดูแลสภาพแวดล้อมในการทำงานเป็นอย่างดี มีการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน รวมถึงการสร้างความเชื่อมั่นและการเคารพระหว่างกันในทีม นอกจากนั้นยังต้องส่งเสริมให้เกิดการตัดสินใจบนพื้นฐานของการเห็นพ้องร่วมกัน กลไกการแก้ไขความขัดแย้งอย่างมีประสิทธิผล การสื่อสารที่ชัดเจน การเปิดกว้าง และความมุ่งมั่นร่วมกันในการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า