การให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน

 

การให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน    
(Power  to  the  People)

Seth  Silver*        แปลโดย วันทนา เมืองจันทร์

การให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงานนั้น ผู้เขียนเชื่อว่าไม่ได้เป็นเรื่องของความนิยมชั่วครู่  ชั่วยามแต่เป็นวิธีการที่เป็นความพยายามอย่างแท้จริงของผู้บริหารในการปรับปรุงการปฏิบัติงานซึ่งวิธีการนี้มักจะถูกลืมอยู่เนื่องๆ  ผู้เขียนมีความเชื่อว่า  ความปรารถนาของบุคลากรผู้ปฏิบัติงานนั้น อยากจะได้รับอำนาจที่ได้รับมาจากการมอบหมายของผู้บริหารตลอดไป และองค์การต่าง  ๆ  ที่ไม่ใส่ใจในความคิดนี้ก็ค่อนข้างจะมีความเสี่ยงสูง            ต่อการพัฒนาองค์การให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

                 การให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน  (Power  to  the  People)  ตามความหมายที่ได้มาจากผลการวิจัยนั้น  เป็นที่เข้าใจว่ามีความหมายเป็นสองนัยเปรียบเสมือนเหรียญที่มีสองด้าน  ด้านหนึ่งเป็นด้านของผู้บริหาร  ซึ่งเป็นฝ่ายให้อำนาจหรือมอบอำนาจให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน  โดยมอบให้ทั้งอำนาจในการที่จะตัดสินใจในงานตามหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่และให้โอกาสที่จะได้รับรู้ข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศที่ควรจะต้องรู้  ตลอดจนอำนาจที่จะสามารถใช้ทรัพยากรต่าง ๆ (Input)   เพื่อนำมาใช้ในการทำงานให้สำเร็จตามที่ต้องการ  ส่วนความหมายอีกนัยหนึ่งนั้น  จะหมายถึง  การที่บุคลากรผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนมีความรู้สึกรับรู้ถึงอำนาจที่ได้รับ  ซึ่งเป็นอำนาจที่จะสามารถตัดสินใจในงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ได้

                 แน่นอนว่าความหมายของทั้งสองนัยนั้นจะต้องมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน    จากผลการวิจัย  พบว่า  ถ้าผู้บริหารให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน  เพื่อจะได้มีโอกาสทำงานโดยอิสระ  มีโอกาสใช้ทรัพยากรตามที่ต้องการได้ตามความจำเป็นมีโอกาสได้รับรู้ข้อมูล  ข่าวสาร  และสารสนเทศที่เหมาะสมกับความสำคัญของงาน      และสามารถตัดสินใจในงานที่รับผิดชอบได้  ถ้าเป็นเช่นนี้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานก็จะรู้สึกว่า  งานที่ตนทำอยู่มีความหมาย  มีความสำคัญและผลกระทบที่จะตามมาก็คือ  ทำให้เขามีขวัญและกำลังใจ  และมีความเชื่อมั่นในตนเองเพิ่มขึ้น  และในที่สุดเขาก็จะสามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเอง

                 จากผลการวิจัยได้แสดงให้เห็นว่า  ผลลัพธ์ของการให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงานจะทำให้เกิดการปรับปรุงงานเพิ่มขึ้นอย่างมากในด้านต่าง  ๆ  ต่อไปนี้  ได้แก่  (1)  ด้านการนำนวัตกรรมมาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อเพิ่มผลผลิต  (2)  ด้านการพัฒนาคุณภาพงาน  (3)  ด้านการให้บริการเพื่อให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ  (4)  ด้านการพยายามหาทางลดค่าใช้จ่ายลง  และ  (5)  จะทำให้บุคลากรที่ได้รับมอบอำนาจมีขวัญ  และกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้น

                 ดังนั้น  คำถามที่ว่า  “ทำไมการให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงานจึงไม่ใช่เรื่องที่เป็นที่นิยมชั่วครู่  ชั่วยาม  ?  คำตอบที่เห็นชัด  ๆ   อยู่แล้วก็คือ  ประการแรก  บุคลากรผู้ปฏิบัติงานจะมีความปรารถนาในสิทธิที่จะสามารถควบคุมสิ่งที่จะบังเกิดขึ้นกับงานของเขา  ดังนั้นการได้รับอำนาจจึงหมายถึง  การที่ผู้ปฏิบัติงานจะสามารถควบคุมงานที่เขาทำอยู่    สามารถใช้วิจารณญาณของตนตัดสินใจ  โดยไม่ต้องถูกสั่งอยู่ตลอดเวลา  ว่าจะต้องทำอะไร  และทำอย่างไรในงานของตน  ดังนั้น  การได้รับอำนาจในงานที่ทำจึงเกิดผลดีในทางจิตวิทยา  เพราะจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถควบคุมตนเองและปกครองตนเองได้  ประการที่สอง    ผู้ปฏิบัติงานในวัยหนุ่มสาวมักจะคาดหวังว่าเขาจะได้รับมอบอำนาจในงานที่ตนทำเพราะคนวัยนี้จะมีทัศนคติต่องานที่ตนทำในแง่ดี   และหวังว่าเขาจะได้รับการยอมรับ  ได้รับเกียรติ  และเขาก็พร้อมที่จะทำงานอย่างเสียสละ  แต่ทว่า  เมื่อใดก็ตามที่เขารู้ตัวว่าไม่มีค่าควรแก่งาน  เพราะไม่ได้รับการมอบอำนาจ  เขาก็จะทิ้งงานไปโดยไม่ไยดี  ดังนั้น  แม้ในท่ามกลางภาวะเศรษฐกิจขาลงเช่นนี้  การลาออกจากงานกลางคันของแรงงานวัยหนุ่มสาว  จึงมีอัตราการลาออกที่สูงอยู่

                 ประการสุดท้าย  ผู้บริหารที่ฉลาดย่อมรู้ดีว่า  การให้อำนาจกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน  จะทำให้ผลการปฏิบัติงานสูงขึ้น  ถ้าให้อำนาจกับผู้ปฏิบัติงานที่มีความรับผิดชอบสูง  มีศักยภาพและมีวินัยในตนเอง  ก็ย่อมจะทำให้เกิดผลดีกับงาน  ข้อเท็จจริงนี้มักจะพบได้จากองค์การที่มีการรีเอ็นจิเนียริ่ง  หน่วยงานหรือองค์การที่นำระบบ     TQM  (Total  Quality  Management)  มาใช้ในการปฏิบัติงาน

                 ดังนั้น   องค์การที่ต้องการให้มีผลการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นจึงควรพิจารณานโยบาย  การให้อำนาจแก่บุคลากรผู้ปฏิบัติงานที่มีความรับผิดชอบสูง  มีศักยภาพ  และมีวินัยในตนเองตามความเหมาะสม

                 ต่อไปนี้เป็นข้อเสนอแนะในการให้อำนาจแก่บุคลากรผู้ปฏิบัติงานตามความหมายทั้งสองนัยของการให้อำนาจแก่บุคลากรผู้ปฏิบัติงานซึ่งได้แก่

                 1.  ควรให้บุคลากรทุกระดับได้รับรู้ข่าวสารและรับรู้ข้อมูลสารสนเทศขององค์การให้มากที่สุดเท่าที่ควรจะได้รับรู้  ได้แก่  ข้อมูลเกี่ยวกับ  (1)  ผลการปฏิบัติงาน  (2)  ข้อมูลด้านค่าใช้จ่ายขององค์การ  (3)  ข้อมูลด้านการแข่งขันกับองค์การอื่น  และ  (4)  ข้อมูลป้อนกลับที่ได้รับจากลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ

                 2.  องค์การจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจน  มีการกำหนดขอบข่ายของงานที่ชัดแจ้ง  มีการจัดลำดับขั้นตอน  และกระบวนการในการทำงานและกำหนดข้อจำกัดของอำนาจ  (Limit of Authority)  ที่จะมอบให้กับผู้ปฏิบัติงาน  และกำหนดเป้าหมายขององค์การที่ต้องการ

                 3.  มีการจัดการทำงานในรูปทีมงานสนับสนุนการบริหารงาน  (Support  self – managing  team) ให้ผู้รับมอบอำนาจมีการบริหารจัดการด้วยตนเอง

                 4.  ถ้าเป็นไปได้  ควรมีการมอบหมายงานหรือโครงการต่าง  ๆ ให้กับทีมงานที่ได้รับมอบอำนาจ  โดยให้ทีมสามารถกำหนดเป้าหมายการทำงานเองและกำหนดมาตรการในการทำงานขึ้นมา

                 5.  ผู้บริหารอย่าควบคุมการปฏิบัติงานมากจนเกินไป  เมื่อให้อำนาจไปแล้วผู้รับมอบอำนาจอาจจะเลือกวิธีการทำงานที่ผู้บริหารไม่พึงพอใจ    หรือแนวคิดในการทำงานของทีมงานที่ได้รับมอบอำนาจไปอาจไม่เป็นที่ยอมรับ  ผู้บริหารก็จะต้องสอนงานเขา  (Coach  them)  เพื่อให้เขาตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานโดยให้ทีมงานคิดเสนอแนวทางในการสร้างทางเลือกหลาย  ๆ  วิธีแล้วเลือกวิธีการที่ดีที่สุด  เหมาะสม  และประหยัดที่สุดแต่มีประสิทธิภาพมากที่สุด  ต่อไปบุคลากรเหล่านี้ก็จะมีความสามารถในการทำงานและสามารถตัดสินใจได้เอง

                 ข้อควรระวังก็คือ  ผู้บริหารจะต้องสอนงาน  (Coach)  เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า  ผู้ปฏิบัติงานทีมความเข้าใจเป้าหมายรวมหรือภาพรวม  (Big  Picture)  ที่ต้องการขององค์การ  และสอนว่าจะทำอย่างไรจึงจะทำงานให้เหมาะสมและจะต้องจัดหาทรัพยากรที่เขาต้องการ  สนับสนุน  ส่งเสริมพร้อม  ๆ  กับให้ข้อมูลป้อนกลับในทางบวก  และข้อมูลในเชิงสร้างสรรค์  และตั้งคำถามให้ผู้ปฏิบัติงานหาคำตอบเพื่อให้เกิดการเรียนรู้เพิ่มขึ้น

 

เอกสารอ้างอิง

                 Seth  Silver,  “Power  to  the  People,”  Training,  October  2001  Volume  38  Number  10

[สูรย์ สุขจิต]

แวะมาเยี่ยมแล้วครับ

[กัญญา กุ้ง แสงเจริญโรจน์(จำปาพันธ์)]

ขอบคุณนะคะที่เข้ามาเยี่ยม