การทำงานเลขานุการ

เลขานุการผู้บริหาร

งานบริการ  หมายถึง งานอำนวยความสะดวกช่วยเหลือผู้อื่น
                               ให้เขาได้รับในสิ่งที่เขาต้องการ

เลขานุการต้องบริการใคร
1. เจ้านาย
2. เพื่อนร่วมทีม
3. ลูกนจ้อง
4. แขกและผู้มาติดต่องาน

สิ่งที่เลขานุการต้องเข้าใจ เพื่อให้การบริการที่ดี

1. ธรรมชาติ ความแตกต่างของมนุษย์
2. การรับรู้ตนเอง - ผู้อื่น
3. เรียนรู้เพื่อจะเข้าใจ
4. ความเสียหาย : ผลกระทบที่เกิดจากงานบริการ
5. พร้อมให้อภัย

แนวคิดที่ต้องมีในการให้บริการ

มนุษย์ต่างมีเกียรติ มีคุณค่า มีศักดิ์ศรี
ความชื่นชอบ ชื่นชม ชื่นใจ เกิดได้ ในตัวฉัน หากให้บริการที่ดี

การพัฒนาบุคลิกภาพ
ข้อควรระวังเรื่องทรงผม 
ไม่ปล่อยให้ดูรกรุงรัง
อย่างปล่อยให้ผลแตกปลาย/ร่วง/แห้ง/รังแค
การทำสีตามแฟชั่น
เลขานุการกับการแต่งกายอย่างเหมาะสม
- ไม่จำเป็นต้องแพง
- ใส่ใจในเนื้อผ้า การตัดเย็บ
- ชุดที่สวมใส่ควรกระชับ คล่องตัว
- เหมาะกับเวลาและโอกาส
- สีสันสุภาพ ไม่ฉูดฉาด หรือจืดซีดเกิน
- ไม่ล้าสมัย หรือล้ำสมัยเกิน
- ไม่สวมรองเท้าแตะ
- ไม่สวมเครื่องประดับมากเกิน และมีเสียงยามเคลื่อนไหว
- ระวังถุงน่องให้อยู่ในสภาพดี
- สะอาดปราศจากกลิ่น

มารยาททางสังคม
ขั้นตอนการให้บริการ
1. ทักทาย
2. สอบถามและทำความเข้าใจ
3. สนองตอบโดยให้บริการตรงกับที่เขาต้องการหรือมากกว่าความคาดหวัง
4. ย้ำความต้องการและพร้อมช่วยเหลือ
5. ขอบคุณผู้มาใช้บริการ/ผู้ติดต่องาน
มารยาทในการต้อนรับแขกผู้มาติดต่อ
1.  ยิ้มแย้มแจ่มใส แสดงท่าทีเป็นมิตร
2.  ลุกขึ้นทักทาย
3.  กล่าวเชิญและนำไปยังห้องรับรอง
4. จัดหาเครื่องดื่มรับรอง
5.  จัดหนังสือพิมพ์ให้อ่านขณะนั่งคอย
6.  ชวนสนทนาเรื่องทั่ว ๆ ไป
มารยาทในการแนะนำ
1. พาผู้ที่มีตำแหน่งน้อยกว่าไปพบผู้มีตำแหน่งสูงกว่า
2. หากตำแหน่งใกล้เคียง แนะนำหญิงก่อน เสริมด้วยจุดเด่นของเขา
3. เอ่ยชื่อผู้มีตำแหน่งสูงก่อน
 หากเลขานุการได้รับการแนะนำ
1. ควรสบตาแขก ยิ้ม กล่าวคำสวัสดีตอบ
2. ถ้าอาวุโสกว่า/แขก ควรยกมือไหว้
3. แขกต่างชาติ ควรปฏิบัติโดยทักท่ายตามประเพณีนิยม
มารยาทในการสนทนา
1. หาเรื่องสนทนาโดยไม่ได้แขกขัดเขิน
2. ใช้คำถามปลายเปิด
3. เอ่ยชื่อคู่สนทนาบ่อย ๆ
4. หากยืนสนทนา ควรยืนให้มีระยะห่างพอควร
 กรณีเป็นกลุ่ม
1. เปิดดอกาสให้ผู้อื่นพูดบ้าง
2. อย่าขัดจังหวะเป็นผู้ฟังที่ดี
3. อย่าขัดคอแม้ไม่เห้นด้วย
4. ไม่นินทาบุคคลที่ 3
5. ไม่เยินยอผู้สนทนาเกินจริง
กรณีนั่งรถไปกับนาย/แขก
- เชิญและดูแลนาย/แขก ให้นั่งเรียบร้อยก่อน
- ควรนั่งด้านหน้า
กรณีขึ้นลิฟท์/เข้าประตูงาน,สำนักงาน
- กดลิฟท์ให้
- เชิญนาย/แขก เข้าก่อน
การเดิน
- เดินทางซ้ายมือนาย/แขก
การนั่งคุยกับแขก
- ไม่ทำตัวสบายเกิน (พิงพนัก/ท้าวแขน/ไขว่ห้าง)
- หันหน้าไปทางแขก
- มองหน้าแขกขณะสนทนา
- ฟังอย่างสนใจ
การร่วมโต๊ะอาหาร
โต๊กลม
-จัดให้นายนั่งในมุมที่ดี
-ให้แขกอาวุโสที่สุดนั่งทางขวามือของนาย
โต๊ะเหลี่ยม
- จัดให้นายนั่งหัวโต๊ะหรือกิ่งกลางโต๊ะด้านข้าง
- ให้แขกอาวุโส นั่งทางขวามือของนาย
เลขานุการ
- ควรนั่งไม่ห่างจากนายมากนัก เผื่อนายเรียกใช้
- ควรจดจำรายละเอียด (ของชอบ/สถานที่ชอบ) ของแขก/นาย เพื่อง่ายต่อการประสานในอนาคต
มารยาทในการทำงานร่วมกับผู้อื่น
- มนุษยสัมพันธ์
- Care
- ประสานงาน  ไม่ใช่ประสานงา
- ไม่ก้าวก่ายสิทธิของผู้อื่น
- ระวังคำพูด
มารยาทในการรับฟังข้อมูล
1. ฟังอย่างตั้งใจเพื่อเข้าใจข้อมุลทั้งหมด
2. แสดงออกด้วยความรู้สึกที่สอดรับกับข้อมูล
3. อย่าทำตัวเป็นกรรมการตัดสิน
4. แสดงให้เห็นว่าคุณสนใจ