ควบคุมภายใน....ง่ายนิดเดียว (แต่ทำไมยากจัง)ตอนที่ 1
ระบบควบคุมภายใน..เป็นกลไกหนึ่งที่สามารถขับเคลื่อนให้การดำเนินงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ได้เคยพูดคุยกับน้อง ๆ พี่ ๆ เพื่อน ๆ หลายคน ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดทำระบบควบคุมภายใน แค่เพียงเอ่ยคำว่า ควบคุมภายในนั้น หลาย ๆ คำตอบมักจะพูดว่า ไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจ ทำ ๆ ไปตามแบบฟอร์มที่ให้มาเพื่อให้ได้มีข้อมูลส่ง รายงานแล้วไม่รู้จะควบคุมได้หรือไม่ เข้าใจนะแต่ไม่มีเวลาในการจัดทำ อะไรต่าง ๆ เหล่านี้
สาเหตุที่เป็นเช่นนี้ ไม่ใช่ทุกคนไม่ต้องการให้มีการควบคุมภายในเกิดขึ้น เชื่อว่าทุกคนอยากให้ระบบควบคุมภายในมาเป็นกลไกหนึ่งที่สามารถขับเคลื่อนให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ แต่คำถามและคำตอบเหล่านั้น มาจากความไม่เข้าใจจริง ๆ ก่อนที่จะมาเล่าถึงปัญหาของการจัดทำระบบควบคุมภายในของหน่วยงาน เรามาพูดถึงระบบควบคุมภายในก่อนนะคะ
ความจริงแล้วระบบควบคุมภายใน ไม่ใช่หน้าที่ของหน่วยตรวจสอบภายใน เพียงแต่หน่วยตรวจสอบภายใน ทำหน้าเปรียบเสมือนพยาบาลที่จะคอยตรวจโรค ป้องกันการเกิดโรค และการรักษาโรค เพื่อไม่ให้เกิดโรคนั้นอีก ดังนั้น หน่วยตรวจสอบภายในในแต่ละองค์กร จึงเปรียบเสมือนคลินิก ที่ให้คนไข้ในหน่วยงานเข้ารับการรักษาและปรึกษาปัญหาของโรคได้ หน่วยตรวจสอบภายใน บางครั้ง จึงควรจะออกให้บริการต่อหน่วยงานต่าง ๆ เป็นคลินิกตรวจสอบภายในสัญจร ไปตามจุดต่าง ๆ เพื่อที่จะให้คำแนะนำในการจัดทำระบบควบคุมภายใน รวมทั้งการเตรียมการรองรับก่อนการรับตรวจจริง หรือเปรียบเทียบคือ การแนะวิธีให้รักษาตนเอง แล้วยิ่งนโยบายรัฐบาล ที่ได้กำหนดเรื่องการป้องกันและปรามปราบการทุจริตและประพฤติมิชอบ ส่งผลให้หน่วยงานต่าง ๆ ต้องสนองตอบ ทุกกระทรวงได้กำหนดให้ส่วนราชการในสังกัดดำเนินการดังกล่าว มีการจัดทำแผนการป้องกันและปราบปรามการทุจริต ก็ปรากฏว่ายังไม่ปรากฏอะไรเป็นรูปธรรม แล้วยิ่งในการจัดทำคำรับรองการปฏิบัติราชการปี 2548 ได้มีการกำหนดเรื่องการป้องกันและปราบปราม การทุจริตประพฤติมิชอบ เป็นตัวชี้วัดหนึ่งด้วย ความจริงหน่วยตรวจสอบภายในก็ไม่น่าจะมีส่วนเกี่ยวโดยตรงเท่าไร เพราะงานของหน่วย จะเน้นที่ตรวจสอบเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว เป็นเครื่องมือของผู้บริหารในการตรวจสอบ การปฏิบัติหน้าที่และสร้างความ น่าเชื่อถือ กับภายนอก แต่........เนื่องจากเป็นระบบราชการยุคใหม่ หน่วยตรวจสอบภายในจะนิ่งเฉย ไม่แยแส กับการเปลี่ยนแปลงของโลก ก็ดูจะกระไรอยู่…..
เช่นนั้นแล้วควรกล่าวได้ว่าการควบคุมภายในจัด เป็นหน้าที่ของทุก ๆ คน ไม่แบ่งว่าเป็นระดับไหน และจะต้องทำและเข้าใจไปพร้อม ๆ กัน แต่ถึงอย่างไร จุดเริ่มต้นคงต้องมาจากข้างบน เป็นการดำเนินงานในลักษณะจากบนลงไปล่าง (Top-Down) โดยต้องเป็นการกระตุ้นและให้ความสำคัญจากระดับบริหาร สู่ระดับจัดการ โดยอาจจะต้องเป็นนโยบายและให้ผู้ที่มีหน้าที่ดูแลเรื่องนี้โดยเฉพาะ แต่เมื่อถึงเวลาหนึ่งหน่วยงานตรวจสอบภายในอาจจะไม่ต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวมากเลยด้วยซ้ำ เพราะทุกคนรู้และเข้าใจจุดหมาย สามารถดูแลตนเอง และที่สำคัญลักษณะของการจัดทำระบบควบคุมภายในนี้จะส่งผลย้อนกลับ คือส่งผลดีกลับขึ้นไปต่อการบริหารและการจัดการภาพรวม เรียกว่าย้อนกลับขึ้นไปจากข้างล่างสู่ข้างบน (Bottom – up)
แต่สิ่งสำคัญก็คือ จะต้องให้ความสำคัญและต้องทำอย่างต่อเนื่อง ควบคู่กับการพัฒนาและการรายงานผลเพื่อลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้นให้ได้
พบกับปัญหาของการจัดวางระบบควบคุมภายในของหน่วยงานจากประสบการณ์ตรงได้ใน
ควบคุมภายใน…ง่ายนิดเดียว(แต่ทำไมยากจัง) ตอนที่ 2 นะคะ
สาเหตุที่เป็นเช่นนี้ ไม่ใช่ทุกคนไม่ต้องการให้มีการควบคุมภายในเกิดขึ้น เชื่อว่าทุกคนอยากให้ระบบควบคุมภายในมาเป็นกลไกหนึ่งที่สามารถขับเคลื่อนให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ แต่คำถามและคำตอบเหล่านั้น มาจากความไม่เข้าใจจริง ๆ ก่อนที่จะมาเล่าถึงปัญหาของการจัดทำระบบควบคุมภายในของหน่วยงาน เรามาพูดถึงระบบควบคุมภายในก่อนนะคะ
ความจริงแล้วระบบควบคุมภายใน ไม่ใช่หน้าที่ของหน่วยตรวจสอบภายใน เพียงแต่หน่วยตรวจสอบภายใน ทำหน้าเปรียบเสมือนพยาบาลที่จะคอยตรวจโรค ป้องกันการเกิดโรค และการรักษาโรค เพื่อไม่ให้เกิดโรคนั้นอีก ดังนั้น หน่วยตรวจสอบภายในในแต่ละองค์กร จึงเปรียบเสมือนคลินิก ที่ให้คนไข้ในหน่วยงานเข้ารับการรักษาและปรึกษาปัญหาของโรคได้ หน่วยตรวจสอบภายใน บางครั้ง จึงควรจะออกให้บริการต่อหน่วยงานต่าง ๆ เป็นคลินิกตรวจสอบภายในสัญจร ไปตามจุดต่าง ๆ เพื่อที่จะให้คำแนะนำในการจัดทำระบบควบคุมภายใน รวมทั้งการเตรียมการรองรับก่อนการรับตรวจจริง หรือเปรียบเทียบคือ การแนะวิธีให้รักษาตนเอง แล้วยิ่งนโยบายรัฐบาล ที่ได้กำหนดเรื่องการป้องกันและปรามปราบการทุจริตและประพฤติมิชอบ ส่งผลให้หน่วยงานต่าง ๆ ต้องสนองตอบ ทุกกระทรวงได้กำหนดให้ส่วนราชการในสังกัดดำเนินการดังกล่าว มีการจัดทำแผนการป้องกันและปราบปรามการทุจริต ก็ปรากฏว่ายังไม่ปรากฏอะไรเป็นรูปธรรม แล้วยิ่งในการจัดทำคำรับรองการปฏิบัติราชการปี 2548 ได้มีการกำหนดเรื่องการป้องกันและปราบปราม การทุจริตประพฤติมิชอบ เป็นตัวชี้วัดหนึ่งด้วย ความจริงหน่วยตรวจสอบภายในก็ไม่น่าจะมีส่วนเกี่ยวโดยตรงเท่าไร เพราะงานของหน่วย จะเน้นที่ตรวจสอบเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว เป็นเครื่องมือของผู้บริหารในการตรวจสอบ การปฏิบัติหน้าที่และสร้างความ น่าเชื่อถือ กับภายนอก แต่........เนื่องจากเป็นระบบราชการยุคใหม่ หน่วยตรวจสอบภายในจะนิ่งเฉย ไม่แยแส กับการเปลี่ยนแปลงของโลก ก็ดูจะกระไรอยู่…..
เช่นนั้นแล้วควรกล่าวได้ว่าการควบคุมภายในจัด เป็นหน้าที่ของทุก ๆ คน ไม่แบ่งว่าเป็นระดับไหน และจะต้องทำและเข้าใจไปพร้อม ๆ กัน แต่ถึงอย่างไร จุดเริ่มต้นคงต้องมาจากข้างบน เป็นการดำเนินงานในลักษณะจากบนลงไปล่าง (Top-Down) โดยต้องเป็นการกระตุ้นและให้ความสำคัญจากระดับบริหาร สู่ระดับจัดการ โดยอาจจะต้องเป็นนโยบายและให้ผู้ที่มีหน้าที่ดูแลเรื่องนี้โดยเฉพาะ แต่เมื่อถึงเวลาหนึ่งหน่วยงานตรวจสอบภายในอาจจะไม่ต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวมากเลยด้วยซ้ำ เพราะทุกคนรู้และเข้าใจจุดหมาย สามารถดูแลตนเอง และที่สำคัญลักษณะของการจัดทำระบบควบคุมภายในนี้จะส่งผลย้อนกลับ คือส่งผลดีกลับขึ้นไปต่อการบริหารและการจัดการภาพรวม เรียกว่าย้อนกลับขึ้นไปจากข้างล่างสู่ข้างบน (Bottom – up)
แต่สิ่งสำคัญก็คือ จะต้องให้ความสำคัญและต้องทำอย่างต่อเนื่อง ควบคู่กับการพัฒนาและการรายงานผลเพื่อลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้นให้ได้
พบกับปัญหาของการจัดวางระบบควบคุมภายในของหน่วยงานจากประสบการณ์ตรงได้ใน
ควบคุมภายใน…ง่ายนิดเดียว(แต่ทำไมยากจัง) ตอนที่ 2 นะคะ
หมายเลขบันทึก: 21870เขียนเมื่อ 31 มีนาคม 2006 09:43 น. ()แก้ไขเมื่อ 12 มิถุนายน 2012 15:57 น. () สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:
ความเห็น (3)
เป็นบทความที่อ่านแล้วแสดงให้เห็นว่าผู้เขียนข้อความข้างต้นมีความเข้าใจในระบบการควบคุมภายในเป็นอย่างดี
ขอแสดงความยินดีกับกองกลางสำนักงานอธิการบดีด้วย
ที่มีผู้มีความรู้ความสามารถมาช่วยพัฒนาองค์กรได้เป็นอย่างดี
ขอบคุณมากค่ะสำหรับประสบการณ์จากผู้ที่รับผิดชอบเรื่องควบคุมภายในของหน่วยงาน อย่างน้อยที่สุดผู้อ่านที่กำลังสงสัยอยู่ว่าทำควบคุมภายในไปทำไมคงจะพอเข้าใจได้มากขึ้น แล้วจะรอติดตามอ่านบันทึกจากประสบการณ์ตรงอีกนะค่ะ
นับได้ว่าเป็นบทความที่ให้ความกระจ่างเกี่ยวกับการควบคุมภายในที่ชัดเจน ...การควบคุมภายในเกี่ยวข้องกับคนทุกคนในองค์กร ตั้งแต่ระดับสูงสุดจนถึงระดับล่างสุด... นั่นคือ หัวใจสำคัญของการควบคุมภายใน
ขอขอบคุณ ร.ป.ม. รุ่น 4 ที่ได้กรุณาบันทึกความรู้ให้ผู้อื่น/หน่วยงานภายใน มมส. เอง ได้เรียนรู้และเข้าใจ ได้เป็นอย่างดี
และที่สำคัญ ผมกำลังรออ่าน...ควบคุมภายใน…ง่ายนิดเดียว(แต่ทำไมยากจัง) ตอนที่ 2 อยู่ นะครับ