ทำไมต้องใช้นโยบายการบริหารงานสำนักงานแบบ eOffice

               หากมีการกล่าวถึงเรื่องความทันสมัยด้านเทคโนโลยีสารสนเทศแล้วพวกเราหลายคนคงจะอดที่จะยืดอกพูดด้วยความภูมิใจไม่ได้ว่าเราก็หนึ่งในตองอูและโชคดีมาก ๆ ที่ได้มีโอกาสได้มาทำงานอยู่ในองค์กรแห่งนี้ “ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ” เรามีความพร้อมด้านโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT มีระบบการบริหารจัดการที่เอื้อต่อการพัฒนาและพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่พัฒนาขึ้น และมีบุคลากรที่มีความสามารถ  ถึงแม้ว่าอาคารที่ทำการของเราจะอยู่ห่างกันก็ไม่เป็นอุปสรรคในการทำงานของเรา เพราะเรามีเครือข่ายคอมพิวเตอร์เชื่อมโยงระหว่างหน่วยงาน/บุคคล เราเริ่มมองเห็นคุณค่าและหาประโยชน์จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์กันมานานแล้ว เช่น การปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจองห้องประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ Mis เป็นต้น ซึ่งการใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์มาพัฒนางานด้านต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยยังทำได้อีกมากมาย ระบบงานเอกสารเป็นระบบงานสำคัญระบบหนึ่งที่มหาวิทยาลัยประกาศใช้นโยบาย eOffice ขึ้นมา โดยมีเป้าหมายที่จะลดการใช้กระดาษแล้วหันมาใช้กระดาษอิเล็กทรอนิกส์แทน มาถึงตอนนี้ทุกคนคงมีคำถามในใจแล้วว่า eOffice มันคืออะไร มีลักษณะอย่างไร

ภาพรวมของ eOffice

                หากมองสภาพความเป็นจริงในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยของเรานั้นจะพบว่าในแต่ละวันนั้นมีการใช้เอกสารจำนวนมหาศาล ถ้าจำแนกตามแหล่งที่มา ก็แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารจากภายนอก เช่น หนังสือที่รับมาจากหน่วยงานภายนอก และเอกสารที่ผลิตขึ้นเองในมหาวิทยาลัยเนื่องจากในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยจะใช้เอกสารเป็นตัวนำ เช่น หนังสือที่ส่งออกไปยังหน่วยงานภายนอก หนังสือติดต่อระหว่างหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย คำสั่ง ประกาศ รายงานการประชุม เป็นต้น ซึ่งเอกสารส่วนมากจะเป็นหนังสือที่มาจากภายนอกที่ลงรับโดยสารบรรณกลาง และฝ่ายธุรการของหน่วยงาน เมื่อลงทะเบียนรับแล้วจะถูกจ่ายไปยังหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อถึงหน่วยงานก็จะกระจายต่อไปยังบุคคลที่เป็นผู้รับผิดชอบเรื่องนั้น ๆ อีก และจะมีการโต้ตอบไปมาระหว่างกัน ดังนั้น ทุกหน่วยงานในมหาวิทยาลัยจึงเป็นทั้งผู้รับเอกสาร และผู้สร้างเอกสารส่งออกไป จะสังเกตุได้ว่าทุกขั้นตอนที่เอกสารเคลื่อนไปจะมีการทำสำเนาเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ และเชื่อมโยงกัน มาถึงตอนนี้ผู้ที่ทำงานเอกสารหลายท่านคงพอจะถึงบางอ้อกันบ้างแล้วว่าเราจะลดกระดาษอย่างไร และควรเริ่มต้นที่ขั้นตอนใดของกระบวนการเอกสาร

วิธีการสกัดกั้นการใช้กระดาษ/เอกสาร

                   ตามที่กล่าวมาแล้วในตอนต้นคือ ต้นกำเนิดเอกสารมาจาก 2 แหล่งคือ เอกสารที่รับมาจากภายนอก และเอกสารที่สร้างขึ้นภายใน เอกสารที่รับมาจากภายนอกจะลงทะเบียนรับโดยส่วนสารบรรณและอำนวยการ ร้อยละ 80 และเอกสารจากภายนอกที่จ่าหน้าซองถึงหน่วยงานหน่วยงานโดยตรงและหน่วยงานลงทะเบียนรับมีประมาณร้อยละ 20 เพราะฉะนั้น การสกัดกั้นไม่ให้เกิดกระดาษหรือเอกสารสามารถทำได้ที่จุดของสารบรรณกลาง (ส่วนสารบรรณฯ ) และที่ฝ่ายธุรการของหน่วยงาน วิธีการก็คือแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยการใช้เครื่องสแกนเนอร์ทำการสแกนเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก่อนส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้อง ซึ่งผู้รับจะได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการกระดาษ/ เอกสาร ส่วนกรณีเอกสารที่สร้างขึ้นภายในมหาวิทยาลัยนั้นส่วนมากก็จะมีไฟล์ข้อมูลอยู่แล้วก็สามารถปรับให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที ส่วนเอกสารภายในที่เป็นกระดาษและมีความสำคัญต้องการลายเซ็นต์ยืนยันด้วยก็ใช้วิธีการแสกนเช่นกัน

              จะเห็นว่าหลักสำคัญที่ต้องถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัดก็คือ หากเอกสารเกิดที่หน่วยงานใด หรือเข้ามาที่หน่วยงานใด หน่วยงานนั้นต้องแปลงเอกสารเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเมื่อเอกสารเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วกระบวนการทำกิจกรรมของมหาวิทยาลัยในขั้นตอนต่อๆไปที่ใช้กระดาษเป็นตัวนำ ก็จะใช้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวนำแทน ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้สะดวกทั้งการเก็บ การประมวลผล อ้างอิง การนำไปส่งต่อ ซึ่งประโยชน์ที่ได้รับนอกจากการลดการใช้กระดาษลงแล้ว ผลที่ได้รับอย่างคาดไม่ถึงก็คือระยะเวลาในการดำเนินการเรื่องต่าง ๆ จะรวดเร็วขึ้นด้วย เพราะเหตุใดนั่นหรือ คำตอบก็คือจากการที่ผู้ส่งข้อมูลสามารถส่งข้อมูลผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้รวดเร็วกว่าส่งเป็นกระดาษต้นฉบับและส่งหนึ่งต่อหนึ่ง หรือแบบหนึ่งต่อหลายได้ เพื่อผู้รับได้รับเรื่องเร็วก็สามารถดำเนินการต่าง ๆได้รวดเร็วขึ้นเช่นกัน

ใครคือคนสำคัญที่สุดของการใช้ระบบ WU eOffice

             วัตถุประสงค์ในการลดกระดาษตามนโยบายการบริหารงานเอกสารแบบ eOffice แล้วหันมาใช้ กระดาษอิเล็กทรอนิกส์แทน  การพัฒนาระบบ eoffice จะประสบผลสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับประชาคมชาววลัยลักษณ์ทุกคน ทุกคนคือคนสำคัญที่จะช่วยกันเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของตัวเองตั้งแต่จุดเริ่มต้นรับเอกสารต้องแปลงเอกสารเป็นอิเล็กทรอนิกส์แล้วนำเข้าระบบ ส่วนผู้รับเอกสารที่ขอรับแต่กระดาษต้นฉบับแบบเดิมก็คงต้องเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของตัวเองโดย login เข้ามารับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบ eOffice แทน

เราจะได้อะไรจากการใช้ระบบ eOffice

                     ถ้าถามว่ามหาวิทยาลัยจะได้อะไรถ้าหันมาใช้ eOffice ก็คงตอบได้ทันทีว่าเรานำทรัพยากรที่มีอยู่แล้วมาใช้ให้เกิดประโยชน์ เราใช้ประโยชน์จากเครือข่าย เครื่องคอมพิวเตอร์ การใช้งานระบบ eOffice ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลัก ๆ มีอยู่แล้ว ส่วนประโยชน์อื่น ๆ คือ การทำงานภายในมหาวิทยาลัยมีความรวดเร็วขึ้นทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของมหาวิทยาลัย การจัดการงานเอกสารสะดวกขึ้น สามารถเข้าถึงเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว เมื่อเอกสารต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วการดำเนินกิจกรรมอื่น ๆ แบบอิเล็กทรอนิกส์ก็จะตามมา เช่น การประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ การนัดหมาย เป็นต้น สิ่งสำคัญที่สุดคือ ลดกระดาษ ลดพื้นที่การเก็บเอกสารและวัสดุ/ครุภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการเก็บเอกสาร ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายด้านดังกล่าวลงไปด้วย

สรุปส่งท้ายของการออกมาเปิดตัวระบบ eOffice รอบแรก

                   อยากจะบอกว่า เป้าหมายของการใช้ระบบ eOffice จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับประชาคมชาววลัยลักษณ์ทุกคนที่เป็นผู้ใช้ จะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้เอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มากขึ้น เริ่มเปลี่ยนตัวเองตั้งแต่วันนี้เรามีช่องทางหลายช่องทางในการสื่อสารอยู่แล้ว เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเมลล์ ระบบข่าวทาง Intranet เป็นต้น ลองเข้ามาใช้ดูก่อน ในอนาคตอันใกล้เราจะใช้ระบบ eOffice ร่วมกัน ถึงวันนั้นทุกคนจะได้ไม่รู้สึกว่าเราปรับตัวไม่ได้ หรือสิ่งนี้ทำไม่ได้ หรือเป็นของใหม่ยังไม่คุ้น

                 ในโอกาสนี้อยากจะเชิญชวนเพื่อนพ้องน้องพี่ชาววลัยลักษณ์ เข้ามาแบ่งบันความรู้ สรรค์สร้างความคิด เพื่อกำหนดทิศทางการพัฒนาระบบการบริหารงานเอกสารมวล. กันบ้างนะค่ะ