ISO 10006 กับการพัฒนาระบบคุณภาพการบริหารโครงการ ตอนที่ 2

กระบวนการบริหารโครงการ

ในการบริหารโครงการ จะประกอบด้วยขั้นตอนในการวางแผน การจัดองค์กร การเฝ้าติดตาม การควบคุม การรายงาน และการดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นตามความจำเป็นในทุกๆ กระบวนการของโครงการ เพื่อให้ได้ตามเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้ โดยกระบวนการของโครงการ จะหมายถึงกระบวนการที่จำเป็นสำหรับการบริหารโครงการ รวมถึงกระบวนการที่จำเป็นเพื่อทำให้เกิดผลิตภัณฑ์ ทั้งนี้กระบวนการต่างๆ ที่ระบุไว้ในมาตรฐานนี้ ไม่จำเป็นจะต้องมีทุกๆ กระบวนการในแต่ละโครงการ โดยอาจจะมีการเพิ่มหรือลดในบางกระบวนการตามความจำเป็น

 

ในข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 10006 ได้มีการจัดเป็นกลุ่มของกระบวนการ ตัวอย่างเช่น กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเวลาจะนำมารวมเป็นกลุ่มเดียวกัน ซึ่งในมาตรฐานนี้ได้มีการจัดกลุ่มกระบวนการไว้ทั้งหมด 11 กลุ่ม ประกอบด้วย

 

1.กระบวนการเชิงกลยุทธ์ เป็นกระบวนการในการกำหนดทิศทาง รวมถึงการวางแผนสำหรับการจัดทำ และการนำไปปฏิบัติสำหรับระบบบริหารคุณภาพ โดยการนำหลักการพื้นฐานของระบบบริหารคุณภาพมาประยุกต์ใช้

 

2. กระบวนการที่เกี่ยวกับทรัพยากร จะประกอบด้วย 2 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การวางแผนทรัพยากร เป็นการกำหนด การประมาณการณ์ การจัดทำตารางเวลา และการจัดสรรทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการทั้งหมด
• การควบคุมทรัพยากร เป็นการเปรียบเทียบการใช้งานจริงกับแผนการจัดการทรัพยากร และดำเนินการตามความจำเป็น

3. กระบวนการที่เกี่ยวกับบุคลากร จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การกำหนดโครงสร้างองค์กรของโครงการ เป็นการกำหนดโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสมกับความต้องการของโครงการ รวมถึงการกำหนดบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบในโครงการด้วย
• การจัดสรรบุคลากร เป็นการคัดเลือกและมอบหมายบุคลากรอย่างเพียงพอ ด้วยความสามารถที่เหมาะสม ตรงตามความต้องการของโครงการ
• การพัฒนาทีมงาน เป็นการพัฒนาทักษะและความสามารถของทั้งทีมงาน และแต่ละบุคคล เพื่อพัฒนาผลการดำเนินงานของโครงการ

4. กระบวนการที่เกี่ยวข้องกัน จะประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย ได้แก่

·         การเริ่มต้นโครงการ และการพัฒนาแผนการบริหารโครงการ เป็นการประเมินความต้องการลูกค้า และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อจัดเตรียมแผนการบริหารโครงการ และเริ่มต้นกระบวนการอื่นๆ

·         การบริหารความสัมพันธ์ เป็นการจัดการความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ภายในโครงการ

·         การบริหารการเปลี่ยนแปลง เป็นการคาดการณ์ถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น และดำเนินการจัดการต่อการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อกระบวนการต่างๆ  

·         การปิดโครงการและกระบวนการ เป็นการดำเนินการปิดโครงการ และการรับข้อมูลป้อนกลับต่างๆ ที่เกิดขึ้น

 

5. กระบวนการที่เกี่ยวกับขอบเขตโครงการ จะประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การพัฒนาแนวความคิด (Concept) เป็นการกำหนดกรอบความคิดของโครงการ รวมถึงสิ่งที่จะต้องทำ
• การพัฒนาและควบคุมขอบเขต (Scope) โครงการ เป็นการจัดทำเอกสารที่ระบุคุณลักษณะ (Characteristics) ของผลิตภัณฑ์ของโครงการ ในรูปแบบที่สามารถวัดและควบคุมได้
• การกำหนดกิจกรรม เป็นการกำหนดและจัดทำเป็นเอกสาร ที่ระบุขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้ได้ตามวัตถุประสงค์โครงการ และ
• การควบคุมกิจกรรม เป็นการควบคุมการทำงานของกิจกรรมในโครงการ

6. กระบวนการที่เกี่ยวกับเวลา จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การวางแผนความเกี่ยวข้องกันของกิจกรรม เป็นการระบุความสัมพันธ์ภายในและทิศทางของความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ในโครงการ
• การจัดทำตารางเวลาการปฏิบัติงาน โดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ทางด้านเวลาของโครงการ ความสัมพันธ์ของกิจกรรม และระยะเวลาดำเนินการ นำมาใช้เป็นกรอบสำหรับการพัฒนาตารางเวลาการปฏิบัติงาน และรายละเอียดในการทำงาน
• การควบคุมตารางเวลาการปฏิบัติงาน เป็นการควบคุมกิจกรรมต่างๆ ของโครงการ เพื่อให้สอดคล้องตามตารางเวลาการปฏิบัติงานที่ได้กำหนดไว้ รวมถึงการดำเนินการตามความเหมาะสม เพื่อแก้ไขปัญหาการล่าช้าของการดำเนินงานจากแผนงานที่ได้วางไว้

7. กระบวนการที่เกี่ยวกับต้นทุน จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การประมาณการณ์ต้นทุน เป็นการจัดทำประมาณการณ์ต้นทุน สำหรับโครงการ
• การจัดทำงบประมาณ โดยจะเป็นการใช้ผลที่ได้จากการประมาณการณ์ต้นทุนเพื่อนำมาจัดทำงบประมาณของโครงการ
• การควบคุมต้นทุน เป็นการควบคุมต้นทุน และความผันแปรต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากงบประมาณโครงการ

8. กระบวนการที่เกี่ยวกับการสื่อสาร จะประกอบด้วย 3 กระบวนการย่อย ได้แก่

• การวางแผนการสื่อสาร เป็นการวางแผนระบบสารสนเทศ และการสื่อสารสำหรับโครงการ
• การจัดการสารสนเทศ เป็นการดำเนินการเพื่อให้มีข้อมูลสารสนเทศพร้อมสำหรับสมาชิกขององค์กรบริหารโครงการ และส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
• การควบคุมการสื่อสาร เป็นการควบคุมกระบวนการสื่อสารให้สอดคล้องกับระบบการสื่อสารที่ได้วางแผนไว้

9. กระบวนการที่เกี่ยวกับความเสี่ยง จะประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย ประกอบด้วย

• การระบุความเสี่ยง เป็นการพิจารณาถึงความเสี่ยงของโครงการ
• การประเมินความเสี่ยง เป็นการประเมินโอกาสในการเกิดขึ้นของความเสี่ยง และผลกระทบของความเสี่ยงที่มีต่อโครงการ
• การจัดการความเสี่ยง เป็นการจัดทำแผนในการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้น
• การควบคุมความเสี่ยง เป็นการดำเนินการ และปรับปรุงแผนการจัดการความเสี่ยงให้ทันสมัยเสมอ

10. กระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ จะประกอบด้วย 5 กระบวนการย่อย ประกอบด้วย

• การวางแผนและการควบคุมการจัดซื้อ เป็นการกำหนดและควบคุมสิ่งที่ทำการจัดซื้อ รวมถึงช่วงเวลาในการจัดซื้อ
• เอกสารข้อกำหนดในการจัดซื้อ เป็นการดำเนินการเพื่อให้สอดคล้องกับเงื่อนไขทางการค้า และข้อกำหนดทางเทคนิค
• การประเมินผู้ส่งมอบ เป็นการประเมินและพิจารณาถึงสิ่งที่ผู้ส่งมอบหรือผู้รับจ้างช่วงได้ส่งมอบให้
• การทำสัญญา เป็นการจัดทำข้อเสนอ การประเมินข้อเสนอ การเจรจาต่อรอง การจัดเตรียม และการกำหนดผู้รับจ้างช่วง
• การควบคุมข้อสัญญา เป็นการดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่าผลการดำเนินงานของผู้รับจ้างช่วงตรงตามข้อกำหนดในสัญญา

11. กระบวนการที่เกี่ยวกับการปรับปรุง จะประกอบด้วย 2 กระบวนการย่อย ประกอบด้วย

• การวัด และการวิเคราะห์ เป็นการกำหนดแนวทางในการวัด การจัดเก็บข้อมูล และการยืนยันความถูกต้องของข้อมูล เพื่อทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องต่อไป  
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ประกอบด้วย การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยองค์กรเจ้าของโครงการ และ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยองค์กรผู้บริหารโครงการ

(อ่านต่อตอนถัดไป)