ระบบสารบรรณกับงานประกันคุณภาพ

เก็บอย่างไรใช้ได้ทุกงาน

งานสารบรรณกับการประกันคุณภาพ
โดย : ฝ่ายบริหารและธุรการ
                ระบบประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นโดยใช้วงจรคุณภาพ PDCA โดยมีการกำหนดทิศทางและตัวขับเคลื่อน เน้นที่การพัฒนากระบวนการทำงาน (process improvement) การขจัดความเสี่ยง (risk management) และแก้ไขข้อผิดพลาด (corrective action) เพื่อการพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง โดยต้องอาศัยระบบการจัดการงานหลายรูปแบบ งานสารบรรณ ก็เป็นระบบงานหนึ่งเพื่อใช้ในการสนับสนุนงานประกันคุณภาพได้เช่นกัน ซึ่งงานสารบรรณ เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1.    การจัดเก็บเอกสาร หมายถึง การจัดเก็บเอกสารโดยแบ่งเป็นประเภท และจัดใส่รหัสหรือเลขที่เอกสาร เพื่อความสะดวกในการสืบค้น
2.    การจัดส่งเอกสาร  หมายถึง การจัดส่งเอกสารให้กับผู้รับในรูปแบบต่าง ๆ อย่างถูกต้อง รวดเร็ว
3.    การรักษาเอกสาร  หมายถึง การจัดเก็บเอกสารที่มีความสำคัญ เช่นเอกสารการเงิน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ หรือฮาร์ดแวร์เพื่อป้องกันการสูญหาย หรือถูกทำลาย
การจัดการเอกสารในระบบงานประกันคุณภาพ เป็นการจัดเก็บเอกสารหลักฐานประกอบงานประกันคุณภาพ โดยมีการแบ่งแยกเอกสารตามองค์ประกอบซึ่งแตกต่างตามรูปแบบของหน่วยงาน แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ  Non – teaching (หน่วยงานสนับสนุน) มี 6 องค์ประกอบ และ teaching (คณะวิชา) มี 9 องค์ประกอบ
จากการศึกษาดูงานที่มหาวิทยาลัยนเรศวร คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ เป็นหน่วยงานตัวอย่างของมหาวิทยาลัยนเรศวร ซึ่งมีการบริหารจัดการเอกสารแบบ Manual ไม่ได้จัดทำเป็นฐานข้อมูล แต่มีการแยกประเภทเอกสารตามองค์ประกอบของการประกันคุณภาพ โดยแยกเป็นแฟ้มเอกสารรับเข้า และเอกสารส่งออก เป็นความสะดวกในการบริหารจัดการเอกสารหลักฐานในระบบงานประกันคุณภาพ
*กลยุทธ์สู่ความสำเร็จในระบบงานประกันคุณภาพของคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์
v            มีเจ้าภาพ โดยการแบ่งผู้รับผิดชอบองค์ประกอบ
v             เก็บให้เป็นระบบ  โดยใช้เป็นการเก็บแบบกระดาษ  หรือ IT
v            ทำด้วยใจ    คัดเลือกบุคลากร, ผลิตผู้ประเมิน, ศึกษาดูงาน
คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ ได้จัดทำการเก็บเอกสารให้เป็นระบบเอกสารดังนี้
          ระดับภาควิชา
n     เก็บจากสรุปการประชุมภาควิชา
n     สรุปจากที่หัวหน้างานทำขึ้นมาเอง
n     xerox เฉพาะหน้าแรก + เอกสารของจริงติด label
          ระดับคณะ
n     กระดาษ  ...ประทับแยกเป็นองค์ประกอบ
n     สรุปจากที่ผู้บริหารทำขึ้นมาใหม่
n     xerox เฉพาะหน้าแรก + เอกสารของจริงติด label
ซึ่งปัจจุบันคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ได้พยายามจัดระบบการจัดเก็บให้เป็นระบบอิเล็กทรอนิคในการจัดการเอกสารโดยมีการปรับปรุงการจัดทำเอกสารเป็น File
          ระดับภาควิชา
n     File สรุปการประชุมภาควิชา
n     File สรุปจากที่หัวหน้างานทำขึ้นมาเอง
          ระดับคณะ
n     Scan กระดาษ...ที่ประทับแยกเป็นองค์ประกอบ
n     File สรุปจากที่ผู้บริหารทำขึ้นมาใหม่
n     เอกสารของจริงติด label
* เอกสารประกอบการบรรยายการศึกษาดูงาน คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ ม.นเรศวร