สรุปบทเรียนเกี่ยวกับการสรุปข้อมูลเพื่อนำเสนอผู้บริหาร

สรุปบทเรียนเกี่ยวกับการจัดทำสรุปข้อมูลเพื่อนำเสนอผู้บริหาร

 

เนื่องจากผู้บริหารของหน่วยงานเป็นผู้ที่จะต้องวางแผนและมองภาพรวมในของหน่วยงาน ซึ่งในการที่จะวางแผนการดำเนินงานของหน่วยงานนั้น จะต้องอาศัยขั้นตอนของการตรวจสอบข้อมูลในอดีตมาเป็นส่วนที่ช่วยในการพิจารณาแผนการดำเนินงานด้วย ดังนั้นการสรุปข้อมูลเพื่อนำเสนอผู้บริหาร จะต้องเป็นข้อมูลที่มีรายละเอียดสรุปรวบยอดจำนวน ร้อยละ และข้อมูลอื่นๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนการดำเนินงาน โดยไม่ควรนำเสนอข้อมูลดิบ ที่แจกแจงรายละเอียดปลีกย่อยมากเกินไป เนื่องจากในส่วนของข้อมูลที่ข้อมูลดิบที่เก็บมานั้น ต้องเสียเวลาในการพิจารณานานและก่อให้เกิดความล่าช้าในการทำงานซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการดำเนินงานขององค์กรได้ ดังนั้นจึงควรนำเสนอข้อมูลที่เป็นบทสรุปซึ่งจะสามารถมองภาพรวมของงานได้อย่างชัดเจน และผู้อำนวยการสำนักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ได้ให้ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ เนื่องจากปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ร่วมกับการทำงาน ซึ่งผู้อำนวยการสำนักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ได้ยกตัวอย่างการจัดการข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลของผู้เข้าร่วมประชุมในแต่ละครั้ง ซึ่งสามารถจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ตามประเภทของหน่วยงาน โดยใช้โปรแกรม Excel จัดข้อมูลดังกล่าว และหากผู้บริหารต้องการข้อมูลของผู้เข้าร่วมประชุมในหมวดหมู่ใดก็สามารถดึงข้อมูลในส่วนนั้นมาใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องเสียเวลาในการจัดตารางข้อมูลขึ้นมาใหม่ และข้อมูลเรื่องใดที่ต้องนำมาใช้บ่อยๆ ก็ควรนำข้อมูลดังกล่าวมาเก็บในส่วนที่สามารถนำมาใช้ได้ง่าย เช่น นำข้อมูลลงใน Web size ซึ่งจะสามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้โดยง่าย