แนวทางการพัฒนาระบบการทำงาน

ตลอดเดือนกันยายนถึงเดือนตุลาคม 2549 หน่วยพัฒนาองค์กรได้สัญจรพบหน่วยงานต่างๆในมหาวิทยาลัย เพื่อทำความเข้าใจแนวทางการพัฒนาองค์กรและรับฟังความคิดเห็นหน่วยงานเพื่อสนับสนุนหน่วยงานให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในการพบปะหน่วยงานในครั้งนี้หน่วยพัฒนาองค์กรได้แนะนำโปรแกรมสำหรับพนักงานสามารถเข้าไปบันทึกประสบการณ์การไปประชุม สัมมนา ศึกษาดูงานนอกพื้นที่ในหัวข้อดังนี้
1. เรื่อง/หลักสูตร
2. ความรู้ที่สามารถนำมาใช้ในการปฏิบัติงาน
3. สิ่งที่นำไปพัฒนาต่อ
4. สามารถแนบเอกสารเพิ่มเติมได้
ซึ่งเดิมมีการรายงานผลโดยการบันทึกลงกระดาษและส่งมายังหน่วยพัฒนาองค์กร เราเห็นว่าประสบการณ์การไปสัมมนา ศึกษาดูงานที่ไปนั้นมีคุณค่ามากกับองค์กร น่าจะมีการนำประสบการณ์ที่ได้รับมาถ่ายทอดให้พนักงานท่านอื่นทราบ จึงได้ปรึกษาหารือกันและปรึกษาความเป็นไปได้กับฝ่ายวิจัยและพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัย จึงได้โปรแกรมที่อยู่บน Website KM WU เรียกว่า "คลังความรู้" โดยความสามารถของโปรแกรมทำให้...
1. พนักงานมีระบบการจัดเก็บประวัติการไปประชุม สัมมนา อบรม ศึกษาดูงานของตนเองได้
2. สามารถแบ่งบันประสบการณ์ดีๆ ให้เพื่อนต่างหน่วยงานที่สนใจเรื่องนั้นๆ ทราบ และสามารถติดต่อขอพูดคุยภายหลังได้
3. มีระบบการค้นหาเลือกหัวข้อ หน่วยงาน วันที่ไปสัมมาที่สนใจได้
4. ผู้บังคับบัญชาสามารถติดตามรายงานผลการไปอบรม สัมมนาได้
ภายหลังการทำความเข้าในในระบบ ขั้นตอนที่เปลี่ยนแปลงก็ได้รับการตอบรับจากหน่วยงานเป็นอย่างดี สำหรับพนักงานท่านใดที่ไม่เข้าไปบันทึกนั้นช่วงแรกจะเป็นระบบการติดตาม ประกาศให้เข้าไปบันทึก และระยะที่สองจะพัฒนาเชื่อมต่อกับฝ่ายการเงินและบัญชีที่จะมีผลต่อการยืมเงินทดรองจ่ายในครั้งต่อไปหากยังไม่มีการรายงานผล
และเป็นการพิเศษที่เมื่อมีการพูดคุยกันก็จะเกิดแนวทางดีๆ ขึ้นเสมอ เช่นวันนี้ ได้ไปสัญจรที่ศูนย์คอมพิวเตอร์และมีการแนะนำโปรแกรมนี้ซึ่งทางศูนย์เป็นคนเขียนและยังได้มีการแนะนำกระบวนการเพิ่มเติมในกระบวนการทำงานที่เป็นจริงเมื่อนำระบบมาใช้ในการทำงานคือระบบการตรวจสอบว่าพนักงานได้เข้าไปบันทึกข้อมูลในโปรแกรมดังกล่าวหรือยัง โดยออกแบบลำดับหมายเลขการบันทึกและให้ผู้ไปปฏิบัติงานแจ้งรหัสที่บันทึกในรายงานผลการไปปฏิบัติงานที่ในส่วนงบประมาณให้ผู้บังคับบัญชาทราบด้วย ทำให้ตนเองเกิดการเรียนรู้แนวทางการพัฒนาระบบการทำงานว่า หากเราคิดจะพัฒนาระบบสิ่งสำคัญคือการนำมาทดลองใช้ในการปฏิบัติงานในการกระบวนการทำงานจริงด้วยเพื่อสามารถปรับโปรแกรมใช้ในการทำงานได้อย่างราบรื่น และบรรลุผลตามที่กำหนดไว้