คุณหมอสมศักดิ์ค่ะ ... แนวหน้า KM กรมอนามัย วันนี้ท่านมาเล่าให้พวกเราในห้อง Lead & Learn ได้รับฟังถึงจุดเริ่มต้นของ KM กรมอนามัย ว่า ...

ที่กรมอนามัย ตอนเริ่มเมื่อ 3 ปีที่แล้ว

• ... ถามว่า กรมอนามัยคิดอย่างไรตอนเริ่มที่จะทำ KM
• ก็ตอบง่ายๆ ว่า ก็ขอให้การทำ KM เป็นโอกาสที่ทุกคนจะได้สร้างสรรค์
• และตีความกันว่า KM มันแปลว่าอะไร ... พวกเราก็ไม่อยากให้คนไปติดคำ

เริ่มทำแผนฯ หน่วยงานย่อย

• และทีนี้เมื่อเราได้เริ่มเป็นอย่างนั้นนี่ เราก็ใช้วิธีง่ายๆ ... เนื่องจากเราไม่อยากทำงานอยู่ทีมเดียว อย่างที่ อ.วิจารณ์ได้เริ่มไว้ ... กรมอนามัยเรามีกองฯ กับศูนย์ฯ รวมกัน ประมาณสัก 23 แห่ง เราก็ขอให้ทุกหน่วยงานย่อยทำแผน KM โดยที่เราให้ concept สั้นๆ ว่า KM ก็คือ การจัดการความรู้ หมายถึง การเอาความรู้มาใช้ประโยชน์ในการทำงาน และการที่หน่วยงานทำงานก็ไม่ได้หมายความว่า เอามาจากตำราแล้วมาใช้
• เขาก็ถามว่า แล้วอะไรแปลว่าการทำงาน KM เราก็ให้ตัวอย่างไป 5-6 อย่าง
  ... อันที่หนึ่งก็ตรงไปตรงมา คือ Conventional approach ของ KM อันหนึ่งก็คือ อย่าให้ความรู้หายไปกับคนที่ออกไปจากนอกองค์กร ทีนี้การที่คนเราน้อย ก็พอเกษียณ ถ้าไม่รู้จะทำอะไรนะ ก็ไปเก็บความรู้จากคนเกษียณก็แล้วกัน เพราะว่าคนที่เกษียณเขามีความรู้ดี
  ... อันที่สองก็บอกว่า ลปรร. ไง CoP นี่ คนที่ไม่เกษียณก็มารวมตัวกัน มีเรื่องอะไรที่สนใจก็มาทำร่วมกัน ก็มารวมตัวแลกเปลี่ยนกัน การ ลปรร. ก็จะมีประโยชน์
  ... อันที่สามก็แน่นอนครับ อาจจะไม่มีคนสนใจมาก แต่มีบางคนไปเรียนรู้อะไรมานอกสถานที่ ไปอบรม ไปประชุมที่ไหนมาก็ให้มาถ่ายทอด เพราะว่าเวลาถ่ายทอด เราก็ต้องตีความใช่มั๊ย เราก็ไม่ได้ต้องมา lecture แต่ว่ามาพูดให้ใครๆ ฟัง และการศึกษาดูงานก็เป็นงานชนิดหนึ่งที่เราคิดว่าชาวบ้านได้ผลดี ที่ราชการก็ใช้กันเยอะ การ ลปรร. ก็คือการดูงาน ก็ถือเป็นวิธีการ ... ก็ให้ทำแผน ว่าจะมีอะไรบ้าง
  ... สุดท้าย ซึ่งผมเองสนใจ หยอดเขาไปเองว่า กรมอนามัยเป็นกรมวิชาการ ราชการ หรือ กพ. ก็มักบอกว่า ราชการต้องทำวิชาการ หน่วยราชการก็จะตีความว่า ทำวิชาการคือ ทำวิจัย บอกว่า อยากทำวิจัย ถ้าจะทำวิจัย ให้ไปสังเคราะห์ความรู้จากการวิจัย เพื่อเอามาทำงานในหน้าที่ งานในหน้าที่ส่วนที่กรมอนามัยคิดว่าทำได้ดี หรือต้องทำ คือ นโยบาย เพราะฉะนั้นจงไปสังเคราะห์นโยบาย จากความรู้ที่มีอยู่
• ก็เป็นตัวอย่างที่ขอเล่าให้ฟังเร็วๆ ว่า เราก็ได้โยนกิจกรรมที่เรียกว่า KM ไป และให้หน่วยงานทำแผน และส่งแผนมาให้ดู แล้วก็ค่อย Feedback
• เราไม่มีคู่มืออะไร เราใช้วิธีการบอก แนะนำ และขอให้ช่วยกันทำ

ปรับความเข้าใจ ปรับแผนฯ

• พอทำแล้วก็ให้กลับมาคุยกันใน workshop เล็กๆ ให้ทุกคนมา present และให้ทุกคน comment ว่าแผนอย่างนี้เป็นยังไง
• มันก็เป็นการทำความเข้าใจไปในตัว เพื่อให้กิจกรรม 5-6 อย่างนี้ ทำไมถึงเป็นการจัดการความรู้ การอบรม ต่างจากการเรียนรู้แบบเดิมมากมายแค่ไหนเพียงไร และก็ให้ปรับไป
• คือพูดง่ายๆ เราไม่ได้จริงจังกับการได้แผน เราอยากให้ได้แผนเป็นเครื่องมือ เพื่อการกระตุ้นความคิดในหน่วยงาน
• แน่นอนเราไม่ได้สำเร็จอย่างนั้น เพราะว่าเวลาที่เขียนแผน ก็เป็นไปตามธรรมชาติ บางกองฯ ก็เขียนอยู่คนเดียว บางกองก็ช่วยกันเขียน กระบวนการเขียนแผนก็สะท้อนสิ่งที่ผมเรียกว่า กระบวนการกลุ่ม กระบวนเรียนรู้ในองค์กรได้ด้วย

ประสานภาคีเครือข่าย KM

• สักพักพอดีทาง สคส. ก็มีการ promote concept เรื่อง ปลาทู เราก็เชิญ อ.ประพนธ์มาช่วยเรา ฟังจากแผนฯ ที่ว่านี้
• และ อ.วิจารณ์ก็มาตั้งคำถามเดียว ว่า ถ้าทำ 5 อย่างนี้แล้ว มันจะ serve อะไรของกรมอนามัย
• เพราะว่าอาจารย์ก็จะบอกเสมอๆ ว่า ซึ่งผมเข้าใจว่า ในที่นี้คงรู้ดีแล้วว่า ถ้าทำ KM แล้วไม่ได้ serve เป้าหมายการพัฒนาองค์กร ส่วนหนึ่งก็น่าจะไม่ถูกต้อง เพราะว่า KM ก็ไม่ใช่กิจกรรมส่วนบุคคลเท่านั้น มันเป็นกิจกรรมขององค์กรด้วย
• เราก็เลยปรับ และเราก็ได้มีโอกาสเรียนรู้จาก สคส. เรื่องโมเดลปลาทู และเพื่ที่จะทำให้มันง่าย ถ้าใครนึกไม่ออกว่ากิจกรรมนี้ ทำอะไรบ้าง ให้ทำอย่างเดียว คือ จัด ลปรร. นะครับ

บูรณาการกับยุทธศาสตร์

• ทีนี้ก็มีสิ่งที่เรียกว่า มีเรื่องหนึ่งเกิดมาในช่วงนั้นพอดี คือ กพร.
• กพร. ทำ KM ปีแรก ก็บอกว่า ให้ทำ KM เพื่อไป serve สิ่งที่เรียกว่า แผนยุทธศาสตร์ของกรมฯ และแผนยุทธศาสตร์ของกรมอนามัย ฝ่ายทีม KM ไม่ได้ทำ ฝ่ายแผนเป็นคนทำกับ กพร. กับ สำนักงบประมาณ
• ก็เลยบอกว่า แผนที่อยากทำในปีแรกๆ นี่ กรมอนามัยในช่วงนั้น คือ การสร้างการมีส่วนร่วมของภาคีเครือข่าย ก็กลับมาถามทีม KM ว่า ช่วยไปทำให้คนกรมอนามัย ใช้ KM ไปส่งเสริมการสร้างภาคีเครือข่ายหน่อยสิ เราก็รับโจทย์ และเมาๆ นิดหน่อยว่าแปลว่าอะไรนะ
• เราก็เลยบอกว่า เอายังงี้ก็แล้วกัน เราก็คิดกันว่า เอาเป็นว่า ลองให้คนในกรม ทุกหน่วยงาน เลือกงานหนึ่งอย่างภายในงานของตัวเอง ที่เป็นงานสำคัญ และต้องไปทำงานกับภาคี และใช้กระบวนการ ลปรร. กับภาคี ในการทำงานชิ้นนั้น
• อย่าไปอบรม อย่าไปชี้แจง อย่าไปให้นโยบาย อย่าไปให้สตังค์ ลองไปใช้ การ ลปรร. ดูสิ งานนี้เลือกเอาเองนะ ถ้าเป็นสุขาภิบาล อาจเลือก ส้วม หรือตลาด เป็นเรื่องส่งเสริมฯ ก็เรื่องนมแม่ก็ได้ เรื่องปากท้อง หรืออะไรก็ได้ที่คิดว่าต้องไปทำงาน เพราะว่ากรมอนามัยไม่ได้ทำงานโดยตรงกับลูกค้า คือ กรมอนามัยก็จะไปให้ความรู้คนอื่นให้ทำงานให้เป็น
• และเราก็ไม่บอกด้วยนะว่า เวลาเอา KM ไปใช้ให้ทำยังไง เราก็มา promote เรื่อง ลปรร. เรื่องการเก็บ Knowledge assets เราก็เอาพวกนี้ไป promote และตามดู ก็ปรากฎว่า หน่วยงานของเราก็ไปตีความได้น่าสนใจมาก
• ปีแรกก็คึกคักขึ้นเยอะ ว่า ไปทำงาน KM เอาการ ลปรร. ไปใช้ แทนการประชุมชี้แจงนโยบาย แทนการอบรม มันก็ง่าย แต่นั้นมา คนก็เริ่มเห็นประโยชน์ของการทำ KM
• ผมเอาสั้นๆ แค่นี้ก่อนนะครับ

Tactics ซ่อน (แต่ไม่) เร้น (และไม่ลับ ค่ะ)

• แต่ว่าโดยทั่วไป หลังจากนั้น วิธีการที่เราทำเสมอๆ คือ เราโยนคำถาม โยนโจทย์ โยนเงื่อนไขเสมอๆ โยนความต้องการ โยนเป้าหมาย กลับไปที่หน่วยงานย่อยเสมอๆ เพื่อให้เขาคิด และเราก็คอยมีทีมกลางตามไปดู ว่าเขาทำกันยังไง เขาก็ได้เรียน เราก็ได้เรียนครับ

อ.วิจารณ์ ได้กรุณาสกัดประเด็นเรียนรู้ค่ะ จาก Keywords คือ

• ประโยคสุดท้ายก็คือ "เปลี่ยนรูปแบบ เปลี่ยนสไตล์การประชุม เปลี่ยนจากประชขุมเพื่อชี้แจงนโยบาย เป็นประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ... เอาความสำเร็จมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้" ... อันนี้ผมคิดว่าเป็นหัวใจเลยนะครับ
• และคู่กันนั้นก็คือ "แทนที่จะโยนคำตอบ เวลาประชุม ก็โยนคำถาม และให้สมาชิกจากองค์ประชุมช่วยกันตอบ" อันนี้ก็เป็นสไตล์เล็กๆ น้อยๆ ครับ

รวมเรื่อง Learn 4 Change ที่เมืองทองธานี