ประเด็นที่ผู้ตรวจสอบภายในพึงพิจารณาเกี่ยวกับตรวจพัสดุ

ได้มีโอกาสได้เข้าร่วมอบรเชิงปฏิบัติการ หลักสูตร “การเพิ่มศักยภาพเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน ด้านการจัดซื้อจัดจ้างทั่วไปและการจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์” ในเดือนพฤษภาคม 2549ที่ผ่านมา แต่ไม่ได้นำความรู้ที่ได้มา "บอกต่อ" ซักที
วันนี้เลยจะขอนำประเด็นที่ผู้ตรวจสอบภายในพึงพิจารณาเกี่ยวกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุพ.ศ. 2535 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุด้วยวิธีการทางเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2549 ตามที่จับใจความและประเด็นได้ดังนี้
ประเด็นที่ควรตรวจสอบ

1. อำนาจในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง

มีการมอบอำนาจดำเนินการอย่างไร
ใครคือหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ
ผู้ให้ความเห็นชอบรายงานขอซื้อขอจ้าง
ผู้มีอำนาจการสั่งซื้อสั่งจ้าง

2. คณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง
2.1) องค์ประชุม

ประธานต้องอยู่ด้วยทุกครั้ง
กรรมการไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง

2.2) มติกรรมการ

ถือเสียงข้างมาก
ถ้าเสียงเท่ากันให้ประธานออกเสียงเพิ่มอีก 1 เสียง
ยกเว้นคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ต้องใช้มติเอกฉันท์และคณะกรรมการตรวจการจ้าง

3. วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง

มีการแบ่งซื้อแบ่งจ้างหรือไม่
เหตุผลในการขออนุมัติเข้าองค์ประกอบ วิธีจัดซื้อจัดจ้างนั้นหรือไม่
การกำหนดระยะเวลาดำเนินการตามกรอบวิธีจัดซื้อจัดจ้างนั้นหรือไม่
มีการเผยแพร่หรือเชิญชวน ตามวิธีที่กำหนดหรือไม่
ความเหมาะสมในการแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง
การดำเนินงานของคณะกรรมการเป็นไปตามกรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่
กระบวนการจัดหาเป็นไปตามกรอบวิธีตามระเบียบหรือไม่
มีการใช้พัสดุให้คุณค่าและตามวัตถุประสงค์เป้าหมายหรือไม่เพียงใด
มีการวางแผนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบหรือไม
ติดตามผลการดำเนินงาน เป็นไปตามแผนหรือไม่

4. วิธี e-Auction

การตรวจสอบแผนปฏิบัติการ
ส่งแผนตามกำหนดหรือไม่ โดยส่งสำเนาแผนให้หน่วยตรวจสอบภายใน
หากมิได้ส่งตามเวลาอันควร ให้แจ้งหน่วยรับตรวจเพื่อขอคำขี้แจง
คัดเลือกโครงการที่สำคัญ จำนวนเงินสูง เพื่อวางแผนการตรวจสอบในรายละเอียด
ตรวจสอบประกาศประกวดราคา กับแผนปฏิบัติการจัดซื้อจัดจ้าง
ถูกต้อง วางแผนการตรวจ
ไม่ถูกต้อง ให้ขอคำชี้แจง
พิจารณาคำชี้แจง
ขั้นตอนการตรวจสอบประกาศประกวดราคา
นำประกาศ เปรียบเทียบกับแผนปฏิบัติการจัดซื้อจัดจ้าง โดยในสาระของประกาศประกวดราคานั้นต้องชัดเจน ครบถ้วน เนื่องจากเป็นคำสั่งทางปกครอง
ตรวจสอบระยะเวลาต่างๆ ที่กำหนดในประกาศ ฯ ว่ามีความเหมาะสม ถูกต้องเพียงใด
ตรวจสอบข้อกำหนด คุณสมบัติของคณะกรรมการ คุณลักษณะของพัสดุที่ต้องการ
ตรวจสอบข้อกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ว่าเป็นไปตามระเบียบหรือไม่
วางแผนการตรวจสอบในรายละเอียด เช่น การสังเกตการณ์
ข้อมูลที่ลงประกาศในเว็บไซต์ มีความสมบูรณ์ในสาระสำคัญหรือไม่ ทั้งของ ส่วนราชการ/กรมบัญชีกลาง
ตรวจสอบการประกาศเผยแพร่ร่างเอกสารประกวดราคาและสาระสำคัญของร่าง TOR ทาง website โดยการติดตามการประกาศทุกวัน และอาจจะมีการจัดทำกระดาษทำการประกอบการติดตามด้วย

การตรวจสอบสังเกตการณ์การจัดซื้อจัดจ้าง

ขั้นตอนการเตรียมการ / วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

ตรวจสอบข้อมูลที่ประกาศในเว็บไซด์ของส่วนราชการ
เอกสารการประกวดราคาที่ประกาศเผยแพร่ ได้รับความเห็นชอบ (อนุมัติ)จาก หัวหน้าส่วนหรือยัง
สาธารณะชนเสนอแนะ วิจารณ์ มีความเห็นเป็นลายลักษณ์ทางเว็บไซด์มายังหน่วยงาน โดยเปิดเผยตัว หรือไม่
มีการประกาศเผยแพร่ทางสื่อมวลชนอื่นเพิ่มเติมหรือไม่

การยื่นซองข้อเสนอด้านเทคนิค

การรับซองข้อเสนอด้านเทคนิคปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ
การแจ้งผลการพิจารณาต่อผู้เสนอราคาแต่ละรายทราบ เฉพาะตน โดยไม่เปิดเผยรายชื่อดังกล่าวต่อสาธารณะ
การพิจารณาต้องภายในกำหนดเวลาที่คณะกรรมการประกวดราคากำหนด

การเสนอราคา

ต้องเป็นวันเวลาราชการ (เริ่มในเวลา เสร็จนอกเวลาก็ได้)
กระบวนการเสนอให้กระทำภายในเวลาไม่น้อยกว่า 30 นาที ไม่เกิน 60 นาที
ประธานฯประกาศกำหนดเวลาแน่นอนที่จะใช้ในกระบวนการให้ทราบล่วงหน้าก่อนเริ่มกระบวนการเสนอราคา
คณะกรรมการประกวดราคาจะต้องตรวจสอบ/ควบคุมอยู่ ณ สถานที่ตามที่ คณะกรรมการประกวดราคากำหนดไว้
การเสนอราคากระทำได้หลายครั้ง
ประธานฯแจ้งเตือนว่าเป็นช่วงนาที 3-5 นาทีสุดท้าย ซึ่งระบบจะไม่แสดงว่าราคาของ ผู้ใดมีสถานะใด
เมื่อหมดเวลา ประธานฯ แจ้งสิ้นสุดกระบวนการ
คณะกรรมการประชุมพิจารณา ทันที กระบวนการเสนอราคาสิ้นสุด เพื่อลงมติรับการเสนอราคาของผู้เสนอราคารายใด และต้องแจ้งผลการพิจารณาแก่ผู้มีสิทธิเสนอราคาทุกรายทราบ
มติต้องแสดงเหตุผลประกอบการพิจารณา และรายงานหัวหน้าหน่วยงานภายในวันทำการถัดไป
ห้ามผู้แทนผู้มีสิทธิเสนอราคาแต่ละรายติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นหรือออกไปนอกสถานที่ที่กำหนด