ที่ศูนย์อนามัยที่ 7 อุบลฯ เขาจัดการความรู้กันอย่างไร ทพญ.น้ำเพชร CKO มือหนึ่งของกรมอนามัย มาเล่าให้เราฟังกันละค่ะ ... งานวันนี้ สิ่งที่พวกเราปลื้มใจสุด สุด ก็คือ ผอ.ดนัย มานั่งฟังกับพวกเรา ตั้งแต่ต้นจนจบค่ะ ... แค่นี้ก็ได้ใจของ KM Team กรมอนามัยไปหมดแล้วละค่ะ

มาฟังเรื่องเล่าการจัดการความรู้ของศูนย์ฯ 7 จาก CKO หมอน้ำเพชร กันดีกว่า

KM ของศูนย์ฯ ดำเนินการตั้งแต่ปี 2548 มีความยุ่งยากบ้างเป็นระยะๆ (และมาเริ่มเป็นตัวเป็นต้น ก็ปีนี้ละค่ะ 2550 ... เขาแอบเล่า เราก็มาแอบบอก ... แต่ว่า เจ๋งจริงๆ นะ ขอบอก)

เส้นทางการจัดการความรู้ของศูนย์ฯ 7 ปี 2550 เริ่มต้นด้วย ต้นทุนของศูนย์ฯ หรือ success factor

• ... เริ่มที่ CEO ท่านเป็นผู้นำที่ให้นโยบาย และชี้นำทุกสิ่งทุกอย่าง ข้อมูล คนทุกคน ทุกชิ้น อยู่ในตัวท่านทั้งหมด เป็นปัจจัยหลักที่สำคัญที่สุด
• ตัวเองเป็น CKO เกิดทีหลังแต่มีคนที่เกิดทีหลังอีก ซึ่งช่วยทำหน้าที่เป็นคณะกรรมการ KM
• เราเริ่มปี 2550 ก็จริง แต่ศูนย์ฯ เริ่มทำตั้งแต่ปี 49 เราพูดเรื่อง PMQA และได้ใช้ PMQA เป็นร่มใหญ่ ... ตอนต้นปีงบฯ 50 มีการ review คณะกรรมการ เพราะกรรมการทำหน้าที่ซ้ำกันหลายคณะฯ
• ต้น ตค. revise กรรมการใหม่ คนเดิมจึงจะมีแต่ CKO และมีคณะกรรมที่ล้อตาม PMQA คณะกรรมการฯ หลักของ KM มีประธาน เลขาฯ สมาชิกมาจากทุกหน่วย ประมาณ 12 คน ส่วนใหญ่ยังไม่เคยทำงาน KM มาก่อน และ ผอ. ได้มอบให้มีคนทำหน้าที่ประจำ 2 คน เพื่อช่วยการทำงาน KM
• เราชัดขึ้นๆ ในปีนี้ จากเรื่องที่ใส่ลงตั้งแต่ต้นปี ก็คือแผนที่ กพร. กำหนด และ KM Team กลางก็ได้ผลักดันให้เราทำ KM เพื่อตอบสนองยุทธศาสตร์
• ตอนนี้ก็รับลูกมาแล้ว กลับมาถ่ายทอด และจัดทำองค์ความรู้ให้ตรงกันในด้าน ส่งเสริมสุขภาพและอนามัยสิ่งแวดล้อม และพัฒนาองค์กร

ในส่วนของ process เราได้ทำตามแบบประเมินความสำเร็จ 4 องค์ประกอบ ได้แก่

1. กระบวนการจัดการความรู้ในองค์กร
2. เป็นเรื่องการสะสมองค์ความรู้ ไม่ว่าในเชิงปริมาณ คุณภาพ และการนำไปใช้
3. เป็นการใช้เครื่องมือมาช่วยในการจัดการความรู้
4. เรื่องพัฒนาเครือข่าย เราพูดกันถึงเรื่องคุณภาพ ศักยภาพที่จะเอา KM ไปในงานของตัวเอง

เราประเมินตัวเอง ว่าเราอยู่ ณ ตรงไหน ใน 5 level ของแต่ละองค์ประกอบ แล้วนำผลการประเมินตรงนี้มาจัดทำแผนฯ

ในส่วนแผนฯ ของปี 2550

• องค์ประกอบที่ 1 พูดถึงเรื่อง process
• ... พูดกันถึงเรื่องทำยังไง จะให้ KM ไปทั่วทั้งองค์กร พยายามจะหมุนความรู้ไปเรื่อยๆ และนำ KM มาใช้ประโยชน์ เพื่อให้องค์กรได้บริหารองค์ความรู้ได้ดีขึ้น ไม่ว่าเป็นนโยบาย หรือโครงการอะไรก็ตาม ... ผอ.ไฟเขียว
• แต่งตั้งคณะกรรมการ จัดทำแผนจัดการความรู้ และชี้แจงแผนแก่บุคลากร ทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ
• หลักๆ ตรงนี้ KM ที่สำคัญ คือ CKO Facilitator และ Note taker เราก็ใช้ศักยภาพของ Fa และ Note taker ที่ไปรับการอบรมมา มาเพิ่มศักยภาพในวงที่เราจัดขึ้น
• เรื่องของการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร
• ... คณะกรรมการ KM ทำ จม.ข่าว 10 ฉบับ ในช่วง 3 เดือนแรกของปีงบประมาณ
• ตอนนี้ อีก 3 เดือน เป็นเรื่องเสียงตามสาย ก็จะได้ยินเสียงคุณจอย กับคุณหยง เป็นผู้ดำเนินการเสียงตามสาย และ
• KM 3 เดือนหลัง เราวางแผนจะทำในเรื่องของการจัดบอร์ดนิทรรศการ ก็จะเป็นเรื่องของการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร
• องค์ประกอบที่ 2 เราก็จะพูดถึงเรื่องการสะสม และการใช้องค์ความรู้
• เราทำเรื่องการสร้าง CoP ชุมชนนักปฏิบัติ ... ให้คนที่สนใจในเรื่องเดียวกัน มาพูด มาแลกเปลี่ยนกัน และก็เอาเทคนิคจากคนคนหนึ่ง ไปสู่อีกคนหนึ่ง และต่อยอดไปเรื่อยๆ นั่นคือ การไหลเวียนความรู้ภายในองค์กร
• เราจัดตั้งเป็น 3 CoP
  ... อันแรก คือ ภาคีเครือข่ายซึ่งได้ดำเนินการไปแล้วในวันนี้ เป็นครั้งที่ 2 จริงๆ แล้วการสร้าง CoP คือ คนที่สนใจมา sharing กลุ่มพัฒฯ เป็นเจ้าภาพ
  ... CoP ที่สอง ทำในเรื่องของการสื่อสาธารณะ มีฝ่ายอบรมเผยแพร่เป็นเจ้าภาพ
  ... อันที่ 3 เป็นภาคบังคับเรื่องเศรษฐกิจพอเพียง ได้คุยกันว่า รพ. เป็นเจ้าภาพ
• องค์ประกอบที่ 3 เรื่องของการถ่ายทอด หรือถ่ายเทองค์ความรู้ไปสู่กันและกัน ต้องใช้เทคโนโลยีด้าน IT เข้ามาใช้อย่างมาก
• เราเริ่มสะสมผลงานของชาวศูนย์ฯ ไม่ว่าจะเป็นการสรุปบทเรียน หรือสรุปการดำเนินงานทั้งหลาย นำมารวมไว้ใน KM Center
• พัฒนา Weblog ของ KM อยู่ และได้รวบรวมเอาความรู้ไว้ใน KM Center ถ้าพวกเราเข้ามาก็จะรู้ได้ว่า KM เขาทำอะไรกันบ้าง
• อนาคตเราจะ design weblog เข้ามาให้เป็น 2 way มากขึ้น
• องค์ประกอบที่ 4 จะเป็นผลที่เกิดกับคนในองค์กร ที่จะเกิดความรู้อย่างทั่วถึง
• ก็มีความคาดหวังว่า ทุกคนจะมีความรู้เรื่อง KM และนำ KM ไปใช้พัฒนางานที่รับผิดชอบ ไปใช้ในการ ลปรร. ในหน่วยงานย่อยตัวเอง หรือพัฒนาภาคีเครือข่าย ก็เป็นแผนที่คิดว่าจะทำ

ตอนนี้ก็จะชี้แจงว่า เราได้อะไรขึ้นมาบ้าง สิ่งที่มีความภาคภูมิใจ ก็มี 2-3 เรื่อง คือ

1. เรื่องของ KM Team ที่เพิ่งคลอด แต่ว่าแต่ละคนก็มีความมุ่งมั่น เพราะปีนี้เราแย็บบ่อย และพัฒนาให้กรรมการ KM เป็น Facilitator ได้ทุกคน และชวนคนในฝ่ายมาเป็น Note taker ด้วย เพื่อที่จะผลัดกันทำหน้าที่ได้
2. KM Center มีที่มาที่ไป เพราะตอนแรกเราบอกว่าจะทำ KM ก็ทำป้ายห้อง KM Center ไปติดหน้าห้อง และก็ย้ายไปแล้วหลายๆ ที่ ล่าสุดอยู่ที่ห้องประชุมกลุ่มพัฒฯ แต่ก็ไม่ได้ทำ activity อะไร
   ... หลายคนถามว่าคืออะไร ติดไว้ทำไม ก็เลยคุยกันในคณะกรรมการ ถึงคำจำกัดความว่าคืออะไร Center ก็คือ ศูนย์กลาง KM คือ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การจัดการความรู้ของคนในองค์กร แต่เราไม่ได้ใช้ประโยชน์ที่ห้องนั้น
   ... เราก็เลยขออนุญาต ผอ. ว่า เราขออนุญาตปลดป้าย KM Center ออก
   ... แล้วมาให้คำจำกัดความในคณะกรรมการว่า KM Center คือ ศูนย์อนามัยที่ 7 ทั้งศูนย์ฯ เป็น KM Center ทุกเวที ทุกห้อง แม้กระทั่งที่โต๊ะอาหารก็สามารถเป็นที่สะสมองค์ความรู้ เป็นที่แลกเปลี่ยนความรู้ได้ ... หรือ … KM Center คือ เวทีเสมือนที่ทุกคนสามารถแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันได้ทุกๆ ที่
   ... ดังนั้นทุกมุมขององค์กรจึงเป็น KM Center ให้ทุกคนเรียนรู้อย่างไม่จำกัดเวลาสถานที่ และออกไปนอกศูนย์ฯ ก็ยังเป็น KM ได้เหมือนกัน กับภาคีเครือข่าย … แต่ว่า เราใช้องค์กรเสมือนจริงหรือเปล่า ... (นี่ บอกล่อให้ KM Team กรมฯ มาดูต่อไปละค่ะ)
3. Web : www.hpc7.net ... คนที่ไม่สามารถคุยกับคนอื่นได้ ก็คุยกับหน้าจอ เพื่อที่จะได้ ลปรร.

KM ที่เราได้ทำมา เราได้ 2P และ 2T ที่จะเป็นในเรื่องของการถ่ายทอดในเรื่องของกระบวนการ KM ว่าต้องใช้ทั้ง 2 ส่วน คือ คน และเครื่องมือไปพร้อมๆ กัน ก็พยายามที่จะเอาทั้ง Process และ People / Tool และ Technology และเรื่อง ทีม ก็คงเป็นปัจจัยสำคัญ

ส่วนของโอกาสพัฒนา ของการจัดการความรู้ คือ

• ตัว CKO ก็ถือว่าเป็นโอกาสพัฒนา พยายามทำให้ดีที่สุดที่จะเอื้ออำนวยให้ทุกอย่างได้ดี
• ตัวทีมงาน ถ้าเขาสนุกในการทำ ก็จะช่วยประสานการทำงานในกลุ่มได้สม่ำเสมอ
• โอกาสพัฒนาในเรื่องการสร้าง CoP เพราะว่าไม่ใช่มาแลกเปลี่ยนกันแล้วจบ จะมีปัจจัยอีกหลายอย่าง ที่ CoP ทั้งหลายนำไปสู่การพัฒนาเป็นองค์ความรู้ และพัฒนาต่อยอดกันไปเรื่อยๆ ด้วย
• เราอยากให้ศูนย์ฯ ของเราเป็น LO นั่นคือภาพฝัน คงต้องอาศัยคณะกรรมการมุมมองภายนอก มาชี้ให้เราเหมือนกัน
• เรื่องการจูน KM เข้ากับเรื่องฐานข้อมูล ความเสี่ยง ธารปัญญา Ladder Diagram ซึ่งจะเป็นเครื่องมือใหม่ๆ ที่นำมาให้ชาวศูนย์ฯ ได้ใช้กันต่อไป
• และหลักของ KM ก็คือ การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ 2-3 คนก็คุยกันได้ คุยกันให้จุดประกายให้องค์ความรู้ไหลเวียน มีความเชื่อมโยง ให้หน่วยงานของเราเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่แท้จริง

ผอ.ดนัย ช่วย confirm ค่ะ ว่า

• สิ่งที่เป็นปัญหาหนักใจของศูนย์ฯ จากกิจกรรมทั้งหลายที่เกิดขึ้น เพราะศูนย์ฯ ต้องรับช่วงต่อกิจกรรมมาจากส่วนกลาง แต่ขณะเดียวกันภารกิจของศูนย์ฯ ก็ต้องทำหน้าที่ดูแลพื้นที่ของตัวเอง ... เราก็พยายาม balance ทั้ง 2 อย่าง เท่าที่มีกำลังพอ
• เราให้ทีมส่วนหนึ่งมาช่วยดู และให้มีคนมาจากแต่ละงานแต่ละกลุ่ม กลุ่มนี้ก็จะเป็นตัวแทน KM ในแต่ละกลุ่ม
• KM ตอนแรกๆ การประชุมไม่ได้เต็มที่เพราะติดวัฒนธรรมดั้งเดิม ว่าถูกดึงไปทำงานเดิม และภารกิจต่างๆ ก็พยายามทำให้ balance และเราก็ยังบอกไม่ได้ว่า 2P และ 2T balance กันแล้วหรือยัง คงต้องอาศัยทีมภายนอกมาช่วยประเมิน
• ตอนนี้ก็พยายามจำกัดคำตอบหลายๆ อย่าง หลายๆ ส่วนที่เราตั้งเป้าว่า เราพยายามที่จะปรับงานของกรมฯ โดยใช้ PMQA เป็นตัวหลักของกลยุทธ์ของการทำงาน + การใช้ KM องค์ความรู้ต่างๆ ที่เรามีอยู่
• เมื่อก่อนเราใช้ความรู้ ประสบการณ์จาก ผอ. เพราะว่าเป็นผลจากการประเมิน ประมวลผลทุกสิ่งทุกอย่างได้ บางกลุ่มงานเกิดเพื่อรองรับคน แต่บางกลุ่มเกิดมาเพื่อรองรับงาน Process ของการทำงาน
• บางส่วนที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล ก็วางให้คนทำหน้าที่ของตัวเองให้ได้ และให้มีเสาหลักของ KM เป็นทีมออกมา
• ก็จะเป็นภาพที่เป็นรูปธรรม และเห็นการต่อยอดไปในอนาคต และก็ให้ทีมงานที่ผ่านกระบวนการ ได้ถือโอกาสเอาประสบการณ์ของตัวเอง ไปใช้กับงานที่เป็นเป้าหมายหลักของตน ทั้งในเรื่องส่งเสริมสุขภาพ และอนามัยสิ่งแวดล้อม และพยายามนำไปใช้ในกลุ่มที่ดึงเอาภาคีเครือข่าย มา ลปรร. กัน
• และหลายครั้งเราก็สามารถเอาความรู้ให้กับ สสจ. ได้ค่อนข้างชัดเจน เพราะ สสจ. หลายจังหวัด ยังไม่เคยประสานกับหน่วยงานอื่นที่ทำหน้าที่ บทบาทคล้ายๆ กัน ถ้าเขาได้มาเจอกันในเวทีที่ศูนย์ฯ จัดขึ้นมา ก็เป็นความสำเร็จของการทำงานที่ตรงประเด็นจริงๆ

KM ของศูนย์อนามัยที่ 7 อุบลราชธานี เห็นแววค่ะ ว่า จะไปทั่วทั้งองค์กรแน่นอน ไม่ช้าก็เร็ว