เทคนิคการเขียนและบริหารโครงการ

เล่าสู่กันฟัง

ได้รับโอกาสจากจังหวัดภูเก็ตให้เข้าอบรมหลักสูตรเทคนิคการเขียนและบริหารโครงการเพื่อสนับสนุนยุทธศาสตร์จังหวัด/กลุ่มจังหวัด โดยวิทยากร ดร.เทิดชาย  ช่วยบำรุง  และดร.บุญเกียรติ  เอี้ยววงษ์เจริญ  ซึ่งข้อมูลที่นำมาเล่าสู่กันนี้  มาจากบางส่วนของหัวข้อบรรยาย...

     งานต่างๆในองค์กรมี 2 ลักษณะคืองานที่ทำเป็นประจำจากต้นสังกัด และงานที่เป็นโครงการ  ซึ่งมีเป้าหมายแตกต่างกันโดยเป้าหมายของงานประจำคือต้องทำต่อเนื่อง และมีการทำซ้ำ  ส่วนโครงการคืองานที่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน  มีเอกลักษณ์ (เช่นผลิตภัณฑ์หรือบริการ)  ที่ต้องดำเนินการภายในระยะเวลากำหนดคือมีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด  งานมีความก้าวหน้าเป็นขั้นตอน  แบ่งเป็น  3 ระดับ ประกอบด้วย  Portfolio(รวมทุกโครงการ)  ชุดโครงการ(โครงการขนาดใหญ่)  และโครงการ(โครงการที่แตกย่อยจากชุดโครงการ) ลักษณะของโครงการที่ดี  ควรพิจารณาความสมดุลทั้ง 4 มิติ(การเงิน  ลูกค้า  กระบวนการภายใน  การเรียนรู้และพัฒฯ) ตอบสนองเป้าหมายทั้งระยะสั้น  ปานกลาง  และอนาคต  กระจายทุกยุทธศาสตร์ รวมทั้งสอดคล้องนโยบายรัฐบาล  แผนฯ 10  ยุทธศาสตร์หน่วยงานจังหวัด/กลุ่มจังหวัด/หน่วยงานต้นสังกัด 

      การบริหารโครงการ        

1. การวางแผน  ประกอบด้วย  การทบทวน วิเคราะห์เบื้องต้นตรวจสอบผลการดำเนินงานที่ผ่านมา  หรือริเริ่มโครงการใหม่  วางแผนรายละเอียด  วิเคราะห์และจัดทำคำของบประมาณ  กำหนดตัวชี้วัด  และเครื่องมือในการประเมิน

2. ติดตามความก้าวหน้า  ในส่วนที่เป็นงบก่อสร้างและครุภัณฑ์  ควรมี

- เอกสารการแตกโครงสร้างงาน(กรณีจ้างเหมาโครงการใหญ่ๆ  ต้องขอจากผู้รับจ้าง) มีข้อมูลที่สำคัญคือ รหัสงานเพื่อสะดวกต่อการเก็บข้อมูลและใช้สื่อสารกับผู้รับเหมา  ชื่อโครงการ  ผลลัพธ์ของชิ้นงาน  ระยะเวลาที่ต้องการ  ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ  และผู้ประเมิน

- จัดทำแผนภูมิแกนท์  ใช้แสดงสถานะโครงการ  ระยะเวลาดำเนินโครงการที่ประเมินไว้  ระยะเวลาดำเนินงานของานที่ประเมินไว้  และจัดลำดับของงาน

- กำหนดเกณฑ์ขั้นต่ำสุดที่ยอมรับได้ของแต่ละกิจกรรม  3 ด้านคือ ด้านเวลา  การเงิน  และคุณภาพ

- กำหนดจุดตรวจสอบงานช่วงต่างๆ/ความคืบหน้าของโครงการ  โดยพิจารณาจากระยะเวลาทั้งหมดของโครงการ  และผลลัพธ์ของโครงการ

- กำหนดตัวชี้วัด  โดยวัดในสิ่งสำคัญที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์  สามารถเก็บข้อมูลและวัดผลได้  ใช้ต้นทุนต่ำ  เข้าใจง่าย  และระวังผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับพฤติกรรมของบุคลากร

3. การวัดความสำเร็จของโครงการ  วัดจากส่งมอบงานตรงตามกำหนด  ภายในวงเงินงบประมาณ  ใช้ทรัพยากรหมาะสม  ได้คุณภาพ  รวมทั้งพิจารณามุมมองต้นสังกัด/ผู้ใช้บริการ  และมีความท้าทายต่อวิสัยทัศน์