(183) KM : การประชุมเชิงปฏิบัติการแลกเปลี่ยนเรียนรู้สำหรับ Notetaker และผู้รับผิดชอบการจัดการความรู้ในหน่วยงาน ปีงบประมาณ 2563 : ตอนที่ 3 AAR การประชุม
บทความนี้เป็นส่วนต่อของตอนที่ 2 ค่ะ
ส่วนที่ 3 ทำ After Action Review: AAR
เนื่องจากการประชุมมีเวลาจำกัด ก่อนเริ่มพิธีเปิดการประชุม นางพิมพ์ชนก หาคำ ผู้รับผิดชอบ ได้จัดทำ Before Action Review: BAR โดยแจกกระดาษให้ผู้เข้าประชุมเขียนความคาดหวังต่อการประชุมครั้งนี้ .. ใช้เป็นข้อมูลนำมาวิเคราะห์กับการทำ AAR ในช่วงนี้
ผลการทำ AAR
ความคาดหวัง : ต้องการได้รับความรู้ใหม่
จาก BAR ของผู้เข้าประชุมและคณะกรรมการ KM ในส่วนที่ไม่เคยผ่านการอบรม Notetaker ตั้งความคาดหวังว่าต้องการได้ความรู้ใหม่ และประเมินว่าได้ตามความคาดหวัง โดยนางดารนี ชัยอิทธิพรให้ความรู้เสริมเรื่องความรู้ใหม่ (โดยสรุป) ว่าการเรียนรู้มี 3 loop คือ first-loop learning เรียนรู้วิธีการ, หากรับฟัง และฝึกประสบการณ์ที่จัดให้ในการประชุมเชิงปฏิบัติการครั้งนี้ แล้วตั้งคำถาม คิดหาคำตอบว่า ‘ทำไม’ จึงเป็นเช่นนั้น แล้วไปค้นหาว่ามีใครเคยอธิบายไว้หรือยัง อย่างไร เป็น second-loop learning, แล้วยังมี third-loop learning ที่จะต้องเรียนรู้อีก
เข้าใจแนวคิด KM และมีความต้องการทำงานประจำวันให้เป็น KM
ผู้เข้าประชุมแสดงความสนใจ ต้องการผลิตผลงาน นำเสนอในตลาดนัด KM ..
“ได้ฟัง ได้บันทึก มีความในใจ เรื่อง CQI, KM มันน่าสนใจ สัญญาว่าจะส่งเข้าประกวด”
“ได้ทบทวน ได้คิด มองหน้างาน เป็น loop หน้างาน เป็นการทดลองทางวิทยาศาสตร์ แล้วพบกันในตลาดนัดเรื่องเล่านะ”
“อยากจะขอที่ตึกเข้ามาอีก เพราะอยากจะทดลองทำ”
“คุ้นเคยกับ CQI คิดว่ายาก”
“รู้สึกมีความอยากจะจัด work shop อยากเรียนรู้มากขึ้น ไม่คาดหวังจะเข้าชิงรางวัล แต่อยากเรียนรู้”
“เกิดมุมมอง ความคิดของเรามีหลายด้าน มุมมองของใครของตัวเองคิดให้รอบด้านมากขึ้น”
“เครื่องมือ เทคนิคการนำเสนอ การนำเสนอ ก็ไม่เหมือนกัน(ทำได้หลายวิธี)”
“คิดว่า KM เป็นเรื่องยาก อยากเรียนรู้ อยากทำเป็น.. มั่นใจมากขึ้น”
AAR หลังจากการจัดประชุมฯ ของคณะกรรมการ KM
การประชุมเชิงปฏิบัติการฯ ครั้งนี้บรรลุวัตถุประสงค์ ได้สร้างบรรยากาศการแลกเปลี่ยน ช่วยให้ผู้เข้าประชุมรู้ทิศทางการดำเนินงาน KM ที่จะดำเนินต่อไป แต่การปฏิบัติงานมีปัญหา อุปสรรคบางประการ ควรวางแผนแก้ไขเพื่อให้การประชุมครั้งต่อไปมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้
| ปัญหา/อุปสรรค | ข้อเสนอแนะ |
| (1) มีการสื่อสารกับผู้เข้าประชุมผ่านทางไลน์กลุ่ม เพื่อทบทวนความรู้ก่อนการเข้ารับการอบรม แต่มีผู้สนใจเข้าประชุมด้วยโดยไม่คาดคิด จึงไม่อยู่ในไลน์กลุ่ม ทำให้ติดตามเนื้อหาไม่ทัน | (1) เชิญกลุ่มผู้สนใจเข้ากลุ่มไลน์ได้โดยอิสระ ยิ่งมากยิ่งเป็นผลดีต่องาน KM |
| (2) ผู้เข้าประชุม มีจำนวนมากกว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้ ส่งผลให้การแสดงความคิดเห็นไม่ทั่วถึง | (2) จัด work shop ทุกบ่ายวันพุธต่อเนื่องอีกระยะหนึ่ง โดยจัดเตรียมโจทย์ฝึกประสบการณ์ให้ แต่ถ้าบอกได้ว่าต้องการเรียนรู้เรื่องใด ก็จัดให้ตามนั้น |
| (3) ผู้เข้าประชุมสนใจนำผลงานเข้าร่วมประกวดในงานตลาดนัด ในขณะที่คณะกรรมการมีความพร้อมต่ำกว่า 100% | (3) ใช้โอกาสนี้ส่งเสริมงาน KM โดยคณะกรรมการ KM เข้าร่วมเรียนรู้ใน work shop ด้วย |
| (4) มีเวลาจำกัด | (4) ฝึกใช้เวลาที่จำกัดอย่างคุ้มค่า |
| (5) การจัดห้องประชุมไม่เหมาะกับการทำ BAR, AAR | (5) จัดห้องประชุมให้เหมาะสม และฝึกทำ ทำ BAR, AARกรณีไม่สามารถจัดห้องประชุมตามต้องการได้ |
| (6) คณะกรรมการบางคนไม่ปฏิบัติหน้าที่ที่รับมอบหมาย ส่งผลกระทบต่อหน้าที่อื่น | (6) ทบทวนบทบาทหน้าที่ ลำดับ-คิวของแต่ละงาน ก่อนการประชุม ในครั้งต่อไป |
โดยสรุป ผู้เข้าประชุม ร่วมแสดงความคิดเห็นแลกเปลี่ยน จำนวนทั้งหมด 8 คน จำนวน 14 ครั้ง
สิ่งที่คณะกรรมการ KM ได้เรียนรู้จากการประชุมฯ ครั้งนี้
1. เรียนรู้จากการ ‘รู้เขารู้เรา’ ประชุมกี่ครั้งก็บรรลุเป้าหมายทุกครั้ง จากการวิเคราะห์จำแนกผู้เข้าประชุมออกเป็นกลุ่มผู้เคย-ไม่เคยผ่านการอบรม แล้ววางแผน share ข้อมูลเนื้อหาความรู้ให้ทราบก่อนการประชุม ช่วยกระชับเวลาในการทบทวนความรู้ลงได้ เหลือเพียง 5-6 นาที มีเวลาสำหรับฝึกทักษะมากขึ้น
2. มีผู้เข้าประชุมจำนวนมากเกินความคาดหมาย สะท้อน ความตื่นตัว ความสนใจในการจัดการความรู้เป็นความภาคภูมิใจและเป็นกำลังใจที่จะดำเนินการตามแผนในลำดับต่อไป ประเด็นนี้เมื่อวิเคราะห์เพิ่มเติม อาจเป็นได้ว่าคณะกรรมการ KM ได้ทะยอยส่งบทความจากการติดตามเยี่ยมหน่วยงานของทีมเยี่ยมสำรวจภายใน (Internal Survey: IS) ลงเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน และมีการชักชวนโดยส่วนตัวด้วย จึงสร้างความตื่นตัวดังกล่าว
3. ปัญหาการประสานงานในทีมคณะกรรมการ แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ด้วยศักยภาพส่วนตัวระดับมืออาชีพ การประชุมฯ แม้จะมีการมอบหมายงานและสื่อสารในหลายช่องทาง แต่ก็มีปัญหาอุปสรรคเกิดขึ้นได้ อย่างเช่น ปัญหารุนแรงที่สุดในการประชุมครั้งนี้ได้แก่ พิธีกร ควรจะมาถึงล่วงหน้าเพื่อทบทวน ฝึกซ้อมบทบาทตนเอง แต่ติดธุระสำคัญมาไม่ได้ แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าโดยมอบหมายให้นางพิมพ์ชนก หาคำ ดำเนินการแทน ซึ่งนางพิมพ์ชนก หาคำ เป็นผู้มีความสามารถในการเป็นพิธีการงานประชุม งานมงคล ในระดับมืออาชีพ (Professional) ยังไม่รวมความสามารถอื่นๆ อีกมากมาย ประเด็นนี้นอกจากจะช่วยให้คณะกรรมการเรียนรู้การเป็นพิธีกรที่หน้างานแล้ว ยังช่วยให้ตระหนักถึงความสำคัญในการถ่ายทอดประสบการณ์ (Tacit Knowledge) อย่างเป็นทางการ ..
เราจะทำซ้ำอัญมณีเม็ดนี้ เพิ่มจำนวน ขยายวง เอาไว้ใช้งาน นานๆ !
ความเห็น (1)
เก็บรายละเอียดได้สุดยอดจริงๆคะ น้องต้องขอเรียนรู้ร่วมด้วยอีกเยอะ