การจัดการความรู้กรมสอบสวนคดีพิเศษ....สู่การปฏิบัติ

ตัวอย่าง KM ในองค์กร

การจัดการความรู้
กรมสอบสวนคดีพิเศษ....สู่การปฏิบัติ     ด้วยแผนการจัดการความรู้ (KM Action Plan)

         การกำหนดเป้าหมาย KM (Desired State) เป้าหมายเดียว ที่ทีมงาน KM กรมสอบสวนคดีพิเศษเลือกดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในงบประมาณประจำปี พ.ศ.2549 คือ กรมสอบสวนคดีพิเศษสามารถจัดการความรู้ด้านการรวบรวมพยานหลักฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่ออำนวยความยุติธรรมแก่ประชาชนอย่างรวดเร็วและเท่าเทียมกัน

      ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (Key Success Factor) ที่ทำให้การดำเนินการจัดการความรู้สำเร็จ ตามเป้าหมาย KM ที่เลือกใว้และ สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างเป็นรูปธรรม คือ

• ผู้บริหารทุกระดับตระหนัก เห็นความสำคัญ และให้การสนับสนุน รวมทั้งปฏิบัติให้เป็นแบบอย่าง (Role Model) ในการจัดการความรู้
• กรมมีการกำหนดนโยบายและเป้าหมายในการจัดการความรู้ที่ชัดเจน เชื่อมโยงกับผลการดำเนินงานที่สำคัญของกรม
• บุคลากรให้การยอมรับและมีส่วนร่วมในการเรียนรู้และแบ่งปันองค์ความรู้ร่วมกัน วัฒนธรรม การสื่อสาร และบรรยากาศภายในองค์กรที่ส่งเสริมและเอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้
• มีเทคโนโลยีที่เอื้ออำนวยต่อการจัดการความรู้ เพื่อให้การจัดการข้อมูลสารสนเทศและองค์ความรู้ เกิดความสะดวก รวดเร็ว และง่ายต่อการใช้งาน

        ประโยชน์ที่จะได้รับ จากการการกำหนดเป้าหมายจัดการความรู้ด้านการสืบสวนสอบสวนคดีพิเศษในงบประมาณประจำปี พ.ศ.2549

• ใช้เป็นเครื่องมือในการป้องกัน ปราบปรามการกระทำผิดที่เป็นคดีพิเศษ
• บูรณาการการทำงานเพื่อป้องกันและแก้ไขปัญหาการกระทำผิดที่เป็นคดีพิเศษ
• ใช้เป็นเครื่องมือในการป้องกัน ปราบปรามการกระทำผิดที่เป็นคดีพิเศษภาครัฐ ลดความเสียหายของผลประโยชน์ภาครัฐ
• ใช้เป็นข้อมูลในการป้องกัน ปราบปรามการกระทำผิดที่เป็นคดีพิเศษ
• มีส่วนร่วมในการป้องกันและแก้ไขปัญหาการกระทำผิดที่เป็นคดีพิเศษ

            เป้าหมาย KM ที่กรมสอบสวนคดีพิเศษต้องการทำคือ กรมสอบสวนคดีพิเศษสามารถจัดการความรู้ด้านการรวบรวมพยานหลักฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่ออำนวยความยุติธรรมแก่ประชาชนอย่างรวดเร็วและเท่าเทียมกัน

           การวัดผลที่เป็นรูปธรรม ร้อยละ 50 ของสำนวนการสอบสวน ที่พนักงานอัยการ หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมีความเห็นสอดคล้องกับพนักงานสอบสวนคดีพิเศษ ภายในปี 2549

จากเป้าหมาย KM กรมสอบสวนคดีพิเศษสู่การปฏิบัติเป็นแผนการจัดการความรู้ :

กระบวนการจัดการความรู้ เป็นกระบวนการที่ช่วยให้เข้าใจถึงขั้นตอนที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้หรือพัฒนาการของความรู้ที่จะเกิดขึ้นในองค์กร ประกอบด้วย 7 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. การบ่งชี้ความรู้หรือการค้นหาความรู้ (Knowledge Identification) ด้านการรวบรวมพยานหลักฐาน 
เป็นขั้นตอนในการค้นหาว่ากรมมีความรู้อะไรบ้าง รูปแบบใด อยู่ที่ใคร และความรู้ที่กรมจำเป็นต้องมี เพื่อให้กรมวางขอบเขตของการจัดการความรู้และสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ตัวชี้วัด: ทะเบียนรายการความรู้ที่ต้องใช้ด้านการสืบสวนสอบสวน/ กฎหมาย/ พยานหลัก ฐานอย่างน้อย 10 รายการ แผนที่ความรู้ของกรม 1 ฉบับ

2. การสร้างและการแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) เป็นขั้นตอนในการดึงความรู้จากแหล่งต่างๆ ที่มีอยู่อย่างกระจัดกระจายมารวมไว้เพื่อจัดทำเนื้อหาให้เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ สำหรับความรู้ที่จำเป็นต้องมีแต่ยังไม่มีนั้น กรมอาจสร้างความรู้จากความรู้เดิมที่มีหรือนำความรู้จากภายนอกกรมมาใช้ก็ได้
ตัวชี้วัด : ทะเบียนรายการรูปแบบของความรู้และรายชื่อบุคคลที่มีความรู้ในกรมอย่างน้อย 30 รายการ ทะเบียนรายการรูปแบบของความรู้และรายชื่อบุคคลที่มีความรู้ของกรมอื่นอย่างน้อย 10 รายการ

3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นขั้นตอนในการจัดทำสารบัญ และจัดแบ่งความรู้ประเภทต่าง ๆ เพื่อให้การรวบรวม การค้นหา การนำไปใช้ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
ตัวชี้วัด : มีทำเนียบผู้เชี่ยวชาญ ด้านต่างๆ 1 ฉบับ มีแฟ้มข้อมูลและฐาน ข้อมูลความรู้ด้านการสืบสวนสอบสวน/ กฎหมาย/ พยานหลักฐาน ที่นำไปใช้ได้อย่างน้อย 3 ประเภทคดี

4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เป็นขั้นตอนการปรับปรุงและประมวลผลความรู้ให้อยู่ในรูปแบบและภาษาที่เข้าใจและใช้ได้ง่าย
ตัวชี้วัด : มี best practices ที่เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน อย่างน้อย 2 รายการ

5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) ในการเข้าถึงความรู้ องค์กรต้องมีวิธีการในการจัดเก็บและกระจายความรู้เพื่อให้ผู้อื่นใช้ประโยชน์ได้ โดยทั่วไปการกระจายความรู้ให้ผู้ใช้มี 2 ลักษณะ คือ "Push" การป้อนความรู้ เป็นการส่งข้อมูล/ความรู้ให้ผู้รับโดยผู้รับไม่ได้ร้องขอ เช่น การส่งหนังสือเวียนแจ้ง "Pull" การให้โอกาสเลือกใช้ความรู้ โดยผู้รับสามารถเลือกรับหรือใช้แต่เฉพาะข้อมูล/ความรู้ที่ต้องการเท่านั้น
ตัวชี้วัด : มีการจัดทำวารสารเผยแพร่องค์ความรู้แจกจ่าย 3 ฉบับ มีการจัดตั้งห้องสมุดการสืบสวนสอบสวน 1 แห่ง มีการฝึกอบรมด้วยระบบ e-Learning 1 หลักสูตร มีเว็บไซต์ KM 1 เว็บไซต์

 6. การแบ่งปันและเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) เป็นขั้นตอนในการนำความรู้ที่ได้จัดเก็บมาเผยแพร่แบ่งปันและแลกเปลี่ยนกัน การแบ่งปันความรู้ประเภทความรู้ที่ชัดเจน วิธีที่นิยม เช่น การจัดทำเอกสาร จัดทำฐานความรู้หรือการจัดทำสมุดหน้าเหลืองโดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วย ทำให้สามารถเข้าถึงความรู้ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น การแบ่งปันความรู้ที่อยู่ในคน สามารถทำได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการและวัฒนธรรมองค์กร ส่วนใหญ่มักจะใช้วิธีผสมผสานเพื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถเลือกใช้ได้ตามความสะดวก เช่น ระบบทีมข้ามสายงาน " ชุมชนแห่งการเรียนรู้ Community of Practice : CoP ระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) และการยืมตัวบุคลากรมาช่วยงาน (Secondment) เวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Forum)
ตัวชี้วัด : มีกิจกรรม CoP 5 หัวข้อ มีเวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนความรู้ 3 ครั้ง มีระบบพี่เลี้ยง 2 หน่วยงาน

7. การเรียนรู้ (Learning) วัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดในการจัดการความรู้ คือ การเรียนรู้ของบุคลากรและนำความรู้นั้นไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินแก้ไขปัญหาและปรับปรุงกรม การเรียนรู้ของบุคลากรจะทำให้เกิดความรู้ใหม่ๆ ขึ้น ซึ่งจะไปเพิ่มพูนองค์ความรู้ของกรมที่มีอยู่แล้วให้มากขึ้นเรื่อยๆ ความรู้นี้ก็จะถูกนำไปใช้เพื่อสร้างความรู้ใหม่อีกเป็นวงจรที่ไม่มีที่สิ้นสุด
ตัวชี้วัด : การรวบรวมพยาน หลักฐานมีประสิทธิภาพ ด้วย สำนวนการสอบสวนที่พนักงานอัยการหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมีความเห็นสอดคล้องกับพนักงานสอบสวนคดีพิเศษ ร้อยละ 50

           ในวงจรของการจัดการความรู้ การกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้ของกรม นับว่าเป็นสิ่งสำคัญซึ่งต้องสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินยุทรศาสตร์ และสามารถเชื่อมโยงกับกลยุทธ์การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) ของกรมได้ ซึ่งรายละเอียดและตัวชี้วัด ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้

1. การจัดการการเปลี่ยนแปลงและพฤติกรรม (Transition and Behavior Management) การจัดการการเปลี่ยนแปลงและพฤติกรรมนับว่าเป็นสิ่งสำคัญ หากพฤติกรรมของคนภายในองค์กรมีความเต็มใจที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้และแบ่งปันข้อมูลความรู้ ก็จะทำให้มีความรู้และมีความเชื่อมโยงกับความสามารถในการทำงานที่ดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงานที่สูงขึ้นและเพิ่มผลผลิตขององค์กรมากขึ้น ซึ่งต้องเริ่มต้นที่ผู้บริหารก่อนและขยายผลสู่บุคลากรในทุกระดับ
ตัวชี้วัด : บุคลากรทราบเป้าหมาย และเข้าร่วมกิจกรรม KM ของกรมอย่างน้อย ร้อยละ 50

2. การสื่อสาร (Communication) เป็นหัวใจหลักที่ทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจถึงสิ่งที่กำลังดำเนินในเรื่องการจัดการความรู้ ดังนั้นองค์กรต้องมีการวางแผนการสื่อสารที่เป็นระบบและทำการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง
ตัวชี้วัด : มีการจัดทำ จดหมายข่าวแจ้งเวียนในองค์กร 1 ครั้ง มีการจัดทำวารสารเผยแพร่องค์ความรู้ 3 ฉบับ มีการเผยแพร่ข้อมูลในเว็บไซต์ KM ขององค์กร 100 ครั้ง/เดือน

3. กระบวนการและเครื่องมือ (Process Tools) เป็นแกนหลักของการจัดการความรู้ที่จะช่วยให้กระบวนการจัดการความรู้สามารถเกิดขึ้นได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือใดนั้นต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ประเภทของความรู้ พฤติกรรมหรือลักษณะการทำงานของคนในองค์กร รวมถึงวัฒนธรรมขององค์กรและคนในองค์กรซึ่งต้องเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการและเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้อย่างเหมาะสม
ตัวชี้วัด : มีเวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนความรู้ 3 ครั้ง มีกิจกรรม CoP 5 หัวข้อ มีระบบพี่เลี้ยง 2 หน่วยงาน มีเว็บไซต์ KM 1 เว็บบอร์ด

 4. การฝึกอบรมการเรียนรู้ (Training and Learning) วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรและสร้างความเข้าใจและความตระหนักในการจัดการความรู้ องค์กรควรพิจารณาให้มีการจัดฝึกอบรมในหลายรูปแบบ เพื่อเปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรเกิดการเรียนรู้ได้สะดวก เช่น การจัดฝึกอบรมในห้องเรียน การจัดฝึกอบรมผ่านระบบ Web-based Training เป็นต้น นอกจากนี้องค์กรสามารถพิจารณาหัวข้อที่เกี่ยวกับการจัดการความรู้ไปผนวกกับการฝึกอบรมที่มีอยู่ได้ รวมทั้งเอื้อให้เกิดบรรยากาศการศึกษาค้นคว้าและการเรียนรู้ด้วยตนเอง
ตัวชี้วัด : มีการฝึกอบรมให้แก่บุคลากร 3 หลักสูตร มีการเยี่ยมชม/ศึกษาดูงานองค์กรที่มีวิธีปฏิบัติที่ดีด้านการจัดการความรู้ 1 ครั้ง มีการเยี่ยมชม/ศึกษาดูงานองค์กรที่มีวิธีปฏิบัติที่ดีเกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวน 1 ครั้ง มีข้อมูลความรู้ในเว็บไซต์ 5 เรื่อง

5. การวัดผล (Measurement) ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยบอกถึงสถานะของกระบวนการหรือกิจกรรมต่างๆ ในองค์กร ทำให้ทราบถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผล ประโยชน์จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ รวมทั้งสามารถทบทวนแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ รวมถึงปรับปรุงให้กระบวนการต่าง ๆ ประสบผลสำเร็จยิ่งขึ้น นอกจากนั้นการวัดผลทำให้ทราบว่าองค์กรบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้แล้วหรือยัง
ตัวชี้วัด : บุคลากรเข้าร่วมกิจกรรมเกี่ยวกับการจัดการความรู้ขององค์กรอย่างน้อย ร้อยละ 50 บุคลากรเข้าชม/แสดงความคิดเห็นในเว็บไซต์ KM 100 ครั้ง/เดือน สำนวนการสอบสวนที่พนักงานอัยการมีความเห็นสอดคล้องกับพนักงานสอบสวนคดีพิเศษร้อยละ 50

6. การยกย่องชมเชยและการให้รางวัล (Recognition and Reward) เป็นแรงจูงใจในการแลกเปลี่ยนความรู้และปรับเปลี่ยนพฤติกรรมองค์กรที่ประสบความสำเร็จ ควรมีการปรับแผนการยกย่องชมเชยและการให้รางวัลให้เหมาะสมกับกิจกรรมที่ทำอยู่อย่างสม่ำเสมอ เพื่อจูงใจให้คนเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้ นอกจากนี้อาจมีการบูรณาการแผนการยกย่องชมเชยและการให้รางวัล
ตัวชี้วัด : หน่วยงานที่ทำกิจกรรม CoP มากที่สุด 1 หน่วยงาน หน่วยงานที่มีบุคลากรเข้าร่วมกิจกรรม KM มากที่สุด 1 หน่วยงาน บุคลากรที่เข้าร่วมแบ่งปัน/แลกเปลี่ยนเรียนรู้มากที่สุด 5 คน

 

ที่มา : http://www.dsi.go.th/dsi/km/articles/article001.html