PLC_CADL_032 : AAR เพื่อพัฒนาบุคลากร GE ปี ๕๗ กลุ่มงานบริหารและยุทธศาสตร์ (๒)

บันทึกที่ ๑ ...

หลังจากเบรคเช้า เราเริ่มแบ่งกลุ่มระดมสมองของแต่ละส่วนงานในกลุ่มแผนและยุทธศาสตร์ โดยแบ่งออกเป็น ๔ กลุ่มย่อย ได้แก่ กลุ่มแผนฯและยุทธศาสตร์ กลุ่มการเงิน กลุ่มพัสดุ และส่วนงานโรงพิมพ์ และกำหนดประเด็นร่วมจากความประทับใจต่อคติแนวทางปฏิบัติที่ได้เรียนลัดจาก ผอ. คือ "จงบอกวิกฤตและวิธีเปลี่ยนวิกฤตนั้นเป็นโอกาส" แล้วให้เขียนลงในกระดาษบรู๊ฟพร้อมสีช็อค เพื่อจะนำมาบอกเสนอให้เพื่อนฟังหลังอาหารเที่ยง

สมมติฐานเบื้องต้นคือ เมื่อเราถามว่า "อะไรคือวิกฤต" แสดงว่า คำตอบที่กำลังคิดจะเกี่ยวกับชีวิตและปัญหาหนักหน้างานที่หนักที่สุด และถ้ากำหนดให้หาวิธีเปลี่ยนวิกฤตนั้นเป็นโอกาส ผู้รู้ปัญหาและฉลาดจะสามารถบอกวิธีแก้ได้ ดังนั้น หากเราสังเคราะห์วิกฤตและโอกาสเราจะทราบปัญหาหน้างานและวิธีการแก้ไขแน่นอน .... ซึ่งก็ไม่ได้ผิดหวัง ดังนี้ครับ

งานโรงพิมพ์

ห้องเก็บข้อสอบ และการเก็บพัสดุ คุรุภัณฑ์ เอกสาร ฯลฯ ไม่เป็นระเบียบ (อาจหมายถึงไม่มีระบบด้วยหรือไม่) จึงเสี่ยงต่อข้อสอบหายหรือข้อสอบรั่ว  จึงขอเสนอให้จัดระบบการควบคุมการจัดเก็บเอกสารและจัดหาสถานที่จัดเก็บพัสดุต่างๆ

หัวหน้าสำนักแจ้งให้ทุกคนทราบทันทีว่า ในปีงบประมาณ ๕๘ นี้ ผู้บริหารได้อนุมัติให้สร้างอาคารเก็บคุรุภัณฑ์ ซึ่งจะสร้างต่อจากที่ห้องพี่คนสวน  และยืนยันอย่างหนักแน่นด้วยว่า การสร้างอาคารนี้เป็นเรื่องจำเป็นเร่งด่วน เพราะปัจจุบันตึก RN มีหลายคณะวิชามาแบ่งใช้ ทำให้ไม่มีพื้นที่มากพอจะจัดเก็บคุรุภัณฑ์ ซึ่งมีทั้งที่เป็นของ GE เอง ของส่วนกลาง (มมส.) และส่วนของเก่าที่รอจัดการของคณะมนุษย์ฯ

งานแผนและยุทธศาสตร์ 

ฝ่ายแผนฯ บอกว่า มีวิกฤตสำคัญ ๔ ประการ ได้แก่

• การจัดสรรงบประมาณสนับสนุนคืนรายวิชา ๑๕ บาท/หน่วยกิต  ที่กำลังถูกตั้งคำถามว่าควรจะมีหรือไม่ และถ้าควรมี ควรจะเป็นเท่าใดๆ ฟังๆ ดู เหมือนจะไม่มีใครรู้เหตุ-ผลว่าตัวเลข ๑๕ มาอย่างไร ....  ผมวิเคราะห์จากภูมิรู้(อันน้อยนิด)ของตนเองว่า หลักสำคัญเมื่อนิสิตจ่ายเงินค่าหน่วยกิต มหาวิทยาลัยจะหักไว้เป็นค่าทรัพยากรบริการการเรียนรู้พื้นฐาน ๕ ด้าน คือ กิจการนิสิต  สุขภาพ ห้องสมุด อุปกรณ์กีฬา และสาธารณูโภค จากนั้นมหาวิทยาลัยหักไว้บริหารจัดการ และจัดสรรให้คณะวิชา (GE เทียบเท่าคณะวิชา) คณะวิชาจะต้องจัดสรรคืนสู่การเรียนการสอนของนิสิต  น่าจะเป็นงินส่วนนี้ที่มีวิกฤตข้างต้น
• การจัดสรรงบประมาณคืนคณะวิชา...นิสิตทุกคนจะต้องเรียนรายวิชาศึกษาทั่วไป (๓๐ หน่วยกิต) มหาวิทยาลัยต้องแบ่งใช้รายได้ในส่วนนี้เพื่อใช้ในการพัฒนาคณาจารย์และงานสนับสนุนการเรียนการสอน ก่อนจะมีสำนักศึกษาทั่วไปรายวิชาส่วนใหญ่สังกัดอยู่ที่คณะวิชา โดยเฉพาะคณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์  ที่คณาจารย์และบุคลากรส่วนหนึ่งต้องใช้งบประมาณอดหนุนเพื่อพัฒนาจากส่วนดังกล่าว  ต่อมาแม้จะแยกมาตั้งสำนักศึกษาทั่วไปเทียบเท่าคณะวิชา  แต่คณาจารย์ผู้สอนก็ยังสังกัดอยู่ที่คณะวิชา จึงถือว่าสมควรที่จะจัดสรรรายได้ส่วนหนึ่งคืนคณะฯ ดังกล่าว
• สำนักศึกษาทั่วไปถูกร้องเรียนว่าทำงานเกินภารกิจหลัก คือ การจัดการเรียนการสอนรายวิชาศึกษาทั่วไป ๓๐ หน่วยกิต  ผมฟังว่า หลายคนมองว่างานของ CADL โดยเฉพาะเรื่องเครือข่ายพัฒนาวิชาการ เป็นงานเกินที่ไม่ต้องทำ ...  โชคดีที่ผู้บริหารมหาวิทยาลัย เป็นคนมองภาพใหญ่ เห็นภาพรวมและหน้าที่ของการมีมหาวิทยาลัย  สังเกตจากที่ท่านมอบนโยบายมาให้ CADL ทำ ... และเรากำลังทำอยู่นี่เอง .....
• วิกฤตตรงที่ถูกมองว่า มีบุคลากรเยอะ มีคนมากกว่างาน ... ข้อนี้ขอเถียงว่าไม่ใช่แน่นอนครับ เพราะหลายครั้งที่เรารู้สึกว่าเราทำงานไม่ทัน... แต่ว่าก็แล้วแต่ท่าน ผอ. ครับ...

ข้อเสนอในการเปลี่ยนวิกฤตเหล่านี้ให้เป็นโอกาส คือ ปรับเปลี่ยนใหม่อาจเป็นทั้งระบบภายในหรือโครงสร้างใหญ่ระดับบอร์ด ...  ผมคิดว่าสิ่งที่เราควรปรับเปลี่ยนไปให้ถึงขั้น "ปฏิรูป" คือ "การเรียนการสอน" และสิ่งแรกที่เราต้อง "ปฏิรูป" คือ "ตนเอง"

งานการเงิน 

ปัญหาของฝ่ายการเงินไม่น่าจะจัดว่าเป็น "วิกฤต" เพราะทางกลุ่มไม่ได้เสนอทางแก้ที่ถึงขั้นปฏิรูปหรือปรับโครงสร้างหรือสร้างสิ่งก่อสร้างใหม่  ได้แก่

• ปัญหาเรื่องการเบิกจ่าย อะไรเบิกได้ อะไรเบิกไม่ได้ ทำโครงการไปแล้วแต่ไม่สามารถเบิกได้ ฯลฯ  โดยเฉพาะในช่วงนี้ที่มหาวิทยาลัยเคร่งระเบียบการเงินเป็นพิเศษ  ... แนวทางแก้ไขที่เริ่มปฏิบัติไปแล้วคือ ให้ทุกโครงการต้องผ่านการตรวจของฝ่ายการเงินก่อนจะเสนอขออนุมัติ แนวคิดนี้เป็นการเพิ่มภาระให้ฝ่ายการเงินพอสมควร แต่ถ้าจัดกระบวนการเรียนรู้ให้ดี วิธีนี้จะมีความจำเป็นเพียงระยะหนึ่งเท่านั้น 
• ปัญหาการโอนเงินผิดบัญชี  ฝ่ายฯ บอกว่า ถือเป็นโอกาสดีที่จะได้อัพเดทหมายเลขบัญชีของอาจารย์ทุกเทอม เพราะได้ออกแบบฟอร์มให้กรอกบอกหมายเลขบัญชีทุกครั้งที่จะเบิกตังค์... ตอนที่่คุณโอ้เล่าให้ฟัง ผมเห็น "พลัง" ที่ออกมาจากความมั่นใจว่าวิธีนี้ใช้ได้ดีแล้ว (ในรอบที่ผ่านมา)
• ปัญหาเงินสำรองค่าสอนไม่เพียงพอ เพราะต้องรอการอนุมัติจากงานคลังที่ตอนนี้จริงจังเรื่องการตรวจสอบอย่างละเอียดยิบ ....  ผมคิดว่าปัญหานี้น่าจะต้องบอกฝ่ายแผนฯ หรือผู้บริหารให้จัดการป้องกันไว้ในปีต่อไป 

ฝ่ายพัสดุ

ความจริงฝ่ายพัสดุกับฝ่ายใช้พัสดุ (กลุ่ม บร.) ควรจะได้มาในเวลาหรือเวทีเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ผมก็นำปัญหาที่ฝากมาจากฝ่ายสารสนเทศ บร. ที่อยากให้พัสดุยิ้มหน่อย และไม่อยากจะคอยพัสดุที่ขอนาน อยากมีสต็อกของสำรองไว้ แต่ก็ทราบจากฝ่ายพัสดุมีปัญหาหลายด้าน ได้แก่

• ข้อมูลของความต้องการที่จะจัดซื้อเพื่อมาสำรองไว้นั้น ไม่ชัดเจน 
• มีการเปลี่ยแปลงเรื่องห้อง คือ จะได้ห้องเรียนใหม่ และคืนห้องเรียนรวมไปยังหลายคณะ ดังนั้นจึงต้องการความชัดเจนว่าต้องการของอะไร จำนวนเท่าใด 
• ผู้ประกอบการไม่ค่อยมารับงาน เพราะสาเหตุ ๒ ประการ คือ ความยุ่งยากของระเบียบราชการ และ งานในมหาวิทยาลัยนั้นไม่ใช่ตัวเลือกอันดับ ๑ ของผู้รับเหมา ... ผมฟังแล้วก็ยังไม่ค่อยเข้าใจเท่าใดนัก แต่ก็ขอเป็นกำลังใจให้หัวหน้าสำนักฯ และทางฝ่ายฯ ช่วยกันหาผู้ประกอบการฯให้ได้ตามปรารถนา

ความจริงมี ๓ ปัญหาใหญ่ที่ต้องโชว์ศักยภาพร่วมกันทั้ง ๓ ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายแผนฯ ฝ่ายพัสดุ และฝ่ายสารสนเทศ (่ส่วน บร.) ที่ตอนนี้หัวหน้าสำนักฯ กำลังลุยอย่างเต็มกำลัง .... อยากจะให้เราช่วยสิ่งใดก็ขอให้บอกได้เต็มที่ครับ