การจัดเก็บข้อมูลแสดงผลการจบการศึกษา ปพ.3 ด้วยระบบอิเล็คทรอนิกส์

ระหว่างวันที่ 2 – 5 กันยายน 2550 สำนักทดสอบทางการศึกษา สพฐ. ได้จัดประชุมเชิงปฏิบัติการ การจัดเก็บข้อมูลแสดงผลการจบการศึกษาและจัดทำแนวทางการให้บริการข้อมูลทางการศึกษาด้วยอิเลคทรอนิคส์ ของเขตพื้นที่การศึกษา ปีงบประมาณ 2550  ณ โรงแรมท๊อปแลนด์ อำเภอเมือง จังหวัดพิษณุโลก ทางดิฉันได้รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชาให้เข้าร่วมประชุม เพื่อที่จะได้กลับมาประสานการทำงานกับทางกลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา การประชุมดังกล่าว เป็นการประชุมต่อยอดจากปีที่ผ่านมาซึ่งได้มีการประชุมกันที่โรงแรมนภาลัย จังหวัดอุดรธานี  ในปีที่แล้วเราได้ประชุมและร่วมกันวางแผนการดำเนินงานจัดเก็บหลักฐานการจบการศึกษา และการให้บริการข้อมูลทางการศึกษา โดยได้จัดทำเป็นร่างคู่มือการดำเนินงาน เพื่อที่จะให้เขตพื้นที่การศึกษาได้นำใช้เป็นแนวทางในการทำงาน

                   สำหรับในปีนี้ ทางสำนักทดสอบทางการศึกษา สพฐ. ร่วมกับทาง มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ได้พัฒนาโปรแกรมสำหรับใช้ในการตรวจสอบข้อมูลจากหลักฐานการจบการศึกษา เรียกว่าโปรแกรม Report viewer ซึ่งจะเป็นโปรแกรมที่จะช่วยอำนวยความสะดวกสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องของการสืบค้นและการให้บริการข้อมูลการตรวจสอบวุฒิ  ต.2 ก, รบ.2 และ ปพ.3 ตั้งแต่ ปีการศึกษา 2519  - 2546 โดยขณะนี้กำลังอยู่ในระหว่างการจัดทำข้อมูลลงแผ่น DVD ซึ่งทาง สพฐ. คาดว่าจะสามารถจัดส่งแผ่น DVD ดังกล่าวให้กับ กลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา แต่ละเขตพื้นที่ ในราวเดือน ธันวาคม 2550 

                จากการประชุมดังกล่าวได้มีการพบปะพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงานกับคณะวิทยากรและจากผู้รับผิดชอบงานทางด้านการให้บริการข้อมูลหลักฐานการจบการศึกษา จากหลายเขตพื้นที่การศึกษา ทำให้ได้รับทราบขั้นตอนการดำเนินงานจัดเก็บหลักฐานการจบการศึกษาและการให้บริการข้อมูลทางการศึกษา ที่เป็นแนวปฏิบัติที่ดี  8 ขั้นตอนด้วยกัน คือ

ขั้นตอนที่  1   วิเคราะห์ หรือทบทวนเนื้อหาสาระที่เกี่ยวข้องกับหลักฐานการจบการศึกษา ได้แก่              
                        -   ความหมายของหลักฐานการจบการศึกษา
                        -   หลักฐานการจบการศึกษาได้แก่อะไรบ้าง
                        -   หลักฐานการจบการศึกษามีกี่รูปแบบ   อะไรบ้าง
                        -   ความเหมือนและความแตกต่างของแต่ละรูปแบบ
                        -   สาระที่กำหนดไว้  และความสัมพันธ์ระหว่างสาระกับรูปแบบ
                        -   หลักฐานการจบการศึกษาจัดทำขึ้นเมื่อใด
                        -   การรายงานผลการจบการศึกษา  ( การจัดส่งหลักฐานการจบการศึกษา )
ขั้นตอนที่  2     กำหนดรายละเอียดที่จะต้องดำเนินการ  โดยคำนึงถึงวิสัยทัศน์ ข้อกฎหมาย  ระเบียบ  คำสั่งต่าง ๆ
                         -   การมอบหมายภาระงาน  ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรมีหน้าที่ปฏิบัติงานอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร / เป็นทางการ  เช่น  แต่งตั้งเจ้าพนักงานทะเบียนของเขตพื้นที่การศึกษา  เพื่อทำหน้าที่ดูแลงานทะเบียน  มอบหมายให้บุคลากรทำหน้าที่ในการตรวจสอบวุฒิการศึกษาการมอบหมายงานบางภาระงานจำเป็นต้องกำหนดคุณสมบัติของบุคลากรที่ปฏิบัติหน้าที่ไว้เป็นเฉพาะ  เช่น   บุคลากรที่มีหน้าที่จัดเก็บหลักฐานการจบการศึกษา  หรือบุคลากรที่ทำหน้าที่ตรวจสอบวุฒิการศึกษา  จะต้องเป็นผู้ที่มีความละเอียด  รอบคอบ  ซื่อสัตย์สุจริต สามารถรักษาความลับของทางราชการได้เป็นอย่างดี  เป็นต้น
                        -   ผู้มีอำนาจลงนามในเอกสารต่าง ๆ  เอกสารที่จะต้องได้รับอนุมัติ  หรือให้ผู้มีอำนาจลงนาม  เช่น  การออกใบแทนประกาศนียบัตรจะต้องได้รับการอนุมัติให้ออกโดยผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา  และเจ้าพนักงานทะเบียนลงลายมือชื่อกำกับ                             
                        -   ระยะเวลาดำเนินการของแต่ละงาน  กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานและระยะเวลาการปฏิบัติงานตามขั้นตอน  ซึ่งงานแต่ละประเภทใช้ระยะเวลาในการดำเนินการไม่เท่ากัน  เช่น งานตรวจสอบวุฒิการศึกษา  หลักจากตรวจสอบวุฒิถูกต้องเรียบร้อยแล้วนำเรื่องเสนอผู้มีอำนาจลงนาม  งานออกใบแทนประกาศนียบัตรหลังจากตรวจสอบวุฒิถูกต้องเรียบร้อยแล้วจะต้องจัดทำใบสำคัญ  ให้เลขที่  ติดรูปถ่าย  เจ้าพนักงานทะเบียนลงลายมือชื่อ และนำเสนอผู้มีอำนาจลงนาม  ทั้งนี้ จะต้องคำนึงถึงการลดขั้นตอนการให้บริการ
ขั้นตอนที่  3    วางแผนการดำเนินงาน กำหนดขั้นตอนการดำเนินงานแต่ละงานให้ครอบคลุมเนื้อหาสาระของหลักฐานการจบการศึกษา
                           -     การกำหนดบทบาทหน้าที่ผู้รับผิดชอบงาน
                           -     การกำหนดคุณสมบัติผู้รับผิดชอบงาน / บุคลากรผู้ปฏิบัติแต่ละหน้าที่ ให้ชัดเจน
                           -     การกำหนดรูปแบบวิธีการทำงานของบุคลากรตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายโดยคำนึงถึงการลดขั้นตอนการให้บริการ
                           -     การกำหนดระบบการจัดเก็บสามารถจัดเก็บได้หลายรูปแบบ  ได้แก่ จัดเก็บเป็นเอกสารต้นฉบับ จัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น  การประชาสัมพันธ์ข้อมุลข่าวสาร เพื่อเผยแพร่ให้ทราบโดยทั่วกัน

ขั้นตอนที่  4     กิจกรรมที่จะต้องทำในแต่ละงาน
                         -   งานเก็บหลักฐานการจบการศึกษา  กิจกรรมที่จะต้องทำที่เกี่ยวข้องกับงานในรอบ  1  ปีการศึกษาสามารถกำหนดเป็นช่วงระยะเวลา  ตามลักษณะของการจัดการศึกษาโดยใช้ปีการศึกษาเป็นตัวกำหนด  โดยเริ่มต้นหลังจากสิ้นสุดปีการศึกษาและสถานศึกษาได้จัดทำหลักฐานการจบการศึกษาเสร็จสิ้นแล้ว  เช่น
                                    -  ช่วงเดือนเมษายน  -  เดือนมิถุนายน
                                    -  ช่วงเดือนกรกฎาคม -  เดือนกันยายน
                                     -  ช่วงเดือนตุลาคม  -  เดือนธันวาคม
                                     - ช่วงเดือนมกราคม  -  เดือนมีนาคม
                          -  งานตรวจสอบวุฒิ  กิจกรรมที่จะต้องทำสามารถกำหนดโดยใช้ปี การศึกษาเป็นตัวกำหนด  ซึ่งมักจะเป็นช่วงเวลาหลังจากที่สถานศึกษาสถาบันการศึกษา  หรือหน่วยงานได้รับสมัครไปแล้ว
                          -  งานที่ออกเอกสารสำคัญทางการศึกษา  กิจกรรมที่จะต้องทำสามารถกำหนดโดยใช้ปีการศึกษาเป็นตัวกำหนดซึ่งมักเป็นช่วงเวลาก่อนที่สถานศึกษา  หรือหน่วยงานจะรับสมัคร
ขั้นตอนที่  5     พัฒนาระบบการจัดเก็บหลักฐานการจบการศึกษา
                          -   เริ่มปฏิบัติการจัดเก็บหลักฐานการจบการศึกษา  ตามภาระงานที่กำหนดจนเป็นระบบ
                          -   ตรวจสอบข้อบกพร่องของระบบ  ต้องปรับปรุงส่วนใด  มีการรักษาความปลอดภัยของหลักฐานการจบการศึกษาอย่างเข้มแข็ง เพื่อการพัฒนาระบบให้สามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
                          -   จัดทำสำเนาเป็นระบบดิจิตอล  เพื่อสะดวกรวดเร็วในการสืบค้น
                          -   การจัดเก็บข้อมูลที่มีเป็นจำนวนมาก  เนื่องจากหลักฐานการจบการศึกษามีหลายขนาด หลายรูปแบบและมีข้อมูลที่แตกต่างกันจึงยากต่อการจัดเก็บบนระบบดิจิตอล ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาในการดำเนินงานค่อนข้างมาก
ขั้นตอนที่  6    จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเป็นรายบุคคล เพื่อควบคุมระบบการจัดเก็บ เนื่องจากเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ที่ไม่สามารถเปิดเผยให้สาธาณชนทราบได้ นอกจากเจ้าตัว หรือตามข้อกำหนดของหน่วยงานสถานศึกษา หรือด้วยอำนาจศาล
ขั้นตอนที่  7     การให้บริการโดยนำระบบไปใช้ในการปฏิบัติงานจริง  ตามตำแหน่งที่ได้วางแผนไว้  งานจะไหลเป็นระบบงานให้บริการ  เช่น
                        -          การตรวจสอบวุฒิ
                        -          การออกเอกสารสำคัญทางการศึกษา
ขั้นตอนที่  8    การติดตาม ประเมินผลเพื่อปรับปรุงแก้ไขการจัดเก็บหลักฐาน การจบการศึกษา การให้บริการ และนำไปพัฒนาต่อไป

                 บันทึกเรื่องนี้ออกจะยืดยาวไปสักนิด  หากมีโอกาสคงได้พูดถึงเรื่องของการตรวจสอบหลักฐานการจบการศึกษา (ปพ.3) ว่าข้อบกพร่องที่พบจากการตรวจสอบ หลักฐาน ที่ทางโรงเรียนส่งมาให้ทางเขตพื้นที่การศึกษามีอะไรบ้าง  เพื่อที่จะได้รับทราบและร่วมกันทบทวนวิธีปฏิบัติ เพื่อให้สามารถจัดทำข้อมูลในแบบ ปพ. 3 ให้ถูกต้องในคราวต่อไป

[anek petmak]

ผมว่าดีนะครับ

ถ้าได้จัดทำข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในระบบ อิเล็คทรอนิกส์

[ben]

คะ ตอนนี้ สพฐ.ได้จัดส่งแผ่น DVD ข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้กับกลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา สพท.ต่าง ๆ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพราะ สพฐ.ได้พิจารณาเห็นว่าข้อมูลผู้จบการศึกษา อันได้แก่ แบบรายงานผลการเรียนของผู้จบหลักสูตรการศึกษาระดับมัธยมศึกษา (รบ.2 ต. และ รบ.2-ป) และแบบรายงานผลการเรียน ของผู้ที่สำเร็จการศึกษาตามหลักสูตรประกาศนียบัตร (รบ.2-ปวช.)ที่จัดเก็บไว้ที่สำนักงานศึกษาธิการจังหวัดเดิม แต่ปัจจุบันอยู่ในความดูแลของเขตพื้นที่การศึกษา และอาจรวบรวมจัดเก็บได้ไม่ครบถ้วน จึงได้ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลผู้จบการศึกษาตั้งแต่ปีการศึกษา 2519 - 2548 ตามหลักสูตรดังกล่าวด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ในรูปของแผ่น DVD และมอบให้เขตพื้นที่การศึกษาทุกแห่งเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการให้บริการแก่ประชาชน หน่วยงาน สถานศึกษา ตามที่กำหนดไว้แล้วกฎ ระเบียบ หรือคำสั่งที่เกี่ยวข้อง และเนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญ เพราะเป็นข้อมูลของบุคคลที่จะต้องได้รับความคุ้มครองตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสาร อันเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถเปิดเผยให้แก่ผู้อื่นได้ นอกจากผู้เป็นเจ้าของข้อมูล หรือตามอำนาจที่กำหนดไว้แล้ว ดังนั้น การไปขอใช้บริการข้อมูลดังกล่าวจึงต้องยึดระเบียบแนวปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดคะ

[นุษย์นภา]

สวัสดีค่ะ คุณben

ดิฉัน นุษย์นภา สพท.บุรีรัมย์ 2 อยากทราบคุณ ben มีคู่มือการใช้โปรแกรมReport viewer ติดต่อกลับด้วยนะค่ะ