งานนี้ผู้บริหารสนับสนุน 100% และ KM Team กรมอนามัย ก็ลงไปช่วย 100% เช่นกันค่ะ

เราเตรียมตัวกันอย่างไร ... (BAR : Before Action Review)

หลังจากที่ทุกอย่างลงตัวแล้ว สิ่งต่อไปที่ต้องคิด คือ การลงแรง และสิ่งที่ต้องคิดต่อไปจากนั้น คือ แล้วเราจะลงแรงกันอย่างไร ...

ในเมื่อเรา และทีมงานไม่เคยมีประสบการณ์ ในเรื่องกระบวนการเหล่านี้เลย สิ่งที่คิดได้ทันที คือ เราคงต้องแสวงหาคนที่สามารถให้คำแนะนำในเรื่องนี้ได้ ทำให้ผู้เขียนนึกถึงทีม KM ของกรมฯ จากสำนักที่ปรึกษา ที่มีพี่ศรีวิภา เลี้ยงพันธุ์สกุล พี่ฉัตรลดา กาญจนสุทธิแสง และพี่วิมล โรมา

ซึ่งผู้เขียนได้เคยมีโอกาสเข้าร่วมประชุม กับทางทีมงาน KM ของกรมฯ และได้พูดคุยกับพี่ศรีวิภาบ่อยครั้ง ทำให้เกิดความรู้สึกที่ดี และมีความเชื่อมั่นว่าพวกพี่ๆ จะช่วยแนะนำเราได้

จึงได้ขอคำปรึกษา และได้นัดพูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการ เพื่อทำความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ และผลลัพธ์สุดท้ายที่เราอยากจะได้ คือ ... หนังสือสรุปบทเรียน

• ... จนทำให้มีการปรับรูปแบบของการจัดเวทีจากเวทีอภิปรายมาเป็นเวทีเสวนา
• และใช้ Story Telling เป็นตัวเดินเรื่อง
• ... มีคุณกิจ หรือขุนพลผู้มากด้วยประสบการณ์เรื่องส้วม ... เป็นผู้เล่าเรื่อง
• และปรับกิจกรรมการศึกษาดูงานส้วมต้นแบบในพื้นที่ ... เพื่อต้องการให้กลุ่มเป้าหมายที่เข้าร่วมในเวทีครั้งนี้ ได้เรียนรู้ และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานส้วมของตนเองได้จริงๆ
• ซึ่งพี่ฉัตรลดาก็ได้แนะนำให้ใช้เทคนิค Benchmarking เพื่อเป็น check list ให้กลุ่มเป้าหมายได้ใช้ประเมินตนเอง (Self Assessment) ก่อนว่า ... การพัฒนางานส้วมของตัวเองนั้น อยู่ในระดับใด มีจุดอ่อน หรือจุดเด่นในเรื่องไหน เมื่อเทียบเคียงกับองค์ประกอบ หรือปัจจัยความสำเร็จที่จะได้จากการถอด หรือดึงความรู้ (Knowledge Capture) จากเวทีเสวนาเรื่องเล่าของคุณกิจ ในการจัดเวทีวันแรก
• และนำไปประกอบการศึกษาดูงานในวันที่สอง ซึ่งจะทำให้กลุ่มเป้าหมายได้เรียนรู้ได้ตรงจุด ... ตรงเรื่อง ... และตรงกับความต้องการที่อยากจะรู้
• เพื่อไปเติมเต็มในส่วนที่ตัวเองยังขาด และพัฒนายกระดับงาน จนประสบความสำเร็จได้ ... เรียกได้ว่าเวทีครั้งนี้มีการนำ KM ไปใช้อย่างเข้มข้นจริงจริง

... หลังจากที่ได้พูดคุยกับทีมงานของกรมฯ จึงได้รู้ว่าการเตรียมการเรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย ... เราต้องเตรียมตัวอย่างมาก โดย

• ให้ความสำคัญเรื่อง ความพร้อมของทีมงานเป็นอันดับแรก
• โดยเฉพาะ Note taker หรือคุณลิขิต ที่จะต้องมีทักษะในการจด จับประเด็นสำคัญ และสามารถดึงเอาความรู้ที่ซ่อนอยู่ในความสำเร็จของการพัฒนาส้วมในแต่ละรูปแบบ
• ซึ่งท่านผู้อำนวยการธีชัชก็ได้เปิดโอกาสให้น้องๆ ที่เป็นเด็กรุ่นใหม่ใจรัก KM ... ที่ยังอ่อนด้อยประสบการณ์ สมัครใจมาเป็น note taker
• และได้รับการบอกเล่าจากพี่ๆ ทีมงาน KM กรมฯ ถึงเทคนิควิธีการในการเป็น Note taker ว่า “ไม่ต้องกังวลนะ ถ้าคิดว่ายังไม่สามารถจับประเด็นหรือเกร็ดความรู้สำคัญๆได้ ก็ให้ใช้วิธีจดทุกคำไปก่อน อีกหน่อยจะค่อยๆเก่งขึ้นเอง” ทำให้น้องๆ มีกำลังใจและไม่รู้สึกว่าถูกคาดหวังจากการทำหน้าที่ที่แสนจะท้าทาย ...
• สิ่งที่ต้องเตรียมต่อมา คือ การเตรียมคุณอำนวย หรือ Facilitator ซึ่งในเวทีครั้งนี้ทางกองฯ ได้รับความกรุณาจากท่านรองอธิบดีกรมอนามัย 2 ท่าน คือ นายแพทย์รองประดิษฐ์ วินิจจะกูล เป็นคุณอำนวยในช่วงของเวทีเสวนาเรื่อง “ความสำเร็จของการพัฒนาส้วมสาธารณะ” และนายแพทย์โสภณ เมฆธน เป็นคุณอำนวยในช่วงของ “บทบาทของ Toilet Ambassador”
• ซึ่งก่อนที่จะต้องไปพบท่านรองอธิบดีฯ ทั้งสองเพื่อนำเรียนข้อมูลนั้น ทีมงาน KM กรมฯ ก็ได้แนะนำให้เจ้าของโครงการ ... คุณปริยะดา หรือพี่หลี ทำการบ้าน (อย่างหนัก) ต้องเตรียม ข้อมูล ประวัติ และบทบาทเด่นของคุณกิจแต่ละท่าน ในเรื่องส้วม ก่อนที่ทีมงานจะพากันไปพบท่าน เพื่อนำเรียนข้อมูลรวมถึงความต้องการองค์ความรู้ ที่เป็น Tacit Knowledge ที่จะได้จากคุณกิจ ในตอนเล่าเรื่อง
• ... ขณะเดียวกันทีมงาน ก็จะต้องเตรียมคุณกิจ หรือผู้เล่า ด้วยว่า จะต้องเล่าเรื่องอย่างไร เพื่อให้ “get to the point” (คำนี้ ... ได้จากพี่ศรีวิภา) ได้ในเวลาอันสั้น
• ... จะเป็นโอกาสหรือวิกฤติก็ไม่ทราบได้ ตอนที่ต้องเตรียมคุณอำนวย หรือท่านรองประดิษฐ์นั้น ทีมงานต้องเตรียมท่าน ร่วมกับท่านอธิบดีกรมอนามัย ... นายแพทย์ณรงค์ศักดิ์  อังคะสุวพลา ณ ห้องทำงานของท่านอธิบดี ...
• นอกจากนี้ การเตรียมการล่วงหน้าในเรื่องของการบริหารจัดการก็เป็นเรื่องสำคัญ
• แต่ด้วยประสบการณ์การทำงานของฝ่ายบริหารของกองฯ ที่มีประสิทธิภาพ ... ตั้งแต่การประสานงานกับพื้นที่ การเตรียมสถานที่จัดเวที สถานที่ดูงาน อาหารว่าง อาหารกลางวัน  ทำให้ทีมงาน KM มั่นใจ ... ไร้กังวล ... เดินหน้าทำงานได้อย่างเต็มที่ ...

BAR บทนี้ ท้าทายมากจริงๆ ละค่ะ