KA : ชุมชนสำนักงานเลขานุการ (งานนโยบายและแผน)

    เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549 เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ มีการแบ่งวงสนทนาออกเป็น 5 วง ตามลักษณะงานของสำนักงานเลขานุการ คือ

• วงงานธุรการ (link)
• วงงานการเงินและพัสดุ (link)
• วงงานนโยบายและแผน
• วงงานบริการการศึกษา
• วงงานประกันคุณภาพ

     บันทึกนี้ขอนำวงสนทนาของงานนโยบายและแผนมาเล่าสู่กันฟังก่อนครับ วงนี้มีคุณเสริม พัดชุมพร (เลขานุการคณะเกษตรฯ) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย บันทึกนี้ผมนำมาจากคุณลิขิตของวงซึ่งบันทึกความรู้ที่ได้รับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในงานนโยบายและแผน

วงงานนโยบายและแผน	คุณสาวิตรี เล่าเรื่องเด่นในวง

       สนง.ศึกษาศาสตร์
       - งานประกันค่อนข้างสำเร็จ มีการประชุมมอบหมายกันเป็นครั้งคราว เป็นทั้งวาจาและลาย
       ลักษณ์อักษร มีการทำเป็นตารางภาระงานตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ โดยมีการ
       มอบหมายให้ชัดเจนในแต่ละงาน แล้วให้แต่ละงานส่งงานกลับมา ผลที่ได้ค่อนข้างสำเร็จ
       และทุกคนก็ให้ความร่วมมือดี ตอนแรกมีปัญหาบ้าง แต่พอใช้ระบบเข้ามาจัดการก็ทำให้งาน
       ออกมาดี ลดความขัดแย้ง สามารถกระจายงานได้ รศ.เทียมจันทร์ เข้ามาทำให้มีการประชุม
       แบ่งงาน กระจายงานได้ดีขึ้น และผลออกมาดี

       สนง.สหเวชศาสตร์
       - การติดตามการประเมินผลแผน แต่เดิมเป็น 3 เดือน เปลี่ยนเป็นทุกเดือน   โดยนำเข้าที่
       ประชุมคณะกรรมการประจำคณะ ทำให้การติดตามประเมินผลแผนดียิ่งขึ้น

       สนง.วิศวกรรมศาสตร์
       - การติดตามข้อมุลการใช้งบประมาณ ใช้การเช็คที่สมุดบัญชีของงานการเงิน (เคยทำการเงิน
       มาก่อน) จึงใช้ประโยชน์จากการทำงานการเงิน และสามารถเช็คข้อมูลจากกองบริการของ
       มหาวิทยาลัยได้

       สนง.ทันตแพทยศาสตร์
       - จัดทำฐานข้อมูลเป็นหมวดหมู่ มีคณะกรรมการดำเนินงาน โดยเก็บข้อมูลที่เป็นของคณะ
      ตามหัวข้อสำคัญซึ่งได้จากการประชุม  ฐานข้อมูลแบ่งข้อมูลออกเป็นของผู้บริหาร เจ้าหน้าที่
      นิสิต

      สนง.บัณฑิตวิทยาลัย
      - การประกันคุณภาพของบัณฑิตวิทยาลัย ได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่ทุกคน งานด้าน
     นโยบายและแผน มีการติดตามตามไตรมาส ทำให้ทราบการใช้จ่ายเงิน

     สนง. พยาบาลศาสตร์
     - งานนโยบายและแผนของสนง.พยาบาลประกอบด้วย หน่วยนโยบายและแผน หน่วยวิจัย 
    หน่วยประชาสัมพันธ์ หน่วยประกันคุณภาพ หน่วยวิเทศสัมพันธ์ หน่วยสารสนเทศ 

• หน่วยนโยบายและแผน มีการจัดทำคู่มืองานนโยบายและแผน โดยมีวิธีการทำงาน เช่น
  การขอโครงการ จะมีภาคผนวกการเบิกจ่ายแนบด้วย เป็นทำงานเชิงรุก การติดตามแผน
  เป็นรายไตรมาส ซึ่งมีผลต่อการตั้งงบประมาณในปีต่อไป 
• หน่วยวิจัย มีแหล่งทุน 5% จะต้องทำให้เต็มที่
• หน่วยประชาสัมพันธ์ ทำงานเชิงรุก มีการปรับปรุง web site ติดต่อกับสภาพยาบาลทาง
  online มีเสียงตามสาย จุลสาร
• หน่วยประกันคุณภาพ กลางวัน มีเสวนาเที่ยงวัน ได้คุยกันเกี่ยวกับ QA  QA คือการทำงาน
  ทุกวัน มีการบรรจุปรับแผนกลยุทธ์ให้ทันเดือนกรกฎาคมนี้ เข้าไปในแผนปฏิบัติการ 
• หน่วยวิเทศสัมพันธ์ จัดทำงานตามระบบ แยกแฟ้มให้ชัดเจนในด้านความร่วมมือต่าง ๆ 
• หน่วยสารสนเทศ มีฐานข้อมูล เกี่ยวกับบุคลากรทั้งหมด กำลังจะเอาขึ้น web และ online

     สนง.เกษตรศาสตร์
     - งบประมาณค่อนข้าง ไม่เหมือนคณะอื่น ๆ สรุปผลการใช้เงินแผ่นดินทุกวัน ให้สามารถตรวจ
    สอบการใช้เงินได้ ต่อไปจะนำขึ้น web และใช้ e-office ในวันที่ 1 พฤษภาคม 2549 

    สนง.สังคมศาสตร์
    - การใช้งบประมาณต่าง ๆ จะผ่านงานแผนก่อน การใช้จ่ายเงินงานแผนกับงานการเงินจะ
    ประสานงานกันตลอด

     สนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์
     - การปรับปรุงฐานข้อมูลเป็นระบบ online โดยให้ทุกคนไปตอบแบบสอบถามทาง Internet

    เกณฑ์การตัดสินการประกันคุณภาพของงานนโยบายและแผน จากกิจกรรม Office KM คือ

• มีแผนการดำเนินงานของงานนโยบายและแผนที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร (*) ระดับคุณภาพ 1 ดาว
• มีการปฏิบัติงานและดำเนินงานตามแผน (**) ระดับคุณภาพ 2 ดาว
• มีการจัดทำระบบข้อมูลและสารสนเทศ (***) ระดับคุณภาพ 3 ดาว
• มีการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานตามแผนงานและจัดทำสรุปรายงาน (****) ระดับคุณภาพ 4 ดาว
• มีการนำผลประเมินมาปรับปรุงและพัฒนา (*****) ระดับคุณภาพ 5 ดาว
  
  วงนี้หลายหน่วยงานให้ความสำคัญในเรื่องการติดตามและประเมินผลแผน และหน่วยงานที่ได้รับความสนใจของวงนี้และเป็นเรื่องเด่นของวงคือ สนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์ ในเรื่องการติดตามแผนแบบ Online สำหรับเรื่องการพัฒนาระบบข้อมูลและสารสนเทศ มีบางหน่วยงานที่ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันในวง ในวันที่ 29 มีนาคมนี้ วงนี้คงได้พบกันอีก และน่าจะขยายผลที่ดีในเรื่องงานนโยบายและแผนได้เป็นอย่างดี ขอขอบคุณคุณปราณี จากคณะศึกษาศาสตร์เป็นอย่างยิ่ง ที่ได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันสำหรับงานนโยบายและแผนของคณะต่าง ๆ และกองแผนงาน 
  
                                                                                                              บอย  

                                                                                     ชุมชนสำนักงานเลขานุการเ