สิ่งที่ สคส. ได้เรียนรู้ จากการจัด workshop ให้กับ ชสอ. (๒)

(อ่านตอนที่ ๑ ได้ที่ สิ่งที่ สคส. ได้เรียนรู้ จากการจัด workshop ให้กับ ชสอ. (๑))

          เมื่อวันที่ ๒๐ มี.ค.๕๐ มาถึง workshop ครั้งนี้มี ดิฉัน, พี่หญิง (นภินทร) และ อ.มณฑล (KM Intern คนล่าสุด) เป็นผู้เข้าร่วมจัด workshop  เราเน้นการฝึกคุณอำนวย โดยให้ร่วมกันฝึกกำหนดหัวปลาย่อยของ ชสอ.  สิ่งที่เกินคาดจากการจัด workshop ครั้งนี้ คือ ไม่มีผู้บริหารเข้าร่วม  ผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่เป็น “คุณกิจ” และมี “คุณอำนวย”  (หัวหน้าฝ่าย) ไม่กี่คน (จะว่าไปแล้วกลุ่มเป้าหมายก็ไม่ต่างจาก workshop วันที่ ๑๒ ) กระบวนการจึงต้องปรับให้เหมาะสมตามผู้เข้าร่วม... แต่จากการสังเกตพบว่า บุคลากรมีความตั้งใจ, เข้าใจกระบวนการ KM และกระตือรือร้น มากกว่าตัวผู้ประสานงานจาก ชสอ. มาก..  และทราบว่าความคาดหวังของผู้เข้าร่วมบางท่านก็ต้องการเรียนรู้ KM เพื่อนำไปประยุกต์กับงานของตน แต่บางท่านก็คาดหวังว่าจะทำคู่มือการทำงานตามเป้าหมายของ คุณมณีรัตน์ 
 
            ก่อนกลับเราได้พบกับ คุณอนันต์ ชาตรูประชีวิน ผู้จัดการใหญ่ ชสอ. ซึ่งเป็นผู้สนับสนุนให้ ชสอ. นำ KM ไปใช้และเสนอให้ คุณมณีรัตน์ นำกระบวนการ KM ไปใช้ในการประชุมของ ชสอ. เพื่อนำร่อง  ตามคำแนะนำของ พี่หญิง คือให้เริ่มจากนำเรื่องความสำเร็จเล็กๆ ของคนแต่ละฝ่ายมาเล่าก่อนเริ่มการประชุม ชสอ. ที่มีจัดอยู่แล้วทุกเดือน.. แล้วจึงขยายต่อไปยัง แผนก/ฝ่าย อื่น...

          พวกเรานำการจัด workshop ครั้งนี้ไป AAR ใน weekly meeting สคส.  ซึ่งที่ประชุมมีข้อสังเกตและถือเป็นกรณีศึกษาที่ทำให้ สคส. ได้เรียนรู้เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานของเราต่อไป ประเด็นสำคัญมีดังนี้

 อ.วิจารณ์ 
          เห็นว่าการนำ KM ไปใช้ในหน่วยงานนั้น บางหน่วยงานอาจเดินทางผิดเพราะมุ่งเอางานของตนเองเป็นตัวตั้ง ขอยกตัวอย่างกรณี ชสอ.  คือ คุณมณีรัตน์ ต้องการทำคู่มือการทำงานของบุคลากร เมื่อได้คู่มือแล้วถือเป็นจบงาน   แต่ในทาง KM นั้นบทสรุปไม่ใช่ได้คู่มือมาแล้วเสร็จสิ้น แต่คู่มือนั้นต้องสามารถปรับปรุงและพัฒนาข้อมูลให้ทันสมัยได้.. ทุกวัน..   โดยผู้ที่ update ข้อมูล คงไม่ใช่ คุณมณีรัตน์ หรือ แผนกพัฒนาทรัพยากรบุคคล แต่ต้องเป็นคนทำงานทุกคนที่สามารถ update ข้อมูลได้ตลอดเวลา...........

            สำหรับหน่วยงานที่เริ่มนำ KM ไปใช้ กรณี ชสอ. ซึ่ง บุคลากรและผู้บริหารเห็นประโยชน์ของการใช้ KM เราต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนกับระดับผู้บริหารในภาพรวมการนำ KM ไปใช้ในองค์กรก่อน เพราะไม่เช่นนั้นจะกลายเป็นว่านำ KM ไปใช้ให้จบงานชิ้นหนึ่ง ซึ่งจะไม่เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
 การจัด workshop เป็นการหาแกนนำ  ความชอบและความถนัดของคนทำงานในด้านต่างๆ เพื่อเชื่อมคนเหล่านั้นให้มาทำงานร่วมกัน

 คุณสุรชัย (จาก รพ.เลิดสิน ซึ่งเข้าร่วมประชุมครั้งนี้ด้วย)
           มีความเห็นว่า ประเด็นต่างๆ ในกรณี ชสอ. เช่น ผู้ประสานงาน, เป้าหมายการจัด workshop หรือ ผู้เข้าร่วมนั้น  โดยส่วนใหญ่แล้วหน่วยงานต่างๆ มักจะติดต่อวิทยากรเพื่อทำตามหน้าที่ของตนและก็ถือเป็นเสร็จสิ้น   ดังนั้นการวินิจฉัยโรคต้องเป็นการปรับการทำงานของเราเอง เราต้องค้นหาข้อมูลองค์กรเหล่านั้นให้มากๆ ทั้งบุคลากร, ผู้บริหาร, ลักษณะการทำงานขององค์กร เป็นต้น

 อ.ประพนธ์
          การรับเป็นวิทยากร ๒ รุ่นนั้น หากเป็นวิทยากรรุ่นแรกแล้วเห็นว่าหน่วยงานนั้นนำ KM ไปใช้ยาก (ไม่ว่าจะเป็นอุปสรรคจากบุคลากร หรือวัฒนธรรมขององค์กร) เราก็ปฏิเสธการเป็นวิทยากรรุ่นที่ ๒ ไปเลย     การรับเป็นวิทยากรนั้นเราต้องดูให้ดีเอง แต่ละเวทีถือเป็นการเรียนรู้ของเราจะทำให้จิตไม่ตกหากเวทีนั้นไม่เป็นอย่างที่เราคาดหวัง….

          อ.ประพนธ์ ได้ตั้งข้อสังเกตจากประสบการณ์ของตัวเองคือ ก่อนทำงานที่ สคส. ก็รับเป็นวิทยากรบรรยายในงานต่างๆ เหมือนที่ สคส. แต่ทำไมผู้บริหารและผู้เข้าร่วม ให้ความสนใจร่วมฟังบรรยายทุกครั้ง     พอมาทำงานที่ สคส. ทำไมผู้บริหารหรือบุคลากรไม่ค่อยสนใจหรือตั้งใจเข้าร่วมเหมือนแต่ก่อน   จึงทบทวนและคิดได้ว่า  คงเพราะแต่ก่อนหน่วยงานที่เชิญไปบรรยายต้องจ่ายค่าตัวแพงมาก   ดังนั้นหน่วยงานไหนที่เชิญไปบรรยาย  ผู้บริหารระดับสูงก็จะเข้าร่วมเสมอ... เสียค่าจ้างแพง..มาแล้วก็ต้องฟังให้คุ้ม..... ต่างจากที่ สคส. ที่ไม่ได้คิดค่าตัวทำให้ผู้บริหารหรือคนในองค์กรไม่เข้าร่วมและไม่สนใจเท่าที่ควร……