เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการ

พระภิกษุสงฆ์ทั่วไปคำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้ายนมัสการ ท่าน ผม กระผม ดิฉัน ขอนมัสการด้วยความเคารพ

บุคคลธรรมดา
บุคคลทั่วไปใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายว่า “เรียน – ขอแสดงความนับถือ”
ส่วนบุคคลที่ต้องใช้คำว่า “กราบเรียน - ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” มี 14 ตำแหน่งได้แก่1. ประธานองคมนตรี2. นายกรัฐมนตรี3. ประธานรัฐสภา4. ประธานสภาผู้แทนราษฎร5. ประธานวุฒิสภา6. ประธานศาลฎีกา7. รัฐบุรุษ8. ประธานศาลรัฐธรรมนูญ9. ประธานศาลปกครองสูงสุด10. ประธานกรรมการเลือกตั้ง11. ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ12. ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ13. ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน14. ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภาสำหรับคำสรรพนามใช้ “ท่าน ผม กระผม ดิฉัน” เช่นเดียวกับที่ใช้กับพระภิกษุสงฆ์ อนึ่ง คำว่า “ฯพณฯ” ไม่มีระเบียบกำหนดให้ใช้ในหนังสือราชการ

ตัวอย่างคำลงท้าย การเขียนส่วนลงท้ายควรเป็นประโยคสั้นๆ ไม่ควรมีเนื้อหาสำคัญอยู่ในส่วนนี้อีก เนื้อหาทั้งหมดควรอยู่ในส่วนเนื้อหา ส่วนลงท้ายควรเป็นการสรุป เน้นย้ำ หรือขอบคุณแล้วแต่กรณี ทั้งนี้ จะต้องตรงกับ “เรื่อง” ดังตัวอย่างเรื่อง คำลงท้าย1) ขออนุญาต หรือขออนุมัติ ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย
จะเป็นพระคุณ

2) รายงานผลการปฏิบัติงาน ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณา ดำเนินการต่อไปด้วย จะเป็นพระคุณ

3) ชี้แจงข้อเท็จจริง ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และดำเนินการ ต่อไปด้วย จะเป็นพระคุณ

4) ส่งข้อมูล ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

5) เชิญเป็นวิทยากร ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญด้วย
จะเป็นพระคุณข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาเป็นวิทยากรการประชุมดังกล่าวด้วย จะเป็นพระคุณ

6) ขอความร่วมมือ หรือ ขอความอนุเคราะห์ ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ
(อนุเคราะห์) ด้วย จะเป็นพระคุณ

7) ซักซ้อมความเข้าใจ ยืนยัน หรือ ให้ดำเนินการ ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและ ถือปฏิบัติต่อไปข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปด้วย จะเป็นพระคุณ

8) ตอบปฏิเสธ ก. จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบข. จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ และ ขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย

การใช้คำนำหน้านามในหนังสือราชการ

การใช้คำนำหน้านามหรือนำหน้าชื่อในหนังสือราชการเอกสารราชการหรือเอกสารอื่นใดที่เป็นทางการมีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนและปฏิบัติต่อเนื่องมาเป็นเวลานานแต่มีผู้ที่ไม่รู้และปฏิบัติเรื่องนี้ไม่ถูกต้องเป็นจำนวนมากผู้เขียนจึงขออธิบายให้ความกระจ่างแก่ทุกท่านจะได้ไม่เป็นที่ถกเถียงกันต่อไปการใช้คำนำหน้านามหรือนำหน้าชื่อในหนังสือราชการจะต้องถือปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณพุทธศักราช 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติมรายละเอียดพอจะสรุปได้ดังต่อไปนี้1. หากผู้ใช้เป็นบุคคลธรรมดาให้ใช้คำนำหน้านามว่านายนางนางสาวตามปกติ2. หากผู้ใช้มีฐานันดรศักดิ์ (เชื้อสายราชสกุล) ให้ใช้คำนำหน้าตามสิทธิ์เป็นต้นว่าหม่อมหลวงหม่อมราชวงศ์หม่อมเจ้า3. หากผู้ใช้เป็นผู้ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ทำให้มีคำนำหน้านามว่าคุณคุณหญิงและท่านผู้หญิงให้ใช้เป็นคำนำหน้านามตามที่ได้รับพระราชทาน4. หากผู้ใช้เป็นผู้มีตำแหน่งทางวิชาการได้แก่ผู้ช่วยศาสตราจารย์รองศาสตราจารย์และศาสตราจารย์รวมถึงคำต่อท้ายตำแหน่งดังกล่าวคือพิเศษกิตติคุณหรือเกียรติคุณให้ใช้เป็นคำนำหน้านามได้ตลอดไปทั้งนี้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านามพุทธศักราช 25365. หากผู้ใช้เป็นผู้มียศทหารหรือตำรวจให้ใช้คำนำหน้านามตามชั้นยศของตนเช่นพลเอกพลตำรวจโทพันเอก (พิเศษ) นาวาตรีร้อยเอกเรืออากาศโทนายดาบตำรวจจ่าสิบเอกพันจ่าตรี ฯลฯ อย่างไรก็ตามมีข้อห้ามหรือข้อพึงระวังในการใช้คำนำหน้านามหรือนำหน้าชื่อในหนังสือราชการเอกสารราชการหรือเอกสารอื่นใดที่เป็นทางการ ดังนี้1. งดใช้คำย่ออักษรย่อหรือตัวย่อเช่นผู้ว่า - ผวจ. แพทย์-น.พ. รศ. ม.ร.ว. ให้ใช้คำเต็มเท่านั้น2. งดใช้คำฯพณฯ (พะ-นะ-ท่าน) เพราะมีข้อกำหนดให้เลิกใช้ไปแล้วยกเว้นใช้ในการพูดเพื่อให้เกียรติสำหรับผู้ที่ยังอยู่ในตำแหน่งตามที่กำหนดให้มีสิทธิ์ใช้รวมถึงเอกอัครราชทูตหรือใช้ในกิจการต่างประเทศ3. งดใช้คำนำหน้านามที่เป็นคำแสดงถึงวิชาชีพหรืออาชีพเช่นนายแพทย์เภสัชกรทันตแพทย์สัตวแพทย์ครูทนายโหรฯลฯ4. งดใช้คำดร. (ด๊อกเตอร์) นำหน้าเพราะเป็นคำที่แสดงคุณวุฒิการศึกษาระดับปริญญาเอกเท่านั้นไม่ใช่คำนำหน้านามหรือนำหน้าชื่อที่ใช้ในราชการอนึ่งการใช้คำดร. สามารถใช้ได้ในการเรียกขานเพื่อให้เกียรติหรือใช้ในเอกสารอื่นที่ไม่เป็นทางการได้โดยมากพบในแวดวงทางวิชาการเช่นศาสตราจารย์ดร.สุจริตเพียรชอบหากจะใช้ในหนังสือราชการเช่นการลงนามท้ายหนังสือจะใช้ว่าศาสตราจารย์สุจริตเพียรชอบเท่านั้นทั้งนี้สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา (สกอ.) เคยมีหนังสือแจ้งเวียนเพื่อซักซ้อมความเข้าใจในเรื่องดังกล่าวแล้วทั้งยังกำชับให้ใช้คำดร. เฉพาะผู้ที่สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาเอกโดยตรงโดยให้งดใช้กับผู้ที่ได้รับปริญญาดุษฎีบัณฑิตกิตติมศักดิ์5. กรณีที่ผู้ใช้มีคำนำหน้านามหลายอย่างให้เรียงลำดับโดยเริ่มจากตำแหน่งทางวิชาการยศและฐานันดรศักดิ์ตามลำดับอาทิ ศาสตราจารย์พลตรีหม่อมราชวงศ์คึกฤทธิ์ปราโมช ศาสตราจารย์ร้อยตำรวจเอกปุระชัยเปี่ยมสมบูรณ์เป็นต้นประเภทของหนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายนอก 2. หนังสือภายใน 3. หนังสือประทับตรา 4. หนังสือสั่งการ (คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ) 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว) 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ (หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และ หนังสืออื่น) ชั้นความเร็ว 3 ประเภท - ด่วน
- ด่วนมาก จะประทับ “ตราสีแดง” ไว้ที่มุมซ้ายบนของหน้าแรก และหน้าซองหนังสือ - ด่วนที่สุด ชั้นความลับ 3 ชั้น - ลับ - ลับมาก จะประทับ “ตราสีแดง” ไว้กึ่งกลางหน้ากระดาษทั้งด้านบนและด้านล่างทุกหน้าของเอกสาร
- ลับที่สุด และหน้าซองเอกสาร

โครงสร้างหนังสือติดต่อราชการ มี 4 ส่วน 1. ส่วนหัวหนังสือ 2. ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป 3. ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป 4. ส่วนท้ายหนังสือ

1. ส่วนหัวหนังสือ ประกอบด้วย
   • ชื่อเรื่อง เป็นประโยคบอกเล่าไม่เกิน 1 บรรทัด
   • คำขึ้นต้น และคำลงท้าย
     เรียน
   • ขอแสดงความนับถือ กราบเรียน
   • ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง นมัสการ
     - ขอนมัสการด้วยความนับถือ
2. ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป - เริ่มต้นด้วยคำที่เหมาะสม
   ด้วย ใช้ในกรณีเป็นเรื่องใหม่ เนื่องจาก ไม่มีคำว่า “นั้น” อยู่ท้ายประโยค
   เนื่องด้วย ตาม ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ตามที่ ท้ายประโยคตามด้วยคำว่า “นั้น”
   อนุสนธิ หรือ ความแจ้งแล้วนั้น/ความละเอียดแจ้งแล้วนั้น - ใช้สรรพนามให้เหมาะสม - อ้างเหตุที่มีหนังสือไปให้ถูก
3. ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป - เขียนให้ตรงกับลักษณะของเรื่อง - ความมุ่งหมายที่มีหนังสือไป
4. ส่วนท้ายหนังสือ - คำลงท้าย
   จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
   จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา - ตรงกับจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจาณาอนุมัติ
   จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุเคราะห์ องค์ประกอบของการเขียนหนังสือ ประกอบด้วย 3 ส่วน คือ

5. บทกล่าวนำ
   เร้าใจ

6. เนื้อหา
   เข้าใจ
7. บทสรุป ประทับใจ หลักการเขียนหนังสือที่ดี หลัก 5 C
8. Correct ความถูกต้อง
9. Clear
   ความชัดเจน
10. Confirm ยืนยันได้
11. Concise กระชับ
12. Convince ความจริงใจ
    การใช้คำในหนังสือราชการ
13. การสะกดคำ เขียนให้ตรงกับความหมาย
14. การใช้คำเชื่อม การใช้ “ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ”
15. การใช้คำให้เหมาะสม 3.1 ค าสรรพนามแทนตัว ควรใช้ ผม กระผม ดิฉัน แทน ข้าพเจ้า 3.2 ค าสรรพนามแทนหน่วยงาน ควรใช้ชื่อหน่วยงาน แทน “ท่าน” 3.3 ค าบุพบท การใช้ “กับ แก่ แต่ ต่อ”
16. การยกตัวอย่างในประโยค โดยใช้คำ “ เช่น, แก่, อาทิ” “เช่น” ใช้ยกตัวอย่างคำต่าง ๆ ที่มีความหมายใกล้เคียงกัน จะลงท้ายหลังการยกตัวอย่างด้วย “ฯลฯ” หรือ “เป็นต้น”
    “ได้แก่” ไม่ใช่การยกตัวอย่าง ต้องยกมาทั้งหมด “อาทิ” ยกมาเฉพาะที่สำคัญ หรือลำดับต้น ๆ ไม่ต้องลงท้ายด้วย “ฯลฯ”
17. การใช้คำ “จะ,จัก,ใคร่” “จะ” เป็นภาษาราชการที่ใช้ได้ทั่วไป “จัก” มีความหมายว่าต้อง “ต้อง” ซึ่งเป็นคำหนักไม่นุ่มนวลใช้กับคำสั่งหรือคำกำชับ “ใคร่” มีความหมายว่า “อยาก” หรือ “ต้องการ” ซึ่งให้นัยยะที่ไม่สุภาพ ไม่มีความจำเป็นต้องใช้ในภาษาราชการ
18. การใช้คำ ไป - มา ส่วนใหญ่มักจะใช้สลับกันวิธีการใช้ให้คำนึงถึงผู้รับหนังสือเป็นสำคัญ เช่น
    …จึงเรียนท่าน “ไป” เป็นวิทยากร
    …คณะทรัพยากรธรรมชาติและอุตสาหกรรมเกษตรของส่งผู้แทน “มา” ร่วมประชุม
19. ควรใช้คำในลักษณะ คำขอร้อง มากกว่า คำบังคับ
20. ควรใช้คำในลักษณะ คำเสริมสร้าง มากกว่า คำทำลาย
21. ควรใส่หางเสียงลงท้ายประโยค เพื่อให้คนอ่านประทับใจ การใช้เครื่องหมายในหนังสือราชการ ในภาษาไทยนิยมใช้เครื่องหมายบางชนิด เพื่อสื่อความให้ชัดเจน ได้แก่ ไปยาลน้อย ฯ
    ใช้กับสิ่งเดียวกันที่เขียนไม่จบ อัญญประกาศ “__” เครื่องหมายคำพูด ใช้เมื่อต้องการคัดลอกข้อความ สัญประกาศ __ ขีดเส้นใต้ ใช้เมื่อต้องการเน้นข้อความ ยัติภังค์ - ใช้ในกรณีตัดคำระหว่างบรรทัด การกั้นหน้า ซ้าย - ขวา ในหนังสือราชการ กั้นหน้าด้านซ้ายมือ (กั้นหน้า) 3 เซนติเมตร ~ 1.5 นิ้ว กั้นหน้าด้านขวามือ (กั้นหลัง) 2 เซนติเมตร ~ 1 นิ้ว (ไม่เคร่งครัดแต่ไม่ควรน้อยกว่า 2 เซนติเมตร) ขนาดครุฑและขนาดตัวอักษร ขนาดครุฑที่ใช้ในหนังสือราชการมี 2 ขนาด 3 เซนติเมตรและ 1.5 เซนติเมตร หนังสือภายนอกกำหนดขนาดครุฑไว้ 3 เซนติเมตร หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) กำหนดขนาดครุฑไว้ 1.5 เซนติเมตร ขนาดตัวอักษรมาตรฐานคือ 16 พอยต์ ไม่ควรใช้ตัวเล็กกว่านี้เพราะจะทำให้อ่านยาก วรรคตอนและการย่อหน้า ระเบียบสำนักรัฐมนตรีฯ กำหนดรูปแบบไว้โดยใช้พิมพ์ดีดเป็นเกณฑ์ แต่ปัจจุบันส่วนใหญ่พิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดปัญหาหลายประการ ซึ่งควรแก้ไขดังนี้ ตามรูปแบบกำหนดไว้ว่า หลังคำว่า เรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้วรรค 2 เคาะ และย่อหน้าทุกครั้งให้เว้น 10 เคาะ ทั้งนี้ 1 เคาะของพิมพ์ดีดเท่ากับ 1 ตัวอักษร แต่เคาะของคอมพิวเตอร์มีขนาดประมาณครึ่งตัวอักษรเท่านั้น ในการพิมพ์ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์จึงต้องเคาะมากกว่าพิมพ์ดีด ทั้งนี้ ควรวรรคในส่วนหัว 3 เคาะ และส่วนย่อหน้า 18 เคาะ ประมาณ 2.25 เซนติเมตร สำหรับตัวอักษรขนาด 16 พอยต์ ซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถตั้งย่อหน้าหรือ TAB ได้ตามต้องการ หมายเลขโทรศัพท์ โทรสารและตัวเลข
    หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร ใช้คำย่อ โทร. แทนโทรศัพท์ ปัจจุบันใช้โทร. และโทรสาร หรือจะใช้คำว่าโทรศัพท์คำเต็มก็น่าจะเหมาะสมกว่า เพราะสื่อสารได้ชัดเจนและเป็นคำเต็มเช่นเดียวกับโทรสาร ทั้งกรุงเทพและต่างจังหวัดปัจจุบันราชการกำหนดให้ใช้ได้ดังนี้เช่น ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ โดยไม่ใช้ขีด จะใช้ขีดเฉพาะเมื่อมีหลายหมายเลข
    นอกจากนี้ปัจจุบันมักมีที่อยู่ อีเมล์ (e-mail) ของหน่วยงานด้วย แม้ระเบียบยังไม่ได้กำหนดไว้ ก็น่าจะเติมได้ เพื่อประโยชน์ในการสื่อสารในยุคนี้ การใช้ตัวเลข ในหนังสือราชการทั้งหมดควรใช้เลขไทย สรุปการเขียนและการพิมพ์หนังสือราชการ กระดาษ A4 1 หน้า สามารถเขียนหรือพิมพ์ได้ 24 - 25 บรรทัด หากมีหลายหน้า หน้าต่อไปไม่ใช้กระดาษตราครุฑ และให้พิมพ์เลขหน้าไว้กึ่งกลางด้านบน (- 2 -) ให้พิมพ์คำต่อเนื่องที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ ไว้มุมขวาของหน้านั้นแล้วตามด้วย จุด 3 จุด ระยะการพิมพ์ ควรเหลือยกไปอย่างน้อย 2 บรรทัด ก่อนคำลงท้าย การจำแนกหัวข้อย่อย 4 ชั้น