ในตอนที่แล้ว ผมได้เล่าเรื่องของทีมงาน KM ในเบื้องต้น ในตอนนี้จะกล่าวถึงบทบาทของผู้บริหารต่อการทำ KM ของคณะแพทยศาสตร์ ม.ธรรมศาสตร์

นับว่าเป็นโชคดี ที่คณบดีของคณะแพทยศาสตร์ ม.ธรรมศาสตร์ท่านปัจจุบัน ให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้มาก ทำให้เราเริ่มจัดการความรู้ตามโมเดลปลาทูจากส่วนหัวได้ทันที โดยมีการตั้งวิสัยทัศน์ในการพัฒนาให้คณะแพทย์ ม.ธรรมศาสตร์ เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ และสะสมคลังความรู้ที่สำคัญในการปฎิบัติภารกิจของคณะให้ได้ผลเลิศ อย่างไรก็ตาม ในกลุ่มผู้บริหารคณะ ได้แก่ คณบดี รองคณบดี ผู้ช่วยคณบดี ที่ปรึกษาคณบดี หัวหน้าหน่วยงานต่างๆ มีคณบดี และ ผม เพียง 2 คน เท่านั้น ที่มีความรู้เรื่อง KM อยู่บ้าง

ในการประชุมผู้บริหารคณะนัดแรก เมื่อ 19 ธันวาคม 2548 เราจึงเริ่มนำเสนอเรื่องการจัดการความรู้เป็นวาระหนึ่งในการประชุม เพื่อพิจารณาเรื่องการบริหารจัดการ KM ในองค์กรของเรา

เรื่องที่สำคัญเรื่องหนึ่งคือ ผมได้นำเสนออุปสรรค 7 ประการที่จะทำให้การทำ KM ไม่สำเร็จเข้าสู่ที่ประชุมเพื่อให้รับทราบร่วมกัน และหาทางป้องกันและแก้ไขอุปสรรคเหล่านั้นให้หมดไปเสียก่อน จึงจะเริ่มทำ KM โดยผมได้นำอุปสรรค 7 ประการนี้ มาจากหนังสือ การจัดการความรู้สู่ปัญญาปฏิบัติ เรียบเรียง โดย บดินทร์ วิจารณ์ ทั้ง 7 ข้อคือ

1. องค์กรไม่มีความต้องการ แรงจูงใจหรือแรงกระตุ้น ไม่เห็นประโยชน์ของ KM เพียงพอ

2. ตอนจัดทำโครงการ KM ไม่ได้มีการกำหนดองค์ความรู้ขององค์กรที่สอดคล้องกับภารกิจขององค์กร ซึ่งส่งผลให้เมื่อสร้าง KM แล้ว ไม่มีส่วนส่งเสริมต่อความสำเร็จขององค์กร

3.ผู้นำระดับสูงในองค์กรไม่เข้าใจ และไม่ให้การสนับสนุน

4. ในองค์กรยังไม่ได้มีค่านิยม ยังไม่มีวัฒนธรรมการเรียนรู้และการแลกเปลี่ยนความรู้

5. การจัดการความรู้ไม่เชื่อมโยงไปสู่เป้าหมายขององค์กร

6. ไม่มีการวัดผลการดำเนินการจัดการองค์ความรู้

7. ไม่มีระบบที่เอื้อต่อการสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ และการสร้างความรู้ในองค์กร

ทั้ง 7 ข้อนี้ ได้ถูกนำมาพิจารณาร่วมกัน โดยเราคิดว่า ปัจจัยข้อ 3 เราไม่มีปัญหาแน่นอน ส่วนปัจจัยข้ออื่นๆ เราคิดว่าควรแก้ไขดังนี้

1. องค์กรไม่มีความต้องการ แรงจูงใจหรือแรงกระตุ้น ไม่เห็นประโยชน์ของ KM เพียงพอ (วิธีแก้ไขของเราคือ ต้องเริ่มให้ความรู้ต่อบุคลากรทุกระดับเรื่องความสำคัญของ KM ต่อมาต้องแถลงเรื่อง KM เป็นนโยบายที่สำคัญ ให้ข้อมูลว่าการทำ KM จะทำให้เกิดประโยชน์ต่อคนทำทุกคน ทีมงานทุกคน และองค์กรโดยรวมอย่างไร)

2. ตอนจัดทำโครงการ KM ไม่ได้มีการกำหนดองค์ความรู้ขององค์กรที่สอดคล้องกับภารกิจขององค์กร ซึ่งส่งผลให้เมื่อสร้าง KM แล้ว ไม่มีส่วนส่งเสริมต่อความสำเร็จขององค์กร(วิธีป้องกันคือ ต้องกำหนดองค์ความรู้ที่สอดคล้องกับภารกิจขององค์กรให้ชัดเจน โดยจะเริ่มพิจารณาพัฒนาจาก core competency หรือสมรรถนะหลักที่จำเป็นต่อการบรรลุภารกิจขององค์กร

3.ผู้นำระดับสูงในองค์กรไม่เข้าใจ และไม่ให้การสนับสนุน(ข้อนี้ไม่มีปัญหา)

4. ในองค์กรยังไม่ได้มีค่านิยม ยังไม่มีวัฒนธรรมการเรียนรู้และการแลกเปลี่ยนความรู้(เรื่องนี้เป็นเรื่องใหญ่ของเรา เนื่องจากที่ผ่านมาเราไม่เคยมี concept เรื่องการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในหมู่เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานมาก่อนเลย เรื่องนี้จึงเป็นเรื่องแรกของทีม KM ที่จะต้องเริ่มสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้และการแลกเปลี่ยนความรู้ให้เกิดขึ้นในคณะแพทย์ ม.ธรรมศาสตร์ให้ได้)

5. การจัดการความรู้ไม่เชื่อมโยงไปสู่เป้าหมายขององค์กร(วิธีแก้ไขของเรา คือ กำหนดการจัดการความรู้เป็นยุทธศาสตร์หนึ่งในการประชุมปฏิบัติการทำแผน 6 ปี ของคณะที่กำลังจะต้องทำแผน 10 ภายในปีนี้)

6. ไม่มีการวัดผลการดำเนินการจัดการองค์ความรู้(วิธีแก้ไข คือ กำหนดตัวชี้วัดขึ้นมา 2 ตัวแรก คือ Core competency index และ Knowledge asset value เพื่อใช้วัดผลในอนาคต)

7. ไม่มีระบบที่เอื้อต่อการสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ และการสร้างความรู้ในองค์กร(วิธีแก้ไข คือ ผู้บริหารทุกคนต้องให้การสนับสนุนกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการทำ KM ของเรา กำหนดวันศุกร์บ่าย ทุกสัปดาห์เป็นวันแห่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้)

ที่ประชุมผู้บริหารมีมติรับหลักการ แนวทางแก้ไขและป้องกันอุปสรรคที่จะทำให้ KM ล้มเหลว ดังกล่าว โดยมอบหมายให้ทีม KM นำไปทำงานในรายละเอียดต่างๆต่อไป