บทความ 5 นาทีกับการจัดการความรู้

5 นาทีกับการจัดการความรู้

      ไม่ว่าจะเป็นยุคไหนสมัยไหน ความรู้นับว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้บุคคลหรือองค์กรประสบความสำเร็จในระยะยาว และในอนาคตนี้ความรู้จะทวีความสำคัญมากยิ่งๆ ขึ้นแต่ละองค์กรจำเป็นต้องมีกระบวนการเพื่อให้มีความสามารถในการเรียนรู้ได้เร็วกว่าคู่แข่ง และการจัดโครงสร้างการจัดการความรู้ให้มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อที่จะได้สามารถนำความรู้ที่เหมาะสมมาใช้ในเวลาที่ต้องการ นอกจากนี้ฐานความรู้ยังช่วยให้องค์กรสามารถปรับขนาดขององค์กรให้เหมาะสมได้เพราะว่าในส่วนของความรู้ ความเชี่ยวชาญต่างๆ ที่เคยขึ้นอยู่กับตัวบุคคลากรนั้นจะถูกเก็บอยู่ในฐานความรู้แทน ความรู้เป็นสิ่งที่สามารถได้รับจากหลายๆ แหล่งอย่างอิสระเช่นการเรียนรู้ ผู้เชี่ยวชาญ ประสบการณ์ ฐานข้อมูล หรือระบบสารสนเทศต่างๆ

รู้จักกับ KBS และ KM
        เมื่อจะกล่าวถึงเรื่องราวของความรู้แล้วมักจะได้ยินคำว่า Knowledge Based System (KBS) และ Knowledge Management (KM) ในส่วนของ KBS เป็นส่วนของระบบฐานความรู้ ซึ่งนับว่าเป็นศาสตร์สาขาหนึ่งในปัญญาประดิษฐ์ สำหรับ KM นั้นเป็นเรื่องของการจัดการความรู้ซึ่งกล่าวได้ว่ามีขอบเขตที่กว้างมากกว่าการจัดการข้อมูล (Data Management) การจัดการสารสนเทศ (Information Management) หรือแม้แต่การจัดการระบบ (Systems Management) การที่จะประสบความสำเร็จในเรื่องของการจัดการความรู้นั้นไม่ได้ขึ้นกับเทคโนโลยีสารสนเทศหรือระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น ยังขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นเช่นรูปแบบขององค์กร สังคม พฤติกรรมและยังรวมถึงวัฒนธรรมด้วย แต่อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีสารสนเทศได้มีช่วยในการสรุป รวบรวมและเข้าถึงแหล่งความรู้และแหล่งข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การจัดการความรู้ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องราวของบริษัทหรือร้านค้าที่ประกอบการค้าอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ยังเกี่ยวข้องและรวมถึงหน่วยงานที่ไม่แสวงกำไร และองค์กรสาธารณะอีกด้วย

ระบบฐานความรู้
        เมื่อจะกล่าวถึงเรื่องราวของความรู้แล้วมักจะได้ยินคำว่า Knowledge Based System (KBS) และ Knowledge Management (KM) ในส่วนของ KBS เป็นส่วนของระบบฐานความรู้ ซึ่งนับว่าเป็นศาสตร์สาขาหนึ่งในปัญญาประดิษฐ์ สำหรับ KM นั้นเป็นเรื่องของการจัดการความรู้ซึ่งกล่าวได้ว่ามีขอบเขตที่กว้างมากกว่าการจัดการข้อมูล (Data Management) การจัดการสารสนเทศ (Information Management) หรือแม้แต่การจัดการระบบ (Systems Management) การที่จะประสบความสำเร็จในเรื่องของการจัดการความรู้นั้นไม่ได้ขึ้นกับเทคโนโลยีสารสนเทศหรือระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น ยังขึ้นอยู่กับปัจจัยอื่นเช่นรูปแบบขององค์กร สังคม พฤติกรรมและยังรวมถึงวัฒนธรรมด้วย แต่อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีสารสนเทศได้มีช่วยในการสรุป รวบรวมและเข้าถึงแหล่งความรู้และแหล่งข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การจัดการความรู้ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องราวของบริษัทหรือร้านค้าที่ประกอบการค้าอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้นยังเกี่ยวข้อง และรวมถึงหน่วยงานที่ไม่แสวงกำไร และองค์กรสาธารณะอีกด้วย

เป้าหมายของการจัดการความรู้
         การจัดการความรู้นับว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งไม่ว่าจะเป็นในประเทศที่พัฒนาแล้วหรือกำลังพัฒนาก็ตาม สำหรับการประเมินประสิทธิภาพของความรู้นั้นมักเกี่ยวข้องกับเรื่องของการประเมินทางนามธรรมและทรัพย์สินทางปัญญา ระบบการจัดการความรู้นั้นมักมีโครงสร้างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังนี้คือ
        1) ความพร้อมของความรู้ (Available) การที่จะสามารถเรียกใช้หรือค้นหาเพื่อใช้ประโยชน์จากความรู้ได้นั้น จำเป็นต้องมีความพร้อมของความรู้ก่อน ความรู้แบ่งออกเป็นความรู้ภายนอก (external knowledge) และความรู้ภายใน (internal knowledge)
        แหล่งความรู้ภายนอกนั้นต้องมีการค้นหา การประเมินและรวบรวม ซึ่งวิธีที่ง่ายก็คือการใช้เครื่องมือค้นหาหรือที่เรียกกันว่าเสริช์เอ็นจิ้น สำหรับฐานความรู้ภายในสำหรับองค์กรนั้นเป็นสิ่งที่ยุ่งยากเนื่องจากความรู้ไม่ได้อยู่ในรูปแบบสำเร็จที่สามารถใช้งานได้ทันที จำเป็นต้องสร้างหรือปรับเปลี่ยนเองโดยใช้เทคโนโลย ีและความร่วมมือของพนักงานในองค์กรเช่นการเพิ่มข้อมูลของแต่ละคนลงในฐานความรู้ขององค์กรในรูปแบบต่างๆเช่น สไลด์ เอกสาร หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ แต่อย่างไรก็ตามการที่จะประสบความสำเร็จได้นั้นจำเป็นต้องสร้างแรงจูงใจให้รู้สึกว่าเกิดประโยชน์ร่วมกันทั้งของพนักงาน และองค์กร นอกจากนี้องค์กรยังต้องมีเครื่องมือช่วยในการรวบรวมและค้นหา(Integrated Knowledge Query Engine) ทั้งความรู้ภายนอกและภายในเข้าด้วยกันเพื่อให้การเข้าถึงได้ง่ายยิ่งขึ้น
        2) ความถูกต้องของการเรียกค้น (Accurate in retrieval) การเรียกค้นของเป็นจุดที่กำหนดความสำเร็จหรือล้มเหลวของระบบโครงสร้างความรู้ การเรียกค้นในปัจจุบันได้มีการพัฒนาจนแทบเรียกได้ว่าเกือบล้มเลิกเทคนิคการเรียกค้นแบบเดิมๆที่ใช้คำสำคัญในการค้นหา โดยส่วนของข้อมูลทั้งเวลาที่เก็บ และเรียกค้นเพื่อเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพที่สูงขึ้น ตัวอย่างของปัญหาการค้นหาที่สามารถพบเห็นได้ทั่วไปเช่นการค้นหาข้อมูลในเว็บที่ใช้เวลามาก และยังให้ผลลัพท์ที่ไม่เป็นที่ต้องการจำนวนมาก แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันนี้เครื่องมือค้นหาในเว็บได้ใช้เทคนิคที่ซับซ้อนมากขึ้น โดยการพยายามที่จะเข้าใจเนื้อหาของคิวรี่และเอกสาร การค้นหาได้มีการนำการจัดหมวดหมู่ (classification) มาใช้ร่วมกับคำสำคัญเพื่อกรองความรู้อีกลำดับหนึ่ง
        3) ความรู้ที่มีคุณภาพ (Effective Knowledge) ความรู้ในฐานความรู้ต้องมีคุณภาพสำหรับเป็นฐานความรู้เพื่อให้บรรลุความสำเร็จ หากคุณภาพของฐานความรู้ด้อยลงก็จะส่งผลให้มีการใช้แหล่งความรู้ลดลงหรืออาจเลิกใช้ไปเลยก็ได้ ความมั่นใจในคุณภาพของความรู้ในฐานความรู้ภายนอกนั้น ต้องอาศัยปัจจัยหลายประการในการพิจารณาเช่นชื่อ การสรุปจากผู้รู้ และหลังจากเรียกดูก็มีโอกาสในการประเมินคุณภาพ และเพิ่มข้อมูลลงไปเพื่อเป็นค่าเฉลี่ยสำหรับกรองความรู้ในการเรียกค้นต่อไป
        4) ความสามารถเข้าถึงความรู้ (Accessible Knowledge) โครงสร้างของการจัดการความรู้นั้นต้องให้ผู้ต้องการสามารถเข้าถึงและใช้งานได้เมื่อต้องการ

     สรุป ความรู้เป็นสิ่งสำคัญไม่ว่าจะเป็นกับการดำเนินการในเรื่องราวใดๆก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับฐานความรู้ที่มีคุณภาพ อย่างไรก็ตามสิ่งที่สำคัญที่สุดคือความสามารถที่จะนำความรู้มาใช้ได้อย่างเหมาะสมในเวลาที่ต้องการ

อ้างอิง  http://www.infomining.co.th/InfoMining/e-Magazine/Vol%202/nknowledge.htm