ความสำคัญของ Outsource

 

ความสำคัญของ Outsource

 โดย ศิริรัตน์ โชติเวชการคอลัมน์MANAGEMENT ACCOUNTING หนังสือพิมพ์ธุรกิจ “บิสิเนสไทย” ฉบับประจำวันที่ 10 – 16 มีนาคม 2546 http://medinfo.psu.ac.th/KM/BOARD/

Outsourcing เป็น “การฆ่าตัดตอนระบบงาน”

ซึ่งหมายถึง การลดขั้นตอนงานที่ไม่จำเป็นหรือมีต้นทุนสูง เปลี่ยนไปซื้อหรือว่าจ้างจากองค์กรหรือธุรกิจอื่นที่มีต้นทุนต่ำกว่า

จากความสำคัญของข้อมูลที่แต่ละองค์กรมีอยู่ ในการทำบัญชียุคใหม่ ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกนำมาวิเคราะห์เพื่อนำไปวางแผนในการพัฒนากิจการขององค์กร เทคนิคที่นิยมใช้กันแบบหนึ่งเรียกว่า Activity based costing (ABC) ซึ่งเป็นการทำบัญชีแบบวิเคราะห์ต้นทุนในการทำธุรกิจรายกิจกรรม กล่าวคือเมื่อได้ตัวเลขออกมาแล้วก็จะนำไป x-ray ดูว่ากิจการนั้น ๆ มีขั้นตอนไหนที่มีต้นทุนสูงผิดปกติและจะสามารถลดต้นทุนได้โดยวิธีใดบ้าง หรือขั้นตอนใดไม่มีความจำเป็นที่จะต้องมีในกิจกรรมนั้น

เมื่อ “ขันน๊อต” จนสุดเหวี่ยงแล้ว ถ้ากิจกรรมนั้นยังมีต้นทุนที่สูงอยู่อีก ต้องหาทางเลือกโดยปรับลดระบบงานส่วนนั้นด้วยการมองหาบริการภายนอกที่สามารถรับงานกิจการนั้น ๆ ไปทำ โดยมีต้นทุนของการสั่งทำน้อยกว่าการทำงานนั้นเองภายใน วิธีการนี้เรียกว่า Subcontract หรือ Outsourcing

ตัวอย่างการทำ Outsource ที่เห็นได้ชัดเจน ได้แก่ โรงงานอุตสาหกรรมต่าง ๆ ที่เป็นการผลิตสินค้า หรือการนำชิ้นส่วนมา

ประกอบกัน บางขั้นตอนโรงงานเหล่านั้นจะจ้างบริษัทภายนอกเป็นผู้รับไปทำ หากมีความชัดเจนว่ามีต้นทุนที่ต่ำกว่า ตัวอย่าง เมื่อสิบปีก่อนบริษัทญี่ปุ่นแห่งหนึ่งที่เข้ามาตั้งโรงงานในประเทศไทย มีขั้นตอนการผลิตบางอย่างที่ฝ่ายผลิตหันไปจ้างกลุ่มแม่บ้านใกล้ ๆ โรงงานทำงานนั้นให้ ซึ่งนอกจากเป็นการลดต้นทุนแล้วยังได้หน้าอีกด้วย เพราะสามารถช่วยหารายได้เสริมให้กับคนท้องถิ่นในละแวกนั้น และผลพลอยได้อีกประการหนึ่งคือ เป็นการลดกระแสการต่อต้านบริษัทต่างชาติลงได้ด้วย

ตัวอย่างอื่น ๆ เมื่อหลายปีก่อนธนาคารบางแห่งได้ริเริ่มวิเคราะห์ต้นทุนในการให้บริการลูกค้า เช่นการบริการที่หน้าเคาน์เตอร์

ไม่ว่าจะเป็นฝาก ถอน หรือการรับชำระหนี้บัตรเครดิต ตัวเลขที่ได้ออกมาสะท้อนให้เห็นว่าค่าธรรมเนียมต่าง ๆ ที่เรียกเก็บจากลูกค้า ไม่คุ้ม เพราะต้นทุนของกิจกรรมต่าง ๆ เหล่านั้นสูงกว่าค่าธรรมเนียมที่ได้มา และได้ทางออกในการแก้ปัญหาดังกล่าวตามมาในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การนำเครื่องฝากถอนเงินอัตโนมัติมาให้บริการ หรือการ Outsource งานด้านรับชำระหนี้บัตรเครดิตไปให้กับผู้ให้บริการภายนอกซึ่งคิดค่าบริการต่ำกว่าต้นทุนที่ทำเองภายใน และอีกตัวอย่าง ธนาคารกสิกรไทยได้จ้างบริษัท IBM เป็นผู้รับเหมางานที่เกี่ยวกับแผนกคอมพิวเตอร์ไปทั้งหมด หรือกรณีที่ Price Waterhouse เข้าไปรับเหมางานคอมพิวเตอร์ของกลุ่มปูนซิเมนต์ไทย เป็นต้น

การ “ฆ่าตัดตอนระบบงาน” หรือ การปรับลดขั้นตอนงาน (Outsourcing) ถือว่าเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ทำจะทำให้ได้งานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นในต้นทุนที่ต่ำกว่า สามารถทำได้ไม่ว่ากิจการนั้นจะเล็กหรือใหญ่ งานภายในที่ควรพิจารณาควรจะ “ฆ่าตัดตอนระบบงาน” หรือไม่ มีลักษณะดังนี้

เป็นงานง่าย ๆ แต่เสียเวลา เช่น บริษัทที่รับงานวิจัย จะต้องมีการบันทึกข้อมูลการวิจัยที่ไปสำรวจมาเป็นร้อยเป็นพันคน ก็จะจ้าง

บริการภายนอกรับงานบันทึกข้อมูลนี้ไปทำเป็นงานที่คนในองค์กรไม่ถนัดหรือทำได้ไม่ดี เช่น บริษัทต่างชาติขนาดเล็กในไทย จะนิยมจ้างบริการภายนอกเข้ามาจัดการเรื่องบัญชีงานนั้นสามารถใช้คนข้างนอกทำให้ได้ในราคาที่ถูกกว่าต้นทุนภายใน

เป็นงานที่ต้องใช้ความชำนาญพิเศษซึ่งหากทำเองจะมีต้นทุนสูง (หรือใช้เวลานานกว่า)

เป็นงานที่น่าเบื่อและคนภายในไม่อยากทำ เช่น มีหลายบริษัทที่ Outsource งานด้าน Call center ออกไป

มองในส่วนของราชการ ปัจจุบันส่วนราชการเองก็มองเห็นความสำคัญของการทำ Outsource เช่นเดียวกัน เช่น

งานในส่วนการทำความสะอาด, ยามรักษาความปลอดภัย และพนักงานขับรถ เฉพาะในส่วนของคณะแพทย์ ผู้บริหารยุคปัจจุบันได้ให้ความสำคัญในเรื่องของ Outsource เป็นอย่างมาก มีนโยบายว่า “อะไรที่ซื้อได้ถูกว่าทำเองก็ให้ซื้อ” โดยเฉพาะครุภัณฑ์ที่ผูกติดกับเทคโนโลยี่ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงที่เร็วมาก เช่น คอมพิวเตอร์ ผู้บริหารคณะแพทย์ก็กำหนดให้ใช้วิธีเช่าแทนการซื้อ เครื่องมือทางการแพทย์บางอย่างก็เป็นเป้าหมายที่จะจัดหามาโดยวิธีการเช่าแทนการซื้อ ถุงมือผ่าตัดซึ่งเดิมซื้อเป็นแบบ Non sterile ต้องนำมาทำการฆ่าเชื้อเอง ปัจจุบันก็เปลี่ยนมาซื้อเป็นแบบ sterile คือในการใช้ครั้งแรก ทางหน่วยงานผู้เตรียมไม่ต้องทำการฆ่าเชื้อ

คำถามที่ผู้ปฏิบัติงานวิตกกังวลว่าเมื่อองค์กรทำการ Outsource คือ ซื้อหรือจ้างจากผู้ประกอบการภายนอกแทน แล้วผู้ปฏิบัติ

งานอยู่เดิมจะต้องถูกให้ออกหรืองานลดลงหรือไม่ ในส่วนของคณะแพทย์ ผู้บริหารยืนยันว่า “ไม่” แต่คนที่มีอยู่เดิมต้องมีการปรับตัวคือสามารถไปทำงานอื่นที่มีมูลค่าเพิ่มสูงกว่าแทน นั่นหมายความว่า ผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับจะต้องมีการพัฒนาและปรับตัวเองด้วย  ตราบใดผลงานที่ออกมามีคุณค่าสูงกว่าเงินเดือนที่ได้รับ ก็เชื่อว่าทุกคนสามารถทำงานต่อไปได้อย่างมีความสุข

ที่มา   http://www.powervision.co.th/mycorner/Exchange/HRM_5102_2_ความสำคัญของOutsource.pdf

Outsource