บันทึกนี้ก็เหมียนกั๋น ... ผู้ใดเจอเรื่องเล่าไม่ตรงขั้นตอนการเงิน การคลัง และพัสดุ โปรดถามมานะเจ้าคะ แล้วจะตอบไป๋ (ก็จะอะไรเล่าคะ ก็จะไปประสานเจ๊เปี๊ยก และหนูปุ๊กกี้ตอบนะสิ) ห้ามนินทาลับหลัง นินทาต่อหน้ามาเลยนะคะ

ตอนนี้เป็นเรื่องเล่าของ พัสดุ และการเงิน ศูนย์อนามัยที่ 9 อยู่ที่จังหวัดพิษณุโลกค่ะ นามของเขา และเธอคือ คุณสมหวัง และคุณสุวรรณา เธอเล่าควบกัน ... ต้องให้ฉายาว่า คู่ซี๊-คู่กัด (แต่ไม่โกรธกัน) งานพัสดุ และการเงินละจ๊า

คุณสมหวัง (เธอทำงานด้านพัสดุละค่ะ) เล่าว่า

• ถ้าจะบอกว่า เขต 9 ประสบความสำเร็จในเรื่องของการจัดการสินทรัพย์ ที่ไม่ผิด และส่งทันเวลาก็คือว่า
• ทุกคนต้องทำเหมือนกันอยู่แล้ว มีวิธีการขั้นตอนที่เหมือนกัน คือมีขั้นตอนการดำเนินงาน 14.5 วันทำการ (ก็คือ จากการทำลดขั้นตอนการทำงาน กองคลังทำได้ที่ 14.5 วันทำการค่ะ จึงกำหนดให้หน่วยงานของกรมอนามัยต้องรับเรื่องนี้ไปปฏิบัติ) ที่ทางกองฯ เร่ง เราก็เลยใช้ตัวนั้นเป็นบรรทัดฐานในการทำ
• ก็ต้องประสานงานกับทางด้านบัญชีก่อนว่า มีรายการสินทรัพย์ที่เขาทำไว้ว่าจะซื้ออะไรบ้าง ก็ต้องศึกษากับทางด้านบัญชีว่า สินทรัพย์ตัวนี้บัญชีจะทำวันไหน และจะต้องทำรายละเอียดว่า เวลากรอกข้อมูลจะกรอกเป็นสินค้าประเภทไหน คุยกันก่อน คือ เราประสานงานกัน
• และเวลาที่เราจะส่งสินทรัพย์ไปให้กองฯ ในเรื่องการกำหนดบัญชีรายการ เราก็จะโทรไปปรึกษากองฯ ว่า ถ้ากรณีที่ซื้อจากเงินนอก หรืออื่นๆ จะต้องกรอกรายละเอียดอย่างไร
• ทางกองฯ คุณทรงวุฒิก็จะแนะนำว่า จะมีแบบฟอร์มที่เราส่งไปให้ ให้กรอกตามแบบฟอร์ม
• แต่ถ้าบางครั้งเป็นกรณีเร่งด่วน เราก็จะกรอกละเอียดไว้แต่ยังไม่ได้ส่ง บางทีเราจะขอเลข ขบ. จากทางบัญชีก่อน เราก็จะเร่งเขาด้วย เขาก็ต้องเร่งทำให้เรา
• แต่ก่อนเราก็เคย ... เรารู้ตัวว่า บางทีเราทำช้า แรกๆ ที่เราทำไป เราได้กรอกรายละเอียดและส่งไปตามขั้นตอน แต่ว่าบางทีเราเข้าใจว่า ที่กองฯ ได้รับ แต่ยังไม่ได้รับ ... บางทีเราก็ เอ๊ะ ทำไมเราส่งไปแล้วเดือนหนึ่ง ทำไมสินทรัพย์ยังไม่กลับมา ก็เกิดปัญหา โทรไปถามเขาก็บอกว่า ไม่ได้รับหนังสือ ... ตรงนี้เราก็คงต้องแก้ปัญหากัน
• ... แก้ไขโดยเราต้องทำสำเนาของเราเก็บไว้ ยืนยันว่าติดต่อส่งไปแล้ว และตอนหลังๆ ก็ตามเรื่องกับคนทำงานของกองฯ โดยตรงเลย
• เรื่องการส่งบางทีไม่แน่ใจว่า เราจะทำได้ครบตามกำหนดหรือเปล่า ก็จะส่งไปเลย คือ ถ้าเดือนหนึ่งเราทำเสร็จ 2 ชุด เราก็ส่ง 2 ชุด แต่ถ้าเดือนหนึ่ง 1 ชุดเราก็จะส่ง คือ เราทำเสร็จเมื่อไรเราก็ส่งเลย เพราะเราไม่อยากให้ช้า ไม่อยากโดนทวง
• ในส่วนของเรา ทางบัญชีเราก็ต้องคุยกันเขาด้วย ว่า บางทีเราเข้าใจว่า เขาก็มีงานอื่น เราก็ขอร้องว่า ให้เขาช่วยทำให้ เพราะว่าเราต้องรีบส่ง แต่ว่าตอนสุดท้ายเราก็ไม่ได้เดือดร้อนหรอกนะ เพราะว่าบัญชีเดือดร้อน เพราะว่าเขาก็ต้องรีบทำให้เราไง เรากับบัญชีก็เข้าใจกัน เท่ากับว่า เราช่วยเหลือเขา
• เราช่วยเขาก็ตรงที่ ถ้าบัญชีเขาทำ ขบ. เสร็จ เราจะเตรียมเอกสารของเราให้พร้อมเลย พอบัญชีคีย์ ขบ. เสร็จ เราก็จะขอเอกสาร ขบ. เขาถ่ายเอกสาร และแนบชุดที่เราเตรียมไว้ส่งให้กองฯ เลย จะได้ไม่ลืม เพราะว่าถ้าปล่อยไว้ บางทีเอกสารการเงิน ขบ. เขาอาจจะเก็บไปแล้ว ก็อาจจะหา จะค้นเอกสารยาก เราก็ต้องเข้าใจเขา และเราก็บอกไปเลยว่า รายการนี้เป็นรายการบัญชีสินทรัพย์ บัญชีเขาก็รู้ เวลาเราทำเอกสาร และทำ ขบ. เขาก็ต้องรู้ว่า จะต้องส่งไปบัญชี เขาก็จะเอาเอกสารอันนี้ให้ด้วย เพื่อที่จะส่งกองฯ
• เรากับบัญชี อาศัยความคุ้นเคย คือ เราทำงานมาด้วยกัน บางทีเขาก็ถามเราว่า เอ๊ะ สินทรัพย์เธอไม่ครบนะ คนเบิกเขาก็ต้องคุมรายการด้วย เราก็บอกว่า อ่ะ ถ้าเธอจะเอาอะไรก็มาบอกก็แล้วกัน คือ ช่วยกัน และหันหน้าปรึกษากัน
• และอีกอย่างถ้าเราไม่คุยกันเลย มันก็จะมีผล ปลายปีจะไม่สวย แต่ถ้าเราได้คุยกัน ก็ OK เราก็ทำทางเดียวกัน ถามอะไรก็ OK กัน บางทีก็บอกว่า เรื่องนี้ต้องไปถามการเงินนะ และบางทีก็ต้องบอกว่า เรื่องนี้ก็ต้องไปถามพัสดุ เป็นกันอย่างนี้ตลอด เป็นการถ้อยทีถ้อยอาศัยซึ่งกันและกันครับ
• ตอนอบรมการลงข้อมูลใหม่ๆ ก็จะงงเหมือนกัน แต่พอมีปัญหาเราก็ติดต่อมาที่ส่วนกลาง ถามคุณทรงวุฒิ และก็จะมีคู่มือ เพราะว่า GF มีคู่มือให้เราโหลด เราก็โหลดออกมาว่า สินทรัพย์ประเภทนี้ จะต้องเป็นอะไร คือ เราจะมีบัญชีคู่มือ ซึ่งทางบัญชีก็จะโหลดมา เขาก็มาคุยกับเรา เรารู้เรื่องอะไรจาก GF เราก็จะบอกเขา และคนที่รู้เรื่องนี้ก็ต้องบอกกัน คือ ต้องมีการคุยกัน
• ที่หน่วยงาน พัสดุจะมี 3 คน การเงินมี 5 คน การประสานกันก็จะมีการคุยกัน ถ้าเรารู้ว่าเขาไปประชุมนะ มีหนังสือแจ้งมา ถ้าการเงินไป หรือบัญชี และเห็นว่า ถ้ามีเกี่ยวกับพัสดุนะ ก็ขอพัสดุไปด้วย และเราก็ไปด้วยกัน ก็จะช่วยกันจำกันมา ว่าตรงนี้เป็นอย่างนี้ หรือเป็นยังไง และถ้าเราเจอเอกสาร หรือข้อมูลใหม่ๆ เราก็จะเอามาแบ่งปันกัน

คุณฉัตรลดาแบบสงสัยว่า ... มีบางเวลาหรือเปล่าคะ ที่มีความเห็นไม่ตรงกัน

คุณสมหวังบอกมาตรงๆ เหมือนกันนะคะว่า

• ก็มีทะเลาะกันเหมือนกันครับ แต่ดูแล้วว่า ถ้าทะเลาะกันไป งานก็ไม่สำเร็จไง ก็เลยคิดว่า จะต้องไปเดินทางในทางใดทางหนึ่ง เพราะว่าความคิดแตกแยกกัน ก็ต้องจูนให้ตรงกัน บางที บัญชีเขาบอกว่า ถ้าเธอไม่ทำน่ะ ตอนปลายฉันก็เดือดร้อนนะสิ แต่บางทีเราบอกว่า เราไม่รู้ จะทำยังไง เราก็สื่อสารกับเขาว่า ตรงนี้ จะมีการทำกันอย่างไรเพื่อจะให้งานมันออกมาได้ ก็คือว่า บางทีก็ต้องมีการทะเลาะกันก่อน ถึงจะสำเร็จผล ... (อ้าว เหรอ ... ดิฉันว่าเองค่ะเนี่ยะ)
• เมื่อทะเลาะกัน ส่วนมากก็จะมาคุยกันตามหลัง และปรับให้ตรงกัน เน้นการคุย การประสานให้ตรงกัน

คุณนิรามัย เธอทำงานด้านการเงินค่ะ ... บอกว่า

• ส่วนมากไม่ได้ทะเลาะกันหรอกค่ะ เพราะว่าบางอย่างที่เราต้องการได้ตอนปลายปี จะมีการประเมินค่าเสื่อมพวกนี้ เราก็ต้องการให้ทำให้ทันเหตุการณ์ ถ้าคิดว่าล่าช้า ก็จะขอให้เขาประมวลให้ไวๆ และอาจจะมีสินทรัพย์ที่เขาบริจาคมา และอาจลืมเอาข้อมูลที่ได้รับบริจาคสินทรัพย์คืนมาให้กับบัญชีเรา เพราะว่า บางทีต้องมีการขึ้นบัญชีด้วย ถ้าไม่ทำ ยอดก็ไม่ตรงกับของเรา ของเราจะน้อยกว่าของเขา
• เราก็เลยประสานงานกันตลอด ถ้ามีข้อสรุปในการจัดซื้อครุภัณฑ์ การบริจาค ที่เป็นครุภัณฑ์ ก็ต้องแจ้งบัญชีตลอด เพราะจะต้องจูนให้ตรงกันด้วย
  และอาจมีส่วนที่เมื่อเขาคีย์ PO ก็ต้องมาดูก่อน ตรวจรหัสก่อน ว่าถูกต้องกันหรือเปล่า
• ทางบัญชีก็จะเป็นคนทำเบิกเองด้วย ส่วนมากก็จะมีติดต่อประสานกับทีมงานอีกที เช่น ถ้ามีเกี่ยวกับการเบิกสินทรัพย์ ก็คือ เขาจะส่งมาเบิกก็จะทำไว เช่น เขาส่งมาตอนเช้า บ่ายวันนั้นก็จะทำให้เลย จะไม่เก็บงานไว้
• ถามว่า ทำงานให้ทันในวันหนึ่งๆ ได้อย่างไร ก็คือ ช่วงเช้า จะทำเรื่องของการเบิก ที่ศูนย์ฯ ทำเบิกทุกวัน ถ้ามีเอกสารส่งมาจะรีบทำเลย ไม่เก็บค้างไว้ ช่วงบ่าย หรือเย็น หลังเลิกงานก็ยังต้องทำ ถ้ามีงานด่วนมาจากพัสดุก็ต้องทำเลย ถ้าไม่เสร็จก็ยังไม่กลับบ้าน เพราะว่าบ้านอยู่ที่ศูนย์ฯ ด้วย

มีศูนย์อนามัยที่ 10 เชียงใหม่ ขอร่วม ลปรร. ในเรื่องนี้ด้วยว่า

• เพราะว่าต้องรับผิดชอบตัวชี้วัดที่ 10.1 จึงกลัวว่าถ้าทำผิดก็จะไม่ผ่าน และสอบตก
• ก็เลยหาวิธีการทำงานตาม KPI ที่ 10.1 คือ ลดขั้นตอน
• โดยจัดทำช่องทางเร่งด่วน โดยประสานกับงานการเงินว่า กรณีที่มี PO เราต้องใช้ช่องทางเร่งด่วน คือ เราจะเตรียมข้อมูลไว้ก่อน ว่าเรามีข้อมูลผู้ขายไหม ถ้าไม่มีก็ต้องรีบขอไว้ก่อน เป็นการเตรียมการณ์ล่วงหน้า เพื่อที่จะประสานกัน ซึ่งมีทั้งหมด 11 ขั้นตอน พัสดุจะมี 1-9 (ถ้าจำไม่ผิด) เราก็จะเขียนว่า ใช้เวลากี่วัน และจะประสานการเงินว่า ถ้าเรื่องนี้มา ถ้าวงเงินเท่านี้ รีบป้อน ขบ. ทันทีเลย เพราะว่าทั้งพัสดุ และการเงินต้องร่วมมือกัน ถ้าไม่ร่วมมือกันแล้ว งานนี้ไม่สำเร็จแน่นอน
• และต้องมีการลงเวป พัสดุก็จะประสานกับทาง IT ให้ช่วย และก็ประสานกับทางกองคลังด้วย และถ้ามีปัญหาก็จะโทรปรึกษาตลอด

อีกบันทึกหนึ่งนะคะ ในเรื่องของการสกัดปัจจัยความสำเร็จของการทำงานผู้ที่เล่า

รวมเรื่อง การเงิน การคลัง พัสดุ ... เรื่องไม่ยากที่จะ ลปรร.