ในคราวเสวนา Office KM ครั้งที่ 3 เมื่อ วันอังคารที่ 14 มิถุนายน 2548 เวลา 09.00 - 12.00 น. ณ ห้อง HU 1307 อาคารมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยนเรศวร ชาว Office ได้จับเข่าเล่าเรื่องกันอย่างสนุกสนาน เพราะต่างมีของดีๆ ที่ยังไม่เคยมีเวทีเปิดให้ได้เล่า ได้ถ่ายทอดกัน idea ดีๆ จึงพรั่งพรู ออกมามากมาย เสียดายที่เวลามีแสนจำกัด แล้วเราค่อยหาเวลาใหม่นะค่ะ วันนี้ขอ " ตกผลึก คุณภาพ " ไว้ใน Blog ก่อน จะได้ไม่หายไปไหน
ประเด็นเรื่องเล่า |
เรื่องเล่า |
ผู้เล่า |
คิดนอกกรอบแต่อยู่ในกติกา |
แบบสอบถามติดตามแผนปฏิบัติการของกองแผน (1 โครงการ ต่อ 1 ชุด) มีรายละเอียดต้องกรอกหลายหน้า แต่คณะฯมีจำนวนโครงการที่ต้องติดตามในแผนหลายโครงการ ทำให้สิ้นเปลืองเอกสารมาก จึงคิดแบบฟอร์มเอง โดยผ่านความเห็นชอบจากคณะฯ และนำมาใช้สรุปข้อมูลส่งกองแผน ผลที่ได้ช่วยลดปริมาณเอกสาร แต่ข้อมูลครบถ้วนเหมือนเดิม |
น.ส.วาสนา |
แม้แต่การตรวจประเมินก็ใช้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยได้ |
เดิมการตรวจหลักฐาน (SAR) จะมีเอกสารหลักฐานจากแฟ้มเอกสาร ให้คณะกรรมการตรวจเพียงชุดเดียว แต่มีผู้ประเมินหลายท่าน ทำให้การตรวจสอบไม่สะดวก จึงได้ SCAN หลักฐาน/เอกสาร ที่ในการตรวจสอบ และlink ไปยังเวบไซต์งานประกันคุณภาพของคณะ ทำเป็น ระบบตรวจประเมิน SAR online ทำให้ผู้ประเมินสามารถตรวจสอบหลักฐานได้จากระบบ internet สะดวกรวดเร็วขึ้น |
น.ส.วาสนา |
งานพัฒนาก็ต้องมีเจ้าภาพเหมือนกัน |
การพัฒนางานแผนปฏิบัติงาน ที่ผ่านมาไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงาน และงานไม่พัฒนา / ไม่มีประสิทธิภาพ จึงแต่งตั้งคณะกรรมการ 2 ชุด คือ 1. ชุดจัดทำแผน 2. กรรมการติดตามและประเมินแผน (รองคณบดี, กรรมการ) เป็นแนวทางที่กำลังจะดำเนินการ คาดว่าจะทำให้มีการพัฒนาระบบการติดตามให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น |
นางพนารัตน์ น้อยด้วง กองกิจการนิสิต |
ถ้าระบบใหญ่ดีระบบย่อยๆจะดีตาม |
งานการเบิกจ่ายเงิน (งปม.)แต่เดิมใช้วิธีเบิกจ่ายจากคลังจังหวัด โดย 1. ตรวจสอบเอกสารและวางฎีกาส่งที่กองคลัง 2. กองคลังตรวจสอบและจัดทำฎีกาวางที่คลังจังหวัด 3. คลังจังหวัดโอนเงินเข้าบัญชีมหาวิทยาลัย 4. มหาวิทยาลัยจ่ายเช็คให้กับร้านค้าโดยกองคลังหรือเจ้าหน้าที่การเงินของหน่วยงานย่อย |
นางกัณทิมา มานกคล้อง กองกิจการนิสิต |
ปัญหาก็คือ 1. รัฐบาลไม่สามารถตรวจสอบได้ถึงหน่วยงานย่อย 2. มีความล่าช้าในการจ่ายเงินเนื่องจากมีหลายขั้นตอน เมื่อเปลี่ยนระบบเบิกจ่ายเงินเป็นระบบ GFMIS ซึ่งมีขั้นตอน ดังนี้ 1. เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารและวางฎีกาที่กองคลัง 2. กองคลังตรวจสอบเอกสารและนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ GFMIS 3. กรมบัญชีกลางตรวจสอบและโอนเงินเข้าระบบจ่ายร้านค้าโดยตรง วิธีนี้มีข้อดี หลายอย่าง คือ 1. สามารถตรวจสอบได้ โปร่งใส 2. ลดขั้นตอนในการทำงาน 3. รัฐบาลสามารถตรวจสอบสถานะทางการเงินของประเทศได้ |
||
แม้ขั้นตอนไม่ลดแต่ลบปัญหาคอรัปชั่น / อาชญากรรมได้ |
การประกวดราคาของมหาวิทยาลัยแต่เดิม มีหลายขั้นตอน ดังนี้ 1. จัดทำเอกสารประกวดราคา 2. รับซองประกวดราคา/ใบเสนอราคา 3. เปิดซองประกวดราคา 4. ตรวจสอบเอกสาร 5. สรุปผล ถ้าเป็นกรณีก่อสร้าง ในการรับซองประกวดราคา เจ้าหน้าที่จะต้องเผชิญกับความเสี่ยงจากอิทธิพลของผู้มีอำนาจ มีการฮั้วซึ่ง ๆ หน้า มีการ Lock spec ปัจจุบัน มหาวิทยาลัย นำระบบ E –Auction มาใช้ ๙งมีขั้นตอน ดังนี้ 1. จัดทำเอกสารประกวดราคา 2. รับซองประกวดราคา ยกเว้น ซองใบเสนอราคา 3. ตรวจสอบเอกสารทั้งหมด 4. ประกาศผู้มีสิทธิเข้าประมูล 5. ประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ จากประสบการณ์จริงพบว่า 1. มีการแข่งขันกันมากขึ้น 2. Lock spec ได้ยาก เพราะ Lock spec จะฟ้องได้เลยว่ามีผู้มายื่นฟ้องรายเดียว 3. เจ้าหน้าที่รับซองไม่ต้องเสี่ยงกับอิทธิพลและการฮั้วซึ่ง ๆ หน้า 4. ประหยัดงบประมาณของรัฐได้เกือบ 50% (หลายล้านบาท) |
นางปทุมพร อโหสิ งานการเงินและพัสดุ |
ทำไป เก็บไป ให้เรียบร้อย หาก็ง่าย ไม่อยู่ก็รู้ ดูได้ทุกที่ ทุกเวลา |
การสร้างไฟล์เอกสารงานต่างๆ โดยปกติงานทุกงานในสำนักงานก็จะพิมพ์และ save เอาไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของแต่ละงานอยู่แล้ว แต่ในกรณีที่เจ้าของเรื่องไม่อยู่แต่ผู้เกี่ยวข้องต้องการข้อมูล จะไม่สามารถหาข้อมูลตามวัตถุประสงค์ได้ คณะฯ จึงเปิดพื้นที่ใน Sever ของคณะ ให้ทุกงาน มีเนื้อที่เก็บ File ในงานของตน เรียกว่า Data Online โดยให้แต่ละคนนำงานที่ทำไว้ในเครื่องของตนมาไว้บน Sever ด้วย ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใช้หรือค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าผู้ที่รับผิดชอบในงานนั้น ๆ จะไม่อยู่ ทำให้งานมีประสิทธิภาพประสิทธิผลมากขึ้น |
น.ส.ภาวินี บุตระ งานบริการการศึกษา |
บริการเชิงรุก ให้ผลดีกว่าบริการเชิงรับ |
การเวียนหนังสือของงานธุรการ ในคณะฯ เดิมมีขั้นตอน คือ 1. งานสารบรรณรับเรื่องเข้ามาในคณะ 2. นำเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น 3. นำเรื่องแจ้งเวียนผู้เกี่ยวข้อง จุดที่เป็นปัญหา คือ บุคลากรทราบเรื่องล่าช้า การค้นหาต้นเรื่อง (เรื่องเดิม) ล่าช้า จึงได้จัดทำประชาสัมพันธ์ลง e-news today แล้วส่งmail แนบ file ให้กับบุคลากรทุกคนในคณะ และลงรับในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทำให้ บุคลากรรับทราบข้อมูลข่าวสารเร็วขึ้น และสามารถค้นหาเรื่องได้จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ |
นายอนุวัฒน์ คณะสหเวชศาสตร์ |
แจกงานชัด วัดผลงานได้ |
ปัญหาของสำนักงานเลขาฯการคณะ แต่เดิม คือ ทำให้งานเป็นระบบ และเกิดประโยชน์ ดังนี้ |
นางพิชญานนท์ กรึมสูงเนิน
|
อยากเห็นชาว Office ช่วยตกผลึก คุณภาพ เกี่ยวกับการพัฒนางาน 5 ระดับ(งานธุรการ งานการเงินและพัสดุ งานนโยบายและแผน งานบริการการศึกษา)วันนี้มีหลายหน่วยงานที่เป็น Best Practice ในงานต่าง ๆ อาทิเช่น สำนักงานเลขานุการคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ หน่วยงานอื่น ๆ ด้วยนะครับ งานห้องปฏิบัติงานมีเรื่องอะไรที่น่าสนใจการพัฒนางาน มาร่วมเล่าสู่กันฟังบ้างนะครับ