Knowledge Transfer

ความสำคัญของกระบวนการจัดการความรู้ในองค์กร

ความรู้ (Knowledge) มีความสำคัญมากในองค์กร แต่สิ่งที่มีผลกระทบต่อความรู้ที่เกิดขึ้นในองค์กรก็คือ “การเปลี่ยนแปลง” ทำให้วิธีการคิดและกระบวนการทำงานมีผลกระทบต่อความรู้ที่องค์กรมีอยู่   และจากสภาพการณ์ในปัจจุบันที่เกิดภาวะขาดแคลนแรงงานและมีการ Turn Over สูง ทั้งพนักงานระดับปฏิบัติการ และระดับหัวหน้างาน โดยเฉพาะอุตสาหกรรมอาหารทะเลแปรรูปซึ่งต้องใช้แรงงานเป็นหลักในพื้นที่จังหวัดสงขลา  ในบางครั้งพนักงานได้ลาออกหรือเสียชีวิต โดยที่ไม่ได้มีการวางแผนในการจัดเก็บดูแลและรักษาข้อมูลไว้เลย ทำให้ความรู้ที่ได้สั่งสมมา อาจสูญหายพร้อมกันไปด้วย นี่เป็นเพียงตัวอย่างเดียวเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงทำให้มีผลกระทบต่อการทำงานทั้งองค์กร  ซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นมีปัจจัยมากมายทั้งปัจจัยภายใน และปัจจัยภายนอกองค์กรซึ่งองค์กรไม่สามารถควบคุมได้
ดังนั้นผู้บริหารจึงจำเป็นจะต้องตระหนักถึงความรู้ที่มีประโยชน์ให้ยังคงอยู่ในองค์กรต่อไป และความรู้ก็ไม่ได้อยู่กับบุคคลใด บุคคลหนึ่งเท่านั้น เหล่านี้คือเหตุผลว่าทำไม ผู้บริหารต้องการให้ความสำคัญกับกระบวนการในการจัดการความรู้  (Knowledge Management) เป็นอย่างมาก  อันประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ได้แก่
ขั้นที่ 1. การสำรวจและวางแผนความรู้ (Knowledge Planning)  เป็นการสำรวจสภาพแวดล้อมขององค์กรในปัจจุบัน เพื่อทราบองค์ความรู้ในองค์กรมากน้อยเพียงใด จากนั้นก็ตั้งวัตถุประสงค์ขึ้นมาเพื่อให้เกิดความชัดเจนในการไปให้ถึงเป้าหมายนั้น ๆ ต่อมาควรมีการจัดทำแผนปฏิบัติ เกี่ยวกับแหล่งพัฒนาความรู้ : ต้องทราบแหล่งความรู้ ระยะเวลาและค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้  การถ่ายทอดความรู้ :  ต้องทราบความรู้จะให้ผู้ใด หรือหน่วยงานใดรับผิดชอบในการรวบรวม หรือกระจายความรู้ ใช้สื่อใด งบประมาณเท่าใด เป็นต้น
            ขั้นที่ 2. การพัฒนาความรู้ (Knowledge Generation)  เป็นการทำให้องค์ความรู้ภายในองค์กร สามารถเพิ่มขึ้น ซึ่งสามารถพัฒนาได้จากภายนอก : อาจจัดหาได้จากการซื้อ เช่น ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปรุ่นใหม่ เข้ามาปฏิบัติงานในฝ่ายบัญชี เป็นต้น หรือจากการเชิญผู้เชี่ยวชาญมาให้ความรู้  ซึ่งเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมาองค์กรของดิฉันก็ได้ทำกิจกรรมนี้โดยการเชิญผู้เชี่ยวชาญจากประเทศญี่ปุ่น ที่มีประสบการณ์ตรง 30 ปี ทางด้านการวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์อาหารทะเลแปรรูป มาถ่ายทอดความรู้และเสนอแนะใส่ส่วนของการวิจัยและกระบวนการผลิต  กิจกรรมในครั้งนี้คุ้มเกินคุ้มจริงๆในความคิดเห็นของดิฉัน  ทุกคนทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งผลิต  Q.C  R&D ได้รับความรู้ใหม่ๆที่เป็น Tacit Knowledge กันถ้วนหน้า  เพราะต้องยอมรับว่าญี่ปุ่นเป็นต้นตำหรับและมีความเชี่ยวชาญสูงทางด้านการแปรรูปอาหารทะเล  เพราะคนญี่ปุ่นนิยมรับประทานอาหารทะเลเป็นหลักเพราะมีความเชื่อและเหตุผลทางวิทยาศาสตร์ยืนยันว่าสามารถทำให้อายุยืน  เป็นต้น รู้สึกจะนอกประเด็นไปนิดหนึ่งนะ !   กลับเข้าเรื่องของเรากันต่อ  นอกจากความรู้จากภายนอกแล้วการพัฒนความรู้ก็สามารถมาจากภายในองค์กร  ซึ่งอาจได้จาก การจดบันทึก ตลอดจนการจัดเก็บไว้ให้เป็นระบบ จะช่วยให้ผู้ที่ต้องการความรู้นั้น ๆ สามารถหยิบใช้ได้อย่างรวดเร็ว
            ขั้นที่ 3. การถ่ายทอดความรู้ (Knowledge Transfer) – เป็นกระบวนการที่เผยแพร่ไปสู่บุคคลที่ต้องการความรู้นั้นจริง ๆ  ผู้บริหารควรกำหนดกลยุทธ์ก่อนว่า เป้าหมายคือใคร ปริมาณความรู้มากน้อยหรือไม่ เนื้อหามีความสำคัญหรือไม่ มีความเร่งด่วนเพียงใด เพื่อทำให้การกำหนดรูปแบบในการถ่ายทอดได้อย่างถูกต้อง ตรงตามกลุ่มเป้าหมายผู้ที่ต้องการความรู้นั้น ๆ
            จากการศึกษาพบว่าองค์กรส่วนใหญ่ไม่ค่อยประสบความสำเร็จในการทำให้เกิดการถ่ายทอดความรู้อย่างทั่วถึงเท่าไหรนัก  สาเหตุเนี่องจากปัญหาและอุปสรรคหลักๆ ดังนี้   
- ปัญหาจากผู้ถ่ายทอด อาจจะ “อมภูมิ” ไม่อยากถ่ายทอดไปให้ผู้อื่น เพราะอาจทำให้ตนเองหมดความสำคัญลง ผู้บริหารต้องชี้แจงให้เข้าใจ ถึงความสำคัญของการสร้างองค์ความรู้ในองค์กรให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องให้เข้าใจวัตถุประสงค์ก่อน หรือผู้ที่ถ่ายทอดเป็นผู้ที่มีความรู้มากมาย แต่ถ่ายทอดไม่เป็นเนื่องจากขาดทักษะการถ่ายทอด ทำให้ความรู้นั้นไปถึงผู้รับได้ไม่เต็มที่ เป็นต้น
- ปัญหาจากผู้รับ อาจจะเกิดจากการไม่ยอมรับในตัวผู้ถ่ายทอด เนื่องจากทำงานในระดับเดียวกันคิดว่าตนเองมีประสบการณ์มากกว่า ขาดความกระตือรือร้นในการหาความรู้ใหม่ ๆ มีการแข่งขันสูงทำให้ขาดความสามัคคี และไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของผู้บริหารว่าต้องการอะไร เป็นต้น
- ปัญหาจากบรรยากาศ ผู้บริหารต้องพยายามสร้างบรรยากาศเริ่มจากสถานที่ ที่ทำให้บุคลากรได้เข้าใช้แหล่งในการค้นหาความรู้ รวมทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐานอื่น ๆ ด้วย เช่น ประชุมกันในห้องแอร์ น้ำชา-กาแฟไว้บริการ ไฟฟ้าสว่างเพียงพอ หนังสือที่สามารถอ่านเพื่อใช้ในการหาความรู้ เป็นต้น