“จะทำอย่างไรดี เพื่อให้ลูกน้องรีบรายงานหัวหน้าทันทีที่เกิดปัญหาในงาน” (2)
“จะทำอย่างไรดี เพื่อให้ลูกน้องรีบรายงานหัวหน้าทันทีที่เกิดปัญหาในงาน” (1)
เคล็ด (ไม่) ลับ ในการสร้างบรรยากาศที่ดีระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง
นอกจากการลดประเด็นความเกรงใจ (หรือลามไปถึงความเกรงกลัวด้วย) แล้ว น่าจะสร้างบรรยากาศที่ดีระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง ให้เกิดความเป็นกันเองด้วย
เช่น อาจเริ่มต้นด้วยการร่วมกินข้าวกลางวันหรือเย็นกันบ้าง ระหว่างกินข้าว ก็พูดคุยเรื่องสัพเพเหระกัน เรื่องส่วนตัวบ้าง แต่พึงระวังอย่าให้ส่วนตัวมากเกินไปละกัน
เมื่อมีความเป็นกันเองมากขึ้น ให้ใช้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวพนักงานนั้นในการพูดคุยกับเขาบ้างในระหว่างที่อยู่ในองค์กร
ลองใช้นโยบายเปิดประตู เพื่อว่าหากใครมีปัญหา ก็สามารถเข้ามาปรึกษาได้ แต่ทั้งนี้ ก็ต้องคอยสังเกตสีหน้าท่าทางของหัวน้าเองว่า พร้อมที่จะอยู่ในอารมณ์ของการรับฟังปัญหาของลูกน้องที่จะนำปัญหาเข้าไปบอกได้หรือไม่
การเดินออกไปทักทายพูดคุยกับพนักงานบ้างวันละครั้ง 2 ครั้ง แทนที่จะนั่งง่วนอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ หรือที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า Manage by Walk Around หรือ MBWA ก็จะช่วยลดช่องว่างลงได้มาก
การพูดคุยสัพเพเหระนั้น อาจจะดูเหมือนทำให้เสียเวลาทำงาน แต่ในความเป็นจริงแล้ว เป็นการช่วยสร้างเสริมสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาว ซึ่งจะพบว่า ไม่เป็นการเสียเวลาเลย
เมื่อ หัวหน้า กับ ลูกน้อง มีความเป็นกันเองแล้ว เวลาเกิดปัญหาขึ้นมา เขาก็จะรีบรายงานให้ทราบทันที เพราะว่าหัวหน้าคุยด้วยง่าย และไม่แสดงอารมณ์ขุ่นมัวเมื่อฟังปัญหา
ส่วนเรื่องการมองโลกในแง่ดีของพนักงาน โดยหวังว่าปัญหาต่าง ๆ สามารถแก้ไขได้โดยตัวเอง ไม่ต้องบอกนาย จนกระทั่งมันสายไปนั้น หัวหน้าต้องสอนให้ลูกน้องคิดใหม่ว่า อย่ากลัวว่าจะเสียหน้า หรือถูกมองว่าไม่มีความสามารถแก้ปัญหาเล็ก ๆ ได้ แต่ที่จริงแล้ว การทำงานผิดพลาดเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตจริง หากไม่ผิดเลยก็คือการไม่ทำอะไรเลย
อยู่ที่ว่าเมื่อปัญหาเกิดขึ้นแล้ว ต้องรีบแจ้งคนที่เกี่ยวข้องทราบ หาทางออกร่วมกัน ลงมือแก้ไข หลังจากแก้ไขแล้วก็สื่อสารให้คนอื่นรับรู้ วันหลังคนอื่นจะได้ไม่เกิดปัญหาแบบเดียวกันซ้ำขึ้นอีก แบบนี้เรียกว่า การจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management เพราะเป็นการเรียนรู้จากความผิดพลาด และนำความรู้นั้นไปแลกเปลี่ยนกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ทำแบบนี้องค์กรของเรา ก็จะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ หรือ Learning Organization ขึ้นมาได้
หากหัวหน้าชมเชยพนักงานที่เมื่อเกิดปัญหาขึ้นแล้วลงมือแก้ พร้อมทั้งสื่อสารให้เพื่อนทราบ พวกเขาก็จะเปลี่ยนมุมมองจากการเสียหน้า กลายเป็นการได้หน้า เพราะทำให้องค์กรและเพื่อนได้ความรู้ขึ้นมา
ความเห็น (2)
สวัสดีค่ะ คุณแกบ
เรื่องการรายงานปัญหาให้หัวหน้าทราบ โดยส่วนตัวมีผู้บังคับบัญชามาแล้วมากกว่าสิบคน ที่เป็นสายตรง และมีทั้งที่เหนือกว่านั้น แต่บางทีเราต้องไปติดต่อด้วย จากประสบการณ์หัวหน้าเองมีส่วนสำคัญมาก ส่วนใหญ่ถ้าลูกน้องไม่กล้าบอก เพราะเกิดการเรียนรู้ว่าเมื่อบอกปัญหา หัวหน้าจะแสดงปฏิกิริยาทางลบ แต่หัวหน้าบางคน พอลูกน้องบอกก็รีบช่วยกันหาทางแก้ไขทันที ต่อไปลูกน้องก็กล้าที่จะบอก
ต้องร่วมมือกันทั้งสองฝ่าย ในหน่วยงานต้องตั้งกฎกติกา มารยาทร่วมกันตั้งแต่มาเป็นนายลูกน้อง ว่าสไตล์การบริหารงาน การจัดการภายในเป็นอย่างไร ทำความเข้าใจกันแต่แรก ความเป็นกันเองของลูกพี่ ลูกน้องสำคัญมากอย่างที่คุณแกบพูดถึงจริงๆ ค่ะ โดยเฉพาะในสังคมไทยเรื่องความสัมพันธ์นี่สำคัญมากจริงๆ ค่ะ
สวัสดีค่ะ คุณ citrus
การใช้ความสัมพันธ์เป็นตัวช่วยในการเดินเรื่องต่าง ๆ ให้เป็นไปด้วยดี เป็นสิ่งจำเป็นในสังคมทุกสังคม ซึ่งพึงระวังให้ใช้ในทางบวก ในทางที่เป็นคุณ ดีกว่าใช้เพื่อผลประโยชน์ส่วนตนเอง คุณ citrus คงเห็นด้วยนะคะ