ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในสถานศึกษา

               ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานด้านการเงิน บัญชี และวิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง

                                1. เงินคงเหลือที่มีอยู่จริงไม่ตรงกับรายงานเงินคงเหลือประจำวัน สาเหตุ

                                   1.1 มีการบันทึกสัญญายืมเงินตามโครงการอาหารกลางวัน  บันทึกเป็นเงินสดคงเหลือในมือ                                                                กรณีนี้ระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544 ให้ตัดจ่ายการยืมเงินตามสัญญายืมเงินในทะเบียนคุมเงินโครงการอาหารกลางวัน

                                   1.2 เมื่อมีการถอนเงินธนาคารเพื่อจ่ายให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน แต่ไม่ได้จ่ายภายในวันที่ถอนเงิน

ทำให้มีเงินสดคงเหลือในมือ และไม่ได้บันทึกในทะเบียนคุมเงิน

                                                กรณีนี้เงินสดที่ถอนมาเพื่อจ่ายแต่ไม่ได้จ่าย ให้บันทึกในทะเบียนคุมเงินเป็นเงินสดคงเหลือ

และแสดงในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

                                   1.3 สมุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่เปิดในนามโรงเรียน ไม่ได้แสดงในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน

ทุกบัญชี

                                                กรณีนี้ต้องแสดงในรายงานเงินคงเหลือประจำวันให้ครบถ้วนทุกรายการ

                                   1.4  ดอกผลจากสมุดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทออมทรัพย์ ไม่ได้นำมาบันทึก

                                                กรณีนี้ต้องนำมาบันทึกในทะเบียนคุมเงินที่เกี่ยวข้อง โดยปรับสมุดเงินฝากธนาคารตามงวดของธนาคาร คือสิ้นเดือนมิถุนายนและสิ้นเดือนธันวาคม

                                   1.5 มีการถอนเงินธนาคารโดยไม่คำนึงเศษสตางค์

                                                กรณีนี้การเขียนถอนเงินจากธนาคารให้เขียนทั้งจำนวนรวมทั้งเศษสตางค์          

                                2. ไม่จัดทำบันทึกการรับเงินเพื่อเก็บรักษา

                                    กรณีสถานศึกษาไม่มีตู้นิรภัยในการเก็บรักษาเงิน ทุกครั้งที่มีเงินสดคงเหลือในมือ ให้เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำแบบ “บันทึกการรับเงินเพื่อเก็บรักษา” พร้อมส่งมอบตัวเงินให้กับผู้บริหารทุกวันที่มีเงินสดคงเหลือในมือ

และผู้บริหารจะส่งมอบตัวเงินแก่เจ้าหน้าที่การเงินในวันทำการถัดไปเมื่อมีการเบิกจ่าย กรณีไม่มีความจำเป็นต่อการใช้จ่ายควรนำเงินฝากธนาคาร ให้ถือปฏิบัติตามระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544

                                3. ยอดเงินคงเหลือตามรายงานเงินคงเหลือประจำวันไม่ตรงกับทะเบียนคุมเงิน

                                    กรณีที่เจ้าหน้าที่การเงินและเจ้าหน้าที่บัญชีเป็นคนละคนกันหรือเป็นคนเดียวกัน ไม่ได้สอบทานระหว่างกัน หรือไม่ได้สอบทานกับสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร ควรมีการสอบทานตัวเงินคงเหลือที่มีอยู่จริงกับทะเบียนคุมเงินที่เกี่ยวข้อง อย่างน้อยเดือนละครั้ง

                                4. ดอกผลจากบัญชีเงินอุดหนุนทั่วไป ไม่ได้นำส่งรายได้แผ่นดินตามระยะเวลากำหนด

                                    กรณีนี้ดอกผลจากบัญชีเงินอุดหนุนทั่วไป ให้นำส่งทั้งจำนวนรวมทั้งเศษสตางค์ ถือเป็นรายได้แผ่นดินต้องนำส่งคลัง ตามหนังสือกระทรวงการคลัง  ด่วนที่สุด ที่กค 0409.6/ว126 ลงวันที่ 7 กันยายน 2548  ซึ่งการนำส่งเงินรายได้แผ่นดินตามระเบียบฯ หากไม่เกินหนึ่งหมื่นบาทให้ส่งอย่างน้อยเดือนละครั้ง  

                                5. หลักฐานการจัดซื้อจัดจ้าง ไม่ได้บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินก่อนการจ่ายเงิน

                                    กรณีนี้ เจ้าหน้าที่การเงินไม่ได้บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจากผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนการจ่ายเงินเมื่อ

เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและเสนอผู้มีอำนาจทราบและอนุมัติทุกขั้นตอนแล้ว ดังนั้น เจ้าหน้าที่การเงินต้อง

จัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินก่อนการจ่ายเงินทุกครั้ง