วิธีการจัดเตรียมงานฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ

สวัสดีค่ะท่านผู้อ่าน  

ขอแนะนำตัวเองก่อนนะค่ะ  ชื่อณัฐชนันย์  เจริญเกียรติ  ชื่อเล่น  ละมุด

วันนี้ได้หัวข้อในการการเปิดตัวใน gotoknow  ด้วยงานที่เพิ่งเสร็จร้อน  และคิดว่าจะเป็นแก่ท่านที่แวะเข้ามาอ่าน  หรือ ค้นหามาเจอ

 

วิธีการจัดเตรียมงานฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ  

โดยส่วนมากจะจัดโดยหน่วยงานราชการ  ซึ่งมีขั้นตอนที่ต้องวางแผนการเป็นอย่างดี เนื่องจากได้มีการกำหนดวันไว้ล่วงหน้า จากที่ได้ทำคำของงบประมาณไปเมื่อปีที่แล้ว หากหน่วยงานได้รับอนุมัติโครงการอบรมเชิงปฏิบัติการ ก็จะมีการวางแผนการจัดเตรียมงาน ไว้

สำหรับผู้เขียนได้สรุปการจัดเตรียมงานไว้ดังนี้ค่ะ

1. ประชุมวางแผน มอบหมายผู้รับผิดชอบ

2.  ติดต่อประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง

3.  จัดทำเอกสาร  

4.  จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์

5.  ประเมินผลโครงการ (แบบสอบถาม)

6.  จัดเก็บเอกสารกับผู้ที่เกี่ยวข้อง

7.  ส่งเอกสารการเบิกจ่าย

8.  สรุปผลโครงการ (จัดทำรูปเล่ม) 

 

1.  ประชุมวางแผน มอบหมายผู้รับผิดชอบ   ก่อนอื่นต้องมอบหมาย วางแผนงานผู้รับผิดชอบในด้าน  

เอกสาร   อุปกรณ์โสต  ผู้ติดต่อประสานงาน   ไม่แนะนำให้ทำงานแบบ all in one นะค่ะ การทำงานเป็นทีมจะดีที่สุด  เพระาจะทำให้เกิดการส่วนรวมกับเพื่อนร่วมงาน อีกอย่างเป็นการถ่ายทอดวิธีการทำงานให้กับเพื่อนร่วมงานในกรณีที่เรามีไม่อยู่ ซึ่งเพื่อนร่วมจะได้มาทำแทน   โดยหลักๆ แล้วก็จะมี   

1.1  ผู้จัดทำเอกสาร โดยส่วนมากก็จะเป็นสารบรรณของหน่วยงานนั้น ซึ่งจะมีหน้าที่ บันทึกข้อความประกอบด้วย  

       -  หนังสือขอเสนออนุมัติโครงการ

        - หนังสือขอเชิญวิทยากร  

        - หนังสือเชิญเข้าอบรม  

        -  คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ  

        -  คำสั่งผู้เข้ารวมอบรม  

        -  คำกล่าวเปิด และคำกล่าวรายงาน 

        -  กำหนดการ 

1.2  ผู้จัดเตรียมสถานที่ และอุปกรณ์  ก็จะประกอบด้วย

        -  สถานที่ใช้อบรม เพื่อตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์  เครื่องเสียง  โปรเจคเตอร์ โพรเดียม และโปรแกรม

        -  ช่างภาพ  เพื่อบันทึกภาพไว้เป็นหลักฐาน 

        -   พิธีกร (ควรมีการซักซ้อมพิธีการนิดหนึ่งนะค่ะ)

1.3  ผู้จัดเตรียมอาหาร/ปฏิคม   จะต้องมีทีมปฏิคมเพื่อคอยต้อนรับผู้เข้าอบรม ซึ่งบางงานปฏิคม ต้อง "จัดเต็ม" หน้าและผม สวยและดูดี  ไว้ก่อนค่ะ  ต้องจัดเตรียมติดต่อเรื่องอาหารว่าง  อาหารกลางวันให้พร้อมกับจำนวนของผุ้เข้าอบรม วิทยากร และคณะกรรมการ และประธานผู้เปิดงาน

2.  ติดต่อประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง   ขั้นตอนนี้ต้องใช้ความอดทนเป็นอย่างสูง  อุปสรรคทีเจอคือ เรื่อง "การสื่อสาร"

โดยผู้ติดต่อประสานงานจะต้องให้อีเมล์  หรือเบอร์โทรศัพท์ ภายในและส่วนตัวเพื่อความสะดวกแก่ผู้สนใจเข้าร่วมอบรม   รวมทั้งการติดต่อกับวิทยากรที่จะมาอบรมให้ด้วยเช่นกัน   ทั้งนี้มีการแจ้งกำหนดการ แก่ผู้เข้ารวมอบรมและวิทยากร  ซึ่งต้องมีการประชาสัมพันธ์และแจ้งวิทยากร อย่างน้อย  1 เดือน

 

3.  จัดทำเอกสาร  ในที่หมายถึงเอกสารประกอบการอบรม  ซึ่งผู้จัดงานจะต้องรวบรวมเอกสารจากวิทยากร แล้วนำมาจัดเตรียมไว้ให้ผู้เข้าร่วมอบรม นอกจากนั้น อย่าลืม ใบลงทะเบียนของผู้เข้าอบรม (ต้องสะกดชื่อให้ถูกต้อง )  และใบลงทะเบียนของวิทยากร

4.  จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์  ก่อนวันจัดงาน 1-2 วันควรมีการซักซ้อมความพร้อมทุกอย่าง  เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างเรียบร้อย  และบรรลุวัตถุประสงค์  (โอมเพี้ยง)

5.  ประเมินผลโครงการ (แบบสอบถาม)  ในส่วนนี้ "ห้ามลืม" โดยเด็ด เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญในการวัดว่า โครงการของเราที่จัดมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างไร  โดยให้ผู้เข้าอบรมตอบแบบสอบถามที่จัดทำขึ้น  หากต้องการประหยัดกระดาษแนะนำให้ใช้แบบสำรวจอิเล็กทรอนิกส์ สะดวก รวดเร็ว และประหยัดด้วยค่ะ

6.  จัดเก็บเอกสารกับผู้ที่เกี่ยวข้อง  เอกสารที่เกี่ยวข้อง  ในกรณีที่วิทยากรมาจากภายนอก  จะไ้ด้แก่  สำเนาบัตรประชาชนของวิทยากร  เอกสารใบสำคัญรับเงิน  แนะนำให้ทำ 2 สำเนา นะค่ะป้องกันความผิดพลาดเนื่องจากวิทยากรอาจอยู่ไกล หรือขอเบอร์แฟกซ์ไว้ยิ่งดีค่ะ  หากเอกสารไม่ครบ

7.  ส่งเอกสารการเบิกจ่าย  มาถึงขั้นตอนนี้ ผุ้จัดเตรียมงาน (แม่งาน)  จะต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินไว้ให้เรียบร้อย และต้องเข้าใจกระบวนการเบิกจ่ายงานของราชการ  หากสงสัยแนะนำให้ไปปรึกษา  หัวหน้าการเงิน หรือแผนกการเงินในเรื่องขั้นตอน เอกสารที่เกี่ยวข้องทุกอย่าง  

8.  สรุปผลโครงการ (จัดทำรูปเล่ม)   เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการทุกอย่างแล้ว นะค่ะ  กระบวนการสุดท้าย.....และท้ายสุดก็คือ การจัดทำรายงานสรุปผลของโครงการอบรมเชิงปฏิบัติการ เพื่อนำเสนอผลการดำเนิงานแก่ผู้บริหาร /ผู้บังคับบัญชาต่อไป  โดยจะต้องดูวัตถุประสงค์ของโครงการ  ตัวชี้วัดของโครงการ (KPI) ซึ่งอาจจะเป็น  จำนวนคน  ร้อยละการเบิกจ่าย  ระยะเวลา เป็นต้น  และอย่าลืมภาคผนวก ประกอบด้วย เอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้ประกอบในการจัดทำโครงการนี้อีกครั้งค่ะ  รูปภาพ  ข้อเสนอนแนะจากผุ้เข้าอบรม  เป็นต้นค่ะ

 

สุดท้าย ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์แก่มือใหม่ /เก่า เพื่อใช้ในการจัดงานอบรมเชิงปฏิบัติการไม่มากก็น้อย หากมีเพิ่มเติมมาช่วยกันแชร์นะค่ะ  ....เป็นกำลังใจให้ทุกคน

ค่ะ

[ขจิต ฝอยทอง]

ตามมาเชียร์กิจกรรมดีๆครับ

มีรายละเอียดมากเลยนะครับ