กลยุทธ์การฝึกอบรมและการพัฒนาคน

                                                                                     

                    การทำงานทุกประเภทในองค์กรเปรียบเสมือนการทำการวิจัย เริ่มต้นจากการกำหนดสมมติฐานขึ้นมาก่อน แล้วค่อยมาหาวิธีการ เครื่องมือการจัดการ หรือสูตรสำหรับการตอบสมมติฐานนั้นๆแนวคิดเชิงกลยุทธ์ที่องค์กรต้องพิจารณา คือ

              1. การฝึกอบรม หรือพัฒนาคน ที่มีประสิทธิภาพทำกันได้อย่างไรประสิทธิภาพของการพัฒนาและฝึกอบรม คือ มีความคุ้มค่า มั่นใจได้ว่ากระบวนการในการพัฒนาและฝึกอบรมนั้นมีมาตรฐาน มีความน่าเชื่อถือ รวมถึงมีความเหมาะสมสถานการณ์ที่จะเปลี่ยนแปลงไป

             2. ทำอย่างไรจึงจะให้คนมีความรู้ ความสามารถเพิ่มขึ้นทำอย่างไรให้สามารถวัดผล เพื่อยืนยันได้ว่าคนมีความสามารถเพิ่มขึ้นจริง และเพิ่มขึ้นมากน้อยเพียงใด ไม่ใช่แค่ทำแบบทดสอบ คนที่จำเก่ง ก็ทำ post test ได้คะแนนมาก แล้วนำมาสรุปง่ายๆ ว่า คนเรียนมีความรู้เพิ่มมากขึ้น รวมถึงต้องสร้างความมั่นใจได้ว่าความรู้ความสามารถที่เพิ่มขึ้นนั้นจะยั่งยืนได้อย่างไร ไม่ลืมเลือน เมื่อเวลาผ่านไป ( เช่น มีระบบการทบทวน หรือให้เขานำไปปฏิบัติจริง และสอนคนอื่นต่อ เป็นต้น)

            3. ความสามารถที่เพิ่มขึ้นนั้น จะนำไปสร้างผลงานให้กับองค์กรได้อย่างไร ทราบได้ว่าอย่างไรว่าผลของการอบรม หรือพัฒนาคน ความสามารถคนที่เพิ่มขึ้นนั้นมีความสัมพันธ์กับผลงานขององค์กร การสร้างตัววัดที่เชื่อมโยงกันได้ว่า คนฝึกอบรมดีและคนมีความสามารถเพิ่มขึ้นแล้ว จะสามารถทำผลงานขององค์กรให้มีแนวโน้มที่ดีตามไปด้วย เช่น อบรม อบรมพนักงานขายแล้ว ยอดขายเพิ่มขึ้นอบรมพนักงาน QC แล้วลดปัญหาคุณภาพที่เกี่ยวข้องได้ แต่ต้องระวังปัจจัยลวง ปัจจัยเสริมอื่นๆ ที่จะทำให้เข้าใจผิดว่า อบรมแล้ว ผลงานดีขึ้น

            4. ตัววัดความสำเร็จของการอบรมและพัฒนา ที่ชัดเจน คืออะไร คำตอบสุดท้ายที่องค์กรต้องการจากการพัฒนาและฝึกอบรม ก็คือ การทำให้คนมีความรู้ ความสามารถเพิ่มขึ้น และนำไปใช้ประโยชน์แก่องค์กร และสามารถเพิ่มมูลค่าในของได้ตัวชี้วัดต้องสื่อให้เห็นประเด็นหลักเหล่านี้ได้

            ทางที่ควรจะเป็น อาจจะเริ่มจากการเก็บสถิติ ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมย้อนหลัง ให้พิจารณาดูว่าเป็นจำนวนเท่าไร เปรียบเทียบกับประสิทธิภาพของคนในองค์กรดูว่าเป็นอย่างไร เพิ่มขึ้นหรือลดลง รวมถึงประสิทธิผลของคนต่อองค์กรสามารถดูได้จาก รายได้ต่อหัว หรือต้นทุนคนต่อหน่วยสินค้า ลองวิเคราะห์หลักสูตรใดหลักสูตรหนึ่งที่พอเห็นภาพ เช่น หลักสูตรภาษาอังกฤษ องค์กรอาจจะจัดฝึกอบรมหลักสูตรนี้ให้กับพนักงาน มามากมาย หากลองวิเคราะห์กันดีๆ แล้ว อาจจะพบว่าหลักสูตรนี้มีการจัดทุกปี มีการทดสอบเพื่อวัดระดับ ก่อนจัดชั้นเรียน ถึงกระนั้นก็พบว่า ที่ผ่านๆ มาเราจัดหลักสูตรเรียนภาษาอังกฤษอยู่ในระดับเดิมๆ คนที่เรียนก็มักจะเป็นคนกลุ่มเดิมๆ ผลเป็นอย่างนี้แล้วเราคิดว่าประสิทธิผลการจัดหลักสูตรอยู่ที่ใด นั่น คือตัวอย่างการวิเคราะห์แบบง่ายๆ

            แน่นอนว่าองค์กรที่มีระบบ (เช่น ระบบ ISO) มักจะมีการสำรวจความต้องการในการฝึกอบรม (training needs survey) เพื่อนำมาใช้ในการจัดทำแผนการฝึกอบรมประจำปี (training master plan ; TMP) ข้อดีบางประการที่พอมีอยู่บ้าง แต่อาจจะไม่ใช่คำตอบที่ต้องการขององค์กร หากพิจารณากันให้ลึกๆ ดีแล้ว จะพบว่าการสำรวจความต้องการนี้จริงๆแล้วไม่ใช่เป็นการสำรวจ“ความจำเป็น (must to know)” ในการฝึกอบรม ของตำแหน่งงานแต่เป็นการสำรวจ “ความอยาก (nice to know)” ในการฝึกอบรมของหัวหน้าหน่วยงานมากกว่า เพราะสิ่งที่ได้มาส่วนมากเกิดจากความรู้สึกของหัวหน้า มากกว่าการคิดเชิงวิเคราะห์ว่า งานใด ในตำแหน่งอะไร ที่จำเป็นต้องฝึกอบรมจริงๆ หากขาดซึ่งความรู้นั้นแล้ว งานจะดำเนินไปอย่างไม่มีคุณภาพ และต้องแยกแยะให้ออกกับการฝึกอบรมเสริม ที่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เป้าหมายเชิงกลยุทธ์

           เป้าหมายในการพัฒนาคน ในองค์กรอาจจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับลักษณะของแต่ละองค์กร แต่ไม่ว่าจะเป็นสายงานใด องค์กรไหน การกำหนดเป้าหมายการพัฒนาและฝึกอบรมจะต้องสอดคล้องและสนับสนุนกับวิสัยทัศน์ ภารกิจและเป้าหมายหลักขององค์กรด้วย เช่น หากเราต้องการเป็นองค์กรที่สร้างคุณภาพทั่วทั้งองค์กร ก็ต้องสร้างคนทุกคน ทุกระดับให้มีคุณภาพในตัวเองก่อนหรือหากองค์กรต้องการเป็นผู้นำระดับโลก แต่เราพัฒนาคนให้มีแนวคิดอยู่แค่เพียงระดับท้องถิ่น ก็คงไม่สอดรับกัน

การกำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์นี้ ถือเป็นกรอบที่จะทำให้เราเห็นว่าเราจะต้องดำเนินการในขั้นตอนต่อไปอย่างไรจึงจะสอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ อาจจะกำหนดในมุมกว้าง หรือเฉพาะเจาะจงในธุรกิจก็ได้ เช่น ในเชิงเจาะจง เราจะเป็นผู้นำตลาดในการบริการที่รวดเร็ว หรือ เชิงกว้างๆ เช่น เราจะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ร่วมกัน

ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม

         สิ่งแรกที่ควรกระทำก่อนการกำหนดเป้าหมาย คือ สำรวจดูตัวเองว่าตัวเราเองมีจุดอ่อน มีจุดแข็ง หรือข้อดี ข้อเสียอะไรบ้าง ในระบบการพัฒนาและฝึกอบรมที่องค์กรมีอยู่ ซึ่งสามารถใช้แนวคิดเชิงกลยุทธ์ตามที่กล่าวมา หรือ ทำแบบคำถามขึ้นมาเพื่อพัฒนาระบบ ไม่ว่าจะเป็นระบบใดๆ ก็สามารถ ใช้วิธีการนี้ได้ให้ลองตอบคำถามง่ายๆ เช่น

         1. มีเป้าหมายการพัฒนาและฝึกอบรมในระดับองค์กรชัดเจนหรือไม่

         2. มีแผนงานการพัฒนาและฝึกอบรมทั้งระยะสั้นและระยะยาวหรือไม่

         3. มีแผนพัฒนาความสามารถของคนทุกตำแหน่งงานหรือไม่

        4. มีวิธีวัดระดับความสามารถของคนชัดเจน หรือยัง

        5. เชื่อมโยงการพัฒนาความสามารถไว้ในระบบการประเมินผลงานใช่หรือไม่

        6. พนักงานพึงพอใจกับระบบที่มีอยู่ใช่หรือไม่ฯลฯ

ตัวชี้วัดผลงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรม

สิ่งที่ทำมาทั้งหมดในการพัฒนา และฝึกอบรมจะสอดคล้องกับทิศทางขององค์กร หรือไม่นั้น สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ การกำหนดตัวชี้วัดผลงานด้านการพัฒนาและการฝึกอบรม ตามกลยุทธ์ที่กล่าวไปแล้ว การวัดผล อาจจะแบ่งกลุ่มของตัววัด ได้ดังนี้

ตัววัดเชิงประสิทธิภาพ เช่น

           →จำนวนชั่วโมงการฝึกอบรมต่อคนต่อปี

          →อัตราผู้ที่ได้รับการฝึกอบรมต่อพนักงานทั้งหมด คิดเป็น %

          →ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมต่อคนต่อปี

          →จำนวนหลักสูตรที่เรียนไป หรือจัดไปต่อปี

          →ระดับความพึงพอใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรม

          →ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมต่องบประมาณประจำปี

          →เปอร์เซ็นต์การจัดฝึกอบรมที่สามารถจัดได้ตรงตามแผนเป็นต้น

           ให้สังเกตว่า เป็นตัววัดที่องค์กร ชอบนำมาใช้กันมาก ไม่ใช่สิ่งที่ไม่ควรกระทำ แต่ต้องระวังในการใช้ตัววัดแบบนี้ และต้องให้ความสมดุล กับตัววัดอีกประเภทหนึ่ง คือ ตัววัดเชิงประสิทธิผล ของการฝึกอบรม เพื่อไม่ให้กลับไปสู่พื้นฐานคือ อบรม พัฒนาไปแล้ว ผลต่อองค์กรที่แท้จริงไม่เกิดขึ้น

ตัววัดเชิงประสิทธิผล เช่น

→จำนวนของเสียที่ลดลงจากการเรียนรู้

→ทักษะที่เพิ่มขึ้นเทียบกับปีก่อน (วัดจากความผิดพลาดในการทำงาน)

→อัตราการเพิ่มขึ้นของคะแนนก่อนและหลังการฝึกอบรม

→จำนวนพนักงานที่ได้รับใบรับรองจากสถาบันภายนอก เช่น ใบรับรอง จป.วิชาชีพใบรับรองผู้สอบผ่านเป็นผู้ควบคุมสิ่งแวดล้อม ใบรับรองการเป็นวิทยากรหลักสูตรต่างๆ เป็นต้น

→ค่าใช้จ่ายอันเนื่องมาจากอุบัติเหตุติเหตุ

→ประเด็นที่ละเมิดกฎหมาย

→กำไรของบริษัทต่อหัว

รายได้ของบริษัทต่อหัวต่อปี

ค่าใช้จ่ายขององค์กรต่อหัว

ต้นทุนแรงงานต่อหน่วยสินค้า

ผลผลิตต่อหัวเป็นต้น

ตัวชี้วัดดังกล่าว เป็นการมุ่งวัดที่ตัวคนว่าเขาได้อะไรจากการพัฒนาและฝึกอบรมขององค์กร มีทักษะความสามารถอยู่ในระดับใดและมุ่งเน้นผลลัพธ์ที่เกิดกับองค์กรด้วย ในการกำหนดตัวชี้วัดประเภทนี้ควรจะมีการกำหนดร่วมกันระหว่างผู้บริหารในทุกหน่วยงาน เพราะถ้ากำหนดให้เป็นตัวชี้วัดของฝ่ายเดียว คงจะบรรลุเป้าหมายยาก และต้องถือว่าตัวชี้วัดกลุ่มนี้เป็นตัวชี้วัดเชิงกลยุทธ์ในระดับองค์กรด้วย

ทางเลือกในการพัฒนาและฝึกอบรม

เมื่อทราบเป้าหมาย และจุดอ่อน จุดแข็ง ขององค์กรแล้ว ขั้นตอนต่อไป ควรกำหนดวิธีการเพื่อไปสู่เป้าหมายนั้น กลยุทธ์ที่เราคุ้นเคยกัน ได้แก่

1. การว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาวางระบบ และออกแบบหลักสูตร

2. การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)

3. การใช้ระบบผลตอบแทนบนพื้นฐานความสามารถ

4. การเรียนรู้ด้วยตนเอง (Self-Learning)

5. การประชุม และแลกเปลี่ยนภายในทีม

6. เอกสาร วารสาร ภายใน

7. ฝึกอบรมภายใน

8. ส่งไปเรียน หรือดูงานภายนอก

          โครงการที่จะพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรม หรือพัฒนาบุคลากรนั้น เราจะต้องมีแนวคิดที่ชัดเจนก่อนว่าทิศทางการพัฒนาคนขององค์กรเราไปทางไหนและกลยุทธ์ที่เน้นคืออะไร เพราะมิฉะนั้นเราจะกำหนดแผนงาน โครงการ หรือหลักสูตร ตามประเพณีนิยม เช่น ลอกเลียน หรือประยุกต์ขององค์กรอื่นๆ ที่เขาทำได้ดีมาใช้กับองค์กรของเรา นำเครื่องมือที่องค์กรอื่นว่าดีมาใช้ หรือดำเนินตามคำแนะนำของที่ปรึกษาภายนอก ที่ไม่ได้รู้ภาวะที่แท้จริงขององค์กร ดังนั้นการหาเครื่องมือที่เหมาะสมกับองค์กร เป็นสิ่งที่ควรพิจารณาอย่างรอบคอบ

        แผนงานหรือโครงการนี้ ควรจะเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างกลยุทธ์ กับหลักสูตรการฝึกอบรม พัฒนา เช่น องค์กรมีแผนงานในระยะยาว เรื่องการพัฒนาคนในด้านการจัดการ และการโยกย้ายตำแหน่งงาน แผนงานก็ควรประกอบด้วย โครงการพัฒนาตนเองของกลุ่มเป้าหมาย โครงการพัฒนาภาวะผู้นำ โครงการพัฒนาผู้บริหารรุ่นใหม่ ฯลฯ ซึ่งในแต่ละโครงการก็จะประกอบไปด้วยหลักสูตรย่อยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

            ในการออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรมต้องเริ่มจากการตั้งโจทย์เช่นเดียวกับแผนกลยุทธ์ เช่นองค์กรต้องการให้อะไรจากการฝึกอบรมนั้น องค์กรควรจะเป็นผู้ออกแบบหลักสูตรเบื้องต้นด้วยตนเองก่อน แล้วค่อยเสาะแสวงหาที่ปรึกษา หรือในตลาดว่ามีใครบ้างที่มีหลักสูตรที่เราต้องการ แล้วจึงเชิญวิทยากรที่หลากหลาย แนวคิดมาพูดคุยเพื่อหาผู้ที่เหมาะสมกับสิ่งที่เราต้องการจริงๆ สิ่งสำคัญ คือ อย่าหลงกระแส ความดังของวิทยากร หรือหลีกสูตร แล้วจัดไปก็ไม่ได้ประโยชน์ที่แท้จริง เพราะมันไม่ใช่ทางแก้ปัญหา หรือสิ่งที่เราต้องการ

                                                                                                                       ข้อมูลโดย  คุณหิรัญ   พบลาภ