การสร้างเอกสารจดหมายเวียน

การพิมพ์จดหมายเวียน

            จดหมายเวียน หรือ ไปรษณีย์ผนวก สามารถประยุกต์ใช้ในงานด้านต่างๆได้ ในกรณีที่ต้องใช้ข้อความเดียวกัน  เปลี่ยนรายละเอียดบางส่วน  ทำให้ประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารและสะดวกในการจัดเก็บและส่ง

            ในการจัดทำจดหมายเวียน ต้องแยกข้อมูล  (Data Source)   และเอกสารหลัก (Main Document) คนละแฟ้ม 

เช่น       1. สร้างข้อมูลที่อยู่ของผู้รับ 3 Filed ( คอลัมน์ ) 4 Record( แถว)

ชื่อ	ตำแหน่ง	ยอดสะสม
นิรมล  อ่อนดี	ผู้จัดการฝ่ายขาย	1,200
สุพิชัย  ภารกิจ	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	900
เยาวนารถ  ศรีเลิศ	ผู้จัดการฝ่ายบุคคล	2,300
ยิ่งยศ  สูงล้ำ	ผู้จัดการฝ่ายขาย	1,100

            2. บันทึกข้อมูล (Save)  พร้อมตั้งชื่อแฟ้ม DATA.doc

            3. พิมพ์ข้อความจดหมาย(Main Document)

                        พิมพ์เอกสารใหม่ 

เรื่อง      ขอแจ้งยอดสะสม

เรียน      คุณ

            ตามที่ท่านได้รับเป็นสมาชิกของห้างและได้ซื้อสินค้าเป็นจำนวนมาก  ทางห้างจึงขอแจ้งยอดสะสมให้ท่านทราบ  เพื่อนำมาและของรางวัลจาทางห้าง

            ยอดสะสม          =           แต้ม

            จึงเรียนมาเพื่อทราบ  และขอขอบคุณที่ท่านได้ให้การสนับสนุนเป็นอย่างดี

4. บันทึกข้อมูล ชื่อ MEMBER.DOC

5. แถบเมนู(Menu Bar)       à เครื่องมือ (Tools) àจดหมายเวียน(Mail Merge)

6. ที่ 1 เอกสารหลัก   คลิกสร้างเลือก จากจดหมาย  à หน้าต่างที่ใช้งานอยู่ (กรณีอยู่ที่หน้าต่างจดหมาย Main Document)

คลิก

7. ข้อ  2  แหล่งข้อมูล คลิกรับข้อมูล  à เลือกเปิดแหล่งข้อมูล

เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการเปิด

กดปุ่มแก้ไขเอกสารหลักเพื่อยืนยันการผสานข้อมูล

ที่หน้าเอกสารหลักจะปรากฏแถบเครื่องมือเพิ่มขึ้น

ที่ตำแหน่งข้อความในเอกสารหลัก  คลิก ที่แทรกเขตข้อมูลผสาน  เลือกข้อมูลที่ต้องการ

เช่น                   เรียน      คุณ  <<ชื่อ>>

                        <<ตำแหน่ง>>