ใช้ AAR สร้างวัฒนธรรมการพูดคุยในองค์กร
ระยะนี้ สำนักหอสมุดมีการประชุมปรึกษาหารือกันบ่อยๆ ในเรื่องการประกันคุณภาพห้องสมุด เมื่อวันที่ 3 มกราคม 2550 เวลา 13.30 - 16.00 น. เราคุยกันในหัวข้อ ดัชนีที่ 9.3 การจัดการความรู้ในองค์กร ได้รายละเอียดดัชนีเรียบร้อย ดิฉันคาดว่า อ. หนึ่ง คงจะนำมาเล่าในคราวต่อๆ ไป ส่วนสิ่งที่ดิฉันจะนำมาเล่าเป็นผลพลอยได้ของการประชุมในวันนั้น ในตอนหนึ่ง เราพูดถึงการพูดคุยระหว่างกันในสำนักหอสมุดว่า เราพูดคุยกันน้อยไปหน่อย ทำให้การทำงานบางอย่าง ไม่มีการสรุปทั้งข้อดี ข้อเสีย ความสำเร็จและปัญหาต่างๆ มีใครคนหนึ่งเสนอให้นำเอาเครื่องมือในการทำ KM Workshop มาใช้ เครื่องมือดังกล่าวได้แก่การทำ AAR เราตกลงที่จะทำ AAR งานปีใหม่ เพราะเป็นเรื่องสนุกๆ เบาๆ ที่ทุกคนน่าจะพูดได้ง่ายๆ
เมื่อตกลงกันได้แล้ว ที่ประชุมจึงมอบหมายให้คุณสุนิสา นัดบุคลากรของสำนักหอสมุดมาพบกันในเวลา 14.00 น. ของวันที่ 4 มกราคม 2550 ที่ห้องประชุมชั่วคราวของเรา ห้องศูนย์เทปธรรมะท่านผู้หญิงมณีรัตน์ โดยไม่มีการบังคับใจใคร มีผู้มาเข้าร่วมการทำ AAR ครั้งแรก ประมาณ 20 คน จากบุคลากรทั้งหมด 55 คน ถือว่าเป็นการเริ่มต้นที่ดี
AAR วันนี้เริ่มต้นจากภาพความสนุกสนานของงานวันปีใหม่ หรือ Red Party (Concept ของงานพวกเราช่วยกันโหวต) จากกล้องของใครต่อใครหลายๆ คน อาจารย์รุจโรจน์ (อ. หนึ่ง) เริ่มต้นอธิบายคำว่า AAR คืออย่างไร เราทำกิจกรรมนี้มีวัตถุประสงค์ให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นให้เพื่อนๆ ทราบและเพื่อจะนำไปใช้ประโยชน์ในการจัดกิจกรรมต่างๆ ในคราวต่อไป จากนั้น อ. หนึ่ง ก็โยนให้ดิฉันรับช่วงดำเนินรายการ AAR โดยตั้งไว้ 4 หัวข้อ คือ 1. คาดหวังอะไรจากงาน 2. ได้มากกว่าความคาดหวังหรือไม่ 3. มีอะไรที่น้อยกว่าความคาดหวัง และ 4. ถ้าจะจัดงานแบบนี้คิดว่าจะจัดให้ดีกว่านี้อย่างไร โดยมีคุณขวัญตระกูลและคุณสุนิสา เป็นผู้บันทึกข้อมูล
เราเริ่มต้นการแสดงความคิดเห็นโดยให้ น้องใหม่ผู้เป็นดาวของงาน คือ น้องจิ พูดถึงความในใจตามสไตล์ของ KM ที่ควรเริ่มจากน้องใหม่ หรือบุคคลที่เป็นเด็กกว่า เพื่อไม่ให้เกิดการครอบงำทางความความคิด(เห็น) อย่างไม่ตั้งใจ และรายการนี้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นกันอย่างเต็มที่ รายละเอียด คุณสุนิสา รับปากว่าจะมาบอกกล่าวในบล็อกของเธอ ดิฉันขอรับหน้าที่เล่าบรรยากาศก็แล้วกันนะคะ
พอน้องจิเริ่มแสดงความคิดเห็นแล้ว ก็ตามมาด้วยน้องใหม่อีก คนหนึ่งคือ น้องแก่น ที่จริงเธอคนนี้เล่าไว้ใน บล็อก สิ่งที่ได้จากงานปีใหม่ บ้างแล้ว แต่การเล่าแบบ F2F ทำให้เราใกล้ชิดกันมากขึ้น บรรยากาศการแสดงความคิดเห็นเป็นไปด้วยความเรียบร้อย แม้ในตอนแรกๆ อาจมีเกร็งกันบ้าง แต่พอเริ่มไปเป็นคนที่ 3-4 เราก็เห็นการอยากแสดงความคิดเห็นของทุกคน มีบางทีต้องหยุดคุยตามหัวข้อเปลี่ยนมาคุยเรื่องอื่นๆ ที่สมาชิกอยากพูดถึง แล้วค่อยกลับมาคุยในประเด็นต่อ แสดงให้เห็นว่าบรรยากาศที่ดี ทำให้วัฒนธรรมการพูดคุยเกิดขึ้นได้ง่าย ยิ่งเป็นหน่วยงานที่มีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันมาก่อนยิ่งสร้างได้เร็ว
เราใช้เวลาเกือบ 2 ชั่วโมงในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในรูปแบบประยุกต์ใช้ AAR หลายคนแสดงความคิดเห็นต่อการจัดงาน รวมไปถึงวัฒนธรรมที่ดีและไม่ดีในองค์กรในการจัดกิจกรรมอื่นๆ แทรกเป็นระยะๆ ด้วย เราจบรายการด้วย ภาพถ่ายวีดิทัศน์ งานเลี้ยงอำลาปีเก่าอีกครั้ง ได้ยินเสียงหัวเราะอย่างสนุกสนานอีกครั้งหนึ่ง หลังจากมีคนเกือบกรามค้างในงานมาแล้ว นักแสดงบางคนถึงกับบอกว่า (เรา) ทำไปได้ยังไงเนี่ยะ
AAR ครั้งแรกของสำนักหอสมุดสรุปได้ว่า ประสบความสำเร็จในการมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นของสมาชิก และมีการบันทึกไว้ เพื่อเป็นหลักฐานเมื่อใครสักคนหนึ่งต้องทำกิจกรรมอะไรก็ตามของสำนักหอสมุด จากนี้ไปจะนำข้อคิดเห็นต่างๆ เหล่านี้ไปประยุกต์ใช้ในสิ่งที่ประสบความสำเร็จ ปรับปรุงข้อบกพร่องหรือเตรียมป้องกันเหตุที่เป็นข้อผิดพลาดได้ต่อๆ ไป และเราหวังว่าวัฒนธรรมนี้จะสร้างความสัมพันธ์อันดี เพื่อพัฒนาองค์กรของเราต่อไป
อีกไม่กี่วันข้างหน้าเราจะนำ BAR มาใช้กับการขนย้ายวัสดุ อุปกรณ์ ไปยังตึกใหม่ ซึ่งมีหลายฝ่ายเริ่มคุยและวางแผนกันไปบ้างแล้ว
ความเห็น (13)
- ยินดีด้วยครับกับวัฒนธรรมใหม่ในการทำงาน
- ผมเพิ่งจะลปรร.กับพี่แอ๋ว และ คุณต้อย เมื่อกี้นี้เองที่คณะสหเวช ถึงการทำ AAR ของสำนักหอสมุด
- เริ่มต้นแบบไม่เป็นทางการก็ดีครับ เรื่องอะไรก็ได้ค่อย ๆ ทำไปครับ (แนะนำเหมือนผู้เชี่ยวชาญนะครับ ความจริงก็ทำตาม ๆ เข้ามา)
- แล้วเจอกันวันรวมพลคนเขียนบล็อกนะครับ
- มาคนแรกค่ะตามคำเรียกร้อง
- เป็นการทำAAR ที่สนุกดีค่ะ (ไม่รู้ว่าจริงๆเค้าต้องทำยังไงเพิ่งรู้ เพิ่งมีส่วนร่วมค่ะ
- การได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมทำให้เรากล้าที่จะพูดในสิ่งที่เรารู้สึกและรู้สึกว่าก็เป็นคนหนึ่งที่ร่วมทำให้กิจกรรมสำเร็จไปได้ ถึงจะไม่ใช่เจ้าของโครงการก็ตาม
- บรรยากาศที่เป็นกันเองก็สำคัญที่ทำให้การ AAR ไม่มีการเกร็ง ก็อย่างที่อ.หนึ่งบอกว่า พูดตามที่รู้สึกไม่มีผลต่ออะไรทั้งนั้น
- เสียดายแทนคนที่ไม่ได้ไปร่วมงาน
- รอมีส่วนกับ BAR ค่ะ จะเป็นยังไงเน้อ !!
- ขอบคุณคุณบอยค่ะ ที่คอยเป็นแนวร่วมที่ดีเสมอมา
- AAR เริ่มจากสิ่งง่ายๆ ก่อนดิฉันสังเกตว่า สมาชิกไม่ค่อยเกร็งค่ะ
- เจอกันงานรวมพลค่ะ
- ขอบคุณน้องแก่นค่ะ ที่มาตามคำเรียกร้อง อย่างรวดเร็ว
- สาวๆ ไฟแรงมีความสำคัญต่อการสร้างแรงผลักให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าอย่างมีพลังค่ะ
- พี่วันเพ็ญลองทำจากกลุ่มเล็กๆ เป็นงานๆ นั่งพูดคุยกันในช่วงเช้าหรืออาหารกลางวัน โดยตั้งหัวปลาเล็กๆ ก่อนก็ได้ค่ะจะพบและพูดกันง่ายและสะดวกกว่า
- แล้วหลังจากนั้นอาจจะนัดพบกันกลุ่มใหญ่ขึ้น จากตัวแทนแต่ละงาน หรือทั้งสำนักหอสมุดเป็นประจำทุก ... กี่วันก็แล้วแต่สมาชิกจะสะดวกค่ะ
- ที่ QAU คนน้อยเลยไม่ค่อยมีปัญหาน่ะค่ะ
- เจอกันวันรวมพลนะคะ (ย้ำแทนพี่บอยอีกครั้ง) <รวมพลคนเขียน blog 1/2550>
- ฝากพี่วันเพ็ญชวน blogger ที่สำนักหอสมุดมากันหลายๆ คนนะคะงานนี้ห้ามพลาดค่ะ
ต้องขอบคุณพี่วันเพ็ญ ที่บรรยายให้ฟัง
เป็นเรื่องดีที่ผู้บริหารให้สมาชิกในองค์กรของเรามีส่วนร่วมในการแสดงควาวมคิดเห็นในเรื่องการทำ AAR เพราะความคิดเห็นของบุคคลากรก็เป็นข้อมูลส่วนหนึ่ง ที่สามารถนำมาพัฒนาองค์กรของเราได้
เสียดายจัง
(ผมไม่ได้เข้า)
- ขอบคุณน้องตูน ที่แวะมาเยือนและให้คำแนะนำค่ะ ปกติในฝ่ายบริการมักจะประชุมกันอยู่บ่อยๆ ค่ะ
- ส่วนกลุ่มใหญ่ของห้องสมุด การะประชุมทุกครั้งมักมีคนยึดเวทีไม่กี่คน ต่อไปเราจะพยายามผลักและดันให้ทุกคนพูดแสดงความคิดเห็นกันมากขึ้นค่ะ ก็ทุกคนในองค์มีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรนี่คะ
- ขอตามไปทีหลังนะคะ งานรวมพลฯ เพราะมีงานทำในช่วงเช้าพอดีเลยค่ะ ส่วนท่านอื่นๆ คงไปเยอะค่ะ
- สังเกตว่างานห้องสมุดที่ มน เข้มแข็งมากนะครับ
- ขอบคุณมากครับ
เป็นตัวอย่างที่ดีของการเริ่มต้นด้วย AAR นะคะ ขอเสนออยากให้มีการพูดคุยกลุ่มย่อยๆ ของงานในแต่ละส่วนด้วย จะยิ่งได้ประโยชน์มากเลยค่ะ
- ขอบคุณ น้องมานะชัยค่ะ ต่อไปเราคงได้ใช้วิธีการทำงานที่มีส่วนร่วมของทุกคนในองค์กรมากขึ้นค่ะ
- ขอบคุณ อ. ขจิต ที่ให้กำลังใจและร่วมชื่นชมพวกเราชาวสำนักหอสมุด ม.น. ค่ะ
- ขอบคุณคุณศศิธร ที่แวะมาทักทายและสนับสนุนค่ะ
มาเป็นแรงใจค่ะ....ดีนะคะเริ่มจากอะไรที่สบายๆ...เป็นทางเลือกในการเริ่มต้นอีกทาง...
- ขอบคุณคุณเมตตาค่ะ ที่แวะมาให้กำลังใจเสมอๆ
- เริ่มจากเรื่องสบายๆ ทำให้น้องๆ กล้าพูดค่ะ ส่วนคนเก่าๆ ขอไมค์คืนไม่ค่อยจะยอมค่ะ ;-)
- รูปใหม่ สดใสมากค่ะ