Competency

ขีดความสามารถ(Competency)

เอาบทความที่เขียนไว้นานแล้วมาเก็บไว้ในBlogอีกแล้วครับ.......

แนวคิดเกี่ยวกับ Competency 

ก่อนอื่นต้องแยกให้ออกก่อนนะครับเพราะ จะมีแนวคิด Core Competency ขององค์การซึ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับความชำนาญในธุรกิจขององค์การ แต่ถ้าจะมองเรื่องCompetency ในงาน HR จะหมายถึง ขีดความสามารถ หรือสมรรถนะที่ช่วยให้ภารกิจของงานในแต่ละตำแหน่งหนึ่งๆ บรรลุเป้าหมาย ซึ่งตัว Competency นี้ไม่ได้หมายถึงเฉพาะความรู้ ทักษะ แต่จะมองลึกลงไปถึงพฤติกรรม ความเชื่อ ทัศนคติ อุปนิสัย ส่วนลึกของคนด้วย
บุคคลที่มีส่วนสำคัญหรือเป็นต้นกำเนิดของแนวคิด Competency คือนักจิตวิทยาชื่อ David Maclelland ซี่งได้กล่าวว่านอกเหนือจากความฉลาดแล้ว ความสามารถในด้านคุณลักษณะส่วนบุคคล(Personal Characteristics) เช่น แรงจูงใจส่วนบุคคล ภาพลักษณ์ของบุคคล เป็นต้นจะเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญและมีผลอย่างมากต่อความสำเร็จในการทำงาน
การกำหนด Competency ของแต่ละงานควรประกอบไปด้วยอะไรบ้างนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดกลุ่มเป้าหมายว่าควรกำหนดพฤติกรรมของ Competency ในตำแหน่งงานใดบ้าง และ Competency ที่กำหนดขึ้นนั้นมีความถูกต้องมากน้อยเพียงใด อีกทั้งสิ่งที่ต้องพึงปฏิบัติในการนำ Competency ไปใช้และประสบผลสำเร็จได้แก่
1. การได้รับแรงสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารตามสายงานต่างๆ
2. การสื่อสารให้กับพนักงานเข้าใจถึงแนวคิด ประโยชน์ และบทบาทของพนักงานที่มีต่อการนำ Competency ไปใช้
3. ความพร้อมของทรัพยากรที่ใช้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของงบประมาณ บุคลากร และระยะเวลา
4. ความรู้ ประสบการณ์ และความชำนาญของผู้รับผิดชอบในการถ่ายทอดเพื่อทำความเข้าใจกับพนักงานถึง Competency ที่กำหนดขึ้น
5. การมีส่วนร่วมจากหน่วยงานต่างๆ ในการกำหนด Competency ของแต่ละตำแหน่งงาน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ไม่ควรกำหนด Competency เพียงหน่วยงานเดียว
ระดับของ Competency
ในที่นี้ผมจะขอแบ่งCompetency ออกเป็น 3 ระดับคือ
1. ขีดความสามารถหลัก Core Competency คือ รายการขีดความสามารถที่ทุกคน หรือทุกหน่วยงานยึดถือไว้ร่วมกัน (วัฒนธรรมองค์การ) ซี่งในทางปฏิบัติผมเห็นว่าไม่ควรที่จะมีเกิน 3 - 5ตัวสำหรับองค์การหนึ่งๆ
2. ขีดความสามารถตามระดับ Role Competency คือ รายการขีดความสามารถที่ทุกคนในแต่ละระดับตำแหน่งต้องมีค่วมกัน เช่น ระดับผู้จัดการก็ต้องมีเรื่องการบริหาร เป็นต้นซึ่งแต่ละระดับตำแหน่งจะมี Competency เฉพาะตำแหน่งที่แตกต่างกัน
3. ขีดความสามารถเฉพาะด้าน Functional Competency คือ รายการขีดความสามารถที่บ่งบอกความเฉพาะด้านทางด้านความรู้ ทักษะ พฤติกรรมของหน่วยงาน หรือบุคคลนั้นๆ เช่น ขีดความสามารถเฉพาะด้านของวิศวะกร ย่อมมีความแตกต่างจากขีดความสามารถเฉพาะด้านของพนักงานบุคคล เป็นต้น สำหรับในขีดความสามารถเฉพาะด้านนี้อาจแยกย่อยได้อีก 2 ตัวคือ
3.1 ขีดความสามารถเฉพาะด้านแบบทั่วไป General Functional Competency คือ รายการขีดความสามารถที่บ่งบอกความรู้เฉพาะทางด้านความรู้ ทักษะ พฤติกรรมของหน่วยงาน หรือบุคคลหนึ่งๆ แต่ในขณะเดียวกันหน่วยงาน หรือบุคคลอื่นๆ ก็สามารถมีขีดความสามารถเฉพาะด้านนี้ได้เช่นกัน
3.2 ขีดความสามารถเฉพาะด้านแบบเจาะจง Specific Functional Competency คือ รายการขีดความสามารถที่บ่งบอกความเฉพาะด้านทางด้านความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมของหน่วยงานหรือบุคคลจริงๆ โดยที่หน่วยงานอื่นหรือบุคคลอื่นไม่สามารถนำไปใช้ได้ (เช่นความรู้ของคนที่จบวิศวะ ซึ่งแผนกอื่นย่อมไม่มี เป็นต้น)
สำหรับการนำไปใช้ในงาน HR นั้นเราอาจนำไปใช้ได้ดังต่อไปนี้
1. การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
2. การฝึกอบรมพนักงาน
3. การประเมินผลการปฏิบัติงาน
4. การให้รางวัลและผลตอบแทน
5. การเลื่อนตำแหน่งและการพัฒนาความก้าวหน้า
รายละเอียดวิธีการเป็นเรื่องที่ค่อนข้างจะปลีกย่อย ใครสนใจก็ต้องไปหาหนังสืออ่านเอง
ประโยชน์และความสำคัญของCompetency ในปัจจุบัน
ในปัจจุบันหลายองค์การให้ความสำคัญกับ Competency มากยิ่งขึ้นทั้งนี้เนื่องจากนักวิชาการด้านการบริหารได้ค้นพบและมีความเชื่อกันว่า Competency เป็นปัจจัยสำคัญที่สุดในการแข่งขันและการพัฒนาขององค์การ ดังจะเห็นได้ว่าการผลิตสินค้าและบริการนับวันยิ่งมีการลอกเลียนแบบและแข่งขันกันได้ง่ายมากยิ่งขึ้นเพราะความทันสมัยของเทคโนโลยี แต่เป็นเรื่องยากมากที่จะลอกเลียนแบบและแข่งขันกันในการพัฒนา Competency ซึ่งทั้งนี้เนื่องจากเป็นความสามารถเฉพาะขององค์การที่สั่งสมกันมานานบนพื้นฐานของวัฒนธรรมองค์การ ด้วยสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน ในระยะยาวแล้วปัจจัยที่จะตัดสินอนาคตขององค์การไม่ใช่สินค้าและบริการ แต่จะเป็น Competency เพราะหากองค์การมี Competency ที่ดีแล้วจะสามารถผลิตสินค้าและบริการอะไรก็ได้
จากความสำคัญของ Competency ในระดับองค์การแล้วหากมองถึง Competency ในระดับตำแหน่งงานแล้วจะพบว่า Competency มีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานของพนักงานและองค์การดังนี้
1. ช่วยสนับสนุนให้ตัวชี้วัดผลงานหลัก(KPIs) บรรลุเป้าหมาย เพราะ Competency จะเป็นตัวบ่งบอกได้ว่าหากต้องการให้บรรลุเป้าหมายตามตัวชี้วัดผลงานหลักเหล่านั้นจะต้องใช้ Competency ตัวไหนบ้าง เช่นหากต้องการให้พนักงานขายเพิ่มยอดขายอีก 10% พนักงานจะต้องมีความรู้ ทักษะ พฤติกรรม ทัศนคติ ในเรื่องอะไรบ้าง เช่น อาจจะต้องมี Competency ในเรื่องการจูงใจ, จิตสำนึกด้านการบริการ, การเจรจาต่อรอง, การควบคุมอารมณ์, เทคนิคการขาย เป็นต้น
2. ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงระดับความสามารถของตนเองว่าอยู่ในระดับใด
3. ใช้ประโยชน์ในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรในองค์การ ช่วยให้การฝึกอบรมสอดคล้องกับ Competency ที่ตำแหน่งงานนั้นต้องการจริงๆ เพื่อเพิ่มขีดความสามารถของพนักงานเพื่อให้ภารกิจของตำแหน่งงานนั้นบรรลุเป้าหมายของหน่วยงานและองค์การ นอกจากนี้ยังลดเวลาและค่าใช้จ่ายการฝึกอบรมในหลักสูตรที่ไม่มีความจำเป็นอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยในการจัดทำ Training Road Map เพื่อให้ทราบว่าตำแหน่งงานหนึ่งๆ ควรได้รับการฝึกอบรมในหลักสูตรไหนบ้างและจะเข้ารับการฝึกอบรมเมื่ออายุงานเท่าใดเพื่อเป็นการจัดเตรียมบุคลากรในอนาคตให้สอดคล้องกับทิศทางและกลุยุทธ์ขององค์การ
4. ช่วยให้การสรรหาและการคัดเลือกบุคลากรตรงกับขีดความสามารถที่หน่วยงานและองค์การกำหนดไว้ เนื่องจากหากทราบว่าตำแหน่งงานหนึ่งๆ ต้องใช้ Competency อะไรบ้างถึงจะทำให้ภาระกิจบรรลุตามเป้าหมาย ก็สามารถกำหนดวิธีการคัดเลือกบุคลากรได้ครบถ้วน
5. ช่วยให้เกิดการหล่อหลอมไปสู่ Organizaiton Competency เพราะหากทุกคนปรับ Competency ของตัวเองให้เข้ากับผลงานที่องค์การต้องการอยู่ตลอดเวลาแล้ว ในระยะยาวก็จะส่งผลให้เกิดเป็น Competency เฉพาะขององค์การนั้นๆ เช่น เป็นองค์การแห่งความคิดสร้างสรรค์ เพราะทุกคนในองค์การมี Competency ในเรื่องความคิดสร้างสรรค์
ทั้งหมดนี้เป็นการสรุปแนวคิด Competency แบบคร่าวๆ จากประสบการณ์ของผมเองถ้าหากมีตรงไหนขาดตกบกพร่องไปบ้างก็ของให้ช่วยแนะนำด้วยนะครับ

(ขอบคุณคุณดนุพล นพสุวรรณ สำหรับการให้คำแนะนำเกี่ยวกับเรื่อง Competency ในทางปฏิบัติ)