แง่คิดนักบริหาร(2) : ทำแผนและทำตามแผน

ผมใช้คำว่า "ทำแผน" ไม่ใช้คำว่า "วางแผน" เพราะกลัวว่าวางแล้วจะลืมเอาไปใช้จริง

                 ตั้งแต่เริ่มทำงานในปีแรกเมื่อปี 2536 ผมได้รับมอบหมายให้เป็นรองผู้อำนวยการโรงพยาบาลงาว ผมก็ได้เกี่ยวข้องกับงานบริหารโรงพยาบาลมาตั้งแต่นั้น เราได้พยายามที่จะทำแผนประจำปีกัน แต่ที่ผมพบก็คือแผนที่วางมักเป็นแต่โครงการที่ของบประมาณตามที่จังหวัดหรือกระทรวงกำหนดให้เท่านั้น ถ้าเป็นงานปกติหรือไม่มีเงินให้มาก็ไม่ต้องเขียนแผนไว้ และพอได้ไปดูงานโรงพยาบาลตาคลีก็ได้เห็นการทำแผนที่ชัดเจนอย่างมากและผมก็ได้พยายามนำมาปรับใช้

                 พอปี 2537 ผมไปรับตำแหน่งผู้อำนวยการโรงพยาบาลแม่พริก ผมก็ได้เริ่มนำเอาการวางแผนที่นอกเหนือจากโครงการของงบไปทำ โดยทำแผนเงิน นั่นคือประมาณการรายรับ-รายจ่ายของโรงพยาบาลทั้งปีงบประมาณ พร้อมทั้งใช้ข้อมูลย้อนหลัง 3 ปี ใจจริงอยากใช้ 5 ปีแต่ไม่สามารถหาข้อมูลได้

                พอปี 2540 ผมย้ายไปรับตำแหน่งผู้อำนวยการโรงพยาบาลบ้านตาก คราวนี้ผมให้ทำทั้งแผนงาน แผนเงิน แผนคนไปพร้อมๆกันเลย แต่ก็ยังพบว่าแผนงานก็ยังเขียนเฉพาะงานโครงการที่มีงบประมาณสนับสนุนเท่านั้น แต่ตอนหลังก็สามารถผลักดันให้เกิดการทำแผนที่สมบูรณ์ทั้งแผนงาน แผนเงิน แผนคน ทั้งโครงการและกิจกรรมปกติและก้าวเข้าไปสุ่การบูรณาการแผนโดยใช้หลักการวางแผนกลยุทธ์และBalanced scorecardมาใช้ ทำให้เหลือแผนทุกเรื่องของโรงพยาบาลแค่เพียง 1 เล่มต่อปี ที่บอกกล่าวเรื่องราวของโรงพยาบาลใน 1 ปีและ 5 ปีไว้ครบถ้วน อีกทั้งมีการกำหนดตัวชี้วัดทั้งผลผลิตและผลลัพธ์ของแต่ละงานไว้ด้วย

               ในการทำแผนนั้นมีข้อเตือนใจนักวางแผนและผู้บริหารทุกท่านว่า "การได้มาของแผนสำคัญกว่าตัวแผน" หรือ "Planning สำคัญกว่าPlan" เพราะการระดมสมอง ความคิดเห็นหรือการสุมหัวกันของหัวหน้าทุกระดับในการทำแผนจะช่วยให้ได้แผนที่เหมาะกับองค์การและการปฏิบัติเป็นอย่างมาก เรามีแผนไว้ใช้ ไม่ได้มีไว้โชว์

                กว่าจะได้แผนมาจึงมีความสำคัญ ที่จะต้องมาจากข้อมูล ข่าวสาร ความรู้ในการทำมากกว่าความรู้สึกของผู้ร่วมทำแผน จะมาพูดว่าฉันว่าอย่างนั้น ฉันว่าอย่างนี้ไม่ได้ จะต้องบอกว่ามันควรเป็นอย่างนี้เพราะมีข้อมูลสนับสนุนอย่างนี้

                การทำแผนว่าสำคัญแล้ว แต่การใช้แผนยิ่งสำคัญกว่า ถ้าทำแผนแล้วไม่ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ เจ้าหน้าที่ก็จะรู้สึกว่าไม่รู้จะทำไปทำไม   เลยไม่เห็นความสำคัญของแผน ดังนั้นการนำแผนลงไปปฏิบัติหรือการที่ผู้บริหารทำตามแผนจึงเป็นการแสดงถึงการให้ความยอมรับตัวเองของผู้บริหารเพราะตัวเองเป็นคนประกาศใช้แผน เป็นการแสดงการยอมรับผู้ร่วมทำแผนและเป็นการแสดงถึงวคามมีวินัยในการบริหารจัดการของผู้บริหาร ไม่อยางนั้นจะกลายเป็นบริหารแบบตามใจฉันไป ลูกน้องก็จะไม่รู้ว่าจะเอายังไงแน่ เขียนอย่าง ทำอย่าง แต่หากเห็นว่าแผนไม่เหมาะสมเราก็ควรหารือกันเพื่อที่จะปรับปรุงแผน และการจะปรับปรุงแผนก็ต้องมีข้อมูลข่าวสารสนับสนุนว่าแผนนั้นไม่เหมาะสมแล้ว ไม่ใช่เพราะฉันไม่อยากทำอย่างนี้ ก็เลยเปลี่ยนแผนเอาตามใจ

                การทำแผนและการทำตามแผนจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารงาน ที่ผู้บริหารทุกคนจะละเลยไม่ได้

โดย นายแพทย์พิเชฐ  บัญญัติ 13 สิงหาคม 2550