ความสำคัญของการวางแผน

การกำกับ การวางแผน

ความเป็นมาและความสำคัญของการวางแผน

พระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ พ.ศ. 2542 แก้ไขเพิ่มเติม  (ฉบับที่  2)  พ.ศ. 2545  ได้กำหนดสาระเกี่ยวกับทรัพยากร  และการลงทุนเพื่อการศึกษา    หมวด  8  ดังนี้    “ ให้รัฐและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นระดมทรัพยากรเพื่อการศึกษา โดยอาจจัดเก็บภาษีเพื่อการศึกษาได้ตามความเหมาะสม ทั้งนี้ให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด ให้บุคคล  ครอบครัว  ชุมชน  และองค์กร  สถาบันต่าง ๆ  ระดมทรัพยากรเพื่อการศึกษา  โดยเป็นทั้งผู้จัดและมีส่วนร่วมในการจัดการศึกษา บริจาคทรัพย์สินและทรัพยากรให้แก่สถานศึกษา ร่วมรับภาระค่าใช้จ่าย  ทั้งนี้ให้รัฐและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น  ส่งเสริมและจูงใจ  และใช้มาตรการลดหย่อนหรือยกเว้นภาษีให้รัฐจัดสรรงบประมาณแผ่นดินให้กับสถานศึกษาเพื่อการศึกษา ” 

                บทบาทและภารกิจโดยทั่วไปของผู้บริหารสถานศึกษา ด้านการบริหารทรัพยากรทางการศึกษา  คือ กำหนดนโยบายและแผนของสถานศึกษา   การกำหนดทิศทางการดำเนินการของสถานศึกษา  เพื่อการจัดทำแผนของสถานศึกษา  โดยเฉพาะแผนยุทธศาสตร์เพื่อดำเนินการให้เกิดผลงานตามเป้าหมาย  จะทำให้ทราบว่าจะต้องดำเนินโครงการกิจกรรมใดบ้างอันจะเป็นแนวทางในการเสาะแสวง    หรือการกำหนดทรัพยากรที่จะต้องใช้ในสถานศึกษา กำหนดทรัพยากรที่ต้องการ   จากแผนยุทธศาสตร์และแผนการดำเนินการของสถานศึกษา  ผู้บริหารจะต้องรวบรวมความต้องการด้านทรัพยากร  เพื่อจัดทำแผนงานหรืองบประมาณที่ต้องการ  ซึ่งต้องคำนึงถึงลำดับความของโครงการหรือกิจกรรมที่จะต้องทำให้ชัดเจน  การแสวงหาทรัพยากร   บทบาทหน้าที่สำคัญของผู้บริหารสถานศึกษาประการหนึ่งก็คือ  การแสวงหาและระดมทุนและทรัพยากรเพื่อใช้ในการดำเนินการตามแผนยุทธศาสตร์ของสถานศึกษา  การแสวงหาและระดมทุนและทรัพยากรการศึกษาจะต้องแสวงหาจากแหล่งทรัพยากรที่หลากหลาย  การจัดสรรทรัพยากร   ทรัพยากรที่ได้มานั้น  ผู้บริหารจะต้องดำเนินการจัดสรรให้สอดคล้องกับนโยบายและยุทธศาสตร์ของสถานศึกษาตลอดจนลำดับความสำคัญ  ความพร้อมของโครงการและกิจกรรมต่าง ๆ  ด้วย  การใช้ทรัพยากรเป็นการ 

 

 

2 

 

ดำเนินการตามแผนงานหรือโครงการต่าง ๆ  ที่กำหนดไว้  อย่างไรก็ตาม  ผู้บริหารจะต้องมีแผนการใช้และควบคุมดูแลการใช้ทรัพยากรให้ตรงตามวัตถุประสงค์  ประหยัด  และ การประเมินผลการใช้ทรัพยากรเพื่อให้ทราบถึงประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากร ประสิทธิผลของทรัพยากร  ความเหมาะสมเพียงพอของทรัพยากร  ตลอดจนปัญหาอุปสรรคในการใช้ทรัพยากร  เพื่อที่จะได้ข้อมูลสารสนเทศที่จะใช้ในการพัฒนาการบริหาร ทรัพยากรทางการศึกษาให้ได้ผลดียิ่งขึ้นต่อไป

            ปัจจุบันสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน    อยู่ในความควบคุมดูแลของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา   ดังนั้น การดำเนินการด้านงบประมาณหรือทรัพยากรที่จะได้รับจากทางรัฐบาลจึงต้องดำเนินการผ่านเขตพื้นที่การศึกษา  ยกเว้นรายได้ที่สถานศึกษาสามารถหาได้เองไม่ต้องส่งคลังเป็นรายได้แผ่นดินเช่นที่เคยเป็นมา  สถานศึกษาจะมีฐานะเป็นหน่วยงบประมาณและหน่วยบริหารการเงินของตนเองแต่ยังมีเขตพื้นที่ดูแลอีกระดับหนึ่งเนื่องจากสถานศึกษาขั้นพื้นฐานแม้ว่าจะมีฐานะนิติบุคคลตามกฎหมาย  แต่กฎระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ  ยังอยู่ในระหว่างการดำเนินการ  ดังนั้นผลบังคับการกำกับดูแลด้านงบประมาณจะมีการปรับเปลี่ยนไป 

            สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน  ( 2544 :  318)  ได้กล่าวถึงการปฏิรูประบบราชการไทย :  แนวทางที่ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการบริหารและระบบสารสนเทศว่า  สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องปรับปรุง  คือ  ระบบงบประมาณ     คือ  ปรับปรุงให้มีลักษณะการเน้นผลงานหรือผลลัพธ์ให้มากขึ้น   ซึ่งเป็นการเสริมระบบการบริหารโดย

มุ่งผลสัมฤทธิ์    แต่ละหน่วยงานมีการกำหนดแผนกลยุทธ์  เป้าหมาย และ  output / outcome    ให้ชัดเจน  รวมทั้งมีการกำหนดตัวชี้วัดการสัมฤทธิ์ผลของการใช้เงินด้วย  เพื่อให้สามารถวัดและประเมินผลการทำงานได้

อย่างไรก็ตาม  สำนักงบประมาณได้ดำเนินการปรับปรุงระบบการจัดการงบประมาณเป็นระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน  (Performance Based Budgeting : PBB)  เพื่อให้สามารถจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิผล  มีความเป็นธรรม  และมีความโปร่งใส  ทั้งนี้  โดยเปลี่ยนแปลงจุดเน้นการบริหารงบประมาณจากการควบคุม

 

 

3

 

ประกอบการจัดทำงบประมาณของแต่ละแห่ง  ในการปรับปรุงระบบการจัดการงบประมาณครั้งนี้  มีวัตถุประสงค์ให้หน่วยงานมีอิสระในการจัดการทรัพยากรได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น  เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร  ส่วนสำนักงบประมาณจะเปลี่ยนบทบาท ไปทำหน้าที่วางแนวนโยบายการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานของหน่วยปฏิบัติ          

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการสร้างระบบบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดี  พ.ศ.2542 มุ่งเน้นให้หน่วยงานของรัฐดำเนินงานตามภาระหน้าที่โดยยึดหลักการพื้นฐาน  6 ประการ   หนึ่งในหลักพื้นฐานดังกล่าวคือ  หลักความคุ้มค่า หมายถึง การบริหารจัดการและใช้ทรัพยากรที่มีจำกัด  เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ส่วนรวม ...ทุกหน่วยงานจะต้องใช้งบประมาณอย่างประหยัด  มีรายงานผลการทำงานและแสดงประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรต่อสาธารณะซึ่งเจ้าหน้าที่ของรัฐต้องมีความเข้าใจอย่างดีในเรื่องประสิทธิภาพและความคุ้มค่าของโครงการ  (   สำนักงาน ก.พ.  ,  2544  :24 ) 

 

ความสำคัญของการวางแผนปฏิบัติงาน    

 

กระทรวงศึกษาธิการ  (  2540  :   111 )  กล่าวว่าแผนปฏิบัติงานเป็นเสมือนแผนที่ของการดำเนินงาน  ที่ทำให้ผู้ปฏิบัติทุกคนมองเห็นภาพการทำงานตลอดตั้งแต่ต้นจนจบ  และเห็นเป็นภาพเดียวกัน ทำให้เกิดความเข้าใจในเป้าหมาย  องค์ประกอบ  เนื้องานกำหนดเวลา  ผู้รับผิดชอบ  ความพร้อมในการปฏิบัติงาน  และแนวทางการปฏิบัติงาน  อันเป็นผลให้สามารถคาดคะเน  หรือมีความคาดหวังผลสำเร็จได้อย่างเป็นระบบ  ตลอดจนคาดการณ์ปัญหา  อุปสรรคต่าง ๆ  ได้ล่วงหน้า  การมีแผนปฏิบัติงานจึงเป็นการใช้นโยบายรุกแทนนโยบายรับ  ผลสำเร็จของงานจะมีประสิทธิภาพสูง  เกิดความสูญเปล่าน้อยที่สุด 

            การปฏิบัติงานทุกหน่วยงานทุกระดับตั้งแต่ระดับปฏิบัติจนถึงระดับนโยบาย  ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของรัฐและเอกชน  ได้มีการกำหนดจุดประสงค์  เป้าหมาย  เพื่อให้คนในองค์กรรับทราบร่วมกันและกำหนดนโยบายเพื่อใช้เป็นแนวทางกว้างๆ  เพื่อยึดถือเป็นหลักปฏิบัติงานให้บรรลุ จุดประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้ 

 

4

 

            ในระดับหน่วยงานทางราชการทุกระดับก็มีการกำหนดนโยบายขึ้นมา  เพื่อใช้เป็นแนวทางในการบริหารงานหรือการปฏิบัติงานร่วมกัน  หลังจากนั้นก็จะนำนโยบายซึ่งลักษณะนโยบายจะเป็นแนวทางกว้าง ๆ  ระบุแต่เพียงทิศทางในการดำเนินงานเท่านั้น  บุคลากรในองค์กรจึงยังไม่ทราบแนวปฏิบัติงานที่ชัดเจน  ดังนั้นจึงมีการจัดทำแผนงาน  โครงการ  และกิจกรรมต่าง ๆ  รองรับนโยบาย  เพื่อนำนโยบาย  เพื่อนำนโยบายไปปฏิบัติโดยใช้แผน  โครงการเป็นเครื่องมือในการบริหารงาน  นโยบายจึงเป็นเพียงแนวทางการดำเนินงาน  เพื่อให้มีการนำนโยบายไปปฏิบัติให้ประสบผลสำเร็จ  จึงเป็นเพียงแนวทางการดำเนินงาน  เพื่อให้มีการนำนโยบายไปปฏิบัติให้ประสบผลสำเร็จจึงต้องจัดทำแผนรองรับ  ซึ่งลักษณะของแผนนั้นจะระบุถึงสิ่งที่ต้องการ    จะกระทำให้บรรลุผลหรือให้ประสบผลสำเร็จในอนาคตนั่นเอง  แผนจึงประกอบไปด้วยแผนงานต่าง ๆ  แยกย่อยตามภารกิจและขอบข่ายงานที่รับผิดชอบโครงการต่าง ๆ  และกิจกรรมต่าง ๆ  ซึ่งในส่วนของแผนงาน  โครงการและกิจกรรมต่าง ๆ  จะเป็นส่วนที่สำคัญในการนำเอานโยบายไปปฏิบัติให้ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์  และเป้าหมายที่กำหนดไว้    ดังนั้นนโยบาย  แผน  โครงการ  จึงมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องสอดคล้องกันและส่งผลกระทบซึ่งกันและกันดังกล่าว 

            การวางแผนเป็นกระบวนการหนึ่งของการบริหารงาน  ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งใน          การปฏิบัติให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์  และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพภายใต้ทรัพยากรการบริหารที่มีอยู่อย่างจำกัด  การวางแผนจึงมีประโยชน์  และมีความสำคัญต่อการบริหารงาน    สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ  จึงถือว่าการวางแผนพัฒนาการศึกษามีความสำคัญ  และความจำเป็นอย่างยิ่งในการจัดการศึกษาทุกระดับ  การจัดการศึกษาระดับประถมศึกษาจะมีคุณภาพได้  ขึ้นอยู่กับการวางแผนที่ดี  มีระบบมีขั้นตอนและชัดเจน  ผู้เกี่ยวข้องทุกระดับมีความเข้าใจตรงกัน  รู้แนวทางปฏิบัติและปฏิบัติได้ถูกต้อง  มีประสิทธิภาพตาม    วัตถุประสงค์  และเป้าหมายที่วางไว้ 

            การนำแผนพัฒนาการศึกษาระยะ  5  ปี  และแผนพัฒนาประจำปีแต่ละปีมาจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี (Annual Operation Plan) ของโรงเรียนจึงเป็นการทำแผนลงสู่การปฏิบัติงานจริง ๆ  หรือที่เรียกว่าเป็นการจัดทำแผนเพื่อการปฏิบัติการ  (Operation Planning)  

 

5 

 

ดังนั้น  การวางแผนในระดับโรงเรียนนับว่ามีความสำคัญยิ่ง  เพราะโรงเรียนเป็นองค์การบริหารระดับปฏิบัติที่สำคัญที่สุด     

            จุดเน้นการวางแผนระดับโรงเรียนคือให้โรงเรียนจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี  โดยรวมทุกงานที่ต้องปฏิบัติทั้งเป็นงานประจำและงานที่ต้องการพัฒนาเพื่อให้การดำเนินงานและการบริหารงานมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ  วัตถุประสงค์การจัดทำแผน  ปฏิบัติการประจำปีของโรงเรียนประถมศึกษา  เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของหน่วยงาน  โดยคำนึงถึงทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบันให้ได้นำมาใช้ในทางที่ก่อให้เกิดประโยชน์แต่อย่างใด  ทั้งยัง สิ้นเปลืองทรัพยากรอีกด้วย 

 

การดำเนินงานและการกำกับติดตามผล 

 

            การวางแผนในระดับโรงเรียน  เป็นการรวมกำลังความสามารถที่จะแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ในหน่วยงาน   โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดมากที่สุด    ดังนั้นการวางแผนระดับโรงเรียนจึงเน้นการนำแผนไปปฏิบัติให้เกิดผลสำเร็จอย่างแท้จริง  ซึ่งแผนดังกล่าวนั้นเรียกว่า     แผนปฏิบัติการประจำปี      เป็นแผนที่เชื่อมโยงและประสาน       แผนพัฒนาการศึกษาระยะ  3  ปี  5  ปี  แผนปฏิบัติการประจำปีจึงเป็นการนำเอาแผนงาน  โครงการที่วางไว้ไปปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้  สามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดผลเป็นจริงได้  การดำเนินงานและการประเมินการดำเนินงานจึงควรเป็นระบบดังนี้

 

 

 

 

 

 

 

 

6 

 

การดำเนินงานและการประเมินการดำเนินงาน

 

(๑)   ประเมินสภาพปัญหาและความต้องการ

 

ก.       กำหนดหรือระบุปัญหาหรือความต้องการที่จำเป็นต้องรีบแก้ไขก่อน

 

(๒) ประเมินความเป็นไปได้  (ความพร้อม)  ในการทำงานแก้ปัญหานั้น ๆ

 

ข.       วางแผน / โครงการแก้ปัญหา

 

(๓)  ประเมินความสมบูรณ์  ความเรียบร้อยของแผน / โครงการ

 

ค – ๑  ลงมือปฏิบัติตามแผน

 

(๔)  ติดตามกำกับดูแลการปฏิบัติงาน

 

ค – ๒  ดำเนินงานถึงครึ่งโครงการหรือสิ้นสุดโครงการ

(๕)  ประเมินผลสรุปกึ่งโครงการหรือสิ้นสุดโครงการ

(๖)    ติดตามผลระยะยาว

 

หมายเหตุ         ขั้นตอน  ก – ค  คือ  ขั้นตอนการทำงานเชิงระบบและขั้นตอน  ๑ – ๖   คือขั้นตอนการประเมินเชิงระบบ

7

 

            ผู้บริหารโรงเรียนหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจึงมีบทบาท  และหน้าที่ในการบริหารแผน / โครงการ  ทั้งในด้านการเตรียมการ    การมอบหมายงาน    การอำนวยการ       การติดตามงาน  โดยปกติมักจะจัดทำเป็นคู่มือบริหารแผนงานและโครงการเป็นการเฉพาะในรูปของการติดตาม  ควบคุมกำกับ  และประเมินผล  (Monitoring / Control and Evaluation)  แผนการติดตามควบคุม กำกับ  และประเมินผลซึ่งมีจุดมุ่งหมายที่สำคัญเพื่อติดตามดูแลและช่วยเหลือสนับสนุนให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ช่วยแก้ไขปัญหาอุปสรรคต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นในช่วงต่างๆของการปฏิบัติงาน (Corrective Actions)  ในขณะเดียวกันก็จะเป็นการรวบรวมข้อมูล  เพื่อการประเมินทั้งโครงการและแผนงาน  เพื่อทราบสถานภาพการปฏิบัติ  ประสิทธิภาพการดำเนินงานและปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้น  เพื่อจะได้กำหนดวิธีการแก้ไขปรับปรุงแผนและโครงการ  หรือใช้ข้อมูลสำคัญประกอบการพิจารณาในการจัดทำแผนใหม่ต่อไป

            ผู้บริหารของหน่วยปฏิบัติการมีหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุมกำกับดูแลหน่วยงานย่อยให้ทำหน้าที่ผลิต  “  ผลผลิต  ”  ทั้ง  3  ประเภท   ประกอบด้วย  ผลผลิตหลัก   ผลผลิตด้านการพัฒนาศักยภาพของหน่วยปฏิบัติการและผลผลิตด้านการพัฒนาระบบบริการ  ให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ในข้อตกลงภายใน  โดยการสั่งการ  ประสานงานและกำกับดูแลติดตามผลการดำเนินกิจกรรมในกระบวนการผลิต “  ผลผลิต ”   ของหน่วยงานย่อยอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง  (  จรัส  สุวรรณมาลา , 2544  :  390)

            ด้วยเหตุผลดังกล่าวผู้เขียนจึงได้นำเอาขั้นตอนการทำงานและการประเมินเชิงระบบมาปรับใช้ในการกำกับติดตามการบริหารแผนงานโครงการของโรงเรียนให้สะดวกและง่ายต่อการดำเนินงานซึ่งจะได้นำเสนอในบทต่อๆไป