เขียนหนังสือราชการ

สายๆ ของวันที่ 30 เมย. “คุณหมอฉายศรี” นัดหมายผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัด OM Workshop เมื่อวันที่ 1-3 เมย.ที่ผ่านมา เพื่อทำ AAR ในภาพรวมทั้งหมดร่วมกันอีกครั้งหนึ่ง

 

ผู้เขียนมีโอกาสได้เรียนรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในช่วงเตรียมการจัดประชุมฯ อันเกี่ยวเนื่องกับขั้นตอนของการทำหนังสือเชิญประชุมให้เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ ซึ่งมีความล่าช้า เนื่องจากมีการปรับแก้หลายครั้ง ซึ่งผู้เขียนคิดว่าจุดนี้ถือเป็นบทเรียนสำคัญที่น่าจะมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เพื่อร่วมกันหาแนวทางพัฒนาปรับปรุงการทำงานในขั้นตอนดังกล่าวนี้ให้เกิดความคล่องตัวมากขึ้นในครั้งต่อไป

 

ผู้เขียนเองก็เคยผ่านประสบการณ์ของการทำหนังสือราชการเพื่อให้ทันต่อการดำเนินงานมาบ้างแล้วเมื่อครั้งที่เข้ามาทำงานกับ “คุณหมอฉายศรี” ในยุคแรกๆ จำได้ว่าตอนนั้นต้องใช้ “ตัวช่วย” เยอะมาก ทั้งเรียนรู้จากรุ่นพี่ที่มีความชำนาญเรื่องนี้ในหน่วยงาน กางระเบียบว่าด้วยการทำหนังสือราชการออกมาศึกษาอย่างละเอียด รวมทั้งไปขอเรียนรู้เทคนิควิธีการกับพี่ที่สำนักงานเลขานุการกรม ซึ่งเป็นคนที่ทำหน้าที่ตรวจทานหนังสือราชการ ซึ่งก็ถือเป็นเรื่องที่ดีเพราะมีโอกาสได้เรียนรู้เยอะ 

 

ผู้เขียนจำได้ว่า คราวที่สำนักฯ จัด KM Workshop เมื่อเดือนตุลาคมปีที่แล้ว มี “เรื่องเล่าความสำเร็จ” ของ “พี่กุล” กลุ่ม คสว. เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเขียนหนังสือราชการที่ “พี่กุล” เล่าว่าเป็น “ความสำเร็จเล็กๆ” ชิ้นแรกในเดือนแรกที่เริ่มมาทำงานกับสำนักฯ ตอนนั้นรู้สึกดีใจมากที่สามารถทำหนังสือราชการผ่านโดยโดนปรับแก้เพียงครั้งเดียว เหตุที่ทำได้อย่างนั้นเป็นเพราะว่า ก่อนลงมือทำ “พี่กุล” ได้ไถ่ถามขอความรู้และคำแนะนำจากรุ่นพี่ในกลุ่มหลายๆ คน รวมทั้งขอ format ที่เป็นมาตรฐานของกรมจากน้องธุรการมาใช้ บวกกับการอ่านตรวจทานด้วยตนเองอย่างละเอียด 

 

ผู้เขียนจึงคิดว่าถ้าสำนักฯ จะนำประเด็นนี้มาเป็นหัวข้อในการจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้เล็กๆ โดยจัดขึ้นภายในสำนักฯ ใช้เวลาซักประมาณ 1-2 ชั่วโมง ด้วยรูปแบบง่ายๆ ภายใต้บรรยากาศที่เป็นกันเอง ซึ่งสำนักฯ น่าจะทำได้ทันที เพราะมีแผนงานใช้กระบวนการ KM เพื่อเพิ่มศักยภาพการทำงานภายในอยู่แล้ว

 

ครั้งนี้อาจมีใครซักคนที่รับหน้าที่เป็น “แกนนำ” ชักชวนเพื่อนร่วมงานที่สนใจมาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน ประสบการณ์กัน ก่อนอื่นอาจจะเริ่มต้นด้วยการสังเกต ค้นหาดูก่อนว่า ภายในสำนักฯ มีใครที่เขียนหนังสือราชการได้ดี มีหนังสือราชการฉบับไหนที่คิดว่าเขียนได้ดี หนังสือเหล่านั้นใครเป็นคนทำ ก็ให้นำมาใช้เป็นแบบอย่าง

 

นอกจากนี้ อาจจะมีการเชิญผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ที่ทำหน้าที่กลั่นกรองหนังสือราชการมาร่วมเวทีด้วย ก็จะทำให้ได้เรียนรู้วิธีการและได้รับคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพิ่มมากขึ้น โดยต้องไม่ลืมจัดให้มี “คุณลิขิต” ทำหน้าที่บันทึกเรื่องราวและสะกัดประเด็นที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เก็บไว้ใช้ประโยชน์ร่วมกันต่อไปด้วย

 

 

ปลาทูแม่กลอง

2 พฤษภาคม 2552