OJT

"On the job training เป็นการพัฒนาพนักงานที่มีลักษณะเป็นการถ่ายทอดตัวต่อตัว หัวหน้างานหหรือผู้ฝึกจะสามารถชี้แนะ สั่งสอน ถ่ายทอดความรู้และเทคนิคต่างๆ ให้แก่พนักงานได้อย่างละเอียดโดยตรง หัวหน้างานหรือผู้ฝึกและพนักงานจึงมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด มีความสนิทสนมและไว้วางใจกัน ทั้งช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานด้วย"

507 83006 38

มยุรี พัฒนเศรษฐพงษ์

 

เรื่อง  On the Job Training (OJT)

 เกร็ดความรู้On the job training means having a person learn a job by actually doing it.  The most familiar type of on-the-job-training is the coaching or understudying method.  At low levels, trainees may acquire skills by observing the supervisor.  But this technique is widely used at top-management levels too.  A potential CEO might spend a year as assistant to the current CEO for instant, Job Rotation, in which an employee (usually a management trainee) moves from job to job at planned intervals, is another OJT technique. OJT has several advantages.  It is relatively inexpensive;  trainees learn while producing; an there is no need for expensive off-site facilities like classrooms or programmed learning devices.  The method also facilitates learning, since trainees learn by doing and get quick feedback on their performance.  But there are several points to note when using OJT. Most important, don’t take the success of an OJT training program for granted.  Carefully train the trainers themselves, and provide the necessary training materials.  Trainers should know, for instance, the principles of learning and perhaps the four-steps job instruction technique that follows.  Low expectations on the trainer’s part may translate into poorer trainee performance ( a phenomenon researchers have called “the golem effect”.  Those training others should thus emphasize the high expectations they have for their trainers’ success. (Ref:  Human Resource Management , Gary Dessler, Prentice Hall International Editions Ninth Edition, Page 192)    

การมุ่งพัฒนาพนักงานด้วย OJT นั้น หัวหน้างานหรือผู้ฝึกนอกจากต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของตนที่ต้องอบรมชี้แนะพนักงานแล้วยังต้องปฏิรูปความคิดของตนให้สามารถทำความเข้าใจพนักงาน ซึ่งอาจมีความแตกต่าง ทางด้านอายุ การศึกษา และประสบการณ์ให้ได้ ทั้งต้องพยายามสร้างความรู้สึกให้ผู้เข้าฝึกอบรมกระตือรืนร้นอยากทำงาน สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน และเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นด้วย จึงจะทำให้การฝึกอบรมในงานประสบความสำเร็จ

เทคนิค OJT ใช้กับ

Job Instruction Training (JIT),

Job Rotation,

Coaching และ

Mentoring

หลักการ

1.  Do & Check

2.  Coaching & Feedback 

ข้อดี

1. ประหยัดค่าใช้จ่าย

2. ได้ฝีกในสถานการณ์จริง (Work-based Training) ทำให้เข้าใจถึงกระบวนการและขั้นตอนต่างๆ

3. การได้รับ feedback และการแก้ปัญหา

 

ข้อเสีย

1.        อาจเกิดความเสียหาย เนื่องจากพนักงานยังไม่มีความเข้าใจและความชำนาญ2.        อาจทำมีผลต่อคุณภาพงาน และ ความพึงพอใจของลูกค้า3.        ความปลอดภัย ซึ่งอาจส่งผลต่อตัวเองและผู้อื่น ข้อควรระวังในการใช้ OJTคุณสมบัติของผู้ฝึก  จะต้องเป็นผู้มีความสามารถในการทำงาน เข้าใจวิธีการ และวิธีปฏิบัติอย่างถูกต้อง สามารถถ่ายทอดและให้ feedback ได้ และ ที่สำคัญต้องมีทัศนคติที่ดีของการทำงานและต่อองค์กร และผู้ฝึกควรได้รับการอบรมมาอย่างดีในการถ่ายทอดความรู้และทักษะ ความสนใจในการใช้ OJT มาลดปัญหาในองค์กรแนวทางซึ่งบริษัทฯ ได้นำ OJT มาลดปัญหาช่องว่างระหว่างการปฏิบัติงานของแต่ละส่วนงานซึ่งจะต้องส่งมอบงานต่อให้ส่วนงานถัดไป และทำงานกันเป็นทีมมากขึ้น ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นมักจะมาจากกรอบความรับผิดชอบ (Scope of Work) ของแต่ละส่วนงาน เช่น   ในบริษัทขายเครื่องปรับอากาศแห่งหนึ่ง

ฝ่ายขายรับผิดขอบยอดขาย ติดต่อประสานงานกับลูกค้าจนได้งาน

ฝ่ายออกแบบออกแบบตามความต้องการของลูกค้า และ ความเป็นไปได้ ตามมาตราฐานผลิตภัณฑ์

ผ่ายติดตั้งรับผิดชอบการติดตั้งให้สำเร็จตรงตามมาตรฐานผลิตภัณฑ์ และที่ตกลงไว้กับลูกค้า ภายใต้งบประมาณที่บริษัทฯ กำหนด

ฝ่ายซ่อมบำรุงดูแลบริการหลังการขาย ซึ่งรับมอบงานจากฝ่ายติดตั้ง 

Classic Case :

1.        ฝ่ายออกแบบ ต้องแก้แบบหลายครั้ง ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ เพราะ รับข้อมูลไม่ครบถ้วนจากฝ่ายขาย

2.        ฝ่ายติดตั้งโดนลูกค้าตำหนิว่าไม่ทำตามแบบ เนื่องจาก ฝ่ายออกแบบไม่ได้ระบุข้อมูลที่ลูกค้าขอเปลี่ยนแปลง เนื่องจากฝ่ายขายได้ข้อมูลจากลูกค้าแล้วไม่แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ 

3.        ฝ่ายซ่อมบำรุงมีปัญหาต้องแก้งานซึ่งฝ่ายติดตั้งติดตั้งไว้ไม่เรียบร้อย

4.        ฝ่ายบัญชีเก็บเงินจากลูกค้าไม่ได้เพราะฝ่ายขายไม่ให้รายละเอียดหรือทำสัญญาไว้ไม่ครอบคลุม

5.        ฝ่ายค่าจ้างโดยตำหนิเรื่องจ่ายค่านายหน้าล่าช้า เพราะฝ่ายบัญชีไม่ส่งยอดขาย

6.        ทุกฝ่ายถูก CEO ตำหนิ 

เหล่านี้คือปัญหาที่ทุกองค์กรประสบอยู่ 

ในองค์กรที่ผู้ทำรายงานทำงานอยู่ นอกจากจะนำ OJT มาใช้ในการฝึกอบรมพนักงานให้ทราบกระบวนการและวิธีปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ยังได้นำแนวคิดเรื่อง OJT มาช่วยแก้ปัญหาดังกล่าว โดยในช่วงเริ่มต้น ได้เริ่มที่ กลุ่มพนักงานใหม่และพนักงานที่มีการโยกย้ายตำแหน่งงาน ที่เข้ามาทำงานในส่วนที่ต้องติดต่อประสานงานกับลูกค้า เช่น ฝ่ายขาย, ติดตั้งม ซ่อมบำรุง ฯลฯ  ที่จะต้องผ่านการอบรม OJT ในทุกส่วนงาน เป็นเวลา 3 เดือน ส่วน trainer ที่ได้รับมอบหมายแต่ละส่วนงานจะทุ่มเทการสอนงานเป็นอย่างดี เนื่องจากมีส่วนได้ส่วนเสียกับความสำเร็จของผู้ฝึกอบรม และเป็นความหวังเพื่อช่วยแก้ปัญหาที่ตัว trainer เองประสบอยู่ ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ให้สร้างความเข้าใจถึงความสำคัญของทุกรายละเอียดในแต่ละ process ซึ่งจะทำให้พนักงานตระหนักถึง ผลกระทบ อุปสรรค และการสร้างความพึงพอใจให้เกิดขึ้น และเป็นการส่งเสริม Total Quality Management ให้เกิดขึ้นในองค์กร ด้วยวิธีนี้  OJT ช่วยให้พนักงานมีความเข้าใจในงาน.  สร้าง team work ที่แข็งแกร่ง ทำให้พนักงานมีความเข้าใจซึ่งกันและกัน  และสร้าง accountability  ซึ่งช่วยลดปัญหาลงได้อย่างมาก ที่สำคัญ พนักงานทำงานด้วยความเห็นอกเห็นใจกันและช่วยกันแก้ปัญหา