การจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน

ในการทำงานทุกประเภท จะต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูล และเอกสารต่างๆ จำนวนมาก ซึ่งจะพบปัญหาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ไม่รวดเร็วทันท่วงที วิธีแก้ไขช่วยให้การจำแนกเอกสารไม่ให้สูญหาย แต่ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเพื่อที่จะค้นหาได้ง่าย คือ

•  ต้องมีวัสดุ อุปกรณ์ที่พร้อม ใช้สะดวก ปลอดภัย และสะอาด คงทน ดูสวยงาม เช่น โต๊ะ ตู้ และแฟ้ม

•  มีป้าย (label) เพื่อระบุชื่อหรือประเภทของเอกสาร

•  จัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ หรือแยกประเภทงานให้เป็นสัดส่วน

•  เอกสารที่สำคัญและใช้เป็นประจำให้เก็บไว้ที่ส่วนกลาง

•  เอกสารที่สำคัญควรระบุจำนวนหน้า และลำดับความสำคัญประกอบ

ประโยชน์ที่ได้รับจากการจัดเก็บเอกสาร

•  มีความรู้เกี่ยวกับระเบียบและวิธีการในการจัดเก็บเอกสาร

•  มีความสามารถในการเก็บและค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ฉับไว ตัดสินใจได้เร็ว

•  มีความรู้เกี่ยวกับวัสดุ อุปกรณ์ที่ใช้ในการเก็บเอกสาร

•  มีความคล่องแคล่วว่องไว สายตาดี ความจำดี รู้จักตำแหน่งที่จัดเก็บเอกสารต่างๆ

อโณทัย พนมธรนิจกุล