วิธีเขียนรายงานของพนักงาน สำหรับฝ่าย HR

วิธีที่ฝ่าย HR จะเขียนรายงานการทำงานของพนักงาน ได้อย่างถูกต้องและมีความเหมาะสม

 


1. ระบุลงไปถึงรายละเอียดของปัญหา
      ฝ่าย HR ไม่ควรเขียนรายงาน เกี่ยวกับพนักงานเพียงแค่หัวข้อ อย่างเช่น “เขามีทัศนติ ในการทำงานที่แย่มาก” แต่ให้เขียนในสิ่งที่ทุกฝ่ายสามารถเข้าใจได้ง่าย ดังตัวอย่างนี้ “เขาพูดจาไม่สุภาพ และไม่ให้เกียรติเพื่อนร่วมงาน ด้วยทัศนคติในการทำงานเช่นนี้ เพื่อร่วมงานจึงไม่ให้การยอมรับนับถือในตัวเขา”
2. ระวังการใช้คำที่มีความหมิ่นเหม่ในทางกฏหมาย 
      ยกตัวอย่าง กรณี เมื่อพนักงานชาย ทำตัวเป็นหนุ่มเพลย์บอย หรือพนักงานหญิงทำตัวเป็นสาวเพลย์เกริ์ล วิธีที่จะเขียนลงไปในเอกสารการรายงาน ไม่ควรจะเป็นคำที่มีลักษณะหมิ่นประมาท อย่างเช่น “เขามีพฤติกรรมผิดปกติเกี่ยวกับเรื่องทางเพศ” แต่ควรจะเขียน ดังตัวอย่างนี้ “ธรรมชาติในเรื่องทางเพศของเขา ไม่เป็นที่น่าพอใจและปรารถนาต่อเพื่อร่วมงาน”
3. ใช้ภาษาที่ดี ช่วยสื่อความหมายให้เข้าใจ 
      หากจะเขียนรายงาน อย่างเช่น “เธอมีอารมณ์แปรปรวนในการทำงาน” หรือ “เธอล้มเหลวในการทำงาน ในส่วนของงานชิ้นใหม่” วิธีที่จะเขียนรายงานให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น คือ “เธอไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญให้กับการทำงาน” และ “เธอไม่สามารถเรียนรู้งานใหม่ๆ ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว”
(อ่านบทความ ทางด้าน HR และเรื่องสาระในการทำงาน ที่ www.ThaiHrCenter.com, www.YesTestMe.com)
4. หลีกเลี่ยงการใช้คำ ในทำนองว่า “ไม่เคยเลย” และ “เป็นเช่นนี้ทุกครั้งไป”
      หากยังไม่แน่ใจ อย่าเพิ่งไปตัดสินพนักงาน ด้วยการเขียนรายงานว่า “เขาทำงานเสร็จช้ากว่าเวลาที่กำหนดไว้ เป็นเช่นนี้ทุกครั้งไป” เพราะพนักงานอาจจะปฏิเสธได้ว่า “นั่นไม่จริง ผมเคยทำงานเสร็จตรงเวลา ณ เวลานั้น ณ เวลานี้” การตัดสินด้วยข้อมูลที่ไม่มากพอ จะส่งผลให้ลงเอยกัน ด้วยข้อโต้แย้งที่ไม่รู้จบ แต่หากยังต้องการจะเขียนในเรื่องนี้ จะต้องระบุรายละเอียดลงไป อย่างครบถ้วนสมบูรณ์
5. ไม่ควรใช้คำคลุมเครือ ที่จะทำให้สื่อความหมายได้ไม่ชัดเจน 
      ไม่ควรเขียนรายงาน โดยใช้คำคลุมเครือ อย่างเช่น “ดูเหมือนว่า.. เขาไม่สามารถที่จะใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ตัวใหม่ ได้ดีพอ“ แต่ให้เปลี่ยนมาใช้ประโยค ดังตัวอย่างนี้ “ความผิดพลาด จากการที่เขาใช้งานโปรแกรมตัวใหม่ มี 9 ข้อดังนี้...” หรือ “เขาทำงานได้ช้ากว่าพนักงานคนอื่น 2 ชั่วโมง” 
      วิธีเหล่านี้ จะมีส่วนช่วยให้ฝ่าย HR สามารถเขียนรายงานการทำงานของพนักงาน ได้อย่างมีประสิทภาพ เพิ่มมากขึ้น

ที่มา : http://www.thaihrcenter.com/