การพัสดุ ตอนที่ 2

     ขอมาขยายความต่อจากตอนที่ 1 ที่เขียนไว้นานจนตัวเองก็เกือบลืมไปเลย เวลาผ่านมาพอสมควรกับการทำงานบริหารจัดการพัสดุตาม พรบ. /ระเบียบ ที่ออกมาใช้ในปี 2560 ในตอนนั้นคนทำงานพากันอบรมเพราะเกรงว่าจะทำไม่ถูก แต่พอทำงานกันจริงก็ดูเหมือนว่าจะง่าย แต่ภายใต้ความง่ายเลยทำให้บางคน บางครั้ง หลงลืมระเบียบไปอย่างน่าใจหาย ดังนั้นวันนี้เรามาเริ่มขั้นตอนที่จะต้องทำในระเบียบนี้แบบประยุกต์แนวปฏิบัติง่ายๆ ที่สรุปมาจากประสบการณ์กันเลย 

เริ่มจากข้อมูลชุดที่ 1

     ขั้นที่ 1  เจ้าหน้าที่พัสดุทำแบบฟอร์มง่ายๆ แจกให้ทุกคนเขียนมาก่อนสิ้นปีงบประมาณว่าต้องการใช้พัสดุอะไรบ้างในปีงบประมาณหน้า เป็นการถามความต้องการใช้ของที่จะใช้ในงานประจำ ในสำนักงาน

     ขั้นที่ 2  รวบรวมข้อมูลความต้องการนำมาสรุปและวิเคราะห์ดูเทียบกับของในคลังที่สำนักงานเรามีอยู่ ก็คือเอาทะเบียนสรุปวัสดุคงคลังมาเทียบนั่นเอง ทำให้เรารู้ข้อมูลว่าในปีหน้าเราต้องจัดซื้อ/จัดจ้างอะไรบ้าง จากรายการที่ได้ก็จะนำมาสู่งบประมาณที่ต้องใช้

     ขั้นที่ 3  นำข้อมูลที่สุปได้จากขั้นที่ 2 มาเขียนแผนประมาณการจัดหาพัสดุประจำปีงบประมาณ… ทำแบ่งออกมาให้ชัดเจนว่าในแต่ละไตรมาสจะซ้ออะไรบ้าง ใช้งบประมาณเท่าไหร่ 

นำมาสู่ข้อมูลชุดที่ 2

     ขั้นที่ 1  เจ้าหน้าที่พัสดุทำแบบฟอร์มเช่นเดิม นำมาแจกพร้อมๆ กับการทำแผนปฏิบัติงานในหน่วยงานของท่าน ซึ่งส่วนใหญ่จะทำกันในเดือน กค. หรือ สค. ประมาณนี้

     ขั้นที่ 2  จากแผนปฏิบัติการที่แต่ละหน่วยงานย่อยของบประมาณ เช่นทำโครงการพัฒนาความรู้เจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน ใช้วิธีการอบรม ก็ต้องมีการของบประมาณร่าใช้จ่ายในการจัดอบรมที่เป็นส่วนรายการที่ต้องไปทำจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การทำกระเป๋า การทำเอกสารแจกผู้เข้าอบรม รายการที่เกี่ยวข้องกับการพัสดุเหล่านี้ต้องนำมากรอกลงในแบบฟอร์มที่แจกในขั้นตอนที่ 1 

     ขั้นตอนที่ 3  รวบรวมข้อมูลจากขั้นตอนที่ 2 ของทั้งหน่วยงาน ก็จะทราบว่าเราต้องจัดหาอะไรบ้างตามระเบียบพัสดุ ในโครงการใด ช่วงเวลาไหน งบประมาณเท่าไหร่

     จากข้อมูลชุดที่ 1 มารวมกับข้อมูลชุดที่ 2 เราก็จะได้ข้อมูลที่ต้องนำมาจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปีงบประมาณ… ของหน่วยงาน เพื่อนำไปลงในระบบ e-GP ตามระเบียบต่อไป หลังจากนี้ติดตามตอนต่อไปนะคะ